办公自动化子系统.doc

目录办公服务子系统11前言12办公自动化系统简介23办公自动化概念34技术架构44.1网络系统44.2操作系统44.3群件平台54.4开发工具65系统的核心功能65.1个人办公65.2公文管理75.3办公事务85.4信息服务105.5辅助决策115.6系统配置136本系统的特点14XX国际会展中心智能化系统集成工程办公服务子系统办公服务子系统1 前言随着人类社会进入21世纪，计算机、互联网络的快速应用普及，标志着知识经济时代的到来。知识已经成为经济增长和社会发展的关键性资源，最大限度的掌握和利用知识越来越成为各行业领域信息化建设的核心。对知识的高度重视为办公自动化系统的发展提供了广阔的空间和机遇，使综合的信息化办公成为可能。信息化办公是指全面应用信息技术（主要为计算机技术、互联网络技术）进行办公业务处理工作。在知识经济时代，信息技术的发展对人类社会是一场深刻的革命，信息技术作为科学技术，是生产力中最活跃的因素，是社会变革的决定性力量。在办公领域，信息化技术的深入应用是提高工作效率、降低工作强度、完善工作成果、增强决策能力的最佳手段，只有综合信息化办公的实现才能适应知识经济时代发展的步伐。现代的办公手段是通过计算机和互联网，在整个业务处理中实现安全、快捷的无纸化办公，即所谓的“全程办公自动化”。在通常的政府办公自动化系统案例中，应用主体往往是一个单位或一个部门，系统规划与软件功能相应地以应用的单位或部门的内部办公业务流程为核心，但是，任何机构的办公流程都大量涉及到对外的环节，以收发文为例，“收”与“发”的节点都是面向外部的，从公文产生到公文归档的整个公文生命周期来看，单位内部的批阅、签发、办理等过程只是其中的一段子过程，要实现真正意义上的所谓“无纸化公文”或“无纸化办公”，必须将公文或其它办公业务处理对象的生命周期的全部过程“电子化”，这就是我们所指的“全程办公自动化系统”。全程办公自动化系统的实现会使办公效率大大提高，部门的效率提高了，就会带动整个社会的经济发展，加快社会主义现代化建设。特别是针对于我国目前的现状：大城市的经济建设已经达到一定的规模，发展速度相当的快；一些中小型的县级城市正在利用改革开放的大好时机迅速的发展。随着经济建设步伐的加快，部门的公务也越发的繁忙起来。引用全程的办公自动化系统，利用现代化的手段进行管理，提高办事效率，适应地方经济的发展需要，正是领导部门的最好选择。随着信息化步伐的加快，政府机关单位积极引入信息化技术手段，开始组织、管理资源的信息化建设工作。目前，政府部门建设跨省市专网已经提上日程，各部委正在或计划实施横向或纵向的专网工程为政府内部信息交换的提供高速运行通道。随着WTO的来临，政府部门正在加紧信息化办公的实施步伐，主要在内部办公网络化的基础上，实现对公文审批、收发文、档案、信息采集与发布等信息化管理，并通过Internet上实现采购招标、公职招聘、远程会议等工作。部分政府部门机构计划跨行业、跨部委，建立政府采购系统，实现电子贸易。在各部门资源共享的基础上，以建设公共的信息资源库，实现多部门网上业务协作，支持政府的宏观决策和运行控制，推动社会和经济的发展。为能够在政府综合信息化建设过程中贡献一份力量，清华同方股份有限公司总结了多年来政府部门信息化工程建设实施的丰富经验，在知识经济信息化理论指导下，应用先进的信息技术，设计推出政府信息化综合办公自动化系统。清华同方办公自动化系统充分利用Internet/Intranet技术，首先为用户构造一个安全、可靠、可扩充、保密性强的LAN/WAN平台，在此平台上构建高效的信息化办公系统。本系统以事务处理、信息管理、决策支持为基本内容，在完善办公自动化业务信息流转的基础上，引入知识管理思想，加强信息交流功能，融入协作办公理念，结合硬件系统和网络建设，突出信息化应用，为领导提供宏观管理和科学决策，全面实现了综合信息化办公系统建设发展的应用需求。同时可以在此平台上集成一系列同方产品（如：通用网站生成系统等），实现GIS、VOD以及视频会议等多媒体信息的集成，最终建立提高政府机关的工作质量和效率的综合信息化办公系统。2 办公自动化系统简介办公自动化（OA）概念的提出已经很长一段时间，但在以前的软件环境下，一般办公自动化系统仍停留于单机的文档管理，而没有实现真正的业务流程的自动化，因而系统效率不高。现代信息技术的发展，已使一般办公系统中日常事务处理的过程自动化、无纸化成为可能。近几年来，网络通信技术的迅速发展，特别是Internet技术的迅猛发展，以及一些新的、面向非结构化信息和工作协同的软件产品的出现，使办公人员可以高效地协同工作，充分地共享资源，方便地交换信息，也使办公自动化的概念迈上了新的台阶。3 办公自动化概念 办公自动化（OA）概念的提出已经很长一段时间，我们一直关注着相关技术的发展，同时不断思索、探讨着OA的内涵和外延。随着一个个OA版本的完善和一些MIS系统的开发完成，我们对OA也逐渐形成了自己的认识，我们认为：办公自动化仅仅是一个信息交流的观念和方式，不管是使用了一套多么“自动化”的软件，还是建立了一个先进的计算机网络，还都不能称就已经实现了办公自动化。复杂的人类工作，目前不可能被一套“自动化”计算机系统替代。因此，我们认为应该正确的认识和理解办公自动化概念、才能合理发挥计算机应用系统的作用。 处理公事统称为办公，不同单位处理公事的内涵和外延不完全相同，即使同一单位随着业务、人员以及组织结构的变化办公方式也会经常变化。因此一套固定的缺乏配置扩展能力的计算机软件系统是不可能对提高办公效率带来多大改进的。我们认为办公自动化是一种办公信息交流的新方式，计算机系统的优点是传递和获取信息的方便和高效，采用计算机网络和相关的软硬件系统来作为信息交流的主要工具，充分发挥计算机系统的信息交流优点才能真正提高办公自动化的作用。但有一些主要的办公内容和流程还是基本相同的。因此，可以把办公自动化这一概念分为狭义与广义两类。狭义的办公自动化系统，就是根据单位内部公务管理的需要，按其机构设置、人员配备、内部事务处理的具体内容及其运作流程，形成一套由计算机进行自动处理的系统。 广义的办公自动化系统，不仅具有处理单位内部公务管理的功能，而且包括单位对外公务（业务）的管理功能。不仅应包括内部办公管理功能，还应预留与其他应用软件连机的接口（例如与业务管理软件、财务管理软件等衔接），可以根据用户单位的需求扩展其办公自动化系统。使之成为一个可以对本单位所有对内对外公务（业务）进行全面管理的（广义的办公自动化）系统。我们认为办公自动化是一种信息交流工具，它的作用就是加快信息的流速，加大信息的流量，让作为主体的“人”能得到全方位的、最大容量的信息流，使得人与人之间的交流、沟通以一种全新的方式进行。所以，我们建立一套系统的过程，不仅是给用户搭建一个网络和安装一些软件，更重要的是帮助用户掌握获得信息的方法，使得用户从目前被动的“得到信息”过渡到主动的“获得信息”，最终让用户能自由的、主动的获取信息，享受信息社会给我们带来的种种好处，同时也达到我们“提高效率”、“减轻劳动强度”的目的。4 技术架构4.1 网络系统网络系统以浏览器/服务器（Browser/Server）作为整个系统的基本模式，Browser/Server结构，C/S结构为辅的模式是现代计算机系统中主流高效率的体系结构，也是一个低成本的体系结构，更重要的是它还是一个开放的体系结构。 内部用户使用浏览器对服务器进行操作和浏览。DOMINO WEB服务器采用DECS同现有的关系型数据库进行连接，保持数据的同步性，使整个政府部门的信息根据权限进行共享。DOMINO WEB对外发布的文档可根据需要放在另外的一个服务器上供外部用户进行访问，以增加安全性。4.2 操作系统操作系统选用微软的NT服务器。随着Windows 9x的广泛使用，与其具有相同操作界面的NT平台容易上手。Windows系列中，无论是Windows95或NT有着相同的编程接口Win32，该平台有着最丰富的应用软件和最多的开发群体，这一环境下有着最多的可选方案，为用户提供了最大的选择余地。NT提供了最强大的功能集，价格也是最便宜的，其上的数据库等系统软件和应用软件价格也远低于UNIX平台相应的软件。在满足现有应用的基础上，如何保证系统以后的大幅扩充和对原有资源的利用是非常重要的，而NT和Intel平台有着从服务器到客户机最好的适用性，为在以后扩充后的降级使用提供了最好的保证。4.3 群件平台选择Lotus Notes为群件平台。Lotus Notes是Lotus公司推出的群件平台的软件系统，该系统采用先进的技术，不仅能够对传统文档数据进行管理，而且能够对图形、图象、声音等非结构化数据进行管理。它支持工作组成员跨越时空界限共享信息，其复制机制可使所有成员的信息保持同期更新。Domino提供Domino Connect应用程序，通过HTTP、ODBC和SQL，可以直接存取和修改存储在其它的非Notes的关系型数据库中的会展中心数据。Domino Connect包括Lotus Notes Pump, 提供与Sybase、Informix、Oracle以及与ODBC兼容的数据库之间进行大宗数据交换和同步的数据分布式服务。Lotus提供的Component是一种Active X控件，可以将这些控件与Notes文档集成在一起使用，创建电子表格、绘图、图形、图表以及产品一览表。通过Notes客户机与办公室组件（如Microsoft Office、IE）的集成，可使用户在享受Notes文档安全性和传递特性时的同时使用熟悉的字处理软件工作。Lotus Notes平台包含一个集成的开发环境，为不同层次的用户提供了丰富的开发工具，以实现会展中心的战略级解决方案，具体通过：Notes设计、Notes开发工具、DBMS集成、API接口实现；Lotus Notes是独立于平台的群件平台，几乎支持业界所有主流的操作系统和网络协议，支持的网络协议包括TCP/IP，HTTP，NetWare，IPX/SPX，AppleTalk，Net BIOS/NetBEUI，X.25，SNA，Banyan VINES。4.4 开发工具以Lotus Notes、Visual Basic、Visual C+ 作为主要的开发平台和工具，结合HTML语言、Java语言。5 系统的核心功能本次Oa系统选用清华同方OA系统，系统涵盖了办公事务处理中的各项目，为各级部门和管理人员提供信息共享和公文的一体化管理。清华同方OA办公自动化系统包括的子系统有：个人办公、公文管理、办公事务、信息服务、辅助决策和系统配置六部分构成（最新版本包括以前的各项功能并且从新整合）。通过后面的介绍可以知道，不仅招标文件中要求的文字处理、共用信息库、电子报表、电子信箱、邮件处理、远程送达、文档资料处理、日常事务处理等都可以通过本系统来完成，而且本系统还有很多其他的功能，满足用户各方面的办公需要。办公自动化系统的模块功能如下：5.1 个人办公1、 个人资料 有条理的自动化管理您的个人资料； 为现行处理的业务建立文档，对每一步处理过程进行登记，以跟踪和控制业务进度。2、 日程安排 以直观的日历视图方式为您提供个人以及工作组日程安排功能； 通过授权等功能实现日程安排共享、他人空闲时间查看、时间冲突提示等自动化功能。3、 电子邮件 制作、发送、接收、阅读、回复、广播、查询、打印和保存电子邮件； 可连接各种E-mail，如果您使用的E-mail 服务器具有INTERNET的IP地址及域名，那么系统中的邮件可以直达世界各地。4、 通讯录 按各种分类建立个人通讯录； 可对通讯录进行打印。5.2 公文管理公文管理主要由五部分构成：下面分别介绍各部分功能：1、 发文管理 支持拟稿、核稿、承办、会签、签发、分发等发文处理的全过程。2、 收文管理 支持公文登记、承办、分发、批示等收文处理的全过程。3、 信访管理 登记所有信访内容、保存信访档案； 能够对来信进行登记、对焦点进行提取； 能够按照要求作出信访分析；对信访内容汇总形成报表； 支持模糊查询和全文索引等查询功能。4、 文书档案 实现文件的组卷、封卷、移卷、拆卷等一系列档案管理； 实现卷封、脊背、著录卡片、卷内目录、全引目录等的打印功能； 实现案卷的借阅申请、审批、超期催还等借阅管理功能。 5、 办理日志 列示每个用户使用本系统的日志记录，清晰明了。5.3 办公事务办公事务主要由七部分构成，主界面如下所示：下面分别介绍各部分功能：1、会议管理 会议计划的编制和审批； 会议日程管理； 会议室安排； 会议通知的发放； 会议记录。2、车辆管理 车辆基本信息维护； 用车的申请与审批； 用车冲突的判断。3、资源管理（会议室、车辆、投影仪等） 资源的预定、资源的审批； 资源的使用及资源的归还。4、办公用品管理 登记各种办公用品的购入情况； 领用审批。5、值班管理 值班记录和工作请示签的流转、审批； 值班信息的统计、值班日志的填写、查询； 来电统计、各种已办记录的查询、备份。6、出差管理 网上填写和审批出差申请单和报销审批单； 记录人员外出和注销情况、方便文件发送时外出代办人的选择； 各部门差旅费统计情况。6、 工作安排 活动安排、工作安排、外事记录等各项安排； 安排中各种冲突的检测，把活动安排的内容自动发送到个人邮箱； 安排的查询及备份。5.4 信息服务信息服务主要由五部分构成，主界面如图所示：下面分别介绍各部分功能：1、 信息采编 提供各种信息（结构化/非结构化信息；业务/非业务信息；文本、语音、图象、声音、录象等多媒体信息）的采集、汇编、发布、交流、查询； 采用Intranet技术作为统一的信息查询接口。2、 电子刊物 电子刊物的制作； 电子刊物的订阅。3、 交流园地 在单位内部讨论、交流。4、 公告牌 在单位内部发布各种通知、通告； 结合部门信息查询系统，每个部门还可以建立自己部门的公告牌系统，用于在部门内部发布公告。5、 每日信息 上报或收集各种信息，您可以把要发表的信息通过网络（LAN、WAN）传送到信息采集数据库中；同时还可以将采编的信息发布到电子刊物中； 信息采集同样适用于一些固定的信息传递，如一些文本信息直接转入系统加以利用； 上报信息的同时可以下载最新发布的公共信息，以获取其他部门的信息； 完全支持WEB浏览器操作。5.5 辅助决策辅助决策主要由六部分构成，主界面如图所示：下面分别介绍各部分功能：1、 法律法规 按类别维护各种法律法规； 可以进行全文索引和模糊查询。2、 公共资料 浏览各种上载的公共资料信息； 可以进行全文索引和模糊查询。3、文稿管理 按照类别建立一系列的资料库，存放中央和省内各领导、机关领导的讲话、言论等文稿； 可以进行全文索引和模糊查询。4、大事记 提供录入、维护及查询的接口； 可以按周或按照月汇总打印成册。5、 人事资料 登记人员的详细信息； 进行人员级别管理； 提供多种查看方式,如按部门、按学历、按姓名。6、领导查询 查询各种信息，如信访管理中信访内容和解决方案、公文管理中的公文、资料库中的文稿资料、会议资料； 提供多种查询方式。5.6 系统配置系统配置主要由三部分构成，主界面如图所示：下面分别介绍各部分功能：1、 组织结构 可以逐级设置部门、人员角色和人员。 可以进行全文索引和模糊查询。2、 办公系统设置 进行公文流转配置，灵活定义公文类型和公文流转步骤； 设置各种数据库的存取权限； 设置常用意见。3、 web页面管理 自主定义页面，更换页面信息。6 本系统的特点集中式的个人办公n个人的资料、私人邮件、公文全部统一集中处理,个人记事、代办事宜以日历形式直观体现。灵活的工作流程n所有的流程均可灵活、自由的进行配置，系统可以适用于任何的行业系统、流程名称、步骤、个数、步骤名称、对应的用户角色等均可自由定制。与MS Office完美结合n可以在用户熟悉的排版环境下进行文字的录入和修改，实现改稿的痕迹与版本保存，保证了文件改稿的有效性。可使用Word自行定制适合本单位情况的公文格式、文件登记单、稿纸等印刷件的打印格式。采用Word文件本身安全机制，所有的用户改稿痕迹可以完整无缺的保留，用户即不能伪造痕迹，也无法抹除痕迹，实现了Word中痕迹的安全性。简单、友好的Web风格界面系统在设计过程中，会充分考虑到计算机应用水平的层次性和中国人的办公习惯，采用Web风格的界面设计，使整个系统界面友好、美观，同时极力降低对使用者计算机知识的要求，界面简单，易学易用，特别适合于政府机关和大型会展中心内的信息系统建设。易于安装和维护系统中的绝大部分功能无须安装特别的软件，通过Web浏览器即可以进行操作。这样不仅把您所有的应用都统一到了Web界面上，而且系统易于安装和维护，当软件需要升级的时候，管理员只需要在服务器上进行升级，无须在客户端安装额外的软件，极大地减少了系统维护的工作量。多种网络安全技术通过采用防火墙、加密、设置口令、设置权限等手段，充分保证了系统中数据的安全性，阻止各种非法的入侵和故意的破坏。既可以保证机关内部正常的工作流程，防止外界非法入侵，又为机关内部网的使用者提供了访问外部信息的手段。组件化设计在本系统的设计中，充分体现组件化设计思想，