润滑油销售流程修订对照表.doc

“4.9润滑油销售业务流程”修订对照表原 流 程现修订为备注三、业务流程步骤与控制点1.1 润滑油分公司下属生产单位负责了解OEM客户、军工用油、合成润滑油、润滑脂及区外市场大客户的需求，制定年、月度销售计划上报润滑油分公司。1.2油品销售地市公司润滑油经营管理部门根据市场需求及变化编写年、月度需求报告。省（市）分公司(区外销售公司)润滑油经营管理部门对地市公司需求报告以及除OEM客户、军工用油、合成润滑油、润滑脂及区外市场外的其它客户需求进行汇总，经分管副经理审批后，分别于每年10月、每月20日前向油品销售事业部上报下年度需求计划、下月度内部资源需求计划。2.1 润滑油分公司根据股份公司年、月度生产经营计划，结合市场及资源供给情况，综合平衡后制定年、月度内外部销售计划。月度计划经分管副经理批准，年度计划须经理批准。2.2 油品销售事业部根据股份公司年度生产经营计划，结合润滑油分公司年、月度内部销售计划及省(市)分公司（区外销售公司）上报的需求计划，综合平衡后制定年、月度经营计划、内外部资源采购计划。月度计划经分管副主任批准后下达，年度计划经主任批准后下达。3.1 油品销售省（市）分公司（区外销售公司）润滑油经营管理部门根据油品销售事业部下达的月度计划，将月度内部资源采购计划细化为分品种计划，经部门负责人审批后上报油品销售事业部，由油品销售事业部与润滑油分公司进行衔接，协商一致后，分别下发各省（市）分公司、润滑油分公司各直属单位执行。3.1【ERP】油品销售省（市）分公司（区外销售公司）润滑油经营管理部门根据油品销售事业部下达的月度计划，将月度内部资源采购计划细化为分品种计划，经部门负责人审批后上报油品销售事业部，由油品销售事业部与润滑油分公司进行衔接，协商一致后，分别下发各省（市）分公司、润滑油分公司各直属单位执行。润滑油业务部门根据采购合同或发货通知，在ERP系统中维护采购订单，及时创建内向交货单。3.2 油品销售省（市）分公司（区外销售公司）采购股份公司内润滑油分公司以外生产单位的润滑油产品，应与生产单位签订购销协议。3.2【ERP】油品销售省（市）分公司（区外销售公司）采购股份公司内润滑油分公司以外生产单位的润滑油产品，应与生产单位签订购销协议。业务部门根据购销协议，在ERP系统中维护采购订单，及时创建内向交货单。4.2油品销售省（市）分公司（区外销售公司）润滑油经营管理部门按照经法律事务部审定的标准合同文本拟订合同，合同签订人按规定权限与外部供应商签订采购合同（明确交货方式、地点、时间、价格、数量、质量标准、包装规格、承付方式、损耗率、违约责任等）。合同复印件交财务等部门。4.3【ERP】业务部门根据采购合同，在ERP系统中维护采购订单，及时创建内向交货单。5.2 油品计量验收合格后，库管凭质量合格报告、计量报告、收货通知单办理入库，并签发入库单，油库接卸人员按要求做好收货作业，填写收货作业台账。油库工作人员将收货通知单、验收报告、入库单连续编号，并由经办人和复核人签字，存档并送相关部门。5.2【ERP】收货前,油库工作人员核对货物的品种、数量等与收货通知单、ERP系统采购订单（内向交货）是否一致，做好油品的取样化验工作。油品计量验收后，仓库记账人员凭质量合格报告、计量报告、收货通知单，核对系统采购订单，按照计量报告数据在ERP系统中录入相关计量数据，并打印系统生成的入库单。油库接卸人员按要求做好收货作业，填写收货作业台账。油库工作人员将收货通知单、验收报告、入库单，并由经办人和复核人签字，存档并送相关部门。5.3 散装油卸油前后，油库计量人员按要求做好罐前尺和罐后尺的计量。计算实际收油数量，填写油罐动态分户账 和油品运输超耗（溢余）通知单。出现运输超损耗问题，按规定填写罐车验收及复测记录，查清原因报省(市)分公司（区外销售公司），由相关部门提出处理意见，报分管副经理批准后处理。5.3【ERP】散装油卸油前后，油库计量人员按要求做好罐前尺和罐后尺的计量。计算实际收油数量，填写油罐动态分户账和商品运输超耗（溢余）处理单。出具计量报告。油库记账人员凭质量合格报告（合格证）、计量报告、收货通知单，核对ERP系统采购订单，按照计量报告数据在系统中录入相关计量数据，并打印系统生成的入库单。出现运输超损耗问题，按规定填写罐车验收及复测记录，查清原因报省(市)分公司（区外销售公司），由相关部门提出处理意见，报分管副经理批准后处理。6.1 内部结算：润滑油分公司供给油品销售事业部的全部产品，双方须通过中国石化财务有限责任公司内部结算。6.2 外部采购付款：外部采购油品确认到货和收到发票后，由业务经办人填写付款申请单并附采购合同、入库验收单等凭据，按规定权限审批后，交由省(市)分公司（区外销售公司）财务部门审核付款。6.2【ERP】外部采购付款：外部采购油品确认到货和收到发票后，由业务经办人填写付款申请单并附采购合同、入库验收单等凭据，按规定权限审批后，交财务部门。财务部门根据供应商提供的发票核对价格、入库数量，并在ERP系统内进行发票检验后再办理付款，并由不相容岗位人员对凭证进行稽核。7.1 各级油品销售润滑油经营管理部门组织专门人员对本区域市场进行调查，了解、分析市场的消费规模、客户分布和竞争状况。根据竞争态势和消费特点，细分目标市场，制定相应的市场策略和营销措施。9.3 油品销售地市公司客户经理/门市部经理应走访客户,了解客户意见和需求，根据需要填写区域市场客户档案更新表，报部门负责人。部门负责人安排专人负责档案维护，及时对区域市场客户档案进行调整、充实和更新，至少每半年编写市场消费、竞争分析报告，报省（市）分公司（区外销售公司）润滑油经营管理部门负责人。9.3【ERP】油品销售地市公司客户经理/门市部经理应走访客户,了解客户意见和需求，根据需要填写区域市场客户主数据维护表，由分公司经营管理部门负责人审核确认后，交省（市）分公司（区外销售公司）ERP支持分中心，主数据维护员在ERP系统中进行维护。润滑油销售部门应及时对区域市场客户档案进行调整、充实和更新，至少每半年编写市场消费、竞争分析报告，报省（市）分公司（区外销售公司）润滑油经营管理部门负责人。9.1 信用销售必须签订购销合同。油品销售地市公司客户经理/门市部经理在授权范围内与客户达成购销意向，报地市公司润滑油经营管理部门作为与客户签订合同的依据。超出授权范围的，将客户需求及时报地市公司部门负责人审批。9.2 合同签订人按规定权限依照经法律事务部审定的销售合同标准文本与客户签订销售合同。合同文本修改比照本流程控制点4.2。10.1 润滑油分公司、省（市）分公司（区外销售公司）信用管理领导小组（经理任组长）负责制定本单位的信用政策和信用总体规模。润滑油经营部门根据客户的资金、信用等状况，在规定的信用政策和信用总体规模内拟订客户具体信用限额和时限，按规定权限审批。10.1【ERP】润滑油分公司、省（市）分公司（区外销售公司）信用管理领导小组（经理任组长）负责制定本单位的信用政策和信用总体规模。润滑油经营部门根据客户的资金、信用等状况，填写客户信用主数据申请表，按规定程序批准后，财务部门在ERP系统中维护信用主数据。11.1 润滑油分公司OEM用户以外的产品销售价格，按财务部下达的价格文件执行；在价格领导小组规定的浮动比率内，OEM的价格由各直属单位确定，报润滑油分公司市场营销部门备案；超过浮动比率的，报润滑油分公司价格领导小组审批。11.1【ERP】润滑油分公司OEM用户以外的产品销售价格，按财务部下达的价格文件执行；在价格领导小组规定的浮动比率内，OEM的价格由各直属单位确定，报润滑油分公司市场营销部门备案；超过浮动比率的，报润滑油分公司价格领导小组审批。根据批准的价格文件，财务部门在ERP系统中维护销售价格主数据。12.1 现款销售：润滑油分公司开票人员、各级油品销售营业部门开票人员，根据销售单、收款凭据，复核无误后，开具销售发票或提货通知单并加盖印章。12.1【ERP】现款销售：营业部门根据客户需求和收款凭证，在ERP系统维护销售订单。由不相容岗位人员复核无误后，开具销售发票，打印系统提货通知单并加盖印章。12.2 信用销售：油品销售地市公司客户经理/门市部经理根据销售合同填写信用销售审批单，经部门负责人审批后，填写开票通知单交开票人员，开票人员确认客户欠款金额不超过规定的信用额度，开具销售发票或提货通知单并加盖印章。12.2【ERP】信用销售: 根据签订的销售合同，油品销售地市公司销售部门开票人员在ERP系统建立销售订单。业务经办人填写信用销售审批单，经部门负责人审批后，填写开票通知单交开票人员开具销售发票，打印系统提货通知单并加盖印章。超出规定信用额度的需重新履行审批程序，或经批准后由分公司财务部门信用主数据维护员在ERP系统中一次性释放冻结的订单。12.6 润滑油分公司所属单位销售部门每日对销售开单情况进行汇总，复核无误后填写收款记录，报财务部门。12.6【ERP】润滑油分公司所属单位销售部门每日应对销售开单情况、收款记录进行核对，销售发票、收款票据随同ERP系统销售日报表一并报财务部门，检查、处理系统中未清的销售订单。13.1 润滑油分公司油品出库参见7.2存货管理业务流程控制点4.1、4.2。13.2油品销售地市公司润滑油门市部根据库存和销售情况，向所在地市公司润滑油经营管理部门提交内部移库申请单，经该部门审核确认后统一组织配送。13.2【ERP】油品销售地市公司润滑油门市部根据库存和销售情况，向所在地市公司润滑油经营管理部门提交内部移库申请单。经审核确认后，在ERP系统中创建、打印预留单，再统一组织配送。13.3 加油站根据库存和销售情况，向所在地市公司零售管理部门提出月度进货申请表，经该部门审核确认后，转润滑油经营管理部门统一组织配送。13.3【ERP】加油站根据库存和销售情况，向所在地市公司零售管理部门提出月度进货申请表，经该部门审核确认后，转润滑油经营管理部门，在ERP系统中创建、打印预留单，再统一组织配送。13.6油品销售油库发货人员根据润滑油经营管理部门开具并盖有印章的提货通知单安排客户或运输部门提货，并将提货通知单留存。13.6【ERP】油库发货记账人员接到客户的销售代保管（分）提货单时,应查询ERP系统提单信息并核对验证提单内容相符后,按客户需求的发货数量（不大于提单数量）在系统里做发货过账处理，再打印油品出库单交客户提油。13.8 油品销售油库发货人员每日交班前整理提货通知单，汇总发货数量，编制日发货报表和代保管台账，交油库记账人员。油库记账人员复核日发货量、提货通知单累计数量以及代保管台账，检查是否平衡，发现差异及时查找原因并进行调整。同时编制商品进出库存台账，对商品的账存数和实存数进行及时登记，定期汇总与核对。13.8【ERP】油库发货人员每日交班前整理出库单，报油库记账人员与ERP系统发货数量汇总表进行核对。14.1 各级财务部门审核相关原始凭据,进行账务处理，由不相容岗位稽核。14.1【ERP】各级财务部门每日复核原始票据和收款记录，并与ERP系统集成的销售凭证进行核对。14.2 润滑油分公司所属单位和油品销售省（市）分公司（区外销售公司）应每月核对往来款项，并分别与外部供应商及客户等核对往来款项，做好对账记录。15.1 润滑油分公司库存盘点，参见7.2存货管理业务流程。15.2 各级油品销售润滑油经营管理部门记账人员每日与业务人员对账，每月与财务人员对账。油库每月末与业务、财务部门核对提货通知单、代保管台账和销售发票等，发现差异及时查找原因。15.3 油品销售地市公司润滑油经营管理部门每月末对润滑油库存进行统一盘点，库存数量及损溢分析报告经省(市)分公司润滑油经营管理部门负责人审核，按规定权限审批后核销损溢。15.3【ERP】油品销售地市公司润滑油经营管理部门每月末对润滑油库存进行统一盘点，库存管理员将盘点数据录入ERP系统进行差异分析，库存数量及损溢分析报告经省(市)分公司润滑油经营管理部门负责人审核，按规定权限审批后核销损溢。15.4 油品销售地市公司零售管理部门每月末对加油站润滑油库存进行统一盘点，库存数量及损溢分析报告经省（市）分公司零售管理部门负责人审核，按规定权限审批后核销损溢，并交省（市）分公司润滑油经营管理部门。15.4【ERP】油品销售地市公司零售管理部门每月末对加油站润滑油库存进行统一盘点，地市公司加油站库存管理员在ERP系统中录入盘点数据进行差异分析。库存数量及损溢分析报告经省（市）分公司零售管理部门负责人审核，按规定权限审批后核销损溢，并交省（市）分公司润滑油经营管理部门。1.1地市公司润滑油经营管理部门根据市场需求及变化编写年、月度需求计划 。省（市）分公司（区外销售公司）润滑油经营管理部门对地市公司需求计划以及除军工用油及区外市场外的其它客户需求进行汇总，经分管副经理审批后，分别于每年10月、每月20日前向油品销售事业部上报下年度、下月度内部资源需求计划。2.1 油品销售事业部根据股份公司年度生产经营计划，结合润滑油分公司及省（市）分公司（区外销售公司）上报的需求计划，综合平衡后制定年、月度经营计划、内部资源采购计划，按规定权限审批后执行。对省（市）分公司（区外销售公司）的月度分解计划经分管副主任批准后下达，年度分解计划经主任批准后下达。3.1 省（市）分公司（区外销售公司）润滑油经营管理部门根据油品销售事业部下达的月度计划，将月度内部资源采购计划细化为分品种计划，经部门负责人审批后上报销售事业部，由销售事业部与润滑油分公司进行衔接后，下发各省（市）分公司（区外销售公司）执行。【ERP】业务部门根据月度配置计划在ERP系统中维护采购订单，并根据发货通知单，及时创建内向交货单。32 省（市）分公司（区外销售公司）采购股份公司内润滑油分公司以外生产单位的润滑油产品，应与生产单位签订购销协议或订单。【ERP】业务部门根据购销协议或订单，在ERP系统中维护采购订单，及时创建内向交货单。4.2省（市）分公司（区外销售公司）润滑油经营管理部门按照经法律事务部审定的示范合同文本拟订合同，合同签订人按规定权限与外部供应商签订采购合同（明确交货方式、地点、时间、价格、数量、质量标准、包装规格、承付方式、损耗率、违约责任等）。合同复印件交财务等部门。【ERP】业务部门根据采购合同，在ERP系统中维护采购合同，参照采购合同创建采购订单，及时创建内向交货单。对示范合同文本条款进行文字性修改的，经同级法律事务部门审核;进行实质性修改的,报法律事务部审核。5.2 油品计量验收合格后，库管凭质量合格报告、计量报告、收货通知单办理入库，并签发入库单，油库接卸人员按要求做好收货作业，填写收货作业台账。油库工作人员将收货通知单、验收报告、入库单连续编号，并由经办人和复核人签字，存档并送相关部门。【ERP】油品计量验收后，仓库记账人员凭计量报告，核对内向交货单，按照计量报告数据在ERP系统中录入实收量，并打印系统生成的入库单。5.3 散装油卸油前后，油库计量人员按要求做好罐前尺和罐后尺的计量。计算实际收油数量，填写油罐动态分户账 和油品运输超耗（溢余）通知单。出现运输超损耗问题，按规定填写罐车验收及复测记录，查清原因报省（市）分公司（区外销售公司），由相关部门提出处理意见，报分管副经理批准后处理。6.1 内部结算：省（市）分公司（区外销售公司）从润滑油分公司采购的全部产品，须通过中国石化财务有限责任公司内部结算。6.2 外部采购付款：外部采购油品确认到货和收到发票后，由业务经办人填写付款申请单并附采购合同、入库验收单等凭据，按规定权限审批后，交由省（市）分公司（区外销售公司）财务部门审核付款。【ERP】财务部门根据发票和入库单核对价格、入库数量，在ERP系统内进行发票校验后办理付款。8.2地市公司客户经理/门市部经理应走访客户,了解客户意见和需求，根据需要填写区域市场客户档案更新表，报部门负责人。部门负责人安排专人负责档案维护，及时对区域市场客户档案进行调整、充实和更新，至少每半年编写市场消费、竞争分析报告，报省（市）分公司（区外销售公司）润滑油经营管理部门负责人。【ERP】润滑油经营管理部门根据客户档案更新情况，填写区域市场客户主数据维护表，由经营管理部门负责人审核确认后，主数据维护员在ERP系统中进行维护。8.3信用销售必须签订购销合同，长期客户可签订年度购销合同。地市公司客户经理/门市部经理在授权范围内与客户达成购销意向，报地市公司润滑油经营管理部门作为与客户签订合同的依据。超出授权范围的，将客户需求及时报地市公司部门负责人审批。合同签订人按规定权限依照经法律事务部审定的销售合同示范文本与客户签订销售合同。合同文本修改比照本流程控制点4.2。9.1省（市）分公司（区外销售公司）信用管理领导小组（经理任组长）负责制定本单位的信用政策和信用总体规模。润滑油经营部门根据客户的资金、信用等状况，在规定的信用政策和信用总体规模内拟订客户具体信用限额和时限，按规定权限审批。【ERP】润滑油经营部门填写客户信用主数据申请表，按规定程序批准后，财务部门在ERP系统中维护信用主数据。11.1 【非ERP】现款销售：各级润滑油营业部门开票人员，根据销售单、收款凭据，复核无误后，开具销售发票或提货通知单并加盖印章。【ERP】营业部门根据客户需求和收款凭据，在ERP系统维护销售订单。由不相容岗位人员复核无误后，开具销售发票，打印系统提货通知单并加盖印章。11.2 信用销售：【非ERP】地市公司客户经理/门市部经理根据信用额度填写信用销售审批单，经部门负责人审批后，开票人员确认客户欠款金额不超过规定的信用额度，开具销售发票或提货通知单并加盖印章。【ERP】销售部门开票人员在ERP系统建立销售订单。经确认客户欠款金额不超过规定的信用范围后，开具销售发票或提货通知单并加盖印章。超出规定信用额度的需重新履行审批程序，或经批准后由分公司财务部门信用主数据维护员在ERP系统中一次性释放冻结的订单。12.1地市公司润滑油门市部根据库存和销售情况，向所在地市公司润滑油经营管理部门提交内部移库申请单，经该部门审核确认后统一组织配送。【ERP】润滑油经营管理部门在ERP系统中创建预留单。12.2加油站根据库存和销售情况，向所在地市公司零售管理部门提出月度进货申请表，经该部门审核确认后，转润滑油经营管理部门统一组织配送。【ERP