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UFERP-M 8.0支持手册系统初始建帐本文主要介绍系统如何建立一个新帐套、系统需要定义的基本信息、各系统初始化设置的步骤（主要介绍财务系统和分销系统）、单据格式设计的意义和方法以及期初数据录入过程，通过本章的学习应熟练掌握系统初始建帐的完整过程及一些注意事项。第一节建立帐套本节主要介绍系统建立新帐套时的步骤和一些注意事项。一、步骤：1 帐套信息：确定新建帐套的名称、存放路径和系统启用的会计期NT环境下系统默认的帐套路径是：c:winntsystem32ufsystem；WIN95/98环境下系统默认的帐套路径是：c:windowssystemufsystem。2 本单位的信息：其中单位名称是必须录入的信息。如果用户还有发票业务的管理，还应该将相关信息输入完整，例如单位全称、税号、开户银行等信息。3 核算信息：确定本位币的信息、企业类型、行业性质和会计主管。 企业类型：企业类型的确定决定了企业的业务模式。系统提供了工业、商业两种类型。如果选择了工业模式，则系统不能处理受托代销业务；如果选择了商业模式，委托代销业务和受托代销业务系统均可以处理。 行业性质：行业性质的选择可以确定系统核算科目的性质，按所选择的行业性质预置会计科目。4 基础信息：确定存货、客户、供应商是否进行分类核算；是否具有外币核算业务。二、注意事项：系统管理员与财务主管的区别： 系统管理员：负责整个UFERP-M 8.0系统的维护工作。可以进行帐套的建立、引入、输出和数据备份以及帐套主管、操作员和权限的设置。 财务主管：负责所管理的帐套的维护工作。可以进行所选帐套的修改和所选年度内帐套的管理（包括帐套的创建、清空、引入、输出和年末结转、所选帐套的数据备份），以及该帐套操作员权限的限制。第二节基础信息的设置本节主要介绍基础信息设置的内容以及其与实际业务的关联关系和录入时的制约关系。基础信息的设置一定要与企业的实际业务相结合，不要急于定义，经过各部门（财务部门、业务部门）的协调后，最好先手工整理一份资料，这样可以避免盲目的定义，减少初始化设置的重复工作，节省期初建帐的时间。一、内容介绍（一）基本信息设置项目：1 编码方案（1） 栏目意义：设置编码分类的方法，便于数据进行分类统计、管理。可以设置编码分类的内容有：科目、存货分类、地区分类、客户分类、供应商分类、部门、成本对象、收发类别、结算方式（2） 使用的系统：全部系统均要使用（3） 使用哪些系统时，必须设置：使用任何一个系统时，都要进行设置2 数据精度（1） 栏目意义：设置存货数量、存货单价、开票单价、件数以及换算率的小数位数（2） 使用的系统：应收帐款、应付帐款、采购管理、销售管理、库存管理、存货核算、采购计划（3） 使用哪些系统时，必须设置：应收帐款、应付帐款、采购管理、销售管理、库存管理、存货核算、采购计划（二）机构设置项目：3 部门档案4 职员档案（三）往来信息的设置：5 客户分类6 客户档案7 供应商分类8 供应商档案9 地区分类（四）存货信息的定义：10 存货分类（1） 栏目意义：设置企业存货的分类体系。（2） 使用的系统：总帐、应收帐款、应付帐款、成本核算、采购管理、销售管理、库存管理、存货核算、采购计划（3） 使用哪些系统时，必须设置：成本核算、采购管理、销售管理、库存管理、存货核算11 存货档案（1） 栏目意义：设置企业进行生产经营中使用的各类存货档案。在填制各类业务单据时，存货信息可以进行快速参照输入，并可对存货进行各项统计管理（2） 使用的系统：总帐、应收帐款、应付帐款、成本核算、采购管理、销售管理、库存管理、存货核算、采购计划（3） 使用哪些系统时，必须设置：成本核算、采购管理、销售管理、库存管理、存货核算（五）财务业务信息的定义：12 科目（1） 栏目意义：设置会计核算科目，在填制凭证时，可以方便地进行科目的参照输入（2） 使用的系统：总帐（3） 使用哪些系统时，必须设置：总帐13 凭证类别（1） 栏目意义：设置企业进行会计核算的凭证类型（2） 使用的系统：总帐（3） 使用哪些系统时，必须设置：总帐14 项目目录（1） 栏目意义：系统提供用户可以将在建工程、对外投资、技术改造、课题、合同订单按项目进行核算的功能，丰富了科目核算的内容。（2） 使用的系统：总帐（3） 使用哪些系统时，必须设置：总帐（六）收付结算业务信息的定义：15 结算方式（1） 栏目意义：设置企业经营过程中使用的收款、付款结算方法（2） 使用的系统：总帐、应收帐款、应付帐款、采购管理、销售管理（3） 使用哪些系统时，必须设置：总帐、应收帐款、应付帐款16 付款条件（1）栏目意义：设置企业经营过程中收、付款项的折扣优惠方法 （2）使用的系统：应收帐款、应付帐款、采购管理、销售管理（3）使用哪些系统时，必须设置：无17 开户银行（1） 栏目意义：设置企业用于收、付结算的各开户银行信息（2） 使用的系统：应收帐款、应付帐款、采购管理、销售管理（3） 使用哪些系统时，必须设置：应收帐款、应付帐款、采购管理、销售管理（七）购销存业务信息的定义：18 仓库档案（1） 栏目意义：设置企业的仓库计价方式等各项信息（2） 使用的系统：采购管理、销售管理、库存管理、存货核算、采购计划（3） 使用哪些系统时，必须设置：采购管理、销售管理、库存管理、存货核算、采购计划19 收发类别（1） 栏目意义：设置企业经营过程中存货的出、入库类型（2） 使用的系统：采购管理、销售管理、库存管理、存货核算（3） 使用哪些系统时，必须设置：采购管理、销售管理、库存管理、存货核算20 采购类型（1） 栏目意义：设置企业的存货采购业务类型（2） 使用的系统：采购管理（3） 使用哪些系统时，必须设置：采购管理21 销售类型（1） 栏目意义：设置企业的存货销售业务类型（2） 使用的系统：销售管理（3） 使用哪些系统时，必须设置：销售管理22 产品结构（1） 栏目意义：设置工业企业生产的各种产品的结构，即产品的组成内容。（2） 使用的系统：成本核算、库存管理、存货核算、采购计划（3） 使用哪些系统时，必须设置：工业生产企业在使用成本核算、采购计划时必须设置23 成套件（1） 栏目意义：设置企业存货中成套产品的组成内容（2） 使用的系统：库存管理、存货核算、销售管理（3） 使用哪些系统时，必须设置：没有成套件管理的企业，可以不进行此设置24 费用项目（1） 栏目意义：设置企业在销售过程中的代垫、其他支出等费用项目（2） 使用的系统：销售管理（3） 使用哪些系统时，必须设置：无25 成本对象（1） 栏目意义：设置企业进行成本核算时，成本归集的对象（2） 使用的系统：成本核算、库存管理、存货核算（3） 使用哪些系统时，必须设置：成本核算26 发运方式（1） 栏目意义：设置企业在进行采购、销售业务时，采用的运输方式（2） 使用的系统：采购管理、销售管理（3） 使用哪些系统时，必须设置：无（八）其他信息的定义：27 常用摘要（1） 栏目意义：设置企业中对重复发生业务在填制单据时，经常使用的摘要内容，常用摘要可随时调用，提高输入处理效率（2） 使用的系统：总帐、应收帐款、应付帐款、采购管理、库存管理、存货核算、销售管理（3） 使用哪些系统时，必须设置：无28 自定义项目（1） 栏目意义：系统提供了自定义项和自由项来满足不同行业用户对原始单据和一些常用基础信息的特殊要求。（2） 使用的系统：总帐、应收帐款、应付帐款、采购管理、库存管理、存货核算、销售管理（3） 使用哪些系统时，必须设置：无说明： 自定义项和自由项的区别：自定义项的定义是针对单据、客户、供应商和存货而言的，而自由项的定义是针对存货而言；一个自定义项目只能定义一个属性，但一个自由项可以定义多个属性，建立自由项目的档案。例如：将产地上海定义为某存货的自定义项，颜色定义为自由项，其档案内容包括黑色、棕色、红色等。当存货填制出入库单时，选择了此存货同时也就决定了自定义项产地为上海，而自由项颜色还要进行选择才能确定。 自定义项和自由项的定义步骤（具体操作可以参见本书中第三节单据格式设计的举例）：第一步：在基础信息定义中定义所需要的自定义项目和自由项目及自由项的档案内容。第二步：在存货档案中，选择自定义项和自由项管理。第三步：在单据格式设计中增加所定义的自定义项和自由项栏目。第四步：在填制单据时确定自定义项和自由项内容。29 内部目录（1） 栏目意义：内部目录的定义是针对固定资产、工资、成本核算和资金管理系统而需要设置的一些项目内容。（2） 使用的系统：固定资产系统：进行资产类别、使用状况、增减方式等项目的设置。工资系统：设置人员类别、人员档案、工资项目、银行等一些项目。成本核算系统：进行工序产品、分配率等信息的设置。资金管理系统：需要设置开户单位、开户帐户等信息。（3） 使用哪些系统时，必须设置：可以根据不同的特殊要求进行设置。二、与实际业务的关联关系 公用目录 业务类型 必须设置内容数据精度：（系统默认的小数位数均为2位）存货数量小数为4位；6位或没有小数等特殊要求时存货数量小数位存货的计划价、售价、参考成本价等小数位有特殊要求时存货单价小数位发票、出/入库单等单据中单价的小数位有特殊要求时开票单价小数位开票时所要求的件数小数位数件数小数位数进行单位换算时所要求的换算率的小数位数换算率小数位数职员档案：对各职员需要按部门进行管理、统计业务数据时所属部门客户档案：基本档案客户编号、简称开具专用发票时客户名称、税号、开户银行、帐号、地址、电话、邮编、联系人无独立核算权的客户需汇总开发票时客户总公司客户信息需要按地区汇总统计时所属地区码采用“发货制”进行销售业务，在单据需填制发货信息时发货地址、发货方式、发货仓库、需对客户的欠款帐龄进行分析管理时信用期限、付款条件需对某销售业务员销售的客户进行管理时分管部门、分管业务员对客户进行销售打折，并对折扣进行管理统计时扣率供应商档案：基本档案供应商编号、简称填制专用发票时供应商名称、税号、开户银行、帐号、地址、电话、邮编、联系人无独立核算权的供应商由总公司开出发票时总公司编码供应商信息需要按地区汇总统计时所属地区码在采购中需要进行到货管理并在单据中填制到货信息时到货地址、到货方式、到货仓库、需对供应商的赊欠款帐龄进行分析管理时信用期限、付款条件需对某采购业务员采购的供应商进行管理时分管部门、分管业务员对某供应商供货价格含税的设置单价是否含税 存货档案：基本设置内容存货编码、名称、计量单位、税率、属性采购系统中参照的存货属性设置“外购”销售系统中参照的存货属性设置“销售”库存中有材料领用出库时属性设置“生产耗用”库存中有产成品入库时属性设置“自制”、“在制”对采购、销售的费用发票进行处理时属性设置“劳务费用”存货采用“计划价”或“售价”核算时计划价/售价有暂估入库时参考成本、参考售价对某存货的最低售价进行控制时最低售价需要对某存货的供应商进行供货追踪时主要供货单位在制定采购计划时可能使用的提前期、经济批量存货分析中可能使用的存货ABC分类库存管理中可能使用的安全库存、最高最低库存、呆滞积压标准需对存货进行按批次的出入库管理批次管理标志需对存货的保质期进行管理保质期管理标志存货的成套件出库统计“成套件“标志结算方式：需要对票据按票据号进行管理票据管理标志仓库档案：按部门核算库存存货的成本时所属部门需要对仓库的库存资金进行控制管理时资金定额定义时必须定义的内容计价方式收发类别：此项内容是存货成本生成凭证的依据，一定要结合企业的实际存货出入库成本的核算要求进行设置产品结构：在工业企业有产品生产成本核算；在商业企业有商品的组装、拆卸业务的用户一定进行此项内容的定义三、录入时的制约关系初始定义基础信息时，各项目的内容不能随意定义，有一些项目在录入时具有一定的先后顺序，下面为基础信息定义的顺序图示，以供参考。成套件成本对象成本对象产品结构成本对象凭证类别项目定义科目部门存货档案地区仓库付款方式发运方式职员档案自定义项数据精度客户及供应商档案编 码 方 案图示说明：1. 没有制约关系的项目在图示中没有列示。2. 部门档案和职员档案录入的关系需要注意的是：应先建立部门档案，后定义职员档案。职员档案中的部门信息为必录项目，定义了职员档案后，再重新在部门档案中填如人员的信息。3. 在录入存货档案以及客户、供应商档案前还要定义存货的分类及客户、供应商的分类，由于图示内容较多，因此各分类的定义在图示中没有显示。产品核对成本对象第三节单据格式的设计本节主要介绍UFERP-M 8.0系统中各种单据格式的设计及应用。UFERP-M 8.0系统为了适应不同用户的需求，在单据的格式上与Windows 7.0系列产品相比有了很大的改进，允许用户自定义单据的格式。单据格式的设计内容主要包括单据头栏目和单据体栏目的设计，每个子系统中对于所提供的各种单据的单据头栏目和单据体栏目提供一些可供参照选择的项目。不同类型的用户可以根据企业的实际情况利用单据的自定义项目和存货的自由项目与单据格式设计相结合来满足自身的需要。由于各系统中所涉及的单据形式较多，我们仅以采购业务中入库单据和销售业务中的销售发货单为例来介绍，希望各代理商可以以此为基础，灵活运用，以适应不同用户的要求。一、单据设计步骤：（具体操作请参见下面的举例）1、 了解系统默认的单据格式及项目：在单据格式设计前，首先应了解系统默认提供的单据格式，与用户要求的格式相差项目内容。2、 熟悉系统提供的单据头和单据体项目内容：在单据格式设计中查看系统默认提供的单据头和单据体栏目能否满足要求，如果可以满足要求，可以直接增加或减少单据中的项目，保存后退出，则所修改的单据将达到用户要求，业务处理时直接调用此单据即可。3、 自定义项和自由项的应用：如果系统提供的项目不能满足用户的要求时，可以利用单据的自定义项和存货的自由项的结合来满足不同的需求，至于自定义项和自由项的定义可以参看第二节中自定义项目的介绍部分。4、 单据的调整：（详细的调整方法可以参见各系统的使用手册）（1） 调整单据项目：包括需要增加的项目和需要删除的项目，分为单据头栏目和单据体栏目两个部分的调整。（2） 调整单据体的大小（3） 调整单据头项目的排列位置：单据中的项目提供了横对齐和竖对齐两种方式。（4） 调整单据体项目的排列顺序二、采购业务中的业务模型与单据设计项目的关系采购系统提供了四种业务单据：采购订单、采购入库单、采购发票和采购结算单供用户进行单据设计和调整，以满足不同用户的要求。在此仅以采购入库单为例，说明采购常见业务模型与单据设计项目的关系。1、 涉及计划价核算：具有计划价核算的工业企业在填制采购入库单时，单据中需要有计划单价、计划金额。而系统默认提供的格式并没有此项内容，需要在入库单中填加“计划单价、计划金额”项目内容，以满足用户的要求。2、 涉及批次核算：具有批次核算的用户要在采购入库单的表体中加入“批号”项目，在填制采购入库单时才能录入存货的“批号”，以便跟踪批次的出入库情况。3、 合同管理：需要跟踪合同完成情况的用户还需要在单据中增加“合同”项目，以便统计合同的执行情况。4、 具有辅助计量单位核算：具有辅助计量单位核算的用户如果需要按件数进行统计数据，那么还需要在入库单中增加“件数”的项目，才可以按件数来统计存货的出入库情况。5、 单据自定义项和存货自由项的应用：（1） 单据自定义项：如果系统提供的单据头栏目的内容不能满足要求时，可以利用单据的自定义项来设计单据格式，系统对单据提供了10个自定义项。例如：如果在填制采购入库单时，还需要录入“仓库地址”的信息，此时可以便利用单据的自定义项，来满足此项要求。具体操作如下：1） 在单据的自定义项中定义自定义项目：仓库地址2） 在单据设计中增加单据头栏目：仓库地址此时，在填制采购入库单时，便可以录入仓库地址的信息。（2） 存货自由项：如果系统提供的单据体栏目内容不能满足要求时，例如：服装行业的用户，在填制采购入库单时，用户还需要对型号相同不同颜色的存货进行分析统计，而系统此时不能完成这种统计分析。这时，就可以利用系统提供的存货的自由项来增加单据设计栏目。系统对存货提供了2个自由项，通过存货的自由项目来满足用户的要求。具体操作如下：1） 在自定义项中定义存货的自由项-颜色及其自由项的档案2） 在存货档案中选择自由项-颜色3） 在单据设计中增加单据体栏目：自由项-颜色那么，在填制采购入库单时，采购入库单的单据体中则增加一项栏目“颜色”，此时，便可以完成对颜色项目的录入。三、销售业务中的业务模型与单据项目设计的关系销售系统提供了销售订单、发货单（包括委托代销发货单）、退货单、销售发票、调拨单等几种业务单据，供用户进行单据设计和调整，以满足不同企业的要求。（一）以销售发货单为例，说明销售业务模型与单据设计项目的关系。1、 具有最低售价控制：具有最低售价控制的用户在填制销售发货单时，希望录入“最低售价”项目，此时应在单据中增加“最低售价”栏目，那么，在发生业务时才能在提货单中录入最低售价。2、 具有客户受信额度控制：如果用户在销售发货单中希望打印关于客户的受信额度等信息，那么在单据格式设计中应加入“用户信用度”和“客户应收余额”两个项目内容，此时，在发货单中增加了“用户信用度”和“客户应收余额”两个项目，填制提货单时可以随时录入客户的信用度。3、 打印存货的报价：如果用户在销售发货单中希望打印存货的报价，则应在单据格式设计中增加“报价”项目，这样，在销售发货单中将增加一个栏目存货的“报价”，提货单打印时同时打印存货的报价。注意： 目前由于时间的原因，自定义项和自由项在单据格式中设计后，有些业务系统还不能完成统计功能，只有库存和存货系统可以完成对单据自定义项和存货自由项的统计。 由于系统对各种单据的单据头和单据体提供较多的选项，此处不再一一举例说明。（二）以销售发票为例，说明票据套打的方法。UFEPRM系统在发票的打印上与用友原有的产品有很大的差别。用户在设计发票格式时，系统提供了两种方式：屏幕显示格式设置和套打发票格式设置，也就是说，对于销售发票，如果用户的发票套打格式与屏幕显示的格式不一样时，可以分别单独的设计。说明：“销售发票”（包括普通发票和专用发票）的单据格式设计功能中，比其他的单据多一个操作按钮“设置”，通过“设置”按钮，可以进行票据打印行数、票据高度、票据字体的设置，以进入销售发票套打格式设计界面，其单据的设计方式与其他单据相同，此处不在叙述。四、单据格式设计的举例说明下面以服装行业为例说明采购入库单格式设计的具体方法。我们知道服装行业具有一定的特殊性，即使同一型号的服装也有很多颜色的种类。对于这种情况，在建立存货档案时，如果同一型号的服装按不同颜色也设置成一个存货的编号，不但会增加很多编制的工作量，同时存货的编码也会相应的变得很庞大，造成不必要的浪费。而针对这种情况，我们可以利用系统提供的存货的自由项管理，得到很好的解决。下面我们将详细地介绍怎样进行单据格式的设计。1 了解采购系统提供的默认单据-采购入库单的格式：由于系统在单据体上没有相关的“颜色”项目，因此，需要在单据体上增加此项目。2 查看采购入库单默认提供的单据体项目：由于系统默认提供的单据体项目没有“颜色”项目，因此，需要利用存货的自由项来增加此项目。3 定义存货的自由项：（1） 在基础信息设置的自定义项中定义存货的自由项-颜色及其档案内容：如下面两个图所示自由项定义图示颜色的档案内容图示（2） 在存货的档案中选择自由项-颜色：在需要进行自由项定义的存货卡片“其他”中选择（在自由项“颜色”项目前打勾），如下图所示。选择自由项-颜色（3） 在单据中增加自由项-颜色，并保存设置：1） 增加单据体内容-颜色：如下图所示。选择增加单据体-颜色2） 保存设置：保存后则在采购入库单中增加了“颜色”项目，如下图所示。此为自由项保存单据格式4 单据的调整：（单据的调整此处不再详细介绍，可以参见各系统的使用手册）5 填制采购入库单：如下图所示。填制采购入库单第四节 各系统启用和月末结帐的先后顺序本节主要介绍了UFERP-M 8.0各子系统启用的先后顺序、月末结帐处理以及年度结转的先后顺序，各分公司、代理商只有掌握了这些内容后，在软件实施时，才能UFERP-M 8.0系统才能得到很好地运用。一、 系统启用的先后顺序（一）同一月份启用所有的系统如果用户希望在同一月份启用所有的子系统，建议用户采用如下的启用顺序：先启用采购和销售系统，然后再启用库存和存货系统。总帐、工资、固定资产、资金系统可以同时启用，最后启用应收、应付和成本系统。注意：一定要保证先启用采购系统和销售系统。（二）在不同的月份启用如果用户希望分批实施，先启用一些系统，过一阶段时间再启用一些系统，这时应注意销售、采购系统后启用时会出现的一些问题：1 如果应付系统已经启用，并且希望下个月份启用采购系统，则建议用户在应付系统中不要录入下个月及其以后月份日期的采购发票。如果已经录入，可以在采购系统启用之前做如下处理：将其删除或审核。2 如果应收系统已经启用，并且希望下个月份启用销售系统，则建议用户在应收系统中不要录入下个月及其以后月份日期的销售发票。如果已经录入，可以在销售系统启用之前做如下处理：将其删除。3 如果存货系统已经启用，并且希望下个月份启用采购系统，则建议用户在存货系统中不要录入下个月及其以后月份日期的采购入库单。如果已经录入，可以在采购系统启用之前做如下处理：将其删除。4 如果存货系统已经启用，并且希望下个月份启用销售系统，则建议用户在存货系统中不要录入下个月及其以后月份日期的销售出库单。如果已经录入，可以在销售系统启用之前做如下处理：将其删除。注意：1. 如果先不启用总帐系统而先启用其他系统，则其他系统生成的凭证不能在总帐系统中核算。2. 如果成本核算系统的人工费用、折旧费用数据需要定义为来源于工资和固定资产系统，则工资和固定资产系统必须先启用。二、 系统月末结帐的先后顺序（一）子系统月末结帐的顺序在各系统均启用的情况下：1 采购系统、销售系统、工资系统、固定资产系统、资金管理系统先进行月末结帐，不受其他系统限制。2 采购系统和销售系统月末结帐后，库存系统才能进行月末结帐；采购系统月末结帐后，应付系统才能结帐；销售系统月末结帐后，应收系统才能进行结帐。3 库存系统结帐后，存货系统才可以进行结帐；工资、固定资产系统结帐后，成本核算系统才可以结帐（当人工费和折旧费从工资、固定资产取数时）；存货核算系统先进行材料库的结帐，然后成本系统进行结帐，存货系统再进行产成品库的结帐。4 只有当工资、固定资产、资金、存货、成本、应收、应付系统能够均结帐后，总帐系统才能进行结帐处理。注意：如果某个系统没有启用，则不对其后结帐的系统有限制。（二）结转上年的顺序1 在结转上年数据之前，首先要建立新年度帐。2 建立新年度帐后，可以执行供销链产品、资金管理、固定资产、工资系统的结转上年数据的工作。这几个系统的结转不分先后顺序，可以根据需要执行。3 如果同时使用了采购系统、销售系统和应收应付系统，那么只有在供销链产品执行完结转上年数据后，应收应付系统才能执行；如果只使用了应收应付系统而没有使用采购系统、销售系统，则可以根据需要直接执行应收应付系统的结转工作即可。4 如果在使用成本管理系统时，使用了工资系统、固定资产系统、存货核算系统，那么只有工资系统、固定资产系统、供销链产品执行完结转工作后，才能执行结转；否则可以根据需要直接执行成本管理系统的结转工作即可。5 如果在使用总帐系统时，使用了工资系统、固定资产系统、存货核算系统、应收应付系统、资金管理系统、成本管理系统，那么只有这些系统执行完结转工作后，才能执行结转；否则可以根据需要直接执行总帐系统的结转工作即可。第五节各系统初始设置本节主要介绍UFERP-M 8.0各系统的初始化设置步骤及各系统设置步骤的不同之处。一、帐务系统初始化设置（一）总帐系统的初始化设置包含了系统进行业务处理的一些控制和设定。其中，注意事项中提到的设置是不能随时更改的，余下的设置都能够随时根据核算需要更改。1、 制单控制：（1） 制单序时控制：系统规定制单的凭证编号应按时间顺序排列，即制单序时，如有特殊需要可将其改为不按序时制单，若选择了此项，则在制单时凭证号必须按日期顺序排列。（2） 资金及往来赤字控制：若选择了此项，则在制单时，当现金、银行科目的最新余额出现负数时，系统将予以提示。（3） 可以使用其他系统受控科目：若某科目为其他系统的受控科目（如：客户往来科目为应收、应付系统的受控科目），选择此项，在总帐系统中也能使用这些科目填制凭证，否则，在总帐系统中不能使用这些受控科目。注意：建议不要使用其他系统的受控科目进行制单。因为这样会导致总帐与受控系统发生帐帐不符的情况，如客户往来科目为应收系统的受控科目，在总帐系统填制的客户往来科目的凭证，记帐时将只登记科目总帐，不进入应收系统的往来明细帐。如由于期初录入时等其他原因，导致往来科目总帐与应收系统不符时，则可通过此功能进行调整。在平时应禁止使用此项。（4） 允许修改他人填制的凭证：若选择了此项，在制单时可修改别人填制的凭证，否则他人不能修改。（5） 支票控制：若选择此项，在制单时录入了未在支票登记簿中登记的支票号，系统将提供登记支票登记簿的功能。（6） 制单权限控制到科目：若选择此项，在制单时，操作员只能用具有相应制单权限的科目制单。2、 外币核算：如果企业有外币业务，则可选择外币核算，系统提供了两种汇率方式：固定汇率和浮动汇率。3、 预算控制：如果安装了财务分析系统，并且通过财务分析系统对科目、部门、项目制定了相应的预算，那么，在制单时可以对科目、部门、项目的发生额或余额进行预算控制。系统提供两种控制方式： 精细预算控制和粗放预算控制。精细预算控制指在按具体科目、部门、项目指定具体的预算数，制单时，当某一科目下某具体部门或项目的实际借方发生数超过预算数与报警数的差额，则报警。 粗放预算控制指可按部门、项目对多个科目制定总的预算数，制单时，当某一科目下的实际发生数导致多个科目的总发生数超过预算数与报警数的差额，则报警。 例如：管理费用科目下生产部的1月份预算为2000元，报警数为100，若系统采用粗放预算控制方式，则在制单时，当1月份的实际借方发生数超过了1900元时，则系统将自动报警。又如：市场部的1月份的管理费用科目、销售费用科目、经营费用科目的总预算为6000元，报警数为300，若系统采用粗放预算控制方式，则在1月份制单时，当三个科目市场部的总发生数超过了5700元时，则系统将自动报警。4、 凭证控制：包括四项内容：（1） 打印凭证页脚姓名：在打印凭证时，是否自动打印制单人、出纳、审核人、记帐人的姓名。（2） 凭证审核控制到操作员：有些时候，希望对审核权限作进一步细化，如只允许某操作员审核其本部门的操作员填制的凭证，而不能审核其他部门操作员填制的凭证，则应选择此选项。（3） 出纳凭证必须经由出纳签字：若选择了此项，则含有现金、银行科目的凭证必须由出纳人员通过出纳签字后才能记帐。（4） 往来控制方式：若您使用了应收系统，则客户往来凭证应由应收系统生成，则应选择“客户往来款项由应收系统核算”；若您希望由总帐系统生成客户往来凭证，请选择“客户往来款项由总帐系统核算”。同理，若您使用了应付系统，则供应商往来凭证应由应付系统生成，则应选择“供应商往来款项由应收系统核算”；若您希望由总帐系统生成供应商往来凭证，请选择“供应商往来款项由总帐系统核算”。注意： “往来控制方式”一旦设定好，且在会计科目设置中已设置了客户往来、供应商往来核算的科目，则年中不能再随便修改，所以在设置时一定要慎重。 不论往来款项由应收、应付系统核算，还是由总帐系统核算，若想按客户、供应商进行往来帐查询及分析，都应到应收、应付系统中进行，在总帐系统中只能按科目或其他辅助项进行查询及分析。5、 打印位数宽度：定义正式帐簿打印时各栏目的宽度，包括摘要、金额、外币、数量、汇率、单价。6、 明细帐（日记帐、多栏帐）打印输出方式：打印正式明细帐、日记帐或多栏帐时，按年排页还是按月排页。（1） 按月排页：即打印时从所选月份范围的起始月份开始将明细帐顺序排页，再从第一页开始将其打印输出，打印起始页号为“1页”。这样，若所选月份范围不是第一个月，则打印结果的页号必然从“1页”开始排。（2） 按年排页：即打印时从本会计年度的第一个会计月开始将明细帐顺序排页，再将打印月份范围所在的页打印输出，打印起始页号为所打月份在全年总排页中的页号。这样，若所选月份范围不是第一个月，则打印结果的页号有可能不是从“1页”开始排。7、 正式帐每页打印行数：可对明细帐、日记帐、多栏帐的每页打印行数进行设置。双击表格或按空格对行数直接修改即可。8、 凭证、帐簿套打：选择打印凭证、正式帐簿时是否使用套打纸进行打印。套打纸是指用友公司为帐务专门印制的各种凭证、帐簿的标准表格线，选择套打打印时，系统只将凭证、帐簿的数据内容打印到相应的套打纸上，而不打印各种表格线。用套打纸打印凭证速度快，且美观。9、 明细帐查询权限控制到科目：如果希望对查询和打印权限作进一步细化，如只允许某操作员查询或打印某科目明细帐，而不能查询或打印其他科目的明细。这种情况下，则应选择此选项。10、 确定启用会计年度和启用日期：（1） 总帐系统的启用日期不能在系统的启用日期之前。（2） 已录入汇率后不能修改总帐启用日期。（3） 总帐中已录入期初余额(包括辅助期初)则不能修改总帐启用日期。（4） 总帐中已制单的月份不能修改总帐的启用日期，其他系统中已制单的月份不能修改总帐的启用日期。（5） 第二年进入系统，不能修改总帐的启用日期。11、 其它：对系统的其它选项进行设置。（1） 数量小数位：在制单与查帐时，按此处定义的小数位输出小数，不足位数将用“0”补齐。例如定义为5位，而数量为10.25米，则系统将按10.25000显示输出。系统允许设置的数量小数位范围为2到6位。（2） 单价小数位：在制单与查帐时，按此处定义的小数位输出小数，不足位数将用“0”补齐。例如定义为5位，而单价为3元，则系统将按3.00000显示输出。系统允许设置的单价小数位范围为2到8位。（3） 部门排序方式：在查询部门帐或参照部门目录时，是按部门编码排序还是按部门名称排序，用户可根据需要在这里设置。（4） 个人排序方式：在查询个人帐或参照个人目录时，是按个人编码排序还是按个人名称排序，用户可根据需要在这里设置。（5） 项目排序方式：在查询项目帐或参照项目目录时，是按项目编码排序还是按项目名称排序，用户可根据需要在这里设置。（6） 帐套名称、单位名称、行业性质、会计主管等帐套信息只在这里显示，若要修改，可到系统管理中去修改。说明：帐簿清理帐簿清理将冲掉本年各帐户的余额和明细帐，并将上年的会计科目，部门目录、个人目录、客户分类、客户目录、供应商分类、供应商目录、项目目录，凭证类别，常用摘要，常用凭证转入本年。若本年是帐套启用年，则冲掉本年各帐户的余额和明细帐，只保留会计科目，部门目录，客户目录，供应商目录，项目目录，个人目录，凭证类别，常用摘要，常用凭证。执行帐簿清理后, 用户应重新调整科目和余额。注意：（1） 执行本功能将冲掉本年录入的所有余额和发生数，所以执行本功能一定要慎重，最好在执行前先进行数据备份工作。（2） 只有财务主管才能使用本功能。（3） 若已使用其他子系统填制了凭证，则最好不要对总帐数据进行清理，否则可能会引起其他子系统的数据无法联查凭证。12、 期初数据录入总帐系统的期初录入是指系统启用月份的上一个月，会计手工帐完成月末处理后的科目余额。数据来源于手工帐的总帐、明细帐、往来明细帐及部门辅助帐等。（二）固定资产系统的初始化设置1、 资产管理的基本原则：本系统资产管理采用严格的序时管理，序时到日。各种变动变动后折旧计算和分配汇总原则：（1） 本系统发生与折旧计算有关的变动后，加速折旧法在变动生效的当期以净值作为计提原值，以剩余使用年限为计提年限计算折旧；直线法还以原公式计算（因公式中已考虑了价值变动和年限调整）。以前修改的月折旧额或单位折旧的继承值无效。（2） 与折旧计算有关的变动是除了部门转移、类别调整、使用状况调整外的由变动单引起的变动。（3） 原值调整、累计折旧调整、净残值（率）调整下月有效。（4） 折旧方法调整、使用年限调整当月生效。（5） 使用状况调整下月有效。（6） 折旧分配：部门转移和类别调整当月计提的折旧分配分配到变动后部门和类别。（7） 本系统各种变动后计算折旧采用未来适用法，不自动调整以前的累计折旧，采用追溯适用法的企业只能手工调整累计折旧。（8） 报表统计：当月折旧和计提原值的汇总汇总到变动后部门和类别。（9） 如果选项中“当月初使用月份=使用年限*12-1时是否将折旧提足(工作量法除外)”的判断结果是“是”，则除工作量法外，该月月折旧额=净值-净残值，并且不能手工修改；如果判断结果是“否”，则该月不提足，并且可手工修改，但如以后各月按照公式计算的月折旧率或额是负数时，认为公式无效，令月折旧率=0，月折旧额=净值-净残值。2、 设置本套固定资产帐开始使用的年份和期间，要录入系统的期初资料一般指截止该期间期初的资料。固定资产帐的开始使用期间不得大于系统管理中的建该套帐的期间。3、 折旧设置（1） 本帐套计提折旧 这个判断的设置是为了在系统初始化时首先根据使用单位性质确定本帐套计提折旧的性质，也即选定本单位的应用方案。注意： 如果您选用的是行政事业单位应用方案，则按照制度规定单位的所有资产并不计提折旧，那么该判断的判断框内不打勾，表示本帐套不提折旧。一旦确定本帐套不提折旧，帐套内与折旧有关的功能不能操作，该判断在保存初始化设置后不能修改。 如果您选用企业单位应用方案，则根据根据制度规定资产需要计提折旧，请在该判断框内打勾。（2） 主要折旧方法：选择本系统常用的折旧方法，以便在资产类别设置时缺省。（3） 折旧汇总分配周期：企业在实际计提折旧时，不一定每个月计提一次，可能因行业和自身情况的不同，每季度计提一次或半年、一年计提一次，同时折旧费用的归集也按照这样的周期进行，如保险行业每3个月计提和汇总分配一次折旧。所以本系统提供该功能，使您可根据所处的行业和自身实际情况确定计提折旧和将折旧归集入成本和费用的周期。系统具体的处理办法是，每个期间均计提折旧，但折旧的汇总分配按设定的周期进行，把该周期内各期间计提的折旧汇总分配。一旦选定折旧汇总分配周期，系统自动提示您第一次分配折旧，也是本系统自动生成折旧分配表制作记帐凭证的期间。4、 编码设置（1） 资产类别的编码方式：资产类别是您单位根据管理和核算的需要给资产所做的分类，可参照国家标准分类，也可根据需要自己分类。本系统类别编码最多可设置4级、10位，您可以设定级数和每一级的编码长度。系统推荐采用国家规定的4级6位（2112）方式。（2） 固定资产编码方式：固定资产编号是资产的管理者给资产所编的编号，可以在输入卡片时手工输入，也可以选用自动编码的形式自动生成。 选择了“手工输入”，则卡片输入时通过手工输入的方式录入资产编号。 选择了“自动编号”，可单击下拉键，从“类别编号+序号、部门编号+序号、类别编号+部门编号+序号、部门编号+类别编号+序号”中根据您单位的情况选择一种。自动编号中序号的长度可自由设定为15位。自动编号的好处一方面在于输入卡片时简便，更重要的是便于资产管理，根据资产编号很容易了解资产的基本情况。（3） 自动编码中序号的长度：系统提供从15中选择。注意： 资产类别编码方式设定以后，一旦某一级设置了类别，则该级的长度不能修改，没有使用过的各级的长度可修改。 每一个帐套资产的自动编码方式只能一种，一经设定，该自动编码方式不得修改。5、 与帐务系统对帐设置：在存在对应的帐务系统的情况下才可操作。您如果在该判断的判断框内打勾，表示本系统要与帐务系统对帐，对帐的含义是将固定资产系统内所有资产的原值、累计折旧和帐务系统中的固定资产科目和累计折旧科目的余额核对，看数值是否相等。您可以在系统运行中任何时候执行对帐功能，如果不平，肯定在两个系统出现偏差，应引起注意，予以调整。如果不想与帐务系统对帐，可不打勾，表示不对帐，本界面其它部分不能设置。（1） 固定资产对帐科目参照帐务系统的科目选择。因固定资产系统提供要对帐的数据是系统内全部资产的原值，所以选择的对帐科目应是帐务系统内固定资产的一级科目。（2） 累计折旧对帐科目参照帐务系统的科目选择。因固定资产系统提供要对帐的数据是系统内全部资产的累计折旧，所以选择的对帐科目应是帐务系统内累计折旧的一级科目。（3） 对帐不平允许月末结帐本系统执行月末结帐前自动执行“对帐”功能一次（存在相对应的帐务帐套的情况下），给出对帐结果，如果不平，说明两系统出现偏差，应予以调整。但是偏差并不一定是由错误引起的，有可能是操作的时间差异（在帐套刚开始使用时比较普遍，如第一个月原始卡片没有录入完毕等）造成的，因此给出判断是否“对帐不平允许月末结帐”，如果希望严格控制系统间的平衡，并且能作到两个系统录入的数据没有时间差异，则可在该判断的判断框内打勾，否则不要打勾。6、 固定资产入帐科目、累计折旧入帐科目 固定资产系统制作记帐凭证时，凭证中上述科目的缺省值将由您的设置确定，当这些设置为空时，凭证中缺省科目为空。7、 制单业务完成后立即制单 本系统给您此选项有您来确定制单的时间。本选项缺省的判断是“是”，您可以修改，修改后系统将把您没有制单的原始单据的资料收集到批量制单部分，您可以在批量制单部分统一完成。8、 不可修改的选项（1） 本帐套是否计提折旧：该判断在初始化时设置，不能修改。（2） 本帐套开始使用期间：在初始化时设置，不能修改。（3） 资产编号自动编码方式：每一个帐套只能设置一种自动编码方式，一经设定，不得修改。如果初始化时选择的是手工输入，则可通过“选项”修改一次，修改后一旦单击“确定”按钮退出选项界面，不能再修改。如果初始化时选择的是自动编码，则该编码不能修改。注意：如果发现系统不允许修改的内容错了，必须改正，只能通过“重新初始化”功能实现，但应注意重新初始化将清空您对该子帐套所做的一切工作。9、 可修改的选项：（1） 对帐部分 与帐务系统对帐 该判断可修改。 对帐科目 固定资产对帐科目和累计折旧科目均可修改，但注意应是一级科目。 在对帐不平情况下允许月末结帐，可以修改，解释参见“对帐设置”。 月末结帐前一定完成制作应制单业务的凭证，系统中的有些业务在存在对应的帐务帐套的情况下应制作凭证，把凭证传递到帐务系统，但有可能一些经济业务在其它系统已制作凭证，为避免重复制单，可不在此判断框内打勾。如果想保证系统的严谨性，则在此判断框内打勾，表示一定要完成应制作的凭证，如有没有制作的凭证，本期间不允许结帐。（2） 折旧设置 本帐套主要折旧方法：设置这个选项的目的主要是为了系统其他操作的简便性，只是一个缺省的内容，所以可随时修改，修改后缺省的内容随之变化。 折旧汇总分配周期该选择可修改，但有限制。 如果该帐套还没有进行过一次月末结帐，该分配周期可从1、2、3、4、6、12中选择。 如果该帐套已作过月末结帐，则改变后的周期必须即满足是12的除数，又是该会计年度还没有结帐的会计期间的除数，还不能小于还没有分配已计提折旧的期间数。（3） 编码及其它 资产类别编码方式的各级长度：已使用的级次的长度不能修改，没有使用过的级次的长度可以修改，例如：类别编码为2112，已使用过第一级和第二级，则第三级的长度和第四级的长度可以修改，只要保证各级的长度之和不超过10即可。 资产编号的编码方式：资产编号的编码方式是“手工输入”还是“自动编码”可随意变更。但选用哪种自动编码方式一旦确定，不能更改。 自动编码中序号的长度，可随意更改。 已减少的资产可从系统删除时限，根据制度规定已清理的资产的资料应保留5年，所以系统设置了该时限，缺省为5年，只有5年后才能从已将相关资产的卡片和变动单删除（删除是指从系统的数据库中彻底删除）。使用者可根据需要修改这个时限，系统按修改后的时限判断已清理资产的卡片和变动单能否删除。 当月初使用月份=使用年限*12-1时是否将折旧提足（工作量法除外）：如果判断结果是“是”，则除工作量法外，该月月折旧额=净值-净残值，并且不能手工修改；如果判断结果是“否”，则该月不提足，并且可手工修改，但如以后各月按照公式计算的月折旧率或额是负数时，认为公式无效，令月折旧率=0，月折旧额=净值-净残值。10、 基础信息：（1） 卡片项目的定义：系统内置了许多与固定资产有关的项目供卡片格式设计使用，如仍不能满