EXCEL操作技巧.doc

目 录第一章 善用鼠标与键盘111 操作Excel应具备的习惯112 鼠标操作技巧313 键盘操作技巧514 鼠标键盘联用操作技巧1015 【Shift】键作用总结1316 鼠标双击技巧总结15第二章 输入与编辑数据1721数据输入的基础知识1722手工输入数据2323复制及粘贴数据3324填充输入数据4925多人同时录入编辑5826导入外部数据6027语音输入6228数据的有效性63第一章 善用鼠标与键盘11 操作Excel应具备的习惯一、 使用同一名称来表述同一对象，而不要混杂使用简写、别称，以便使用函数查找、引用。同理，公司不同部门间对同一对象亦应统一名称或编码，以利数据的传递、引用。二、 不在字符串内、前后插入空格来排版，尽量使用对齐、缩进等功能，以便使用函数查找、引用。【链接】：可使用数据有效性对输入数据进行校验，限制输入包含空格的文本。三、 在要使用公式的单元格，尽量不使用合并单元格功能，以便填充公式、排序、筛选等。【提示】：当仅合并同一行的单元格时可使用跨列居中功能来替代合并居中功能。四、 表间互相取数时请使用公式引用数据所在单元格，以便数据更改时同步更新。五、 数据在要进行乘除等运算时，要养成使用ROUND函数的习惯，以免出现四舍五入的误差。六、 在计算结果可能出现#DIV/0!、#VALUE!、#N/A等错误，而其它单元格又需对此单元格进行运算时，要养成联用IF和ISERROR等函数来消除错误值的意识。七、 使用辅助列、辅助行来搭桥，化复杂为简单八、 工作簿内工作表较多时，使用工作表标签的快捷菜单，快速选取工作表。【提示】：通过用鼠标右键单击标签滚动按钮，显示快捷菜单。九、 在同一工作簿的不同工作表的相同单元格输入相同的数据或设置相同的格式，请使用组合工作表功能，以提高效率【链接】：具体使用方法参见本章第三节“键盘操作技巧”。十、 要对工作表进行临时性排序时，养成添加序号列的习惯，以便恢复原来的顺序。十一、 当工作表要提交他人（多人）填写时，养成保护工作表、锁定单元格以及对特定单元格设定数据有效性的习惯，以避免他人的错误操作影响报表的汇总。13 键盘操作技巧 F4 或 【Ctrl】+Y 重复上一次操作。 【Ctrl】+Z 撤消上一次操作。 【Ctrl】+;（分号） 输入系统当前日期。 【Ctrl】+【Shift】+:（冒号） 输入系统当前时间。 【Alt】 + =（等号） 用 SUM 函数插入“自动求和”公式。 【Ctrl】+X 剪切选定的单元格。 【Ctrl】+空格键 选定整列。【提示】：如果与输入法切换的快捷键相冲突时，输入法切换优先。 【Shift】+空格键 功能一：选定整行。【提示】：此快捷键与全角半角切换的快捷键相冲突时，输入法切换优先。功能二：在自选图形上编辑文字。 【Ctrl】+A 选定整张工作表。 【提示】：微软在联机帮助中的关于【Ctrl】+A快捷键功能的表述不完全准确。准确地说法请参见Excelhome会员一束阳光所补充的表述（红色部分文字）。光标所在单元格经过延伸，区域如果得不到扩大(四周空空如也)，按【Ctrl】+A，则选定整表。经过延伸，区域如果得以扩大，按【Ctrl】+A，则选当前区域，此时如果再按【Ctrl】+A，则肯定选定整表，因为区域没得到扩大。这与Word不同，为安全起见，最好按两次。）当前区域：当前单元格向相邻单元格(四面八方)延伸，如果遇到非空单元格，则非空单元格与原单元格一起再向四面八方延伸，直至无法延伸，即四面八方全为空单元格，最终所圈定的矩形区域即为当前区域。请在右侧附件里做试验。链接：要选定整张工作表也可用鼠标点行号列标的交叉处（名称框下面） 【Ctrl】+【Shift】+（双引号） 将活动单元格上方单元格中的数值复制到当前单元格或编辑栏。 【Ctrl】+【Shift】+8选定当前区域【提示】：等同于使用“定位当前区域”功能。 【Ctrl】+（撇号） 将活动单元格上方单元格中的公式复制到当前单元格或编辑栏。 【Ctrl】+9 隐藏选中单元格所在行（取消隐藏用【Ctrl】+【Shift】+9） 【Ctrl】+0 隐藏选中单元格所在列（取消隐藏用【Ctrl】+【Shift】+0） 【Shift】的其他作用参见本章第五节“【Shift】键作用总结”。14 鼠标键盘联用操作技巧 选取不连续单元格区域先选中第一个单元格或单元格区域，再按住 【Ctrl】 选中其他的单元格或单元格区域。也可按下组合键“【Shift】+F8”，激活“添加选定”模式，此时工作簿下方的状态栏中会显示出“添加”字样，以后分别单击不连续的单元格或单元格区域即可选定，而不必按住【Ctrl】键不放。【技巧1.3】选中某单元格后按住【Ctrl】键，再次单击这个单元格，此单元格会出现一个实线框。输入数据以后回车，活动单元格不会发生移动，仍停留在原单元格。此技巧用于反复输入数据进行测试非常有用。 插入单元格按住【Shift】，向下或向右拖动填充柄 删除单元格按住【Shift】，向上或向左拖动填充柄，可删除单元格，即下边（右边）的单元格上移（左移）【提示】：注意与不按【Shift】反向拖动的区别， 跨工作表移动单元格将鼠标移到单元格区域的边缘，按住【Alt】拖动鼠标到目标工作表的标签后至目标区域后释放鼠标。 复制单元格选定目标单元格区域，将鼠标移到单元格区域的边框，按住【Ctrl】拖动至目标区域。 调换单元格的顺序按住【Shift】，将鼠标移到单元格区域的边缘拖动单元格至目标单元格。 改变显示比例按住【Ctrl】向下或向上拨动鼠标的滚轮，即可改变工作表的显示比例。 使插入的文本框与单元格完全重合在使用“视图”菜单“工具栏”“绘图”工具中的“文本框”或“矩形框”时，按住【Alt】键的同时插入文本框，可以使文本框的边界与单元格或单元格区域的边缘重合。按住【Alt】键使用“椭圆”工具栏，可绘制与单元格或单元格区域边缘相切的椭圆。 绘制正方形、圆形、等边三角形按住【Shift】键，拖动矩形、椭圆、三角形图形工具可绘制为正方形、圆形、等边三角形。 以中点为中心向两端延长线段按住 【Ctrl】拖动线段的端点，则将某线段向两端延长（以中点为中心向两端延伸）。15 【Shift】键作用总结在英语中“Shift”单词的本意为转换、移动、转变，在Excel中使用【Shift】键就可实现功能变换的作用，如按住【Shift】即可将输入大写字母、按住【Shift】拖动单元格区域即可实现单元格区域的互换。下面对【Shift】键在Excel中具有的“特异功能”进行总结：工作表操作时【Shift】键的作用 1 按住【Shift】键拖滚动条快速翻页；2 选定【Shift】，然后点击滚动条某位置，可快速定位至点击处；3 按住【Shift】键单击滚动条的不同位置可快速滚动至相应位置，如按【Shift】单击滚动条最下端，效果等同于【Ctrl】+，可快速滚动至第65536行；4 【Ctrl】+【Shift】+箭头键将选定的区域扩展到当前数据区域与活动单元格同一行或同一列的最后一个非空白单元格；5 将【Enter】的移动方向反向；6 将【Tab】的移动方向反向；按住【Shift】加空格，可选定整行；【提示】：此快捷键与全角半角切换的快捷键相冲突时，输入法切换优先。7 按住【Shift】，向下或向右拖动填充柄插入单元格；8 按住【Shift】，向上或向左拖动填充柄删除单元格；9 按住【Shift】，拖动单元格至目标单元格可调换单元格的顺序；10 旋转自选图形时按住 【Shift】限制旋转角度在15度；11 按住【Shift】键，拖动矩形.椭圆.三角形图形工具可绘制为正方形、圆形、等边三角形；12 按住【Shift】拖动对象，可将对象限制在水平或垂直方向移动。16 鼠标双击技巧总结1、双击选项对话框的选项快速确认；Excel对话框中有很多选项，可以直接用鼠标双击它，使选择和确认选项同时进行。例如，双击“页面设置”对话框中页边距选项卡中的“横向”选项，系统直接将当前表格设置为横向，并退出对话框；又如，双击“选择性粘贴”对话框中其中的某个选项，无须单击“确定”按钮就可以直接执行操作。2、双击工具栏右侧的空白处，快速打开“自定义”对话框；3、双击浮动工具栏的标题栏，将使该工具栏添加到格式工具栏下；4、双击标题栏，Excel窗口在最大化和原始状态之间切换；5、双击菜单栏左上角中工作簿的图标，可以关闭当前工作簿；双击标题栏中的Excel图标，可以关闭Excel；6、双击某项菜单，即可将菜单中所有的菜单项（包括不常用的菜单项）全部展开（如果已勾选上“始终显示整个菜单”，则此双击功能无效）；7、双击“格式刷”按钮，格式刷可以反复多次使用，再次单击“格式刷”按钮，或者按Esc键，可以取消“格式刷”功能；8、双击绘图工具栏中的线、矩形、圆等图形时也可以连续绘图；9、双击工作表标签，即可对工作表名称进行“重命名”；10、双击填充柄可快速填充；11、双击拆分窗格的分割条，可以按当前单元格上下左右拆分；拆分后再双击分割条的任意部分可以恢复；12、双击EXCEL中的透视表中的数据，可在新的工作表中列出该数据的明细情况。第二章 输入与编辑数据21数据输入的基础知识211 概述数据输入的方法主要有以下几种：手工录入、复制粘贴、下拉填充、外部导入。而手工录入从方式上来分又可分为直接在单元格录入和通过记录单录入。手工录入时如果要录入本列已经存在的数据也可通过记忆式键入或从下拉列表选取的方式来提高录入的速度。为了防止输入错误数据，可以使用数据有效性来限制数据的输入。还可使用工作表和工作簿保护来防止其他用户修改工作表。212 可使用的数据类型单元格可使用的数据类型有：数值、文本、公式。数值可以为数字，也可以为日期或时间。以数字开头或结尾的字符串不是数值，仍为文本，如“123wps”。文本不可以直接进行算术运算，但有一个情况例外：某些特殊文本可以进行运算，如逻辑值“TRUE”和“FALSE” ，运算时Excel会将TRUE视为1，FALSE视为0。公式是对工作表中的数值进行计算的等式。公式也可以包括下列所有内容或其中之一：函数、引用、运算符和常量。【链接】：如果为了特定需要，既要在数值后加上计量单位，如“156公斤”，又要对其进行运算，一个简单的方法就是使用自定义格式。具体操作方法请参见第四章的“自定义格式”部分。213 控制单元格指针的移动在Excel单元格中录入数据，录入完毕后通常是按【Enter】键（或按编辑栏的输入图标）确认，系统自动将单元格指针移动至下一单元格。数据输入时发现录入错误，如果已经按【Enter】键确认，可以使用撤消按钮撤消刚才的输入，如果没有按【Enter】键(即光标没有跳至其他单元格)，则可按【Esc】键或编辑栏的取消图标就可以撤消刚才的输入。【链接】：可以根据自己的使用习惯来设定单元格指针的移动方式或方向（向右或向下），具体操作方法请参见第三章的“自定义及选项介绍”部分。虽然我们可以根据实际需要，通过选项菜单来设定单元格指针的移动方向，但这并不能完全满足我们的需要，例如：在工作中经常会在工作表中录入多条记录，当一条记录录入完毕，Excel并不会自动跳至下一记录的第一个字段，而是需要手工移动单元格指针至下一记录，这会影响数据录入的速度。可以使用以下两个技巧来解决这个问题：【技巧2.1】选定单元格区域以控制单元格指针的移动先选定要录入数据的单元格区域，然后输入数据，输完数据直接回车。单元格指针会在选定的单元格区域中依次移动。当一行/列录入完毕会自动跳至下一行/列。在录入数据时可使用【Tab】、【Shift】+【Tab】和【Shift】+【Enter】来控制单元格指针的移动。此三种快捷键的用法请参见第一章的相关内容。此方法的优点是可在不规则单元格区域的单元格中依次输入。【技巧2.2】录入数据到最后一列自动跳至下一行行首的技巧在单元格指针是向下移动的情况下，输入数据后按Tab键，至最后一列时再按回车，此时单元格指针会自动跳至下一行行首。【链接】：按住【Ctrl】键再次点击活动单元格则可固定单元格指针，用于在某单元格反复输入数据以供测试。【技巧2.3】通过记录单来输入数据使用记录单输入数据时，一条记录输入完毕自动输入下一条，不用换行。当列项目较多时超过了屏幕宽度，用普通的方法输入数据就要上下左右滚动表格。使用“记录单”可以避免此类不便。此方法的优点:可直观地输入或显示一条完整的记录，且可用于查找特定条件的记录。记录单是一种对话框，利用它可以很方便地在区域或列表中一次输入或显示一行完整的信息或记录。要创建记录单，需先单击需要向其中添加记录的区域或列表中的单元格。然后在数据菜单上，单击记录单。在记录单对话框单击新建(或ALT+W键)按钮。参见图21：图2.1 通过记录单输入数据记录单的特点： 数据表单一次最多只能显示32个字段。 按【Enter】键为输入下一条记录，在各字段间切换请使用Tab； 不必自己键入记录中的公式，记录自动填充相应公式；含有公式的字段将公式的结果显示为标志。这种标志不能在表单中更改，如图2.1中的销售额。 如果更改包含公式的记录，则直到按下【Enter】或单击关闭按钮更新记录之后，公式才被计算。 如果某字段设定了数据有效性，在记录单输入时不会检验，但添加记录到工作表时会予以检验； 可使用记录单的条件按钮来查找符合条件的记录，查询条件可使用通配符？和*。单击下一条(或ALT+N键)或上一条(或ALT+P键)按钮来翻阅符合条件的记录。查询完毕返回数据表单，请单击表单按钮。 可以通过记录单删除记录。需要注意的是：在“记录单”对话框中进行的删除操作是无法撤销的。 如果为数据清单区域（包括列的标题）命名为“DATABASE”这一特定名称，那么EXCEL会自动调整“DATABASE”这一名称的所指的单元格区域，使其包含用数据菜单记录单的新建按钮在清单中所添加新记录。如果命名为其它名称，则不会自动调整以包含新增记录；如果不使用记录单来新增记录而是手工输入数据也不会自动调整。214 对输入数据的编辑数据录入完毕后，如需对其进行修改，可以采用以下方式： 用鼠标双击需要编辑的位置，就会在双击处插入十字光标； 选定需修改的单元格按F2键，则在单元格内容尾部插入光标； 选中单元格，然后在编辑栏编辑。你可以根据使用习惯和编辑需要来选择以上方式。如果需要在单元格数据的尾部添加数据，建议使用F2键，既准确又快速。【提示】：为了防止误操作改动单元格数据，可以关闭“在单元格内部编辑”的功能。方法：工具菜单选项命令，单击“编辑”选项卡，然后清除“单元格内部直接编辑”复选框。当清除了“单元格内部直接编辑”复选框后，无法在单元格内部直接编辑数据，但可以在编辑栏中编辑修改数据。 当单元格处于编辑状态时，状态栏会显示“编辑”字样，同时会在公式编辑栏显现“输入”和“取消”两个图标。参见图2.2：图2.2 输入数据时的状态栏及编辑栏单元格处于编辑状态时，用户可以使用方向键来控制插入点的移动，还可以使用【Home】键或【End】键来将插入点移动至单元格内容的开始处或尾部。215 删除单元格的数据在单元格输入数据后发现数据有误，可以将其删除。删除方法有以下： 选定某单元格，然后按【Backspace】键。此法仅可删除一个单元格的数据； 选定单元格或单元格区域，然后按【Delete】键，或鼠标右键，点“清除内容”；【提示】：此法的优点在于：可用于一次性删除多个单元格区域的数据。 选定单元格区域，编辑菜单点“清除”命令。可以选择清除内容、格式、批注或全部。 选定某矩形单元格区域，然后向左或向上拖动填充柄，但是拖动时勿超出选定区域，否则为填充；参见图23：图2.3 使用填充柄清除数据22手工输入数据221 输入文本和数值数值和文本是Excel数据中最常见的。数值主要包括数字和时间、日期。在Excel中能使用的数值是有一定的范围限制的。具体限制见下表。数字的最大精度为15位，超过15位的数字以科学记数法来表示。数字精度15 位单元格中可键入的最大数值9.99999999999999E307最大正数1.79769313486231E308最小负数-2.2250738585072E-308最小正数2.229E-308最大负数-2.2250738585073E-308公式内容的长度1,024 个字符文本主要是一些描述性和说明性的文字。以数字开头的字符串，Excel仍将其视为文本。一些以文本格式储存的数字Excel也将其视为文本，但此类文本可以用一些巧妙的方法将其转换成数值型，具体方法请参见本章【技巧2.5】。一个单元格可以储存32,767 个字符，但单元格中只能显示 1,024 个字符；而编辑栏中可以显示全部 32,767 个字符。【提示】：尽管一个单元格可以储存32,767个字符，但复制工作表时仅保留前255个字符。如果既要复制单元格全部内容又保持工作表格式（如行高、列宽）请勿使用复制工作表的方法，可以使用复制单元格区域的方法。具体操作方法请参见本章第三节【技巧2.12】“使用选择性粘贴100%原样复制单元格区域”。& 输入文本选定单元格，然后输入相关文本，然后按【Enter】键、点选其它单元格或点编辑栏的输入图标均可。在一般情况下，输入的文本默认的格式为左对齐。输入的文本长度如果大于单元格的宽度，如果右侧单元格内容为空，则Excel会将内容显示在右侧单元格的上方。参见图24；如果右侧单元格不为空，则Excel会按现有字体尽可能地显示，直到不能显示为止，除非你将单元格格式设定为自动换行或缩小字体填充。如果事先将单元格的格式设定为文本格式，然后输入数字时，或者在输入的数字前加英文单引号“”，则输入的Excel会自动在单元格的左上角加一绿色错误指示符，提醒你此数字为文本型。选择此单元格时，在单元格旁边会出现一个按钮，单击按钮，再单击“转换为数字”即可将文本型的数值转换为数值型。图2.4 输入文本【提示】：如果包含文本型数字的单元格的左上角未出现错误指示符，请在工具菜单选项命令的“错误检查”选项卡，将规则区的“数字以文本形式存储”勾选上即可。强烈建议将其勾选上，此功能的巧妙应用参见本章本节的【技巧2.5】。& 输入数字选定单元格，然后输入相关文本按【Enter】键、点选其它单元格或点编辑栏的输入图标即可。在一般情况下，输入的文本默认的格式为右对齐。输入的数字长度如果大于单元格的宽度，在未设定过单元格列宽的情况下，Excel会自行扩大单元格的宽度，以适应数字长度，如果已设定过单元格宽度，Excel将数字以科学记数法显示或显示“#”。如果在数值前加入负号或在前后加括号，Excel将其视为负数。如果加入其他符号，Excel将其视为文本。如果录入的数值的小数点后位数相同，在这个情况下可以将Excel设定为自动设置小数点。这时Excel自动根据所输入的常数（如果输入的数字含有小数点则此选项不发生作用）将小数点添加到常数中的特定位置。例如：将自动设置小数点位数设置为4，如果输入123456，则自动变为12.3456。如果“位数”框保留为空白或设置为 0（零），则需要手动输入小数点。操作方法如下：在工具菜单选项命令“编辑”选项卡，将“自动设置小数点”复选框勾选上，并在“位数”框中输入小数位数。【技巧2.4】完全显示超长数字在Excel 中输入的数字大于11位，那么它的显示自动使用科学计数法。如果您不需要这种效果，可以打开“单元格格式数字”选项卡，选择“分类”下的“自定义”，然后在“类型”下选择“0.00”即可。在Excel中输入分数的方法： 先设定单元格格式为分数，然后按“分子/分母”的格式输入，如“1/3”，如果不先将单元格格式设定为分数，Excel会将输入的“1/3”视为系统当前年度的1月3日； 或按“0空格分数”的格式输入分数，如输入的“0 2/3 ”即可显示“2/3”，并按15 位的数字精度进行数据处理。不过，此法输入的分母不能超过99，否则输入结果显示为0。在一个工作表中某些单元格中要输入数字，另一些单元格却要输入文本，在数字与文本输入模式之间切换来切换去，会降低录入速度。为了减少录入数据时切换输入法的次数，可以在数据菜单有效性命令中设定单元格的输入法模式。具体方法请参见本章第七节“数据有效性”的内容。一些Excel初级用户经常会遇到这种问题，某单元格的求和公式明明是正确的，但其求和结果就是不对，总是差某几个单元格的值，这种情况是因为部分单元格的数字为文本格式，求和公式将其视为文本而不予以运算。下面介绍几个将文本型数字转换成数值型的技巧。【技巧2.5】将文本型数字转换成数值型，解决不能正确运算的问题方法1：先将单元格格式设定为数值，然后双击单元格进入编辑状态后回车；方法2：智能标记法选择单元格或某矩形单元格区域，然后单击单元格旁边的图标，出现如下菜单，点击“转换为数字”。图2.5 转换为数字方法3：选择性粘贴法利用选择性粘贴的运算功能可以将文本型的数字转换为数值。具体操作方法请参见本章第三节中“选择性粘贴”相关内容。方法4：联用选择性粘贴和剪贴板图2.6 联用选择性粘贴和剪贴板转换数值格式选择要转换的单元格区域，将其格式设定为“数值”或“常规”，然后连按两次【Ctrl】+C，打开剪贴板，点击剪贴板中刚才复制的内容将其粘贴到原区域，保持原区域的选定状态，在选定的单元格区域点击鼠标右键【选择性粘贴】，在弹出的选择性粘贴对话框中选择粘贴方式“文本”。方法5：分列法数据菜单分列命令，在 “列数据格式”中将 “文本”选项勾选上（参见图2.7），可以将不能运算的文本格式的数字转换成可以运算，但并未将其格式转换成常规型或数值型，转换后的数字仍然靠左对齐，转换得不是很彻底，仍需手动设置成数值型格式。图2.7 文本分列向导同理，可以利用此功能将数值转换成文本型或日期型。关于分列的操作方法请参见第七章的相关内容。以上方法比较：方法1一次只能转换一个单元格，不建议使用。方法2尽管只能转换一个矩形单元格区域，如果此区域左上角的单元格不是以文本形式的数字，则无法转换，但我们还是可以巧妙地利用此功能。如图2.8：图2.8 转换单元格区域文本格式的数值操作时不必一个单元格一个单元格的转换，分两次即可将所有的文本形式的数字转换成数值，如：分两次分别选定并转换A2：A8、B1：E8单元格区域即可。一般来说，几次操作即可将单元格区域的文本形式的数字都转换成数值。方法3和方法4不适用于有公式的单元格区域。方法5分列法较麻烦且不支持多列操作，不鼓励使用。【结论】：比较以上方法可知，第二种方法最好，效率高且适用面广，强烈推荐。【链接】：将数值转换成文本型数字的技巧参见本书第四章的相关内容。某单元格区域的公式为文本格式，不能计算，将其转为常规公式的方法参见第五章中的“常见公式错误及处理”。在公式中将字符串型数字转换成数值的方法请参见本书第六章的相关内容。222 输入日期和时间只要输入的日期或时间值符合Excel的格式，Excel就会自动转换为相应的日期或时间格式，如在单元格中输入“2007-1-1”、“2007/1/1”、“2007年1月1日”、甚至“1-1”、“1/1”，Excel均会将其视为日期数据。在Excel中，时间的默认的格式为24小时制，如果要按 12-小时制输入时间，请在时间数字后空一格，并键入字母 AM或a（表示为上午）、PM或 p（表示为下午），例如，9:00 p。否则，如果只输入时间数字，Excel 将按 AM（上午）处理。日期和时间可以使用加减运算，如：A1单元格为“2007-1-1”，A2单元格为“2007-3-31”，要求出两者相差的天数，直接在单元格输入公式“=A2-A1”即可。同理，在单元格中输入公式“=A1+1680”就可求出在“2007年1月1日”1680天以后的日期为“2011年8月8日”。223 批量、快速输入数据大多数Excel操作者不是专业打字员，打字速度有限，在录入数据时要尽量使用Excel提供的功能来加快数据的录入速度，提高工作效率。提高录入速度的途径主要有：一、减少键盘的敲击。二、提高键盘录入的效率。现简述如下：一、 减少键盘的敲击1、 使用已有数据 记忆式键入：如果在单元格中录入数据的起始字符与该列已有的录入项相符，Excel 可以自动填写其余的字符。但只能自动完成包含文字的录入项，或包含文字与数字的录入项。即录入项中只能包含数字和没有格式的日期或时间。如果接受建议的录入项，请按【Enter】键。如果不想采用自动提供的字符，请继续键入。如果要删除自动提供的字符，请按 【Backspace】键。 使用下拉列表：如果要输入单元格所在列已经存在的数据项，可以使用下拉列表功能。操作方法：请用鼠标右键单击单元格，然后在出现的右键菜单上点击“从下拉列表中选择”。 使用数据有效性：Excel的数据有效性的序列功能给单元格提供了一个下拉选项，我们可以利用此功能提高数据输入的效率。具体操作方法请参见本章的第六节的相关内容。2、 使用查找替换功能：如果某工作表中要多次录入某字符串，则可以先输入简写字符串，然后利用查找功能将其全部替换为所代表的字符串，以提高录入速度。如：某工作表中要多次录入“逸凡账务系统”，录入时可以只录入“YFXT”，最后使用查找功能将“YFXT”全部替换为“逸凡账务系统”。【链接】：查找替换功能的详细介绍请参阅本书第三章第一节的相关内容。3、 使用自动更正功能：Excel 中的“自动更正”功能可以在操作的同时更正常见的键入错误，在Excel系统中已设定一些常见错误，如果键入这些错误字符，Excel会自动将其更正，如将“their is”更正为“there is”、将“百练成钢”更正为“百炼成钢”。Excel还可以添加自定义的更正词条。如图2.9：图2.9 定义自动更正词条我们可以利用此功能来提高录入速度，只需在工具菜单自动更正选项命令，在“自动更正”对话框中添加上图中的自动更正词条，在录入时，只需录入“YFXT”，Excel即可自动将其更正为“逸凡账务系统”，大大提高录入效率。【提示】：在Excel中定义好的自动更正词条在Office系列其他应用程序（如WORD）中同样可以使用。 如果确实需要输入上文中的“YFXT”文本时，可先输入“YFXT?”及后面的文本，然后删除?所指的文本即可，或者从其他地方复制过来。4、 使用填充功能：如果录入的数据与相邻单元格相同或成序列，则可使用填充功能来录入。关于填充功能的使用请参见本章第4节的相关内容。二、 提高键盘录入的效率如果多个单元格要录入的数据相同，则可以使用【Ctrl】+【Enter】来一次性在多个单元格中录入相同的数据，以提高键盘录入的效率，达到事半功倍的目的。操作方法：使用【Ctrl】键选择多个单元格或单元格区域，键入数据，然后按住【Ctrl】再按【Enter】键。我们还可使用此组合快捷键在多个工作表的多个单元格区域键入相同的数据。操作方法：按住【Ctrl】点选多个工作表后，然后使用【Ctrl】键选择多个单元格或单元格区域，键入数据，然后按住【Ctrl】再按【Enter】键。【链接】：也可使用“将数据填充至其他工作表”的功能来提高录入数据的速度。具体操作方法请参见本章第4节相关内容。224 输入数据的校验数据的正确性是对数据录入的最基本的要求，如果录入的数据有大量错误，将严重影响数据的使用。那么如何保证录入数据的正确性和准确性呢？主要有以下措施或方法：一、录入前事先设定单元格的数据有效性，限制数据的输入，杜绝输入不合规定的数据。关于“数据有效性”请参见本章第六节的相关内容。二、录入完毕对录入数据进行校对和拼写检查。录入完毕后，单击“常用”工具栏上的“拼写检查”，检查输入文本的拼写错误。如果要检查某单元格区域，请先选定，如果要检查整张工作表，请单击任一单元格。我们还可利用Excel的朗读功能来检查数据输入的正确性。在【工具】菜单点击【语音】命令，将“显示从文本到语音工具栏”勾选上就可打开文本到语音的工具条：“朗读单元格”按钮是将单元格内的文字朗读出来，这个功能在样对时很实用，只是语速有点慢、间隔有点长。“按回车键开始朗读”按钮的功能是在单元格数据输完后一回车Excel就会自动读出你输入的内容，让你一边输入一边检查，提高工作的效率。【提示】：可在控制面板单击“语音”，在语音属性对话框单击“文字语音转换”选项卡。如图2.10：图2.10 设置朗读单元格的速度与语音类别在“语音速度”滑动条里调整朗读语速，在语音选择下拉菜单选择适当的语音类别：选择“Microsoft Simplified Chinese”：朗读时汉字将朗读出中文发音，英文单词将按字母逐字朗读，数字将按中文格式朗读。选择“Microsoft Mary或Microsoft Mike”或“Microsoft Sam”：朗读时将跳过汉字（即不朗读汉字），英文单词将按单词朗读，数字将按英文格式朗读。23复制及粘贴数据231移动或复制数据在工作中为了避免重复录入数据，提高操作效率，可复制原有数据。Excel复制数据可分为复制单元格和仅复制单元格的指定内容。& 复制数据的方法有： 点击常用工具栏的复制图标； 点击右键，然后选择“复制”命令； 使用右键拖动要复制的区域，再选择“复制到此位置” 编辑菜单复制命令 使用【Ctrl】+【C】快捷键 按住【Ctrl】拖动鼠标（仅用于复制单元格，复制单元格内的内容不能用此法） 如果是相邻单元格，还可以使用“填充”功能来复制数据【技巧2.6】：使用格式刷复制单元格数据格式刷一般是用来复制单元格的格式，实际上它还可以复制数据。使用方法如下：选中要复制的单元格，双击格式刷，选择目标区域（可多选），然后按【Enter】键，这样可以复制单元格的格式和文本，包括条件格式，相当于使用【Ctrl】+【C】。& 移动数据的方法有： 点击常用工具栏的剪切图标； 点击右键，然后选择“剪切”命令； 使用右键拖动要复制的区域，再选择“移动到此位置” 编辑菜单剪切命令 使用【Ctrl】+【X】快捷键 直接用鼠标拖动单元格区域的边缘【提示】：不能对多重选定区域使用复制、剪切命令。注意理解“多重”的含义。& 粘贴数据的方法有以下几种： 点击常用工具栏的粘贴图标； 点击鼠标右键，然后选择“粘贴”命令； 编辑菜单粘贴命令 使用【Ctrl】+【V】快捷键 使用格式刷粘贴数据【链接】：参见第四章【技巧4.1】 使用剪贴板的“粘贴”图标（参见图2.11）。 选中待粘贴的单元格后按【Enter】键【提示】：仅用于粘贴单元格，粘贴单元格内的内容不能用此法。图2.11 使用剪贴板粘贴& 剪贴板的知识：剪贴板实际上是一个数据中转站，暂时储存复制的数据。它分为windows剪贴板和office剪贴板，下面主要介绍一下office剪贴板。Office剪贴板一般情况下仅保留最新复制的数据，每次复制数据时都将替换掉以前所复制的数据。如果打开剪贴板，最多可以连续复制24个数据项目，再根据需要逐项粘贴至目标区。打开剪贴板的方法： 编辑菜单office剪贴板； 连按两次Ctrl+C； 三击工具栏的复制图标； 单击任务窗格的下拉菜单中的“剪贴板”命令(见下图)； 图2.12 在任务窗格打开剪贴板打开Excel 剪贴板，单击左下角的“选项”按钮，可以看到有关剪贴板使用的三个选项。图2.13 设置剪贴板如果想让它执行两次操作后自动弹出，可以将“自动显示Office剪贴板”选中；如果您选中了“在任务栏上显示Office剪贴板的图标”，就可以在系统时钟区看到“Office剪贴板”图标，鼠标右键单击它可以执行多种任务；若选中“复制时在任务栏附近显示状态”，可以在执行复制操作时使用动画图标。下面介绍妙用剪贴板的两个技巧：【技巧2.7】：利用剪贴板复制自定义格式所显示的内容我们知道自定义格式只是改变了数据所显示的形式，并不改变原数据（关于自定义格式的详细内容请参见本书第四章）， 比如图2.14中单元格A1的数值为“150”，但显示为“150元”。复制A1单元格后无论使用一般的粘贴方法还是选择性粘贴都无法将显示的内容（即“150元”）粘贴到其它单元格。下面介绍“利用剪贴板复制自定义格式所显示内容”的方法。方法1：复制单元格后，选择目标单元格，用鼠标点击编辑栏（或双击目标单元格），然后点击剪贴板中要粘贴的对象。方法2：复制单元格后，选择目标单元格，点击剪贴板中要粘贴的对象，将复制的对象粘贴到目标单元格后，在目标单元格点鼠标右键“选择性粘贴”，在弹出的“选择性粘贴”对话框中选择粘贴方式“文本”，如图2.14所示。图2.14 利用剪贴板复制自定义格式的内容【提示】：可以复制A1单元格后，将其粘贴到记事本或word文档，这样也可复制所显示的内容。利用此技巧可将“20061023、20070103”这样的数字型日期转换为“二六年十月二十三日、二七年一月三日”等日期字符串，方法如下：先将单元格格式设定自定义格式“0000-00-00”，再利用前述剪贴板技巧，将显示值复制粘贴到原单元格，粘贴后“20061023、20070103”分别变成日期值“39013、39085”，如下图：然后，再将其格式设定需要的日期格式：再使用剪贴板将显示值复制粘贴为“二六年十月二十三日、二七年一月三日”等字符串【技巧2.8】：利用剪贴板将多个单元格值合并到一个单元格图2.15 利用剪贴板将多个单元格值合并到一个单元格方法：复制单元格区域后，选择目标单元格，用鼠标点击编辑栏（或双击目标单元格），然后点击剪贴板中要粘贴的对象。【提示】：可以将目标单元格区域复制后，粘贴到记事本或word文档，再复制，然后双击目标单元格，再粘贴，这样也可将单元格区域的值合并到一个单元格。& 粘贴选项：将复制的单元格或单元格区域粘贴到目标单元格区后，目标单元格区域右下角会出现“粘贴选项”图标，如下图。可根据实际需要选择粘贴选项。粘贴选项与选择性粘贴的相关功能相同，故在此不再介绍，请参见本章“选择性粘贴”的相关内容。图2.16 粘贴选项打开或关闭“粘贴选项”的方法：工具菜单选项命令，再单击“编辑”选项卡，选中或清除“显示粘贴选项按钮”复选框。【提示】：使用更多的粘贴选项：点击粘贴图标旁边的黑色小三角，打开选项菜单（如下图），根据需要使用适当的选项。图2.17 粘贴选项菜单232在现有数据间插入所复制或移动的数据如果要将复制的数据直接插入现有数据间，不必事先插入空白单元格，然后再复制。可以直接采用以下方法： 复制单元格后，点击插入菜单的复制单元格命令（没有复制时此命令为单元格）； 复制单元格后，直接在要插入的单元格前点右键，选择“插入复制单元格”命令；【技巧2.9】：直接将单元格拖动插入到目标单元格区域之间图2.18 拖动单元格并插入到目标单元格区域选择要移动的单元格，按住【Shift】键，拖动单元格至目标区域。如下图将C4：C5单元格移动插入至A5之后。如果要将C4：C5单元格复制插入至A5之后，按住【Shift】键和Ctrl键拖动C4：C5即可。233选择性粘贴我们知道，复制粘贴单元格时会将单元格的公式、格式复制到目标单元格。有时候我们只需将源单元格的格式、公式或有效性验证复制到目标单元格，这时普通的粘贴方法就不适用了，可以使用选择性粘贴将源单元格的部分信息复制到目标单元格。图2.19为选择性粘贴的对话框。图2.19 选择性粘贴下面介绍选择性粘贴中非常实用的几个常用功能及相关技巧： 公式：仅粘贴源单元格中的公式。当粘贴公式时，单元格引用将根据所用的引用类型而变化。如要使单元格引用保证不变，请使用绝对引用。【技巧2.10】：利用“选择性粘贴公式”将数值粘贴到合并单元格使用普通的粘贴尽管可将源单元格的数值粘贴到合并单元格，但合并单元格会取消合并。“选择性粘贴数值”功能不能将数值功能粘贴到合并单元格。利用“选择性粘贴公式”可以将数值粘贴到合并单元格，可保留合并格式不变，且合并单元格中的每个单元格都有数值。当然也可直接使用“选择性粘贴值和数字格式”来实现上述功能。 数值：仅粘贴源单元格的数值，不粘贴源单元格的格式；如果单元格为公式，则将公式计算结果粘贴到目标单元格。【提示】：此功能不能将数值粘贴到合并单元格。【技巧2.11】：使用拖动法将单元格区域的公式计算结果转换成数值选定要转换的单元格区域，按住鼠标右键将此区域沿任何方向拖动一小段距离(不松开鼠标)，然后再把它拖回原处（注意：不是填充），松开鼠标，从出现的快捷菜单中选择“仅复制数值”，即可将公式计算结果粘贴到原区域，当然用拖动法还可实现移动、复制、插入等功能，如下图： 格式：仅粘贴源单元格格式。但不能粘贴单元格的有效性。【链接】：可以使用格式刷复制单元格格式。关于格式刷的使用方法及技巧请参见第四章第一节的有关内容。 有效性验证：将复制单元格的数据有效性规则粘贴到粘贴区域。 列宽：将某个列宽或列的区域粘贴到另一个列或列的区域。【技巧2.12】：使用选择性粘贴100%原样复制单元格区域工作中经常要将工作表中的某张表格复制到其它工作表，但是复制过去后表格的行高、列宽已经发生改变，需要重新设置，很浪费时间。下面介绍一个技巧，可以将表格复制粘贴后保持单元格格式及行高列宽不变。第一步：选定要复制的表格区域所在的整行，复制。图2.20 选定表格区域所在的行第二步：切换到目标工作表，选定目标区域的第一行整行，粘贴图2.21 选定目标区域的第一行粘贴第三步：粘贴后保持各行的选中状态，点鼠标右键“选择性粘贴”命令，在对话框中选择“列宽”。图2.22 选择性粘贴列宽第四步：粘贴后的效果如图：图2.23 粘贴后效果【提示】：第三步也可不使用“选择性粘贴”命令，而是使用“粘贴选项”菜单中的“保持源列宽”命令。整行复制时的“粘贴选项”菜单见图2.24图2.24 粘贴选项【链接】：复制整张工作表可使用“移动或复制工作表”功能，关于此功能的介绍请参见第三章的有关内容。 公式和数字格式：仅从选中的单元格粘贴公式和所有数字格式选项。 值和数字格式：仅从选中的单元格粘贴值和所有数字格式选项。 运算：对目标单元格区域进行相应的数学运算。【提示】：同时将“选择性粘贴”里的“公式”和“乘”选上，可将多个合并单元格区域同时加减乘除上一个数，可保留原合并格式不变，且合并单元格区域内的每个单元格均有数据；【技巧2.13】：使用选择性粘贴将文本型数字转换成数值型如果某单元格区域的数字为文本格式，无法对其进行加减，可在某空白单元格输入数值1，复制数值为1的单元格，再选定目标区域，选择性粘贴乘/除，即可将文本格式的数字转换为数字格式。也可以使用选择性粘贴对目标单元格进行加或减零值的方法进行可转换。使用此方法将以元为单位的报表转换为以千元或万元为单位是非常方便的！同理，使用“选择性粘贴乘”的功能将单元格区域的数字转换正负号。【链接】：还可以在不改变数据原值的情况下把报表转换为以千元或万元为单位显示，其方法请参见本书第四章的“自定义格式” 跳过空单元：当复制的源数据区域中有空单元格时，粘贴时空单元格不会替换粘贴区域对应单元格中的值。 转置：将被复制数据的列变成行，将行变成列。源数据区域的顶行将位于目标区域的最左列，而源数据区域的最左列将显示于目标区域的顶行。 【链接】：将某矩形单元格区域转换至一列中的技巧请参见本章【技巧2.15】：将某单元格区域的数值转换至一列或一行 粘贴链接：将被粘贴数据链接到活动工作表。粘贴后的单元格将显示公式。如将A1单元格复制后，通过“粘贴链接”粘贴到D8单元格，则D8单元格的公式为“=$A$1”。【提示】：如果复制单个单元格，粘贴链接到目标单元格，则目标单元格公式中的引用为绝对引用，如果复制单元格区域，则为相对引用。234将单元格区域复制为图片& 将单元格区域复制为图片： 按住【Shift】键，编辑菜单复制图片则会弹出复制图片的对话框，要获得最佳图片质量，请选定择“如屏幕所示”和“图片”复选框，再单击“确定”。【提示】：为了保证图片质量，使用“如屏幕所示”和“图片”选项复制的项将按其初始尺寸的 100% 来粘贴。例如，如果按 75% 来缩放工作表，从工作表中复制的项在粘贴时将显示的稍大一些，因为它是以实际尺寸来粘贴的。图2.25 将单元格复制为图片 先复制单元格区域，按住【Shift】键，编辑菜单粘贴图片效果与前述方法相同。& 将单元格复制为图片链接：先复制单元格区域，按住【Shift】键，编辑菜单粘