管理人员出差管理办法.doc

一、目的（1） 使本公司职工因公务需要出差时，其定立制度化、合理化。（2） 促使本公司之出差管理业务推行顺畅。二、范围本办法所指的管理人员是指各部门经理、区域经理、总监、总经理助理、副总经理因工作需要，须至国内外出差接洽业务者，均依照本办法所规范的体制管理。三、职责（1） 管理部负责本办法制定、修改、废止之起草工作。（2） 总经理负责本办法制定、修改、废止之核准。四、细则1. 名词定义（1）国内出差 本公司职工因接洽业务、培训、开会、参展、客服等，须至工作所在地市以外当日不能往返者属之。（2）国外出差 本公司职工因接洽业务、开会、参展等，须至其他国家者属之。2. 一般规定2.1. 出差申请2.1.1. 国内出差（1）部门经理、区域经理、总监(A)出差时间在3日内者，需提前7日提出出差申请单，由分管副总经理核准。(B)出差时间在3日以上者，由总经理核准。 （2）总经理助理、副总经理需提前7日提出出差申请单，由总经理核准。2.1.2. 国外出差不分级别一律须经总经理批准。【注】如核准人因出差，由其职务代理人行使核准权；如核准人职位空缺，由该级别职务的上级主管行使核准权；如核准人和出差人不在同一城市办公，可以以传真或邮件形式行使核准权。2.1.3. 销售及企划部门经理、区域经理、销售总监、主管销售副总经理因接洽业务需出差的，提前7日填写客户拜访计划表由上级主管核准后申请出差。2.2. 出差报告2.2.1. 国内出差出差完毕返回公司后，应于二日内向上级主管提报出差报告单。2.2.2. 国外出差出差完毕返回公司后，应于二日内向总经理呈报出差报告单。2.2.3. 部门经理、区域经理、总监、总经理助理、副总经理出差接洽业务返回公司后，应于二日内向上级主管呈报客户拜访报告表（附客户名片）。3. 出差旅费3.1. 预支差旅费3.1.1. 国内出差出差人在出差前须预支差旅费者，应于出差期间可能需要的差旅费金额范围内，填写于出差申请单内，经上级主管核准，由财务主管审核后，向出纳领取预支款项。3.1.2. 国外出差出差人得依目的地及出差时间需要，经总经理核准，原则上以美金为旅费预支计算标准。3.2. 差旅费报支3.2.1. 国内出差出差完毕返回公司后，应于二日内出具有关凭证，并填写外阜出差费报销单，与出差旅费单据（单据粘贴在粘存单上对应客户拜访计划表）并呈，经上级主管核准、财务主管审核，再向出纳结帐，报销应补旅费或缴还旅费或缴还预支旅费的余额。3.2.2. 国外出差出差完毕返回公司后，应于二日内出具有关凭证，并填写外阜出差费报销单，与出差之旅费单据，呈经总经理核准，再向出纳结帐，报销应补旅费或缴还预支旅费之余额。3.2.3. 报销单据：需交客户拜访计划表、出差申请单，并填写外阜出差费报销单（费用报销单）、出差派遣单、客户拜访报告表等票据粘贴在“原始单据粘存单”，一并整理好递交财务部报销。3.2.4. 报销规定：当日、当月发生的费用已当日、当月票据报销，若无发票需实情陈述，不得拿过期或其他票据抵充；报销手续不齐全、不规范、发票连号、不规则发票、假发票等财务部门不予报销，及时责问当事人，并按违规单据金额1-5倍的处罚，情节严重的开除处理。3.2.5. 报销时间：公司本部门人员为每周一和每周三下午；办事处人员 每月25日前需把整理好的报销单据寄到公司，报销日为每月8日。4. 旅费申报标准4.1. 住宿费用4.1.1. 本市外勤无住宿费报销4.1.2. 国内出差（1） 部门经理、区域经理（A） 单人200元内（B） 双人260元内 （2）总监、总经理助理、副总经理 （A） 单人320元内 （B） 双人380元内4.1.3. 国外出差由公司统一订房 4.1.4. 住宿原则（1） 在两人同时出差至同一目的地时，应住宿双人房以节省费用。（2） 出差申报住宿费用超标准时，超支部分由出差人自理。（3） 住宿单据金额如少于标准金额时，按单据金额报支。（4） 因业务需要，随同高职等人员一起住宿，可按高职等人员住宿标准申报住宿费，但原则上应以最经济方式住宿。（5） 国外出差，由管理部按规定等级先代为预订酒店房间；如临时变更， 出差人须事先向上级主管申报。（6） 如公司在出差地租有宿舍，应在宿舍留宿，不在参照上述标准，若要住宿酒店须自理。4.2. 交通费用4.2.1. 本市外勤依节约为原则，考虑外勤事项的紧急和重大因素向管理部申请用车，具体操作按公务车派遣流程执行。4.2.2. 国内出差（1） 飞机、火车、船（A） 所有人员出差，飞机票、火车票、船票等，一律由公司管理部根据市场票价情况统一订票。若未提前申请私自购买票的，财务部一律不予报销，由出差人自理。（B） 因出差人员个人原因误点未能乘坐所定交通工具的，由当事人负责承担当天票据实际损失额的一半费用。 （C） 乘飞机标准：购买到折扣机票，机票价格同火车票或低于此价格。乘火车标准：乘车时间为5小时内，乘坐硬座；5小时以上，乘坐硬卧。（2） 自备交通工具（A） 出差人若自备交通工具（以汽车为限）可较经济快速时，得事先提出申请（申请单上务必注明该车当时之里程数），经上级主管核准后行之。（B） 其油料费用报支以市价为标准，再乘以实际里程。（C） 油料费用报支时应附发票证明单据，如单据金额低于申报标准金额时，则以实际单据金额报销。（D） 过路、过桥、停车费用亦可一并申报并应附上单据为凭。（3） 乘车原则出差距离较近时，应以乘坐公共汽车为原则，由住所至车站或机场亦同。（4） 基于下列事由之一，经上级主管批准后可乘出租车或摩托车：（A） 携带公物，不便乘坐公共汽车。（B） 前往没有公共汽车或公共汽车稀少地区时。（C） 招待客户而有必要时。（D） 紧急公差时。 【注】出差旅费上报支出租车之交通费用申请时，须在“票据”上注明行程。4.2.2国外出差飞机、火车、船所有人员出差，飞机票、火车票、船票等，一律由公司管理部根据市场票价情况统一订票。若未提前申请私自购买票的，财务部一律不予报销，由出差人自理。4.3. 膳食费用 4.3.1. 报销标准：餐费、水费、市内交通费、杂费等。（按票据实报实销，超出部分自行承担）（1）本市外勤部门经理、区域经理：中餐20元，杂费10元，交通费凭票据实报实销。总监、总经理助理、副总经理：中餐30元，杂费10元，交通费凭票据实报实销。 （2）国内出差 区域经理、部门经理：100元/天 总监、总经理助理、副总经理：180元/天 4.4. 通讯费用（包括手机、小灵通、固定电话）手机话费、小灵通话费、固定电话费标准。（按账单实报实销，超出部分自行承担）区域经理：100元/月 部门经理、总监：100元/月总经理助理、副总经理：200元/月【注】办事处的通讯费用若超出标准，超出部分由其办事处区域经理承担。非飞行状态下，手机应保持24小时通话畅通，否则处以100元/次罚款。4.5. 注意事项（1） 出差应以最短期间、最经济方法实施之。（2） 因培训、开会出差，如由主办单位提供膳宿及交通者，不得申报相关费用。（3） 出差人于出差期间应将联络地点通知其职务代理人。（4） 出差日程如须变更，应事先报请主管及管理部核准，否则亦应于事后尽速提出具体报告。（5） 出差人员除暂调外，不得申报延时加班