偏差处理管理规程.doc

禹州市金地中药饮片有限公司GMP文件文件名称偏差处理管理规程文件编码MSZLGC04200制 订 人审 核 人批 准 人制订日期审核日期批准日期颁发部门质量管理部颁发数量生效日期接收部门总经理 行政办公室 生产管理部 采购部 仓储部 质量管理部 销售部 财务部制订依据依据药品生产质量管理规范（2010年修订）制订一、目 的：为偏差的处理提供规范程序，确保所有偏差能得到及时有效的处理，防止类似或相同的偏差再次发生, 便于对产品进行质量追溯和跟踪，保证产品质量。二、适用范围：适用于与公司设施设备、产品、物料、程序、工艺过程、标准、方法、环境控制、文件资料以及与质量相关的涉及GMP及SOP执行的所有偏差。三、责 任 者：1.质量管理部 负责本规程的起草、修订、审核、培训、实施和监督。负责偏差的分类；负责对偏差报告和调查系统的管理；负责质量偏差管理文件，制定不同类型偏差处理规程及时限；对调查的范围和对产品影响性协调调查组进行再评估；批准采取的纠正措施，确保纠正措施符合法律法规要求；负责跟踪纠正和纠正预防措施的执行，并结束偏差和（或）启动CAPA 程序；负责保存偏差调查、处理的文件和记录。2 质量总监负责本规程的批准。负责批准纠正以及纠正预防措施（CAPA）；负责审核批准偏差调查报告。3 相关部门及人员接收偏差调查程序相关的培训课程。（必要时）负责偏差的即时（紧急）处置；负责立即报告直接主管、技术支持部门或质量管理部门人员和质量受权人，不得私自隐瞒偏差或对偏差进行处理。4 偏差处理小组：由生产管理的相关负责人、质量管理的相关负责人、注册的相关负责人组成，必要时有设备科的相关负责人和研发部的相关负责人参与。主要负责调查偏差的根本原因；评估偏差的影响；及提出纠正以及纠正预防措施（CAPA）。5 管理层 确保需要立即采取的措施完成，包括隔离整批或部分批次或停止生产操作。为调查及措施跟踪提供足够、合格的资源，包括调查人员和调查团队。质量受权人负责审阅主要偏差和重要偏差。四、定义1.偏差：指偏离已批准的程序（指导文件）或标准的任何情况。即任何偏离生产工艺、物料平衡限度、质量标准、趋势、设备、参数、检验方法、操作规程等的情况均视为偏差。 常见偏差主要存在以下方面：员工培训、人员操作、生产操作、包装和贴签、物料管理、设施和设备、实验室控制、质量保证、校验/验证、标准/方法、文件/记录、环境/卫生等。2.偏差的分级：根据偏差对工艺、产品或安全、环境的影响程度所做的分类。3.CAPA：纠正/预防措施的简称。五、正文1 偏差的分类：1.1偏差分为微小偏差、中等偏差和关键偏差三种类型。1.1.1 微小偏差是指不会直接影响产品质量和功效但是会对外观上产生影响。其中包括细微的文件不符合，会导致外观投诉或订单延迟，但必须立刻采取纠正措施，并立即记录在批生产记录或其他GMP受控文件中。1.1.2 中等偏差是指可能对产品的质量产生实际或潜在的影响。必须进行深入调查，查明原因，在批准继续产生之前需要采取矫正措施。1.1.3 关键偏差是指严重的违反GMP，由于使用了不适当的方法和控制手段，会导致危及产品的安全和功效。检查失败会导致产品召回/停产/严重投诉。必须按规定的程序进行深入调查，查明原因。除必须建立纠正措施外，还必须建立长期的预防性措施。2 偏差的识别、报告及应急处理措施：2.1在日常工作过程中，所有员工均应留意异常，如发现异常，严重的应立即报告给质量部，一般的偏差应报告给现场QA。如是偏差，发现人应在偏差发现后24小时内填写偏差报告表。2.2偏差报告表的填写内容应至少包括以下内容：发现人，发现日期、时间，发现地点，发现过程（即在什么过程中发现的偏差），发现偏差的详细描述、相关受影响的物料/产品/设备的名称、代号/编号、批号等以及证据，偏差的可能原因及应急处理措施。2.3 偏差描述应清晰、完整、简明扼要，易于理解。偏差发现证据可以是只写资料名称及编号等信息的引用资料式描述，也可以是以图片或相关证据资料的复印件形式表示的附件。发现人及主管/QA应快速的初步分析及调查偏差，以确定初步可能的原因、受影响物料/产品/设备等，必要时应立即采取停止操作、隔离等应急措施，以防止影响进一步扩大。隔离物料、产品、设备等应挂“暂停使用”标识。2.4 以上内容填写完全后，填写人应交部门主管、现场QA及部门负责人签字确认，确认后的偏差报告表应及时交QA负责人，偏差应在偏差发现当日报告，如当日不能报告时，应最晚于次日报告。2.5 QC实验室检验过程出现的超标、超常和检验结果异常，应执行实验室不合格结果的调查及微生物实验不合格结果的调查中相关规定。3偏差的评估及分级：3.1 质量管理部负责人接到偏差报告后，组织偏差涉及到的相关部门负责人成立偏差处理小组，评估偏差的潜在影响及风险，评估过程可运用质量风险管理相关知识及工具。评估后根据评估结果及偏差的分级对偏差进行分类，评估及分类结果应记录在偏差评估调查表中并由评估人签名确认。如评估过程如有附件产生，应附上附件。偏差评估及分类应在接到偏差报告后2个工作日内完成。3.2 偏差按对产品质量潜在影响的程度来分类。3.3 评估、分类后偏差报告可交QA文件档案管理员对偏差进行编号。编号原则（除验证偏差外）为：PCYYMMXX，YYMMXX为6 位阿拉伯数字，其中前2位表示年份，中间2位为月份，后2位为月流水号。如PC080201，表示2008年2月第1件偏差。验证偏差编号为PCYYMMXX，YYMMXX意思相同,如PC080201，表示2008年2月第1件偏差。4 偏差的调查与分析：4.1 偏差原因的调查首先得确认以下项目：4.1.1首先应确认什么时候由谁发现的偏差?4.1.2偏差的结果是什么？4.1.3什么是可能的根源？4.1.4这种情况以前有没有发生过？4.1.5判断偏差的类型？对产品的质量会造成什么风险？是否为质量事故？4.2偏差需进行调查。QA负责人根据实际情况确定调查完成期限（最长不超过20个工作日），并指定一名调查负责人（QA人员），由其调查或组织偏差发现部门及主要相关部门人员组成调查小组进行调查。4.3 调查内容一般应包括：偏差的实际状况，偏差的起止时间及根本原因，紧急预防措施是否得当、有效，受影响的物料/产品/设备，类似偏差的发生频次、发展趋势等。4.4 调查方式包括，但不限于以下几种：4.4.1 与相关人员进行沟通、交谈，必要时访问或审计供应商。4.4.2 核查现场：包括偏差涉及的所有物料、产品、设备、仪器仪表、参数设置、人员操作、留样等。4.4.3 审核相关文件，这些文件可能包括：SOP、质量标准、检验方法、检验记录及报告、取样记录、生产记录、设备运行记录、设备维护保养记录及计划、验证报告、回顾报告、相关变更/偏差、人员培训记录等。4.4.4 进行相关样品测试及设备维修检查等。4.5 调查人员按照以上内容进行调查并收集、使用检查列表、统计分析图等4.6 调查结束后应由QA写出偏差调查报告，调查报告应包括参与调查的人员，调查起止日期，偏差实际状况，偏差起止时间，每一调查项目及结果，根本原因描述，受影响的产品/物料/设备的名称、代号/编号、批号、批次、数量等，类似事件的发展趋势，调查结论等。所有调查人应在调查报告中签字确认。调查应在计划时限内完成，若超过要求时限时需在调查报告中注明原因。调查报告完成后，QA 应将调查报告交QA主管。4.7 QA负责人组织偏差处理小组对调查报告进行审批，调查不充分者，不予批准，应继续或重新调查，调查充分者批准调查完成并在偏差评估调查表中签字确认，调查完成。5偏差处理5.1 偏差处理原则5.1.1任何人员都必须按照已经批准的GMP文件进行管理和操作。5.1.2出现偏差必须立即报告并按偏差处理管理规程进行。5.1.3严禁隐瞒不报偏差、产生原因或未经批准私自进行偏差处理情况。5.1.4任何偏差都应调查清楚，并采取纠偏行动，以防止类似偏差的再次发生，偏差报告应在批产品放行之前完成并得到批准。5.1.5对于可能影响产品质量或有潜在影响的偏差或对产品的质量、安全性或有效性产生严重的后果，或可能导致产品的报废，都必须进行深入的调查，查明原因，采取纠正措施进行整改和跟踪检查，还必须建立长期的预防性措施。5.1.6对于不足以影响产品质量的偏差，无需进行深入的调查，但必须立即采取纠正措施，并如实记录。5.1.7质量管理部为偏差处理的终审部门。5.2偏差处理流程（见附录2）5.2.1发现偏差时，当事人必须立即停止生产或相关的操作，并立即向车间管理人员或本部门管理人员及QA检查员报告。QA检查员接到报告后，应控制现场，挂“被控制牌”；偏差发生部门应立即查找原因，如查看原始操作记录、询问相关操作人员等，采取措施予以纠正，并在生产或其它过程控制记录里体现该偏差；QA检查员、车间管理人员或部门管理人员确认无法立即、完全纠正其偏差状况的，应立即填写“偏差情况处理报告”，写明偏差发生时涉及的产品名称及批号、偏差发生的日期及时间、偏差发生的部门、偏差情况的详细描述等，交偏差部门负责人签署分析评估意见；5.2.2质量管理员根据偏差部门的分析评估及偏差对产品质量的影响情况，确定偏差类型；对产品质量没有影响，微小偏差的，无需开展进一步调查，偏差情况处理报告交质量总监审核后关闭；5.2.3对产品质量有影响，超出微小偏差范畴的，启动偏差调查程序；偏差发生部门负责人写明“原因分析”与“偏差影响评估”后，在“建议纠偏预防措施”中提出处理方案，如责任人的培训计划、培训实施等，偏差发生部门负责人签名及日期等后。交质量总监审核，签署意见。5.2.4由偏差发生部门的分管部门领导确定纠偏行动计划，执行期限，纠偏预防措施，包括人员调配、资源分配、培训、考核、完善文件体系、实施验证、变更以及产品召回等措施。执行纠偏由分管部门领导签署完毕，交质量管理负责人签署意见，确定产品是否放行及对其他批次的影响后进行。QA负责纠偏预防实施情况跟踪确认，报偏差发生部门分管领导、质量管理负责人审核评估后关闭。5.2.5质量管理员在纠偏预防措施完成后一个月进行纠偏预防效果评估。根据评估结果决定是否对偏差再进行整改预防。6 CAPA的制订：6.1 针对偏差的根本原因/可能的根本原因，质量管理部负责人会同偏差处理小组人员，一同制定相应的CAPA，并确定措施实施的责任人、完成期限，以及相关物料/产品/设备的处理措施，如返工、放行、销毁等，或依照相应的CAPA实施结果再行决定。如对CAPA效果评估及结果影响评估有相关要求时，应一并写出。6.2 CAPA的制订应与偏差及偏差的根本原因相适应，包括但不限于：现场、过程、程序、设备、物料或系统的修复、变更，SOP、标准、方法等的更改、制订，人员培训，监控、控制方法加强等。6.3 CAPA及相关物料/ 产品/设备处理措施应记录在CAPA要求表中，并由偏差处理小组人员签名确认，交QP审批，如涉及物料/产品/设备等报废、销毁等重大财产损失的，应报总经理审批。6.4批准后CAPA要求表由QA复印分发至纠正措施的执行部门及涉及部门，原件存放在QA调查员处。7 措施实施：各相关部门按批准的CAPA要求表实施措施，实施结束后，执行人应将相关实施记录、证据交QA人员，无需或不方便提供证据的，及时通知QA人员，以便及时跟踪确认完成情况。相关实施记录可以是照片、记录、文件、单据等。提供的证据应有执行负责人或部门负责人签名确认。8 纠正措施的跟踪及关闭：8.1 质量审计员负责对CAPA的完成情况和实施效果进行跟踪确认，跟踪确认结果应全部记录在CAPA跟踪确认表中。8.2 QA应逐项确认所有CAPA的完成结果，并确认相关实施记录是否齐全。确认结果应记录下来，实施记录应以附件形式附于CAPA跟踪确认表后或在该记录中注明实施记录、相关文件的名称及编号、索引号等，便于追溯。8.3 除确认CAPA实施结果外，还应对措施的有效性及实施结果对相关物料、产品、设备、环境等的影响进行评估。该项评估参见SOP纠正和预防措施（CAPA）管理规程6.2项执行。有些措施的实施效果评估及影响可能需要一段时间的运行后才能确认，一般情况下，如评估对象为产品、物料等，应至少观察三批后再确认，如评估对象为连续运行状态或发生频次较高，则至少运行一周再进行效果及影响评估，其它特殊情况根据实际情况确定。评估结果均应记录在CAPA跟踪确认表中。8.4 如实施部门未按期完成实施时，QA应及时报告QA负责人，质量管理部负责人通知责任部门负责人并向QP报告，协调尽快完成。必要时，重新制订措施。8.5 跟踪确认完成后，QA将CAPA跟踪确认表交QA负责人，由QA负责人组织偏差处理小组审评。8.6 如实施效果不佳，或实施结果对相关物料、产品、设备、环境、过程、活动有不可接受的影响时，偏差处理小组应要求重新补充实施或重新制定更好的措施再实施，直到可接受为止。实施结果及效果可接受，偏差处理小组签名确认，确认后交QP终审，必要时交总经理审批。终审后偏差关闭。8.7 与委托方产品直接相关的偏差，按照委托方要求提交偏差描述及偏差处理的相关资料，如偏差调查报告、CAPA、CAPA实施结果及效果评估等资料。如委托方有书面回复，应将书面回复作为附页附于该偏差处理记录后。9 偏差记录管理：偏差关闭后，偏差处理过程的相关记录，如偏差报告表、偏差评估调查表、CAPA要求表、CAPA跟踪确认表及产生的相关附件均由QA按顺序装订后交文件档案管理员在偏差产生时即登记偏差登记表，与产品直接关联的偏差，由文件档案管理员复印一份交产品放行人员，作为放行审核的参考证据，归入批档案中。原件归档保存。10 偏差回顾：