政府人员接待商务礼仪 PPT课件

1 公务人员接待商务礼仪 孙现升 2 第一篇商务礼仪 为什么学习 第一代表企业和个人形象塑造组织形象传播沟通信息提高办事效率 人无礼则不生 事无礼则不成 国无礼则不宁 荀子第二提升个人素质 不学礼 无以立 孔子 为人子方少时 亲师友习礼仪 三字经言行在社会活动中与其身份 地位 社会角色相适应个人道德水准和教养的尺度 3 员工的礼仪形象是知识水平 修养 风度的反映 作为社会的一分子 也是对整个社会的法律 社会道德 行为规范的遵守程度的外在体现 作为职业人或公司礼仪不只是要每位员工以得体的仪表 姿态 规范的行为举止 而且更需要有良好的精神风貌 请大家记住 员工的形象即代表着我们的企业形象 而更重要的是NoProtocol NoSuccessfulCause没有礼仪就没有事业的成功 4 礼仪的核心是什么 礼仪的核心是尊重为本 尊重二字 是礼仪之本 也是待人接物的根基 尊重分自尊与尊他 5 态度决定一切 一见面就面带微笑 表示接受 眼光柔和的注视对方 表示亲切 向前迈出一步打招呼 表示亲密 干脆利落的动作 表示有决心果断 从容的态度 表示自信 抬头挺胸 表示精神 脚步稳以轻松的姿态站定 表示心胸宽大 身体和眼光都确实的朝向对方 表示信赖 6 第二篇公务人员接待礼仪 机构设置 四大班子 党委 人大 政府 政协八大班子 党委 人大 政府 政协 人武部 纪检委 法院 检察院 7 公务人员接待礼仪 机构设置 8 公务人员接待礼仪 机构设置 1 党委机构设置办公室 组织部 宣传部 统战部 政法委等其他党群部门 妇联 团委 老干部 党校 工会等 2 政府机构设置组成部门 28个或30个政府办 发改委 科工信委 财政局 人社局 公安局 司法局 住建局 行政执法局 9 公务人员接待礼仪 机构设置 组成部门 国土局 工商局 质监局 监察局 农委 水利局 林业局 交通局 信访局 教体局 文化旅游局 广电局 卫生局 药品食品监督管理局 安监局 商务局 统计局 环保局等直属事业单位 规划中心 房管中心 园林中心 人防办 城镇集体联社 市医院 防疫站等垂直单位 国税局 地税局 国土局 电业局等 10 公务人员接待礼仪 职务排序 职务排序 主要领导 党委书记 市长 区长 市 区 委副书记 人大主任 政协主席 常务副市长一般领导 纪委书记 一般常委 组织部长 宣传部长 统战部长 政法委书记 市委办主任 人大副主任 副市长 副区长 政协副主席 法院院长 检察院检察长 人武部长 工会主席等 11 会议礼仪 席次 主位小型会议面门而坐偶数时 居右而坐大型会议前排高于后排中央高于两侧右侧高于左侧 12 正确的席次 在会议室时 一般离入口较远的地方为上座 但三人时以中间为大位 若对方未用桌牌指定时 按职位高低依左图次序就座 同行中的领导在中途要退席时 要一起站起来向领导致意 当对方的领导进来时 要一起站起来打招呼 表示礼貌 客人席 3 1 2 桌子 公司内席 3 1 2 入口 13 正确的席次 在接待室中 2 1 3 桌子 4 5 公司内席 入口 入口 3 公司内席 1 客人席 4 2 客人席 原则上 长沙发为客用席 带有扶手的椅子为公司内用席 离入口较远的地方为上座 桌子 14 会议礼仪 细节 1 参加会议时 除大型会议按桌签就座外 一般要选择既非主要位置有别于与被陪同领导联络的位置就座 如果是圆桌会议 是坐在桌前还是后排 则视与会人员的具体情况而定 2 会见时 主宾 主人席安排在面对正门位置 领导如果作为主宾座位应在主人右侧 随行人员则按职务高低在领导一侧就座 主方的陪见人在主人左侧按职务高低就座 3 会谈时 双边会谈常用长方形或椭圆形桌子 宾主相对而坐 以正门为准 主人在背门一侧 领导如果作为主宾应面向正门居中 如会谈桌一端向正门 则以入门的方向为准 右为客方 左为主方 多边会谈 座位则按主办方安排座位就坐 15 宴请礼仪 细节 1 根据宴请的性质 目的 主宾的身份确定宴请规格 范围 时间 地点 对等且略高原则 2 宴席前宾客到达时 应到门口迎接 3 按先女宾后男宾 先主宾 主要领导 后一般来宾 领导 的顺序 引宾客进入餐厅 4 宴请要考虑主宾的饮食习惯 民族 地区 身体状况及其他特殊要求 5 桌次的高低以离主桌位置的远近而定 右高 左低 近高 远低 6 同一餐桌上席位的高低 以离主人的远近而定 7 要分清主位 客位 把客位中主要位置让给领导 且要等双方主要领导就座后再入座 要注意安排好司机等通行的其他人员 因为接待方不可能认识所有来客 容易造成遗漏 16 宴请礼仪 细节 8 一般情况下 第一主人的右边是第一主宾 主要领导 9 宴席中 以主要领导与第一主宾交谈为主 随员不要主动提话题 不要随便插断领导与第一主宾的交谈 不问不答 10 宴会中要文明敬酒 理智饮酒 正式场合只喝本人酒量的1 3 文明进餐 不发出不雅声响 11 用餐时不要趴在桌子上 不要大声喧哗 12 吃中餐时不整理菜肴 不划拳 吃过鱼 鸡的骨头放在盘子外侧 13 为别人夹菜要使用公筷 14 使用牙签时 要用左手遮住口部 17 介绍礼仪 细节 一 介绍自己 三点注意 单位 部门 职务 姓名二 介绍他人 注意原则 让熟悉的人介绍三 介绍集体 介绍双方 介绍单方 四 介绍顺序 把职位低者 晚辈 男士 未婚者分别介绍给职位高者 长辈 女士和已婚者 18 握手礼仪 禁忌 握手时 左手拿着东西或插在兜里不按顺序 争先恐后不能戴墨镜 不能戴帽子 不能戴手套男士戴手套 社交场合女士可戴薄手套 戴墨镜 有眼疾病或眼有缺陷除外 用左手或用双手与异性握手 交叉握手 与西方人握手视为十字架 不敬 拉来 推去或上下左右抖个不停长篇大论 点头哈腰 过度客套只握指尖或只递指尖手脏 湿 当场搓揩三心二意 面无表情 目光游移或旁观 19 公务拜访礼仪 准备充分选择合适的时机遵守时间 不可失约举止有礼语言得体实事求是适时告退 20 宴请5M原则Meeting约会 时间 对象 Media环境 人数 类型 关系程度 来宾意愿 Money费用 少而精 Menu菜单 对方喜好 常规地方特色 禁忌 应时 Manner举止 礼貌入席 举止文雅 正确使用餐具 餐饮礼仪 用餐礼仪 21 餐饮礼仪 中餐举止禁忌 1 将餐巾放在膝盖上 不可用餐巾擦脸或嘴 完餐后 将餐巾叠好 不可揉成一团 2 照顾他人时 要使用公共筷子和汤匙 3 喝汤用汤匙 不出声 4 不劝酒 不乱吐 不整理衣饰 5 剃牙时用手挡住嘴 咳嗽 打喷嚏或打哈欠时 应转身低头用手绢或餐巾纸捂着 转回身时说声 抱歉 22 6 忌把筷子架在或杯子上 忌把筷子插在饭碗或菜盘里 7 忌讳筷子交叉放置 放反 8 不要把筷子伸到他人面前 也不要插入菜盘深处 9 不要翻覆挑拣 也不要使筷子在菜盘上游动 不知夹什么菜 餐饮礼仪 中餐举止禁忌 23 10 夹菜时不要一路滴汤 筷子不要粘满了食物 也不要用嘴吮吸筷子 11 用双手举杯敬酒 眼镜注视对方 喝完后再举杯表示谢意 12 碰杯时 杯子不要高于对方的杯子 13 尊重对方的饮酒习惯和意愿 不以各种理由逼迫对方喝酒 14 用完餐离座时 将椅子往内紧靠着边 餐饮礼仪 中餐举止禁忌 24 用餐坐次 1 左高右低 中餐 2 三人以中为上3 面门为上4 观景为佳5 临墙为好 25 第三篇案例分析巩义市人民政府与建业住宅集团签订战略合作协议流程及分工建议 2013年7月25日上午 建业集团与巩义市人民政府在巩义市政府会议室签署战略合作协议 巩义市市委常委 市委书记舒庆 市长张春阳副市长孙现升等主要领导 集团董事长胡葆森 投资中心总经理徐东旭 郑州公司总经理陈剑 副总经理唐永霞等出席了签约仪式 26 会议筹备方案 一 会标 巩义市政府与建业住宅集团战略合作协议签约仪式二 时间 2013年7月25日 周四 三 地点 巩义市迎宾馆二楼大会议室四 参加人员 83人或57人 一 巩义市领导11人舒庆张春阳马志峰李明桢王双圈樊惠林杨彦峰崔俊理孙现升焦天伟李根兴 二 签约企业人员5人胡葆森建业集团董事长陈剑建业集团副总裁兼郑州公司总经理徐东旭建业集团投资中心总经理唐永霞建业集团郑州公司副总经理薛文玲建业集团郑州公司总经理助理 27 会议筹备方案 三 相关职能部门负责人21人发展改革委财政局商务局交通局国土资源局科工信委农委林业局公安局住建局规划中心环保局审批中心电业局优化办安监局质监局地税局国税局工商局文物旅游局 四 各镇 街道 园区 书记 镇长 主任 32人或相关镇 街道 园区 紫荆路街道北山口镇回郭镇6人 五 巩义市新闻媒体4人 电视台 新闻中心 信息中心 28 会议筹备方案 会议通知分工 市委办负责通知巩义市领导及各镇 街道 园区 书记 镇长 主任 政府办负责通知相关职能部门负责人 负责通知签约企业人员 要求 1 参会人员全部着西服正装 2 巩义市领导 签约企业于10 30到场 3 巩义市各镇 街道 园区 书记 镇长 主任 及相关职能部门负责人于10 10到场 4 工作人员统一着白色短袖 深色裤子 于9 30到场 宣传部负责通知 联系巩义市及上级新闻媒体参会并做好与上级新闻媒体的对接 接待服务工作 同时做好新闻报道工作 29 会议筹备方案 四 活动分工及流程 一 10 00 10 30会议签到政府办负责会议签到 包括签到位置的确定和签到册 桌椅 签到笔的准备以及通知未按时签到人员及时签到入场等 责任人 赵旭东冯国恒张群峰 事管局负责准备胸花 要求鲜花 20支 并安排4名礼仪于会议前为巩义市领导和签约企业人员佩戴到位 二 10 30 11 00观看巩义市情宣传片宣传部负责提供宣传片交事管局 事管局负责安排两套投影器材安置于主席台上两侧播放宣传片 建议播放时将会场灯光调暗 宣传片播放结束后投影器材要及时撤离会场 音乐内容 30 会议筹备方案 三 11 00 11 35签约1 主席台布置主席台上东侧放主持 发言 台 上放鲜花1簇 1个 供主持人主持 领导讲话 企业负责人发言使用 主席台中央放两张桌子作为签约席 东边桌子上摆放 建业住宅集团 席签 西边桌子上摆放 巩义市人民政府 席签 两张桌子中间放鲜花1簇 签约席后安置背景墙 字样 巩义市人民政府与建业住宅集团 中国 有限公司战略合作签约仪式 色彩背景 建议 1 用河洛汇流 2 行政中心大楼 3 由广告公司设计待定 31 会议筹备方案 2 签约名单巩义市人民政府 孙现升 副市长 3 鉴证签约领导名单巩义市领导 舒庆张春阳李明桢王双圈樊惠林杨彦峰崔俊理焦天伟李根兴建业住宅集团领导 胡葆森 徐东旭 唐永霞 薛文玲事管局负责确定鉴签领导名单并制作站位图 号 粘贴站位号 责任人 张怀营 32 会议筹备方案 4 签约流程及分工主持人 马志峰 市委副书记 1 市政府主要领导讲话 约8分钟 2 签约 约10分钟 主持人宣布 请鉴证签约领导上台站位 待鉴签领导就位后 签约开始 签约时我方坐西侧 对方坐东侧 签约文本提前放置于桌面上 签约完成后由礼仪回收保存 由主持人提议举杯庆祝 签约过程全程播放背景音乐 3 建业集团胡葆森董事长发言 约8分钟 4 巩义市委书记舒庆讲话 约8分钟 33 会议筹备方案 工作分工 市委办负责起草市委主要领导的讲话稿和主持词 政府办负责制作签约文本连同文件夹 签字笔交事管局 负责起草市政府主要领导的讲话稿 事管局安排礼仪4名 其中2名负责引领签约方签约 另2名负责放置 回收 保存 传递签约项目的签约文本 事管局负责准备红酒3瓶 含开酒器 酒杯20个 盖红布托盘4个 签约结束后 4名礼仪负责为主席台上领导分发红酒 待举杯庆祝后及时回收酒杯 签约过程中背景音乐的选定和播放由事管局负责 34 会议筹备方案 四 11 35 12 00合影留念巩义市和建业住宅集团参加签约的各位领导 合影地点在迎宾馆餐厅南门前 要求 1 7月18日上午11 00前根据签约双方领导人数摆放座椅 并在椅子上粘贴领导名单 2 制作合影座位图 3 安排摄影师及制作照片 五 12 00 14 00午餐 巩义市领导及签约企业人员在巩义市迎宾馆就餐 六 14 00 15 30安排建业住宅集团领导在市迎宾馆休息 35 会议筹备方案 五 其它事宜 一 纪念品发放 签到时 由事管局负责根据企业来宾人数将纪念品发给来宾 二 市委办 政府办负责协调安排活动全过程的安全保卫和信访稳定工作 三 交警大队负责连霍高速口 出入口及会场外部的交通疏导工作 36 会议全景 37 相关照片主持人 38 巩义书记和建业胡董分别讲话 39 会议中的市政府与建业 40 签约站位 41 签约现场全景 42 签约 43 握手 44 举杯 45 合影 46 接待总结 一 原则尊重为本二 形式1 会议2 宴请3 谈判重要的事情说三遍细节决定成败 47 第三篇公文的起草 内容 格式 一 公文起草公文分类 请示 是指下级机关向上级机关请求对某项工作 问题作出指示 对某项工作政策界限给与明确 对某事予以审核批准时使用的一种请求性公文 分为解决某种问题的请示 和请求批准某种事项的请示 报告 例行报告 专题报告 综合报告报告使用范围很广 按照上级部署和工作计划 每完成一项任务 一般都要上上级写报告 反应工作中的基本情况 工作中取得的经验教训 存在问题以及今后工作设想 以取得上级部门领导的指导 公函 通知函 邀请函 公函 正式的或官方的书信 公函是党政机关 人民团体 企事业单位兼商洽和联系工作时使用的一种文体 函通常应根据函询函告函或函复的具体事项选择运用不同的文本语言 48 二 公文格式和写法请示的内容及写法1 首部 主要包括标题和主送机关两个项目内容 1 标题 请示的标题一般有两种构成形式 一种是由发文机关名称 事由和文种构成 如 县人民政府关于 的请示 2 主送机关 请示的主送机关是指负责受理和答复该文件的机关 每件请示只能写一个主送机关 不能多头请示 2 正文 其结构一般由开头 主体和结语等部分组成 1 开头 主要交代请示的缘由 它是请示事项能否成立的前提条件 也是上级机关批复的根据 原因讲的客观 具体 理由讲的合理 充分 上级机关才好及时决断 予以有针对性的批复 公文的格式 写法 49 公文的格式 内容 2 主体 主要说明请求事项 它是向上级机关提出的具体请求 也是陈述缘由的目的所在 这部分内容要单一 只宜请求一件事 另外请示事项要写的具体 明确 条项清楚 以便上级机关给予明确批复 3 结语 应另起段 习惯用语一般有 当否 请批示 妥否 请批复 以上请示 请予审批 或 以上请示如无不妥 请批转各地区 各部门研究执行 等 3 落款 一般包括署名和成文时间两个项目内容 标题写明发文机关的 这里可不再署名 但需加盖单位公章 成文时间 年 月 日 50 示例 51 示例 52 报告的格式 内容 标题报告标题通常由事由和文种组成 事由就是报告所针对的问题 也就是报告的内容 文种即 报告 主送机关主送机关就是受文机关 报告的主送机关一般是发文机关的直属上级机关 正文正文由报告缘由 报告事项 报告尾语三部分组成 报告缘由主要交待报告的起因 理由或注明目的 意义等 是正文的开头 报告事项即正文的主体内容 如基本情况 措施与办法 成效与问题或者是经验与教训 意见与建议 打算与设想等 报告尾语根据类别而定 呈报性报告往往以 特此报告 或 以上报告如有不妥 请指正 等语作结 呈转性报告则会提出 以上报告如无不妥 请批转各地各部门执行 的要求 落款 正文结束 在右下方署名署时并盖公章 53 公文格式 内容 公文函的内容与写法标题 公函的标题一般有两种形式 一种是由发文机关名称 事由和文种构成 另一种是由事由和文种构成 主送机关 即受文并办理来函事项的机关单位 于文首顶格写明全称或者规范化简称 其后用冒号 正文 其结构一般由开头 主体 结尾 结语等部分组成 开头 主要说明发函的缘由 一般要求概括交代发函的目的 根据 原因等内容 然后用 现将有关问题说明如下 或 现将有关事项函复如下 等过渡语转入下文 复函的缘由部分 一般首先引叙来文的标题 发文字号 然后再交代根据 以说明发文的缘由 主体 这是函的核心内容部分 主要说明致函事项 函的事项部分内容单一 一函一事 行文要直陈其事 无论是商洽工作 询问和答复问题 还是向有关主管部门请求批准事项等 都要用简洁得体的语言把需要告诉对方的问题 意见叙写清楚 如果属于复函 还要注意答复事项的针对性和明确性 54 第四篇接待工作流程 一 联系接洽1 了解来团人员考察的主要目的 抵离时间 主要领导姓名职务 背景资料 人员名单 活动日程等 2 确定来团联系人或省市相关部门联系人 3 准确掌握集团 区域陪同领导名单 55 接待工作流程 二 制定接待预案及接待方案的落实 一 制定接待预案1 根据来团的诉求和考察目的 考察时间 以及公司参观点的实际情况 制定相应的参观景点 筹备相应内容的座谈会 即拟定考察行程 2 以 对等接待 为原则协调领导出面接待 原则根据具体分工来协调领导出面接 56 接待工作流程 来自省 市 县三级党政主要领导的接待 原则上由董事长出面接待 3 根据来团人数预定会议室 4 根据接待需要联系参加座谈的相关部门及人员并打印名单 提供给出面接待的领导和来宾 同时对相关单位 相关考察点 相关人员做预通知 5 预通知接待用车辆 57 接待工作流程 6 明确参观点 其他需配合公司等相关部门工作 7 根据以上情况制定接待预案 并呈报董事会办公室或执委会 区域公司负责人审核 8 根据办负责人的批复要求对预案进行修改 再呈报其负责人予以审批 经领导审批确定的预案方能成为接待方案 即 预案制定阶段完成 58 接待工作流程 二 接待方案的落实1 向参加接待的领导准确报告接待方案及来宾的诉求 2 正式通知参加座谈人员时间和地点及座谈内容 以便充分做好座谈准备 3 正式通知相关参观景点 具体时间 路线安排及相关要求 4 布置会场 打印并正确摆放座签 准备 摆放相关材料及茶水 湿巾等物品 59 接待工作流程 5 做好参观点的车辆停放 室内外卫生 音响设备 灯光等接待设备的准备工作 6 查阅资料 准确掌握相关数据和相关情况 做好沿途讲解 景点讲解 沙盘讲解及建设项目讲解的准备 7 穿好工装 佩戴工号牌 60 接待工作流程 8 整理情绪 保持良好的精神风貌做好接待准备 9 根据来团需要 联系落实好食宿 如需安排宴请 则提前到酒店做宴请准备工作 三 接待结束后的有关工作1 关闭所有灯光 音响等接待设备 2 做好接待登记备案工作 逐项填写 接待活动一览 61 接待工作流程 表 尤其要登记清楚来团领导姓名 职务 来团联系人 姓名 职务 联系方式等 3 做好接待信息的对外发布工作 4 接待来函存档 保存影响及录音资料 5 按照统一格式写好接待大事记 四 接待工作的注意事项在平时要及时补充知识 深入了解公司情况 增强心理 62 接待工作流程 素质 做好讲解工作 注意观察来宾的身体状况 准备好应急药品以及随行医生的联系方式以便及时联系 根据天气预报 提醒来宾和出面接待领导增减衣物 如果需要提前准备好雨伞 在接待工作中要始终保持精神饱满 态度和蔼