浅谈财务部门日常风险的控制

发表之作谨献于教我写作的汪处。浅谈财务部门日常风险的控制 中石化销售川渝分公司 刘 一谈到企业财务风险，许多人会想到是指企业财务活动中由于各种不确定因素的影响，使企业财务收益与预期收益发生偏离，因而造成蒙受损失的机会和可能；或者是指财务风险是企业用货币资金偿还到期债务的不确定性。而这些都是广义上的财务风险。但是，在财务的日常工作中首先要控制的是财务部门自身的日常操作风险及安全，这是最基础的工作，也是往往容易意识到又往往最容易忽视的工作。现就将日常工作中应注意的几个方面与广大财务同仁们共同分享。一、资金风险的控制这里所指的资金安全仅是指由于管理不善造成资金被抢被盗遗失的可能性，不包括资金被诈骗或赊销产生坏帐等由于经营方法不当产生的资金安全问题。具体分为以下几个方面：1、出纳存、取现金原则上应派车辆，存取现金金额较大时还应另外派人随行保卫。2、备用现金应存于保险柜中。出纳应随时注意保险柜的开关，要做到人在人开、人走柜锁，保险柜钥匙应随身携带。3、工作中若遇收取大额现金，原则上要求公司派人陪同客户存入银行。4、工作日临近结束时若仍有大额现金结存，应及时存入银行或指定位置，严禁大额现金过夜。二、 票据风险的控制这里所指的票据除了包括银行支票、发票外，还包括收据、提货单、报销单据等。具体分为以下几个方面：1、支票。在办理银行业务时，不准签发空头支票和超过银行存款余额的付款票据；严格控制加盖银行预留印鉴的空白支票和付款票据的使用，确需使用空白支票和付款票据的，要写明收款人和使用限额；不准出借本单位银行账户为外单位代收、代转款项。支票应放在保险柜中，随用随取。2、发票。应建立发票使用登记制度，设置发票登记簿，并定期向税务机关报告发票使用情况。发票的存放和保管应按照税务机关的规定办理，不得擅自丢失和损毁。如果丢失发票，应当在当天报告主管税务机关并通过报刊等传播媒介公告作废，已经开具的发票存根联和发票登记簿应当保存5年；保存期满，报经税务机关查验后可以销毁。3、日常报销有价单据，未装订归档的日常报销有价单据应锁在抽屉中，不能随便放在桌上，以免丢失。4、收据。应建立收据的购领存、销号、交接登记制度。收据必须坚持先制收据，后盖财务专用章，不得在空白收据上加盖印章。5、提货单。应建立收据的购领存、销号、交接登记制度。提货单必须坚持先制单据，后盖发货专用章，不得在空白提货单上加盖印章。三、印鉴风险的控制1、银行预留印鉴应分开设专人保管，严禁由同一人保管。遇节假日，银行预留印鉴应分别存放于不同的保险柜中。2、财务印鉴应尽可能存放在保险柜中或安全的地方。四、档案风险的控制1、文档。建立收发文制度、内部传递登记制度。2、会计档案。会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。会计档案应建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅、严防毁损、散失和泄密。五、信息风险的控制1、财务信息对外披露风险的控制。公司所有对外披露的财务信息必须经财务经理审阅后方可对外披露。2、财务数据备份风险的控制。财务数据的备份或保存可采用光盘、移动硬盘等进行备双份，并存放于不同地点。原则上要求在发生业务的当天都进行备份，建立每星期的五天对应的五个备份循环覆盖：即建立五个备份目录，对应每星期中的五天，下星期备份时，按星期顺序覆盖上一星期此日的数据；留存最近十二个月月末的备份； 六、密码风险的控制1、财务人员的计算机开机密码、财务系统操作密码、业务系统操作密码、网上银行查询密码等必须设置自己唯一知道的密码，并定期更换。密码的安全由操作人员自己负责，操作人员发现自己的密码被修改或删除，应及时向财务经理报告，财务经理可委托系统管理员查明原因后进行处理。2、开机时操作人员必须在岗位上，操作人员对自己账号下的所有操作负完全责任。3、处理一项业务的会计人员本人将数据输入计算机，特殊情况下也可委托他人代为输入，但必须将业务交代清楚，并且使用输入者本人的名字及密码。4、财务人员的计算机必须设置“屏幕保护程序”并用密码恢复起动，设置时间一般不超过3分钟。财务人员离开计算机时，应随手锁定计算机界面。七、其他风险的控制1、财务人员要求：原则上是已婚、有小孩，有当地住房的担保。2、财务办公室内的设备及资产应落实到责任人，谁使用谁负责，共用设备指定专人负责，各责任人负责资产设备的完整性、完好性，确保其正常运行。3、防火。财务办公室内禁止吸烟。4、财务办公地点应具备切实有效的安全措施，包括安全门窗、保险锁、保险柜和报警装置及消防安全措施，最后一个离开的财务人员应做好四查，即查门窗、查保险柜、查报警系统、