瑞铂化学公司办公室管理制度.doc

瑞铂化学公司办公室管理制度 瑞铂化学公司办公室管理制度 一、办公室管理规定 二、公章、部门章管理规定 三、文件档案管理规定 四、会议管理制度 一、办公室管理规定 1、目的为加强公司管理，维护公司良好形象，特制定本制度，明确要求，规范行为，创造良好的企业文化氛围。 2、适用对象、拟定原则 （1）管理对象广州营销中心全体职员。 （2）管理风格务实、创新、和谐、进取。 （3）拟定原则遵守国家法律法规，讲究社会公德；维护国家的利益，热心社会公益事业。 严格遵守和积极维护公司的各项规章制度，积极维护企业形象、信誉和利益；有良好的职业操守、职业道德，注重团队合作，同事间彼此尊重；务实的工作作风，爱岗敬业。 3、具体内容 （1）待人处事原则尊重客户，尊敬上司，尊重同事，关心下属；培养良好的个人修养，作一个热忱、上进、有爱心、有责任心的人，不诽谤、中伤、诬告他人；积极实现客户和企业之间的利益的共同体关系；不侵犯他人的合法权益，不做任何损人利己的事情；乐于接受别人的意见、建议、批评和投诉，本着实事求是的态度不断改进自己的工作；良好的情绪控制能力，严禁凭着个人好恶、情绪和权利来对待周围的同事、客户；高尚的职业道德，树立自爱、自重、自立、自强、自信的人生观。 （2）服务规范仪表?公司职员着装要整洁、大方得体；?注重个人形象，不得穿奇装异服，不得穿拖鞋；?进入办公室服装要符合职务跟场合；微笑服务在接待公司内外人员的垂询、要求等任何场合，应注视对方，微笑应答。 用语礼仪原则要准确、清晰；在任何场合应用语规范，注意用敬语、欢迎语、问候语；话题要恰当；语气温和，音量适中，严禁大声喧哗。 忌讳谈及对方的生理缺陷；当众揭对方隐私。 接待礼仪?热情大方，以诚想见，互相尊重，积极主动。 ?礼貌待人，询问客人来访目的，若相关同事未能即时接待，应引客人到接待室稍等并且倒上茶水，如有需要可以提供一些报纸杂志给客人。 电话接听?接听电话应及时，一般铃响不应超过三声，对于转接电话超过三声无人接听需转回接听；?不论打进、接入，应主动通报公司名称、姓名；如对方未通报，应客气询问清楚；?使用语言文明，切忌粗声粗气；?对重要或较长的电话内容，请对方复述一遍；?对要求打公司主管电话，首先问清对方的单位名称、职务、姓名，然后婉转回答“请您稍等，我给您找一下”之类的话再处置；?对打听事情、咨询类问题时要耐心倾听、态度和蔼、礼貌对待、恰到好处地回答。 交谈原则?态度要诚恳，情绪要得当，对事不对人；?声调要适中，不要随意发脾气或大声喧闹，呵斥；?尽快把握正确意思，语言简洁、郑重、适中；?掌握时间；?避免私事的交谈。 注意事项?讲话要清晰；?讲话之前要准备好相关内容；?掌握正确的时间；?积极回应对方的讲话；?挂电话时不要谈论对方；?通话完毕，礼貌道别，让对方先挂电话或者轻放话筒。 忌讳?一次接听多通电话?或在接听电话的同时又和同事交谈?同事之间不积极代接电话?回答电话时不报自己名字?使用不健康的口头禅?通话时声音过大，影响他人的工作?任意使用专业术语?离开座位/办公室时没有告知去向?外线电话经常一再转接?回答电话态度轻率漫不经心?随意告知别人同事的去向?工作接触中或在接听电话时要使用文明用语“您好/请/谢谢/对不起/再见等”；如果被叫人不在时，应做好电话记录及留言信息给被叫人。 （3）办公秩序管理遵守上下班、请假考勤管理制度，工作时间内不应无故离岗、串岗，不得闲聊、吃零食、大声喧哗，确保办公环境的安静有序。 工作时间内不得上网玩游戏、听音乐不准做与工作无关的事情。 工作时间内工作交流时，应尽量控制自己的音量，以免影响到他人的工作。 未经允许，不得使用其他部门或同事的电脑。 在每天的上、下班做好个人区域的卫生保洁工作，保持物品整齐，桌面文件以及文具整齐摆放。 各部门专用设备要好好爱护，其他公共办公设施则由人力资源部负责保养工作。 严格按照“整洁、整齐、清洁”要求摆放，重要文件资料存在办公抽屉里，不得随手乱放、乱扔。 发现办公设备（包括通讯、照明、影音、电脑等）损坏或发生故障时，员工应立即向办公室报修，以便及时解决问题。 各部门每月统计办公用品的使用情况，以便能及时补上，不耽误工作。 （4）办公室物资管理规定物资分类?公司办公室物资分为低值易耗品、管制品、贵重物品、实物资产；?低值易耗品笔、纸、电池、订书钉、胶水等；?管制品订书机、打洞机、剪刀、文件夹、计算器、U盘、碎纸机、扫描仪等；?实物资产物资价格达2000元以上，如空调、计算机、摄像机、照相机。 物资使用注意事项?办公设备由专门部门负责，部门办公设备由专人负责；?个人使用电脑必须加密，重要文件须加密保存；?未经同意，不能使用他人电脑，查看他人资料。 （5）办公用品物资采购各部门对于物资采购、转移、报废的权限?低值易耗办公用品价值1000元（含1000元）以内，由人力资源部经理审核批准；?低值易耗办公用品价值1001元到10000元（含10000元）以内，由营销中心副总经理审核批准；?价值在10000元以上，由营销中心副总经理审核批准；各部门可以根据自己需要申购，申购需填写“物品申购单”（见附件1），如因物资报废而申购的只需填写“物资报废单”（见附件2）。 物资采购由人力资源部指定专人负责，并采取以下方式?定点公司指定大型超市或在定点采购点进行物品采购；?定时每月月初进行物品采购；?定量动态调整，保证常备物资的库存合理性；?特殊物品选择多方厂家的产品进行比较，择优选用。 （6）物资领用管理办公用品发放，由人力资源部专人负责，根据申请需求发放并且做好物品领用登记表（见附件3）。 （7）钥匙管理移交钥匙?职员因离职或调岗的原因，须在离职或调岗（岗位位置有变动）前，把办公室、抽屉、周转房等钥匙交回人力资源部相关负责人。 ?人力资源部根据钥匙验收记录表（见附件4）核对员工交来的钥匙，当实际接收钥匙数目与钥匙验收记录表中“数量”项相符时，应在“签收确认”项标“”。 否则，应将实际情况在“备注”栏注明。 核对完毕，应在钥匙验收记录表签名确认。 钥匙与保管?人力资源部应标清钥匙房间编码并整齐有序地放置在钥匙柜中，并在钥匙柜贴上示签，加以注明。 ?人力资源部应定期对钥匙柜内的标签和钥匙房间编号进行检查，如发现标签、编号脱落或模糊不清时，应及时更新改进。 钥匙的损坏或丢失当发现丢失或损坏钥匙时，应向经理汇报，如有需要征得相关人员同意后，采取补配钥匙或换锁措施，并且在钥匙验收记录表中备注。 （8）附则新进人员到职时向人力资源部报到，领用办公物品；人员离职时，必须向人力资源部办理办公物品归还手续，未经人力资源部认可的，其它部门不得为其办理离职手续。 办公室有权控制每位员工的办公物品领用总支出。 二、公章、部门章管理规定 1、公章管理规定 （1）公司公章以及财务章统一由财务部负责管理，合同章统一由营销中心副总经理负责管理，部门用章由部门经理负责管理，所有用章未经总经理批准不得随意交由他人管理和使用。 因故需临时交接，须经总经理批准并严格办理交接手续，做好印章使用登记表（见附件5）。 （2）公章一律不得用于空白介绍信、空白纸张、空白单据等。 如遇特殊情况时，必须经总经理同意。 公章一般应在上班时间内使用，如无特殊情况，下班后停止使用公章。 （3）公章相关管理人员必须认真负责，严格遵章守纪，秉公办事。 没有总经理以及相关负责人的签字，不得随意盖章。 （4）公章管理人员应妥善保管公章，不得随意乱放。 下班时间和节假日期间应采取防盗措施。 （5）盖章后出现的意外情况由批准人负责，如公章管理人员违规盖章造成的后果由直接责任人负责。 （6）一般性介绍信及身份证明，须经人力资源部负责人或公章负责人审核后，方可盖章，以备查。 （7）对于超出使用权限的文件，必须经总经理审批，对未经审批而使用公章，要追究当事人和保管人的责任，由此而产生的后果由当事人负责。 （8）因异地执行重大项目或完成重要业务，需要携带印章出差的，须经公司总经理审批，并在使用时请示总经理，承担依法使用的责任、用后及时归还。 （9）各种印章由相应的保管者负责，如有遗失及时汇报，造成责任由管理人全权负责。 （10）印章每一年核查一次，人员调整后需办理交接手续。 （11）印章使用必须建立用章登记制度，严格审批手续，不符合规定的和不经主管领导签发的文件、合同等，印章保管人员有权拒印。 2、印章使用流程 （1）公司印章指公司部门章、合同章及财务章。 （2）使用范围如下?凡属以公司名义对外发文、开具介绍信、报送报表等一律加盖公司公章；?凡属部门业务范围内的加盖部门专用章；?凡属合同类盖章使用合同专用章；?凡属财务会计业务的用财务专用章。 （3）使用流程A合同章使用流程用印申请经部门经理批准，作好印章使用登记表登记，经营销中心副总经理审核批准后，给与盖戳；B公司公章使用流程?申请人向所在部门经理提出用章申请，经审核后，由部门经理向营销中心副总经理提出盖章申请；?营销中心副总经理审阅、了解用印内容后报总经理审批，经审批后交印章保管人；?印章保管人员在印章使用登记表上登记、盖戳；C财务章使用流程同公章使用流程。 D部门专用章申请人向所在部门经理提出用章申请，经部门经理审核批准后在印章使用登记表上登记、盖戳。 3、用章使用注意事项 （1）对加盖公章的材料，应注意落款单位必须与印章一致，用印位置恰当，要骑年盖月，字组端正，图形清晰。 （2）违反以上规定者，公司将追究相关人员的责任，若给公司造成一定经济损失或不良社会影响者，公司将追究其法律责任。 三、文件档案管理规定 1、目的为了使公司各类各形式文件制定、执行，处理工作规范化、制度化，提高处理工作的效率，使文件能顺畅上传、呈签、下达，特制定本规定。 2、适用范围营销中心各部门有关文件和档案的控制，包括外来文件。 3、职责 （1）营销中心副总经理负责所有公司规章制度、重要文件的批准发布。 （2）各部门经理（主管）负责制定本部门工作制度、部门规章、工作流程及其他相关文件； （3）人力资源部负责编写制定管理文件。 （4）公司档案管理员（人事文员）、部门档案管理员档案管理职责人力资源部为公司档案的管理部门，负责公司级档案的管理，并指导公司各部门档案管理工作的开展；各部门指定专人为部门兼职档案管理员，负责部门档案的管理。 做好档案的保密、保卫工作，注意防止出现失密、失盗和失火事故。 加强对文件的管理，杜绝潮湿、霉变和虫蛀等，以确保资料的完好无损。 档案管理员应即时对档案进行电子归档，实现档案的电子信息化管理。 档案管理员工作变动或因故离职时应将经办的文件材料、电脑密码等向继任人员交接清楚，严禁擅自带走或私自销毁。 4、文件档案的分类和编号 （1）文件档案分类A类文件?公司设立公文公司章程等；?各项规章制度；?公司总裁办颁发的各种正式文件的签发稿、印本、重要文件的修改稿。 A类文件由总裁办及各职责范围内职员使用或借阅。 B类文件?公司财务资料，如资产负债表、利润表、现金流量表、所有者权益变动表(或股东权益变动表)和财务报表附注。 ?公司营运证件公司营业执照正副本；公司各类资质证书正副本、组织机构代码证正副证、统计证正副本、国地税务登记证正副本、车辆登记证等；B类文件由财务经理或职责范围内职员使用或借阅。 C类文件?各部门的请求与公司的批复文件；?公司及各部门的工作计划、总结、报告；?公司召开的各种会议的全套文件以及会议形成的声像材料；?公司领导公务活动形成的重要文件，从外单位带回的与公司有关的文件材料；?反映公司经营和管理的专业文件材料，如投资项目、商家跟公司之间的商务洽谈等业务中产生的各种文件、资料、合同、样票等；?公司汇总的统计报表和统计分析资料；?公司的大事记，反映公司重要活动、声像材料，荣誉奖励证书，有纪念意义和凭证性的实物及展览照片、录音、录像等文件材料；?公司编印的公司产品介绍书等刊物的定稿和印本，出版物的定稿、样本；?公司及各部门人员任免、调配、培训、专业技术职务评定、职工的录用、转正、定级、奖罚记录、调资退职、退休、医疗、扶恤、死亡、奖惩等工作形成的文件材料；人员编制等文件材料；?职员报表；?公司外事活动中形成的请示、报告、计划、考察总结、会议纪要、会谈记录、声像材料、有参考价值的材料、互赠礼品清单、工作来往文件等；?公司解决法律纠纷问题形成的文件材料；?公司或部门与有关单位签订的各种合同、协议书等文件材料；?公司固定资产登记，财产，物资、档案等移交凭证；?公司购置大型设备和基建工作中形成的凭证、协议合同、图纸文件材料。 ?各类普通通知、通告等；C类文件由人力资源部经理或职责范围内职员使用或借阅。 D类文件?按内容传阅到部门经理级的公司文件；?公司经营产品以及客户相关的资料，如客户通讯录等；?公司部门级会议纪要。 ?公司商务合同工程合同、采购合同、销售合同等；?重要客户资料、采购资料；?工厂之间所有往来的资料；?外来文件，包括各部门人员参加各种会议带回的文件和有关社会职能部门发文取回的文件；D类文件可由部门经理或职责范围内职员使用或借阅。 （2）文件编号文件编号按文件类别、部门进行编号。 文件编号XXXX年份XXX号第X版本。 外来文件有标准号则采用标准号替代文件，或以收到日期代表文件号。 部门编号，按照编号，具体如下销售部:“S”，财务部:“A”、人力资源部:“H”、总裁办“D”，东莞厂部“F”，外来文件编号为W-标准号或收到该文件的日期。 5、文件审批 （1）A类文件分合同类及非合同类。 合同类文件经部门经理（主管）初核后，一律交经法务部审核签署，各部门合同由部门负责人指定专人存档；非合同类文件采用发文审批表由各部门经理（主管）审核，营销中心副总经理审批签发，相关部门盖章后由各部门指定负责人负责记录、保存； （2）B、C类文件根据文件急缓程度（急件、要件、普通件），机密程度、文件的类别（单据呈签、呈阅文件、审批文件）归类后呈送营销中心副总经理/公司总经理批阅、审核。 文件一般应一事一呈原则，需一事多批的，第二次呈报时应附上次批示意见。 本类文件由各部门相关人员记录、保存。 （3）D类文件可由部门经理或职责范围内职员使用或借阅。 外来文件及厂部文件由人力资源部前台文员传达，转送，存档，均不得自行保管、销毁，应及时移交给前台文员统一管理。 6、文件收件、发件具体参见相关规定。 （1）公司所有传真，外来文件、信函、包裹等都纳入公司文件管理规定。 （2）公司所有人员所有职员对所有涉及公司商业机密、技术资料等文件必须具有保密意识，须做好文件的存放、保密工作。 （3）普通类文件，即不涉及专业性、保密性的文件打印、复印，由公司指定机台统一打印、复印。 （4）严禁擅自为私人打印、复印资料，违者视情节轻重按奖罚制度处理。 收件?公司所有文件、信函、包裹等一律由人力资源部前台文员统一签收，并在收件登记表（见附件7）登记后于接件当日送达有关部门或人员。 涉及公司事务的原件在人力资源部前台留存；?各部门文件由有关部门拟稿，分管主管审核，营销中心总经理（副总经理）签发。 ?涉及公司规章制度类、流程类，指导性文件、重要资料等文件须由拟稿人校对，部门经理（主管）初审，营销中心副总经理审核签发后盖章，文件原稿送人力资源部存档重要文件夹，并在“文件接收清单”（见附件8）详细登记文件主题、报送日期、报送部门、报送人、接件人等事项详细登记；发件?所有对外发文、传真、信件、包裹等都一律交由人力资源部前台文员统一签收后负责寄发，并在发件登记表（见附件9）详细登记相关信息。 发件部门或人员可在发件登记薄查询相关发件记录。 ?私人信件、包裹，一律实行自费，可交由人力资源部前台文员协助寄送；所有收件、发件如遇特殊情况无法及时处理，前台文员需及时反馈相关信息给相关部门或人员，并做妥善处理。 7、发文格式公司所有文件采用固定格式，具体要求如下 （1）页面设置页边距上2.5cm下2.5cm左2.5cm右2.5cm。 页眉1.5cm页脚1.5cm。 （2）字体和字号标题字体用黑体三号字，标题不能有下划线。 文中标题字体用仿宋GB2312四号。 正文字体用仿宋GB2312小四号。 页脚须注明经办部门、经办人、抄送部门或抄送人，文件有效期等。 英文字体用Times NewRoman落款日期用XX年XX月XX日阿拉伯数字。 （3）间距行距字符间距为标准。 标题之间的行距为3倍行距。 文号与正文之间的行距为1.5倍行距，不能出现空格行。 正文之间的行距为单倍行距。 （4）序号 一、 1、 （1） 一、 1、1.1 （1）页码页面底端居中。 8、电子档案的管理 （1）档案管理员要严格执行公司电子档案的访问权限，确定有关密码，任何人不得将用户名和密码告知他人。 （2）属部门保管的电子档案由档案管理员根据公司保密管理规定进行严格管理。 （3）严防病毒，档案管理员负责每周至少对电脑进行一次杀毒，任何员工发现电脑病毒应立即杀毒，并立即通知档案管理员以及其他员工对个人电脑进行杀毒。 （4）每周定期备份文档。 （5）权限范围以内的电子档案可由档案管理员处直接取得权限密码进行查阅，权限范围以外的，需由相关部门经理签字同意，方可由档案管理员提供打印出的纸件。 （6）档案管理员应随时对归档电子件进行更新、，添加索引、目录。 （7）对于重要归档的电子文件每季度刻制一次光盘，并妥善标示保存。 9、声像档案的管理 （1）公司的声像档案是指公司各部门或个人在社会实践活动中直接形成的对公司有保存价值的录音、录像、照片、影片等辅以文字说明的历史记录。 A声像档案一般由录像带、摄像带、影片(母片)、照片(含光碟)等文字说明两部分组成；B声像档案是本公司全宗的组成部分，必须由人力资源部实行集中统一管理。 (2)声像档案资料的收集A收集范围反映本公司主要职能活动工作成果和存在问题的声像资料；各级职员参加公司有关的重大活动的声像资料；公司有关人员组织或参加的重要会议，会见以及外事活动的声像资料；其它单位形成的与公司有关的重要声像资料；其它具有保存价值的声像资料。 B收集时间声像档案资料应在形成后一个月内随立档部门其它载体形态的档案同时归档；如有特殊情况可以适当延长归档时间；档案部门应随时收集零散的具体保存价值的声像资料。 C收集要求录音带、录像带、摄像带、影片、照片(含光碟)和文字说明要收集齐全，按时归档并建立归档控制措施。 凡未按规定归档的，其形成费用不予报销，以防散失；接收原版、原件，特殊情况下可接收复制件；声像资料的内容要真实，底片、原件与影像、复制品要相符。 （3）声像档案资料的征集A档案部门有责任随时征集重要声像资料； （4）声像档案的A声像档案的，包括分类、组合、排列和编目，使其系统起来，便于保管和利用；B声像档案的由摄录人员负责，人力资源部协助。 C分类、编号照片档案按年代、问题分类。 同属一类的照片按时间顺序编号，同时填写其底片号。 底片在全宗内编流水号。 格式全宗号-流水号；录音带、录像带、摄像带按年代-问题分类，按内容编号。 同一内容分录几盘的应视为一个案卷，编一个案卷号，然后每盘再依次编排序号；编注与其他载体档案相联系的参照号。 格式为(档案形态)档号/(档案形态)档号。 D文字说明的编写文字说明基本内容包括事由、时间、地点、人物、背景、作者(摄制者)等；编写文字说明的要求准确揭示档案材料的内容，概括其反映的全部信息，标注项目正确齐全；照片的自然张(内容相近的亦可以若干张)编写文字说明。 录音带、录像带、报像带按案卷编写文字说明。 一组声像资料联系密切的应加文字说明；文字简洁、语言通顺；时间用阿拉伯数字表示。 E编制格式照片编制采用横写格式。 其格式为照片/底片号-文字说明-参见号-摄制时间-摄制者；录音带、录像带、摄像带的编制格式在盒套上置标注页。 按要求逐项填写。 F案卷要求将具有共同主题内容的若干份声像资料组成案卷，集中编放；卷内目录照片、底片以自然张为单元填写卷内目录；录音、录像带、摄像带以盒为单元填写卷内目录。 3.卷内备考表，用于说明卷内声像材料的、变动情况。 G编目声像档案的著录依照以下格式进行。 格式正题名副题名及说明题名文字文件编号责任者+附件.稿本文种.密级保管期限.时间.载体类型数量及单位规格.附往提要主题词或关键词 （5）保管期限应视其内容的重要程度、时间、名称、可靠程度、有效性等因素，划定保管期限。 （6）声像档案的保管A声像档案入库前要进行检查，对已被污损的，要进行必要的技术处理；B对库存的照片档案，要两年检查一次；C.归档保存的声像档案，任何人不得私自撤销、抽出、清洗、消磁和涂改；销毁声像档案必须经过鉴定，征得公司相关领导同意，报经营销中心副总经理或总经理审批，登记造册；D建立健全声像档案统计制度，做好声像档案收进、移出、库存数量、保管情况、提供利用及效果等项统计工作。 （7）声像档案的开发利用A声像档案原版一般不得借出档案室之外。 如有特殊需要，经相关领导批准后，方可限期外借。 利用率高的声像档案可将复制件外借。 如在借用中造成损坏，则由借用人负责赔偿；B在不影响保密的前提下，各部门可利用声像档案举办报告会、展览会，综合性或专题性画册、资料片等，积极开发利用现在的声像档案。 四、会议管理制度 1、目的为进一步规范公司会议管理，使会议务实高效，沟通迅速，确保会议内容及议定事项落实到位，提高公司运营效率，特制定本制度。 2、适用范围本制度适用于广州分公司规定的定期会议及各种临时性行政会议。 3、职责权限 （1）各部门的职责权限 3、职责权限 （1）各部门的职责权限A组织本部门定期的或临时性的工作会议，并向前台文员递交经部门经理审批的书面使用会议室申请表，追踪会议议定事项的落实情况；B对本部门的会议资料进行、分发、立卷、存档；C参加公司会议，将本部门工作重点及影响公司利益问题向公司汇报，并执行落实公司会议传达的工作要求。 （2）人力资源部的职责权限A负责公司会议管理，所有重要会议在公司领导批准后需到人力资源部登记存档；B登记公司或各部门递交的使用会议室申请表，对会议室使用进行时间安排；C组织并安排公司会议的召开；D维持公司会议纪律，并有权对违反公司会议纪律的行为提出相应的处罚。 （3）营销中心副总经理/总经理的职责权限A组织并主持公司会议的召开；B总裁助理负责公司会议的组织、通知、记录会议纪要、督办议定事项的落实情况，并对会议资料进行、分发、立卷、存档；C对公司会议的召开进行审批。 4、会议分类及内容 （1）公司会议 4、会议分类及内容 （1）公司会议董事会会议时间由董事会自行决定会议主持人公司总裁参会人员公司总裁、股东、营销中心副总经理会议内容A.研究公司重大事件的解决及重大决策的确定；B研究公司发展战略规划，掌控公司发展目标及管理动向；公司总监会会议时间每月会议主持人公司总裁参会人员公司总裁、营销中心副总经理、人力资源总监、生产总监、运营总监会议内容A.研究决定公司日常工作中的有关事项；B研究分析公司生产、质量、销售、人力资源现状，制定工作方针、工作计划、目标、措施、策略；C需总监级以上集体研究解决的其他重大事项。 公司跨部门主管月例会会议时间每月销售月例会前一天下午会议主持人公司总裁参会人员公司总裁、营销中心副总经理、各部门经理/主管会议内容A.各部门经理/主管汇报上月工作总结，下月工作计划，跨部门之间存在的问题及解决方法/建议；B讨论研究公司制定和发布的综合性文件及公司管理、规定。 销售月例会会议时间每月会议主持人公司总裁参会人员公司总裁、营销中心副总经理、各区域销售经理、销售经理会议内容A.汇报公司上月销售工作情况，产品销售情况及市场占有率，反馈产品存在的主要问题等；B对下一工作月度销售工作进行分析和预测；C研究行业发展趋势及销售工作的对策；D销售人员管理及费用相关问题。 内审、管理评审会会议时间每年3月份会议主持人营销中心副总经理参会人员公司总裁、营销中心副总经理、各部门经理/主管会议内容A.评审公司管理方针、目标的有效性和落实情况；B收集职员对公司管理状况的建议及职员满意度调查；C讨论分析管理中的不足问题，使其更具完备和更可操作性，确报持续改进。 全体职员年中大会会议时间每年6月份会议主持人公司总裁参会人员公司全体职员会议内容A.各部门经理/主管对半年来的工作进行回顾和分析；B总结半年来公司所取得的工作成绩和存在的不足；C评估半年来各部门的工作和任务的绩效考核情况，吸取经验教训，明确方向，提出改进措施等。 公司年终表彰大会会议时间每年12月份会议主持人公司总裁参会人员公司全体职员会议内容A.各部门经理/主管对一年来的工作进行回顾和分析；B总结一年来公司所取得的工作成绩和存在的不足；C评估一年来各部门的工作和任务绩效考核情况，吸取经验教训，明确方向，提出改进措施等；D根据绩效考核情况，进行表彰和处罚；E计划和明确下一年的工作任务和工作目标及执行方法。 公司组织的临时性大会 （2）专题会议即全公司性的政策、业务、技术综合会。 例如销售部的优惠政策专题会议；品牌推广部的活动推广协调会；项目总结会等。 （3）部门会议部门月例会会议时间由各部门自行决定会议主持人各部门经理/主管参会人员各部门成员会议内容A.传达公司会议精神、落实会议议事的执行；B部门成员汇报个人本月工作总结，下月工作计划，个人工作中存在的问题/解决方法/建议；C部门经理/主管讲评部门工作要点、落实各项管理措施、帮助下属解决工作中遇到的困难和问题，并对下一步工作进行指引。 部门周例会会议时间由各部门自行决定会议主持人各部门经理/主管参会人员各部门成员会议内容A.传达公司会议精神、落实会议议事的执行；B部门成员汇报个人本周工作总结，下周工作计划，个人工作中存在的问题/解决方法/建议；C部门经理/主管讲评部门工作要点、落实各项管理措施、帮助下属解决工作中遇到的困难和问题，并对下一步工作进行指引。 部门组织的临时性会议 （4）各类培训课程新入职职员培训会议时间每月5号、20号（遇假日则顺延）会议主持人人力资源部参会人员入职的新职员会议内容A.公司企业文化、管理制度培训；B个人工作职责及工作要求；C相关注意事项；D每月5号培训上月21号当月5号入职的新职员；每月20号培训当月6号当月20号入职的新职员。 部门内部组织的各类培训公司突发事件应急处理培训会消防安全走火培训大会 5、会议程序 （1）会议提拟和审批 5、会议程序 （1）会议提拟和审批公司月度例会无须提拟和审批，除因特别原因需推迟时间举行外；公司董事会或总监会由总经理直接提拟或由议题涉及的主办部门负责人提拟及呈报总经理审批；其他公司会议由主办部门负责人准备提拟，并报营销中心副总经理/总经理审批后执行；部门会议由各部门自行安排，但会议时间、参加人等，不得与公司会议冲突；其中，属非例会性质且需申请专项费用的，应向上一级主管部门报批同意；属例会性质的，由主办部门提拟呈报总经理审批后执行。 会议提拟的内容A议题准备提拟负责人要准备会议向公司领导汇报和请示的问题，要有明确具体方案或意见，避免会议时间过长；B会议协商会议议题，凡涉及其他多个部门的，事先要进行会商，取得一致意见，避免会议限于争执不休的局面；C资料准备参加汇报的会议人员要围绕会议议程和主要准备工作汇报，要有简要的书面汇报提纲，发言时间一般控制在35分钟，并在会前提前半天以上送至与会者，便于与会人员阅读并准备意见；D拟好议程会议举办方就会议的内容，拟定出会议议程，并按照议程展开会议； （2）会议计划和统筹每月28日前，总裁助理应与各部门协调确定下月计划召开的临时行政会议，汇总后报总经理审批后，汇同公司月例会编制月度会计划，月月底前发放之各部门负责人；除总经办已列入计划的会议，其他需申请使用会议室的，需提前半天向人力资源部递交使用会议室申请表进行会议室使用预约；凡总经办已列入计划的会议，如需改期，或遇特殊情况需安排新的临时行政会议时，会议召集部门应提前2天完成会议提拟和报批手续，并报请总经办调整会议计划。 未经总经办同意，任何人不得随意打乱正常会议计划；会议安排的原则小会服从大会，局部服从整体，临时服从例会。 各类例会的优先顺序为公司例会、公司临时行政会议、部门会议。 因处置突发事件而召开的紧急会议不受此限制。 （3）会议准备会议通知A公司会议及专题会议由总裁助理提前一天以上统一发放书面的会议通知；B部门会议由部门经理/主管进行书面/电话/口头通知；会议物质准备A公司会议或专题会议需有投影设备演示说明的会议，应由会议举办方在会议室使用申请表中注明，由人力资源部提前准备投影仪调试工作；B会议举办方应根据会议需要提前布置会场，备好座位、会议器材、水果鲜花、茶具茶水等会议所需的各种设施、用品等；C会议需留存资料的应提前做好拍照、摄像、录音笔等准备工作。 会议服务人员安排会议资料准备根据需要，提前准备分发的资料，并有次序摆放在会议桌上会议签到 （4）会议组织多个部门参加的行政会议原则上由总经理主持，总经理另有授权的，从总经理授权；会议主持人须遵守以下规定主持人应提前5分钟到达会场，检查会务落实情况，做好会前准备；总经理作为主持人时候，由总裁助理执行此规定；主持人一般应于会议开始后，将会议的议题、议程、须解决问题及要达成目标、议程推进中应注意的问题等，进行必要的说明；会议进行中，主持人应根据会议进行中的实际情况对议程进行适时、必要的控制，并有权限定发言时间和中止与议题无关的发言，以确保议程顺利推进及会议效率；属讨论、决策性议题的会议，主持人应引导会议做出结论。 对须集体议决的事项应加以归纳和复述，适时提交与会人表明意见；对未议决事项亦应加以归纳并引导会议就其后续安排统一意见；主持人应将会议决议事项付诸实施的程序、实施人（部门）、达成标准和时间等会后跟进安排向与会人明确。 参会人员须遵守以下规定应准时到会，并在会议签到表上签到；会议发言应言简意赅，紧扣议题；遵循会议主持人对议程控制的要求；属工作部署性质的会议，原则上不在会上进行讨论性发言；遵守会议纪律，参会期间应将手机调到振动或将手机呼叫转移至部门另一未参会人处，原则上不允许接听电话，如须接听，请离开会场；做好本人的会议纪录。 （5）会议记录公司会议均应专