奥组委物流管理信息系统软件业务需求说明书.doc

奥组委物流管理信息系统奥组委物流管理信息系统 业务需求说明书业务需求说明书 需求人 需求人 奥组委财务部奥组委财务部 2 40 1 引言引言 3 1 1 编写目的 3 1 2 背景 3 1 3 物流业务描述 4 1 4 参考资料 6 2 项目概述项目概述 6 2 1 名称 6 2 2 目标 6 2 3 用户 6 2 4 业务流程 7 2 5 业务职能描述 8 3 采购管理采购管理 11 3 1 业务描述 11 3 2 用户描述 12 3 3 业务流程 12 3 4 数据流程 14 3 4 功能点列表 14 3 5 功能详述 15 3 5 1采购计划管理 15 3 5 2采购流程跟踪管理 16 3 5 3合同管理 17 3 5 4订单管理 18 3 5 5供应商管理 19 4 场馆物流管理 场馆物流管理 VMS 20 4 1 业务描述 20 4 2 用户描述 20 4 3 业务流程 20 4 3 1场馆物资追踪 21 4 3 2场馆物流服务 23 4 4 功能点列表 23 4 5 功能详述 23 4 5 1场馆物资接收管理 23 4 5 2场馆物资追踪管理 25 4 5 3场馆物资回收管理 26 4 5 4任务分配管理 27 4 5 5人员信息管理 28 5 仓储管理 仓储管理 WMS 28 5 1 业务描述 28 5 2 用户描述 29 5 3 业务流程 29 5 4 功能点列表 30 3 40 5 5 功能详述 31 5 5 1入库管理 31 5 5 2货区货位管理 32 5 5 3出库管理 33 5 5 4货区计划管理 34 5 5 5系统信息管理 35 6 物资追踪管理物资追踪管理 36 6 1 业务描述 36 6 2 用户描述 36 6 3 功能详述 36 7 配送计划管理配送计划管理 37 7 1 业务描述 37 7 2 用户描述 37 7 3 业务流程 37 7 4 功能详述 38 8 资产管理 资产管理 9 捐赠工作管理 10 物流编码规则 11 Comment u1 按最新组织结构修改 涉及到子系统的划分和需求确认 4 40 1 引言引言 1 1 编写目的编写目的 本说明是指奥组委采购物流管理信息综合系统的软件业务需求说明 主要着 眼于物流部门承担的业务以及相关处理流程 为系统开发时编写用户需求 功 能需求说明书做前期准备 1 2 背景背景 在第 29 届奥林匹克运动会准备及比赛期间 为履行采购项目和物流项目的 工作职责 按照奥运会标准为各职能部门及其利益相关方提供采购 物流服务 需要对组委会的采购和物流工作实行信息化管理 以便正确 及时的记录和跟 踪资产信息 合理安排货物配送 科学分配库容设施 物流部门的组织结构如下 物流筹备组 采购处物流处 物流部门组织结构图 采购处的主要职责是 采购处的主要职责是 根据组委会各职能部门提出的需求 借鉴往届奥运会的经验 综合考虑采 购成本和使用需求 进行合理的物资规划 依照有关法规 政策和标准 本着 勤俭办奥运的方针 公开 公正 高效的组织实施采购行为 对采购合同实行集中化管理 确保合同如期履行 制订与履行以上职能相 关的政策和工作程序 物流处的主要职责是 物流处的主要职责是 负责对物资供应链进行全过程跟踪管理 保证物资及时采购 交付和归还 并按照有关政策进行资产处置 具体职责如下 物资采购 物资接收 仓储 配送 追踪 处置 处的主要职责是 Comment u2 与配送中心的关系 Comment u3 含义 Comment u4 配送任务应该在信息 流的 5 40 1 3 物流业务描述物流业务描述 委内部门或机构 委内部门或机构 非委内机构 非委内机构 信息流 信息流 物流 物流 物流筹备组物流筹备组 总部总部 场馆场馆 供应商 供应商 物资配物资配 送计划送计划 采购部门采购部门 财务部门财务部门 VIKVIK 捐赠部门捐赠部门 第三方物流第三方物流 配送中心配送中心 餐饮 垃圾清运餐饮 垃圾清运 等其他业务等其他业务 物流业务物流 信息流描述图 如上图所示 物流筹备组管理的物资主要包括三个来源 采购部门的采购物资 财务部门 VIK 处获得的 VIK 物资 市场部门的捐赠物资 2008 年奥运会召开之前 各个场馆以及职能部门对物资的需求进行申报 这些物资将通过采购 VIK 捐赠等渠道获得 其中一部分在赛前运到物流中心 储存 一部分物资在赛时由供应商直接送到场馆 在赛时及 BUMP IN 阶段 物 流中心根据各场馆 部门申报的物资需求量 以及第三方物流赞助商运输能力 场馆的吞吐能力等各种因素 制定物资配送计划 将所需物资按时 按质 按 量运送到所需场馆 在配送任务实现过程中需要关注实物流动 实物流 和信 息相互交换 信息流 实物流实物流 主要关心物资实物在不同场馆或单位之间的流动 包括以下几个方面 奥组委配送中心向奥运场馆和奥组委总部机构的物资运送 供应商直接向奥运场馆和奥组委总部机构的物资运送 6 40 供应商向配送中心的物资运送 赛时餐饮等业务向奥运场馆和奥组委总部机构的物资运送 赛时垃圾清运等业务从奥运场馆和奥组委总部机构的物资运出 信息流信息流 主要是关注为顺利执行实物流动 从而引起各个部门之间存在信息交换的方 面 采购部门采购物资信息与物资筹备组的信息交换 财务部门 VIK 物资信息与物资筹备组的信息交换 市场部门捐赠物资信息与物资筹备组的信息交换 各个场馆和总部机构与物资筹备组存在信息交换 供应商与物资筹备组存在信息交换 配送中心与物资筹备组存在信息交换 第三方物流等与物资筹备组存在信息交换 餐饮 垃圾清运等其他业务执行单位与物资筹备组存在信息交换 1 4 参考资料参考资料 采购物流管理信息系统立项申请书 采购物流管理信息系统立项建议书 物资管理办法 2 项目概述项目概述 2 1 名称名称 项目名称 采购 物流综合管理信息系统 2 2 目标目标 系统要实现采购的信息化管理 系统实现物资仓储管理 资产追踪管理的信息化管理 系统实现物资货运配送管理 核心是记录功能 查询功能和为决策提供参考的功能 7 40 2 3 用户用户 物流系统用户 包括奥组委内部用户 物流赞助商 物流承包商 采购供 应商等 根据承担物流职责的不同 对访问系统有不同的要求 应能满足 200 300 人同时访问 并对用户权限进行设置或调整 例如实现授权等要求 用户类型用户类型用户描述用户描述用户数量用户数量 项目员 项目助 理 终端基础信息数据输入 本岗位工作信息系统管理 200 项目主管审核上一级提交数据 整 合计划 提报上一级领导 100 处长 部长系统验收 分配任务 有 权查询本系统所有数据 20 系统管理员支持和修改系统权限 3 物流承包商 赞 助商 在权限范围内双方进行物 流工作上的沟通 无权删 除 修改和更新信息数据 20 采购供应商订货信息与送货信息的沟 通 待定 政府相关机构一定权限范围内政策信息 上的横向沟通 无权删除 修改和更新信息数据 待定 8 40 2 4 业务流程业务流程 VIK 物资 捐赠物资 仓储管理 办理出库手续 在用资产追踪管理 场馆物资管理 计划配送管理 物资运送管理 物资领用部门物资 部门 办理入库手续采购管理 需求部门 供应商 物流部门操作流程图 在奥运会赛前由各部门 场馆提出物资需求计划 审核 批准后的物资需求 计划通过采购 VIK 捐赠等途径来获取 通常情况下 物资在采购定单或 VIK 定单阶段开始进行物资信息追踪 然后各种渠道获得的物资到物流部门办 理入库手续后 进入物资仓储管理阶段物资信息记录管理 通过办理出库手续 进入物资使用追踪阶段管理 出库后的物资要通过物资配送计划 确定物资信 息和实物流向 赛时物资使用流向主要是场馆 赛前物资使用流向主要为各职 能部门 在入库方面 物资入库有两种情况 一是真入库 实物流与信息流并行 物资通过办理入库手续进入仓库保管状态 另一种是假入库 物资实物流与信 息流分开 指物资并没有存放在库房中 而是直接进入使用状态 入库是履行 物资归属信息记录的一种手段 在物资出库和使用中也会出现实物流与信息流分开的情况 比如场馆间 9 40 物资调配 实物直接在场馆之间移动 信息则通过物流中心的系统进行记录变 更 因此 包括 VIK 物资和捐赠物资在内 所有物资从入库开始由物流处对物 资进行追踪管理 通过办理出库手续 各种物资由第三方物流公司从物流配送 中心运送到各物资领用部门 场馆 物资的管理和使用由各物资领用部门 场 馆 负责 也可以由供应商直接送到奥组委总部或者各个场馆使用 在整个过 程中 贯穿了对物资的实物追踪管理 赛后物流部门牵头负责物资回收 2 5 业务职能描述业务职能描述 因此给出采购物流信息系统需要实现的采购管理职能和物流管理相关的管 理职能 如下图所示 物流部门主要业务管理职能图 采购管理采购管理 接收奥组委各个部门对采购物资的需求 对采购合同实行集中化管理 确 保合同如期履行 建立为履行以上职能所需要的团队 制订与履行以上职能相 关的政策和工作程序 场馆物流管理场馆物流管理 10 40 对运送的场馆的物资进行管理 按照物资需求进行入场 存储管理 补货 出场等管理 对于场馆物资管理系统 是否跟踪到房间尚未确定 在物流中心 对物资存在的信息控制只是到场馆 部门一级 仓储管理仓储管理 通过对仓储信息进行有效管理 基本实时的反映仓储状态 比如货物的当 前操作和货位信息 以便于全面控制库存和订单流动 提高仓储操作的效率 并为采购 配送提供必要的货物数据 例如 入库操作中利用当前的货位信息 系统自动做出货物的储存货位分配的建议等等 配送计划管理配送计划管理 奥运物流信息系统中的管理层次 更为关注宏观层面的物资配送与管理 直接面对管理的对象为各第三方物流提供商 操作人员为奥组委物流部门及赞 助商的工作人员 物流配送管理人员整合各相关部门或场馆的需求信息 交通 安检信息 赞助商服务能力信息 然后根据场馆 物流中心的 可用时间 制 订物资配送计划 由物资流赞助商执行物资配送计划 即物流赞助商的配送车 辆在计划的时间内 把正确的物资配送到正确的场馆 物资追踪管理物资追踪管理 物资追踪管理的目的是要体现物流部门管理物资的种类 数量 存在状态 及所管理的这些物资的流向记录 根据奥运物资的流动特点 资产跟踪将在以下几个环节进行跟踪 采购阶段 采购订单下达后 资产跟踪系统实现订单的跟踪 直到采购物 资入库 仓储阶段 物资进入仓库后 对库房物资进行货区 货位管理 物资出库 后 记录物资出库的相关数据 进入物资使用追踪环节 配送阶段 对出库后的物资从装入配送车辆开始到送达需求部门 场馆止 进行配送过程中物资转移信息的跟踪记录 场馆 部门阶段 物资到达场馆 单位后 将被分配到各相关部门或场馆的 人员使用 这一阶段对物资使用的状态及存在位置进行跟踪 回收阶段 物资在各场馆 单位使用结束后 将被运回配送中心的仓库 系统需要记录回收过程的物资状况 物资转移记录 直到最后资产处置结束 11 40 采购阶段 仓储阶段 配送阶段 场馆 部门阶段 回收阶段 物资追踪管理的阶段描述图 根据正在修改的物流管理办法 物资管理可能形成二级管理体系 物流部 门作为一级管理部门 以秘书行政部 技术部 医疗部门 体育部等物资归口 管理部门为主的二级管理部门进行分类管理 入库状态的物资由仓储管理来细化追踪 出库状态的物资由场馆管理来细化追踪 在这个层面的物资追踪上 还可 能记录到其他组委会外部个体 交管局 BOB 海关等 使用的物资 捐赠管理捐赠管理 捐赠管理是市场部执行奥运捐赠的管理工作 其中对物资的管理纳入物流 部门统一管理范畴内 其系统独立于采购物资信息系统之外 VIK 管理管理 VIK 管理是财务部 VIK 管理部门对现金等价物的管理工作 捐赠管理是市 场部执行奥运捐赠的管理工作 其中对物资实物的管理纳入物流部门统一管理 范畴内 其系统也独立于采购物资信息系统之外 运输管理运输管理 运输管理赞助商作为第三方物流承运商对物资运输及其相关过程的管理工 作 它不属于奥组委直接管理的非奥组委机构 但其运输以及相关信息需要由 奥组委物流部门统筹了解 控制 并依据物流部门指定的物资运输计划执行物 资运输任务 物资编码管理物资编码管理 根据组委会物资管理工作的要求 参考悉尼 雅典奥运会的物资编码系统 12 40 物流部门与技术部就物资编码规则与物资编码管理进行了讨论 组委会物资编 码规则初步确定如下 1 物资编码主要是用于物资标识 可直观的反应出物资的一些基本信息 不承载物资的属性信息及相关管理作用 2 物资编码分为三级 种类码 供应商码 序列号 种类码由三位代码组成 表示物资所属种类 种类码由物流部门根据其管 理要求 对管理的物资进行合理的分类划分 并通过有意义的代码描述 供应商码由三位代码组成 表示提供物资的供应商 供应商信息主要是由 采购部门进行维护与管理 序列号是一个四位代码的流水号 以表示不同物资的区别 编码共计十位组成 可以数字 字母混用 3 为了保障对物资编码的有效管理 尤其需要避免编码重复等问题 物资 编码的管理和维护将由物流部门指派专人负责 4 物资编码的使用贯穿物资管理和追踪的全过程 在物资采购阶段订单环 节就需要形成物资编码 因此可以考虑由采购 VIK 部门负责管理物资编码 3 采购管理采购管理 3 1 业务描述业务描述 通过目录管理以及决策支持系统快速方便的建立采购计划 签订和维护采 购合同和采购订单 协调供应商交货进度 安排采购接收 进行采购绩效评价 等项功能 有效的管理整个采购管理业务 用以提高采购效率 控制和节约采 购资金 降低采购成本 13 40 采购阶段 仓储阶段 配送阶段 场馆 部门阶段 回收阶段 采购管理在物资追踪管理的位置 3 2 用户描述用户描述 用例图描述 3 3 业务流程业务流程 需求部门提交采购申请 审核采购申请 是否规范 否 是 委托北京市政府采购中心办理采购小组办理 向委领导请示 不同意 按照委领导批示意见办理 同意 是 否 是否需要签订合同 14 40 备注 接办人 汤永辉 王有珩 负责人 鲁兵 附执行预算的领导批示文件及预算审核 意见 采购处经办人组织验收 到物流处办理入库手续 需求部门经办人到物流处办理 出库手续 需求部门经办人及部领导在供应商提供的正式发票上签字 需求部门经办人持发 票 入库凭证及领导批示文件到会计处请款 将支票交采购处经办人转交供应商 该业务流程主要描述了采购审批业务过程 即各需求部门提交采购申请后 采 购处将审核需求部门的采购申请是否符合规范 是否在财务部门的预算范围之内 并给出审核意见 如果不能通过采购审核 则要返回需求部门重新申请 通过审核后采购申请 将提交采购小组或者委托北京市政府采购中心办理具体 物资采购的联系 询价和接洽等 确定采购方案 并将该方案提交 向委领导请示 按照委领导指示办理采购事宜 如需签定合同 则需要请法律部起草合同 需 求部门与供应商谈判并签署合同 实施采购 验收 办理出入库手续 进入物流处 管理职能 采购业务流程中 相关采购从采购申请最后到入库的过程构成一个人工审批的 工作流程 根据实际工作情况 由信息系统实现工作流的流转 将导致不可控制的 不可行性 因此采购业务的系统实现更关注与采购相关的管理功能 而不将采购流 程纳入系统实现 但为了保证采购部门对采购全过程的查询 监控 需要记录各个 阶段的实际状态 根据采购部门实际工作的情况 在流程中 签订合同之前 需要采购的物资清 单称之为 采购申请 其标记关键字为 采购申请编号 一个采购申请可以由若 干个采购合同来执行 并根据合同执行情况下若干个订单给供应商 此时需要采购 的物资清单称之为 订单 其标记关键字为 订单号 订单管理在业务上的是纳 入合同管理的 因此合同标记的关键字为 合同编号 实际操作中采购申请 合同 法律部起草合同 需求部门与供应商谈判并签署合同 实施采购 验收 办理出入库手续 结算 15 40 订单之间存在着关联关系 但有可能缺少某个环节以及 多对多的对应关系等复杂 情况 在系统实现中可以通过虚建缺失环节等方式建立完整流程 保证系统实现业 务的通用性 保证状态追踪和物资采购管理的完整性 3 4 数据流程数据流程 数据流说明 数据流图描述 3 4 功能点列表功能点列表 功能名功能名描述描述基本操作基本操作关键字关键字 采购计划管理采购计划管理 汇总采购需求 编制采购计划 查询采购计划执行情况 新建 提交 导入 保存 注销 打开 打印 查询 采购申 请编号 采购流程采购流程 跟踪管理跟踪管理 根据采购申请在各审批环节的 流转过程 记录相关采购申请 的状态 修改 查询 打印 采购申 请编号 合同管理合同管理 实现采购合同分类管理 根据 物资分类 生成标准采购合同 模版 并能查询合同条款 跟 踪合同执行情况 新建 保存 查阅 打印 合同 编号 订单管理订单管理 根据产品编码 订单编码 生 成订单和查询订单执行情况 并实现定单归档管理功能 与 物流模块有信息接口 与财务 模块有信息借口 以便向财务 部门提供所采购信息的价值和 在途物资价值 新建 保存 打开 注销 打印 查询 订单号 供应商管理供应商管理 可以建立供应商产品 价格 资质 信誉等级等信息数据 库 可以遴选供应商 查询有 关商品情况和合同执行情况 新建 保存 修改 查询 打印 预警提示预警提示 在采购业务处理流程中 提供 多方面的辅助提醒功能 例如 合同执行过程中的预警提示 订单计划中对库存量的预警提 示 采用明确标志 性的提醒方式 统计报表统计报表 执行与采购部门管理职能所需 要的相关报表的制订 打印等 业务 新建 保存 打印 16 40 3 5 功能详述功能详述 3 5 1 采购计划管理采购计划管理 输入输入 需求部门的采购申请 输出输出 订单状态 审核 相关采购申请的查询内容 采购申请的需求汇总信息 采购计划的明细汇总 操作操作 根据采购预算金额和领导的批示 物资采购的途径有两种方式 一是由 需求部门直接实施的分散采购 二是由采购部门实施的集中采购 在由采购部门负责的集中采购中 一种情况由需求部门直接提出采购申请 通过采购部门整理汇总这些采购申请 统一制订采购订单 所有相关订单的新 申请 修改 提交和删除的工作都不由需求部门操作 而由采购部门统一处理 为了减少采购部门工作人员处理订单输入的复杂度或者难度 采购部门制定 采购申请表 的电子文档格式 由需求部门填写并提交到采购处 采购处工 作人员通过格式化文件的导入来实现订单输入工作 建立 申请 状态 另一种情况是由采购部门根据组委会总体需求进行的统筹采购 没有相关 需求部门提出的采购申请 可以把采购部门作为需求部门 提出采购申请 用 于物资的采购跟踪 采购处工作人员输入订单数据后 可能存在相关修改 确认等工作 确认 订单状况为 审核 17 40 接口接口 根据财务部门预算审批采购申请 3 5 2 采购流程跟踪管理采购流程跟踪管理 采购申请通常是以需求部门提交物资采购申请编号为关键字 以申请表采 购物资内容为对象的一系列文件集 采购流程跟踪管理就是根据采购申请经过 的各个流程审批阶段 对这个文件集的相关内容进行处理 这个处理过程可参 考采购管理的业务流程 输入输入 采购申请编号等采购申请关键字 采购申请目前的状态 相关审批流程中 用到的文件 可以以扫描件的形式保存到文件集 输出输出 采购申请查询的内容等 相关订单文件集变化的信息 操作操作 采购流程跟踪管理主要是处理申请订单 对在采购阶段经过的各项业务审 批或者部门处理过程的管理 由于在系统实现的不实现工作流 因此订单管理 在信息系统的业务操作关注于订单状态的查询 修改 通过订单状态的记录来展示业务流程 并通过对订单关键字的查询最终体 现订单处理的全部轨迹 目前总结的订单状态如下表所示 状态名称状态名称描述描述 申请申请 由物资需求部门提交的新订单时的状态 提交后进入审核 审核审核 等待审核的状态 审核通过后进入受理 审核不通过审核不通过 采购部门审核订单不通过 记录不通过原 因 18 40 受理受理 由北京市政府采购中心或采购小组采购的 阶段 处理时记录相关信息 请示请示 等待委领导请示 处理时需要同时记录领 导意见 合同合同 等待签合同的状态 处理时记录相关信息 采购采购 实施采购阶段的状态 该过程是否要细化 入库入库 采购处记录物资采购业务的最终状态 实 物物资已经由物流处管理 接口接口 与财务 物流业务之间存在信息交换 3 5 3 合同管理合同管理 合同管理关注于监控合同执行过程 输入输入 合同管理的需要输入的内容 合同编号等关键字的信息输入 输出输出 合同查询内容 合同执行轨迹 相关统计报表等 操作操作 创建合同 通过输入合同关键信息来创建一个新的合同 同时提供合同的修改 保存 删除等功能 合同查询 通过对签约时间 交货时间 金额 交货地点 标的数量 规 格 供应商 单价 总价和合同执行情况等进行合同查询 合同执行过程中的跟踪 主要通过由合同执行引起的若干个订单的执行状 态组成 在对合同执行跟踪过程中 需要提供预警提示的功能 以保证采购部 门工作人员可以前瞻性的控制 调整合同执行情况 例如在生产周期快结束前 19 40 提示工作人员 联系供应商是否完成产品生产等 相关统计分析方面的功能需求 有待于细化 接口接口 建立合同与采购申请 订单之间的联系 通过合同管理可以查询到相关采 购申请 订单的情况 3 5 4 订单管理订单管理 订单管理关注于根据合同执行的订单管理过程 一个合同可能形成对应多 个订单的管理要求 输入输入 订单管理的需要输入的内容 订单号等关键字的信息输入 输出输出 订单查询内容 合同执行轨迹 相关统计报表等 操作操作 创建订单 通过合同编号 订单信息等输入内容来创建一个新的订单 同时提供订单的修改 保存 删除等功能 订单查询 通过对提交订单的时间 交货时间 金额 交货地点 标的数 量 规格 供应商 单价 总价和合同执行情况等进行订单查询 订单执行过程中的跟踪 确定几个跟踪状态 是否在生产周期内 是否在 运输周期内 交货等状态 通过对历史数据的查询建立订单执行轨迹 状态名称状态名称描述描述 新订单新订单 根据合同创建的新订单 生产生产 供应商提供的物资正在生产周期内 20 40 运输运输 供应商提供的物资正在运输周期内 交货交货 订单物资已经交付 接口接口 建立订单与合同之间的联系 通过订单管理可以查询到相关采购申请 合 同的情况 3 5 5 供应商管理供应商管理 管理供应商的相关信息 输入输入 供应商相关信息 输出输出 相关供应商的查询内容 例如商品情况和合同执行等 操作操作 新建 输入供应商相关信息创建新供应商 包括提供对供应商信息的修改 删除 查询 功能 建立供应商产品 价格 资质 信誉等级等信息数据库 可以遴选供应 商 查询有关商品情况和合同执行情况 接口接口 通过供应商管理可以了解其合同执行情况 21 40 4 场馆物流管理 场馆物流管理 VMS 4 1 业务描述业务描述 在以资产追踪为核心的物流管理中 场馆物流管理是在场馆化阶段的物资 追踪 作为物资追踪管理的延伸 是对场馆使用物资的管理与跟踪 采购阶段 仓储阶段 配送阶段 场馆 部门阶段 回收阶段 场馆物流管理在物资追踪管理的位置 结合场馆物流管理的要求 包括两个层面的含义 场馆物资追踪和场馆物 流服务 场馆物资追踪的实质是对实物存在和使用状况的管理 包括 RDS 物 资仓储 物资接收信息反馈等 场馆物流服务关注于场馆内物资的装卸 搬运 位移等这些场馆物流工作任务的管理 包括场馆物流工作计划表 物资搬运任 务派遣单 赛时场馆物流工作排班等 是场馆物流信息管理的次要部分 是否 通过系统实现这部分功能尚需讨论 4 2 用户描述用户描述 场馆物流管理的用户包括场馆物流经理和其他物流工作人员 4 3 业务流程业务流程 场馆物资追踪是由对场馆物资的接收 日常管理 回收进行跟踪和管理 22 40 4 3 1 场馆物资追踪场馆物资追踪 能够通过系统追踪所有物资的流向 分布状态 使用部门 责任人等 可 以进行仓储查询 物资信息统计 并建立赛时 RDS room data sheet 信息管 理模块 定期进行 RDS 信息更新 明确物资的存在定位 需要与财务系统中的 库存帐经常进行数据的核对 保持数据的一致 场馆对物资的管理是通过分类管理来实现的 例如计算机等设备是由技术 经理来管理 医疗设施是由场馆医疗负责人来管理 场馆物流部门只负责追踪 场馆内物资种类 数量 存在地点以及存在状况 并不直接对物资实物的使用 进行管理 因此 场馆物资追踪需要了解 哪些物资进入了场馆 哪些物资离 开了场馆 目前场馆有哪些物资 这些物资分别由哪些部门归口分类管理 这 些物资的所在位置 位置发生过什么变化等情况等 根据以上物资追踪的要求 给出场馆物资追踪的业务流程图 如下所示 23 40 实物物 资接收 第三方物流 导入物资接 货单信息 输入物资分 配信息 提交场馆物 资信息 正确物资 接收反馈单 日常场馆物 资管理 修改场馆 物资信息 查询场馆 物资信息 统计 分析 物资回收 回收物资 分类查询 生成回收物 资运送单 实物物 资离场 物资运送单 物资接收管理 场馆物资 追踪管理 物资回收管理 场馆物资追踪业务流程图 根据物流配送计划 第三方物流将场馆所需要的物资运送到场馆 开始了 场馆物资追踪管理 场馆物流部门根据货运配送单 通过 email 等手段得到的 格式文件或纸制单据 进行场馆接收物资处理 包括两个方面 物资实物接收 处理和接收单据处理 对进入场馆的物资 物流部门要进行日常管理 这些管理主要包括对物资 在场馆的位置进行跟踪 对于发生变化的物资需要做变化记录 以便于查询或 者了解到目前场馆物资的状况 日常管理的重点是 RDS 更新管理 24 40 赛后 物资回收阶段 场馆物流部门需要根据物流部的回收规划 将所有 回收物资按照分类运送到指定地方 物流配送中心 4 3 2 场馆物流服务场馆物流服务 场馆物流服务是指为场馆其他职能部门提供相关物流方面的服务 包括场 馆内物资的装卸 搬运 位移 以及为完成上述任务采取的管理措施 如赛时 排班 任务派遣单 物流工作问题库等 一系列保障物流工作顺利完成的方法 措施 是场馆物流信息管理的次要部分 是否通过系统实现这部分功能尚需讨 论 4 4 功能点列表功能点列表 功能名功能名描述描述基本操作基本操作 场馆物资场馆物资 接收管理接收管理 根据物流配送计划接收第三方 物流运送到场馆的物资 并根 据物资分类管理将物资安排到 相关位置 新建 提交 导入 保存 注销 打开 打印 查询 场馆物资场馆物资 追踪管理追踪管理 日常物资位置以及相关管理 修改 查询 打印 场馆物资场馆物资 回收管理回收管理 在赛事转换或者赛后回收的要 求 根据场馆物资分类方式 将场馆物资离开场馆 新建 保存 查阅 打印 任务分配管理任务分配管理 主要对为场馆提供的物流服务 进行管理 新建 保存 打开 注销 打印 查询 人员信息管理人员信息管理 对场馆物流人员及其相关信息 的管理 新建 保存 修改 查询 打印 统计报表统计报表 执行与场馆物流部门管理职能 所需要的相关报表的制订 打 印等业务 新建 保存 打印 4 5 功能详述功能详述 4 5 1 场馆物资接收管理场馆物资接收管理 根据场馆物资接收的业务要求 一方面是实物物资接收 需要接收第三方 物流运送的实物物资并根据分类管理要求送到指定的使用位置 另一方面是接 25 40 货单的处理 根据对接收的物资进行确认 并根据接货单反馈相关的接货信息 实物物资接收实物物资接收 场馆物流经理与物资归口管理部门负责人共同接收相关物资 对正确运送 到场馆的物资接收下来 对于不符合要求的物资不予接收 接货单的处理接货单的处理 第三方物流运送的货物是通过配送中心统筹规划的 因此 在第三方物流 配送的同时 配送中心会将配送物资形成接货单发送到相应的接收场馆 场馆 根据接货单核销运送到场物资 结合实物物资接收的情况 需要形成反馈单 接货单与实物物资是否相符 记录哪些物资已经被场馆接收 哪些物资没有被 场馆接收 为什么没被接收等状况信息 这些信息形成的反馈单将回送到配送 中心 进行相关的业务处理 输入输入 相关第三方物流运送物资的接货单和场馆物资分配信息 输出输出 接货情况反馈单 场馆物资信息 操作操作 创建新的物资接收记录 输入 导入 接货单信息 包括提供对物资接收 记录的修改 删除 查询的功能 根据接货单创建的接货信息还不能作为场馆物资管理的依据 需要根据场 馆分类管理和物资分配方案 指定相关物资由哪个归口管理部门管理 将放到 哪个场馆的哪个房间 结合接货单的核销状况 为正确物资输入这些信息 并 提交最终完成场馆对物资的接收 26 40 接口接口 配送中心提供配送物资的接货单及其他相关信息 场馆接收物资状况的反馈单信息 4 5 2 场馆物资追踪管理场馆物资追踪管理 场馆物资追踪管理主要是体现物资在场馆的状况 场馆物资管理采取粗 放式管理 对场馆物资实行分类归口管理 不同类别物资由不同归口管理经理 负责 无归口管理部门的由场馆经理负责管理 目前存在的分类有 物资分类物资分类归口管理部门归口管理部门 技术设备类技术设备类 技术部门 体育器材类体育器材类 体育部门 开闭幕式类开闭幕式类 文化活动部门 临时设施类临时设施类 场地管理部门 Site Management 清洁与废弃物管理清洁与废弃物管理 设备及其消耗品设备及其消耗品 环境活动部 医疗器材医疗器材 医疗部 服装劳保用品服装劳保用品 人事部 特殊专用物资设备特殊专用物资设备 通用家具电器通用家具电器 采购物流部 其他类其他类 临时仓库 物流部门 为了实现对场馆物资的追踪 还需要对场馆每个房间的物资管理 管理需 要 RDS Room Data Sheet 房间物资登记单来实现 输入输入 场馆物资查询的相关信息 输出输出 相关场馆物资的查询内容 RDS 房间物资登记单 形式的查询输出 27 40 操作操作 根据场馆物流部门对日常场馆物资的管理 能够给出多种查询要求的场馆 物资信息 例如分类部门 接收时间 当前位置等等 RDS 查询 为了保障场馆物流部门对场馆物资的追踪 如果采取房间物资登 记的形式 就需要根据当前所有房间的 RDS 状况 并作为场馆每次 日 清点 的依据 根据每次 日 场馆物资清点后 需要修改物资分配信息 也就是物资在 场馆的分配信息 接口接口 场馆技术部门物资管理系统 体育器材管理系统 4 5 3 场馆物资回收管理场馆物资回收管理 对场馆物资出场的管理 主要管理重点是保存物资分类回收记录 该业务 管理职能是保障物资正确 及时的回收 输入输入 相关回收物资的关键信息 输出输出 物资分类清单 回收物资运送计划单 操作操作 奥运会赛时转换期和赛后回收期 场馆物资有可能会根据物流部门的回收 计划离开原场馆 由于某些特殊原因 部分物资也可能转移到其他场馆 这些 通过系统来记录转移或回收的物资 根据物资管理办法 场馆物资的回收是根 据物资分类 按类别逐步回收 贵重或特殊物资会先回收 回收步骤 首先根据物资分类制订物资分类清单 根据物资分类清单 收 28 40 集回收实物物资 并生成每批次回收的物资运送单 将回收运送单发送到接收 回收物资的部门 作为接货单 另一方面 场馆运出操作 由第三方物流将物 资运送到指定地点 接口接口 与物资接收地之间存在出货运送的物资清单信息 4 5 4 任务分配管理任务分配管理 场馆物流部门为场馆内相关职能部门提供物流服务 这些服务主要与物资 日常管理相关 因此 场馆经理需要根据目前的人力 任务要求做好物流服务 计划 并保存服务记录 输入输入 场馆物流服务信息 人员安排信息 输出输出 赛时排班计划表 任务派遣单 相关物流服务的查询内容 操作操作 赛时排班计划 根据场馆物流人员配置情况 为场馆物流人员制定值班工 作安排的计划 按照分时段 将相关人员合理的安排其工作时段 排班计划时 段可能有日计划 周计划 月计划等 并允许场馆物流经理根据实际情况手工手工 调整 因此其操作涉及新建赛时排班计划 同时应包括修改 查询 删除 打 印等功能 任务派遣 汇总场馆其他各部门提出的物流服务要求 安排适当的人员负 责提供服务任务 并记录人员执行任务状况等 其操作包括新建新任务单 以 及相关的修改 查询 删除 打印等功能 29 40 接口接口 需要人员信息管理来配合任务分配管理的功能 4 5 5 人员信息管理人员信息管理 管理场馆内物流工作人员和物流服务人员的信息 输入输入 场馆人员相关信息 输出输出 相关场馆人员的查询内容 操作操作 新建 输入场馆人员相关信息创建新的人员记录 包括提供对场馆人员信 息记录的修改 删除 查询的功能 接口接口 考虑场馆人事部门的人员管理系统数据调用 5 仓储管理 仓储管理 WMS 5 1 业务描述业务描述 在以资产追踪为核心的物流管理中 仓储管理是在仓储阶段的物资追踪 作为物资追踪管理的延伸 是对仓储物资的管理与跟踪 30 40 采购阶段 仓储阶段 配送阶段 场馆 部门阶段 回收阶段 仓储管理在物资追踪管理的位置 仓储管理主要通过对仓储信息进行有效管理 基本实时的反应仓储状态 比如货物的当前操作和货位信息 以便于全面控制物资库存和物资运送流动 提高仓储操作的效率 并为采购 配送提供必要的货物数据 仓储管理主要包 括货位查询 库容管理 进出库物资管理 可以生成各种库存报表 出入库单 需要建立与物资追踪管理之间的数据关联 以便进行在仓储阶段对物资的统计 和跟踪 5 2 用户描述用户描述 仓储管理的用户包括仓储管理经理 库房经理和其他工作人员 5 3 业务流程业务流程 31 40 入库 手工输入 入库信息 供应商来货 入库物资 货位信息 提交入库 物资信息 实物物资 接收反馈单 库存管理 货位信 息管理 库房操作 统计 分析 出货计划 出货登记 物资出库 赞助商 送货 物资运送单 入库管理 货区管理 出库管理 物流处 货单 送货通知 任务派遣单物资入货位 任务单 配送单 货区计划管理 系统信息管理 仓储管理业务流程图 仓储管理的业务是从供应商送货开始进行物资入库 到赛前运送物资到需 求部门活场馆的物资出库 物资仓储过程中主要包括三个阶段 入库管理 货 区管理和出库管理 为保障物资的仓储管理 还需要对仓储中心货区规划的货 区计划管理 月台管理 仓储设施使用管理 并提供相关数据汇总 明细的统 计分析 包括人员信息 赞助商信息等其他信息的系统信息管理 5 4 功能点列表功能点列表 功能名功能名描述描述基本操作基本操作 32 40 入库管理入库管理 提供物资进入仓储中心的入库 的管理 包括入库物资信息 物资货位管理信息等的维护 新建 提交 导入 保存 注销 打开 打印 查询 出库管理出库管理 提供对物资离开仓储中心的出 库管理 新建 保存 查阅 打印 货区 货位 月货区 货位 月 台计划管理台计划管理 对仓储中心储备物资的货区 货位 月台进行规划和管理 新建 保存 打开 注销 打印 查询 系统信息管理系统信息管理 仓储管理需要涉及到的人员 赞助商等基本系统信息的维护 新建 保存 修改 查询 打印 统计报表统计报表 执行与仓储中心管理职能所需 要的相关报表的制订 打印等 业务 新建 保存 打印 5 5 功能详述功能详述 5 5 1 入库管理入库管理 采购物资 VIK 物资 捐赠物资都有可能运送到仓储中心 进行统一管理 并在赛前运送到相关场馆 因此入库管理是这些物资进入仓储中心的第一环节 一般来讲 物资供应商会先将物资送货单发到物流部门 物流部门汇总这些送 货单信息 向仓储中心提供送货通知 仓储中心根据送货通知接收物资供应商 运来的物资 入库包括两个方面的内容 其一是对实物物资的接收 根据当前仓储中心 货区规划 将物资送到相应货区或月台 并制定相关任务派遣单 指定人员将 物资搬送到货位 另一个方面就是对物资实物入库存储信息做记录 作为信息 系统管理的基本数据来源 也是物资采购结算的一个必要凭证 输入 入库单 物资数据库基本信息 建立数据库对应关系等 输出输出 入库物资的接收反馈单 各种统计表单和查询相关信息等 33 40 操作操作 创建新的物资入库记录 输入 导入 送货通知单上物资信息 提供对物 资入库记录的修改 删除 查询的功能 接口接口 由物流管理部门提供的送货通知单 5 5 2 货区货位管理货区货位管理 根据送货通知单创建的入库单信息作为仓储物资管理的依据还有一定局限 还需要根据货区货位计划管理原则 定义货区 货位管理与物资分类管理的对 应关系 建立货区 货位与月台的对应关系规则 即根据物资种类确定在哪个 月台装卸货 归属哪个库房货区管理 放在相应货位储存 这些仓储信息是物 资配送和接货的基本规则 货区管理的职能主要是对仓储的日常管理 包括货 位信息和库房操作等两个方面 货位信息的管理是对库房物资存储位置的记录 具体表现仓储中心的库存物资及剩余库房空间的状况 库房操作主要是仓储任 务管理 执行仓储中心与物资相关的入库 出库 物资搬运等任务的管理职能 输入输入 相关货区管理规则 建立查询信息条件 例如根据货位查询相关物资 信息 库存信息等 任务单基本信息 输出输出 任务单查询 相关货区管理查询信息等 34 40 操作操作 创建新的任务单记录 包括提供对任务单记录的修改 删除 查询的功能 对货区物资存储信息的修改等 库存管理有待于根据物流部门明确工作职 能后的进一步细化 接口接口 5 5 3 出库管理出库管理 赛前物流部门将根据各个场馆及物资单位的物资需求 制订物资配送计划 由第三方物流赞助商承担这个过程的物资运输任务 将相关物资从配送中心运 送到各场馆或物资单位 出库管理主要就是对物资离开仓储中心进行管理 物流部门根据场馆需求情况 结合配送中心的物资仓储情况以及第三方物 流 赞助商 的运输能力 制订的物资配送计划 传送给赞助商 仓储管理部 门和场馆等接货单位 仓储管理部门物流部门的配送单 结合库房物资分类储存管理情况 开出 物资出库单 赞助商送货人员根据出库单信息到相应库房提取物资 装载到车 上并 运送到指定场馆 同时库房管理人员需要对出货物资进行登记 保存仓 储中心对物资的出货的信息记录 输入输入 物资出库信息等 输出输出 出库计划 物资出库登记信息 物资运送单等 35 40 操作操作 根据物资配送计划创建新的物资出库单 应当允许对物资出库单的修改 删除 查询和打印等要求 进行出货登记操作 包括对出货信息的增加 删除 查询等维护要求 接口接口 由物流管理部门提供的配送计划 5 5 4 货区计划管理货区计划管理 目前奥组委配送中心计划有 4 个库房 每个库房划分为