信息资源的结构与分布 PPT课件

第二小组信息资源的结构与分布 组织与社会视角 2 一 组织内部信息结构 组织结构反映组织信息流状态 如图1所示 从组织结构的角度出发 探索组织内信息流通的状态是可行的 以企业内信息流状态为例 企业在决定使用信息技术提高经营水平时需要对企业内部的信息有一个总体的结构 这种结构应该是三个层次的保证 1 战略规划信息的有效分解 2 经营控制信息的有效执行 3 业务运作信息的有效收集 一个企业的存在不可避免的面临着不断产生的问题 解决问题 制定决策方案 评价决策方案 采取行动 这一系列的业务活动都可以归纳到信息流的三个层次上 5 当前信息技术的发展使人们摆脱了对信息的获取 解析及做出反映时所受的时间 空间的限制 信息收集的障碍不存在 但却提出一个如何整合这些信息 这就需要有一种能反映企业业务模式的一种整体信息流通的结构来调控信息 使信息能回答企业 我们是如何运作的 我们是如何改变运作的 业务的运营是否正常 等问题的能力 一 组织信息结构的要求 这种能力体现在四个方面 信息的连接 信息的共享 信息的构建和信息的分析 6 信息的连接是指对企业业务运作过程中的数据要具有采集能力 要完整 准确和及时地反映企业业务数据的变化和运动 使变化的信息能应及时的在信息框架中反映出来 信息的共享是使业务发生强相关性 使市场 销售 流通及制造环节中的物料控制 计划 成本控制之间的业务流程发生紧密的互动关系 并识别 评估 设定交易关系 信息的构建是根据企业的战略规划 制定各项企业的业务指标 以指导企业业务的操作 并据此整合信息 信息的分析是指对企业的业务数据进行挖掘 分析 提炼 为企业决策者提供有价值的决策参考 企业组织可以看作为一种信息获取 处理与利用的机制 即信息机制或信息结构 不同的企业由于知识和认知能力 以及信息传递 分配和处理方式的差异 反映在竞争优势 市场绩效等方面将是不一样的 由于组织的运作受到目标 任务 环境等多种因素的影响 不同的组织可能选择不同的信息结构 二 组织的信息结构 不同的组织选择不同的信息机制 其组织效率也就存在差异 当环境状态发生改变时 企业获取信息并通过信息结构进行信息分配和处理 以便进行及时有效的决策 信息结构是由决策单元信息函数构成 并由决策前提控制的一种信息分配方式 企业的信息结构应是全方位的对企业业务的反映 这种业务反映不只包含业务记录 还应包含业务的整合 团队的协作 对环境的感知和适应性 9 环境状态特性 知识类型与分布特征以及结构上的因素共同决定企业组织的信息结构 信息结构的选择从技术与知识积累及运用 资源配置与任务分配 决策与行为等全方位影响组织的运作效率 由于企业在知识特征和决策前提等方面存在差异 企业信息结构将呈现出不同的形态 我们认为组织信息结构可以从以下四个方面来理解 1 集中信息结构 管理部门对环境状态做出事前预测来设计业务单元的工作流程与规则 并给定详细的工作计划 2 横向信息结构 所谓民主式信息结构 业务单元能部分参与企业管理 当一个影响组织整体的异常事件发生时 管理部门和业务单元都能观察到 管理部门或自己处理或通过协调分配信息 3 纵向信息结构 所谓等级分权制信息结构 业务单元具有较强的专业化特征和相对的独立性 当一个影响组织整体的异常事件发生时 通常由管理部门利用其经验知识从组织全局角度进行考虑和解决 4 分散信息结构 管理部门主要提供价值方面的决策前提 如战略目标 计划与政策等 较少直接处理异常事件 对于来自各个方向的信息都由业务单元进行观察和处理 单元之间既有独立性 也有交流与协作 通过独立决策来保持效率 通过信息交流来保持与企业目标的一致性 二 组织内部信息传递体系 11 我们认为 如果从组织视角讨论信息资源的分布 需要从信息在组织内的流通来进行理解 那么讨论组织内部信息的传递体系是有必要的 我们将从以下几个方面来进行分析讨论 一 信息传递的组织化特色 二 信息传递与企业组织结构层次 三 组织的沟通网络 12 一 信息传递的组织化特色1 信息传递的组织学意义按照卡尔 韦克的观点 组织不是由职位 角色构成 而是由信息传递活动构成 在人们的日常交往中 他们的活动创造了组织 因为每个人的行为总是与他人的行为相伴随 所以人的行为通过相互关联 相互沟通而形成组织 组织结构既是组织信息传递的表现形式 又是其产物 组织运行的过程就是沟通的过程 而沟通又产生组织 13 组织信息传递与其它组织行为有所不同 这主要表现在其行为特征上 一方面 组织信息传递活动要借助象征性符号进行 它是建立在对符号意义共识范围理解的基础上 另一方面是由传播的互动特点决定的 它指明组织信息传递是复杂的过程 与命令行为 技术行为 财务行为等是不同的 组织信息传递成为组织行为中最为复杂多变的一个方面 它不仅直接关系到组织效率问题 而且也从根本上决定着组织的命运 14 2 信息传递的组织系统流程每个信息传递流程都由若干活动组成 活动是信息传递的基本元素 是指有一定目的的行动 由主体 动作 对象 时间 地点五个基本要素构成 每个活动还有一定的规则 包括方式 方法 工具 约束条件 目标 评价指标等 简单的信息传递 可以由所有活动直接组成全过程 但对于复杂的信息传递 应该根据信息的复杂度及要求的精确度 由信息传递活动组成子流程 再由低级子流程组成高级子流程 最后形成总流程 组织信息传递处于一定的环境之中 不能够单独存在 影响组织信息传递的因素主要包括时间 空间 执行主体 科学技术 在组织中还受到组织发展战略 机构变革 信息化等因素的影响 15 二 信息传递与企业结构层次 赫里格尔和斯洛坎姆根据外部环境和内部选择两方面因素 将传统的企业组织结构分为直线制 直线职能制 矩阵组织制 多分部制 又称事业部制 四种类型 这四种类型的组织结构在信息传递的流程上 理论上是存在差异的 会导致不同的组织结构有不同的信息分布状态 但是 我们需要宏观整体的角度进行分析讨论 得到一个具有宏观意义的结论或者说是观点 研究表明 在众多组织结构中进行信息传递效果的评价 从信息传递的效率再反观组织结构的优越性 得出最优的组织在信息传递上呈链状结构 显然 我们并没有排除网状结构等其它企业组织结构的存在 同时应该说明的是 从系统的角度来看 即使是网状结构 在信息上也应当呈现层次性结构 不同专业程度混杂在一起不会是有效的结构 在组织沟通网络中验证 16 三 组织沟通网络 组织是按一定规则和程序为实现其共同目标而结集的群体 组织目标的实现与否取决于组织沟通是否畅通 有效的组织沟通有利于信息在组织内部的充分流动和共享 可以提高组织的工作效率 增强组织决策的科学 合理性 组织内部沟通是指信息在组织内进行的有效传递 组织沟通的类型分为两点 一种是正式沟通渠道 另一种是非正式沟通渠道 正式沟通是指在组织系统内 依据正规的组织程序 按权力等级链进行的沟通 非正式沟通是以社会关系为基础 与组织内部的规章制度无关的沟通方式 它的沟通对象 时间以及内容等都是未经计划的 随机性较大 17 正式沟通是指由组织内部明确的规章制度所规定的沟通方式 它和组织的结构密切相关 主要包括按正式组织系统发布的命令 指示 文件 组织召开的正式会议 组织正式颁布的法令 规章 手册 简报 公告 组织内部上下级之间 同事之间因工作需要而进行的正式接触 按照信息的流向可以分为上行沟通 下行沟通 横向沟通和斜向沟通四种形式 1 上行沟通 在组织中信息从较低的层次流向较高层次的一种沟通 2 下行沟通 组织中信息从较高的层次流向较低层次的一种沟通 它是传统组织中最主要的沟通方式 一般以命令方式逐级传达上级组织所决定的政策 计划 规划等信息 3 横向沟通和斜向沟通横向沟通是指在组织中同一层次不同部门之间的沟通 而斜向沟通是指信息在不同层次之间的不同部门间流动时的沟通 18 由组织正式沟通的四种沟通形式可组合成组织信息传递的多种模式 这些模式我们称之为组织信息沟通网络 它表明了在一个组织中 组织信息是怎样传递或交流的 下图展示了五种典型的信息沟通网络 链型 Y型 轮型 环型 网型 为了说明各种信息沟通网络 假定这一组织由五个成员组成 组织信息网络 19 链型沟通网络 在由五个成员组成的链型信息沟通网络中 信息只能自上而下或自下而上 这表达的是典型的上下级权力关系 Y型沟通网络 可看成是高层管理人员下面既有两个直接与他联系的参谋人员 又有一个直线人员直接与他联系 这是典型的直线一职能制权力关系 轮型沟通网络 当人们站在轮型网络的上方看轮子 就可看到轮子代表四个下属与一个上司之间的沟通关系 在这样的网络中 所有信息都要通过管理者 环型沟通网络 允许每一个成员与邻近的成员联系 但不能跨越这一层次与其他成员联系 它可以看成是三个层次间存在上下沟通 并在下层允许横向沟通的一种信息沟通模式 网型信息网络 允许组织中的每一个成员与其他成员自由沟通 包含了正式沟通所有的沟通形式 当组织面对涉及到各方面人员的复杂问题决策时 常采用这种信息沟通网络 20 三 案例分析 桂林西软科技集团公司 研究者对西软集团面临的沟通问题 进行了分析 发现集团公司现有的组织架构及其管理模式导致内部沟通不畅 组织内沟通的劣势得以显现 研究者结合组织内沟通的模型 设计了改善西软集团组织沟通问题的方案 有效地将存在于组织个体和组织内部各部门中难以规范化 难以言明和模仿 不易交流与共享 也不易被复制和窃取 尚未编码和显性化的各种内隐信息外化成显性信息 为组织和所有员工共享 学习 利用 21 组织视角 组织内部信息结构 组织内部沟通信息传递体系 案例分析 组织信息结构的要求 组织的信息结构 信息传递的组织化特色 信息传递与企业组织结构层次 组织的沟通网络 以桂林西软集团组织信息沟通为例 22 四 信息资源与社会发展 在人类进化和社会发展过程中 信息资源是一种不可缺少的前提条件和推动社会进步的重要因素 这主要表现在以下几个方面 第一 信息资源是人类生存的必备条件 第二 信息资源是社会变迁的重要因素和催化剂 第三 信息资源是社会的粘合剂 社会的每个成员都不是绝对狐立的 而是相互联系的 这种联系必然要以信息资源及其交流为前提条件 第四 信息资源是社会组织的纽带 管理的基础和决策的依据 在人类社会中 信息资源直接影响社会组织行为以及管理和决策的效果 而社会组织及其管理和决策的成败 往往是引起社会变革的重要因素之一 23 人类社会的经济关系 二层次 生产力决定生产关系 经济基础决定上层建筑 这样的关系决定社会制度以一定生产资料所有制为基础 也决定资源配置以一定的经济活动方式为基础 经济发展是社会发展的基础 社会发展是经济发展的目的 信息资源促进经济发展的结果最终又会推动社会的进步和繁荣 因此 这也是信息资源与社会发展关系中的一个重要的组成部分 首先 信息是经济生产力中最活跃的要素 信息资源对生产力和经济的发展具有极其重大的影响和作用 其次 信息资源具有对物质和能源的替代作用 再次 信息产业的兴起大大促进了社会经济的发展 24 信息资源与社会发展的关系既是紧密联系和相互依存的 又是互相促进和相辅相成的 这主要取决于两个方面 一是信息具有社会功能 这是信息资