公司材料采购中心管理办法.doc

广 西 建 工 集 团第一安装有限公司文件桂一安司发字20098号关于发布公司材料采购中心管理办法的通知司属各单位、各部门、材料采购中心： 根据公司经营生产发展的需要，为了加强公司材料采购管理工作，充分发挥公司材料采购中心的作用，进一步提高公司的材料采购管理水平，达到有效整合公司资源和降低材料采购成本的目的，公司编制了材料采购中心管理办法，经公司领导办公会审核通过的批准公司材料采购中心管理办法，现予以发布实施。 广西建工集团第一安装有限公司 二00九年四月二十三日主题词：公布 材料采购中心 管理办法 通知抄送：公司领导，办公室存。广西建工集团第一安装有限公司办公室 2009年4月23日印发打印：李永波 校对：李长国 （共印5份）公司材料采购中心管理办法 一、总则1、为了有效整合公司资源，降低材料采购成本，增强公司的市场竞争力，特设立广西建工集团第一安装有限公司材料采购中心。2、通过材料采购中心的运作，达到降低材料采购成本，提高公司材料信息化管理和计划管理水平的目的。3、通过材料采购中心的运作，缓解资金与材料采购成本的矛盾，提高资金的使用效率。4、通过材料采购中心的运作，逐步理顺公司内部材料调拨关系，规范仓储管理工作。二、 职责1、负责工程主材及其它大宗材料的采购（集中采购材料明细另行发文集中采购的材料明细目录详见附件一）。2、负责协调各经营单位库存物资的调拨利用。三、 运作方式1、公司建立统一的材料管理计算机系统，完善公司内部信息流通和管理体系，提高公司材料管理的计划水平和工作效率，降低库存率，提高资金使用效率；逐步实现供应商的网络信息管理（在公司建立统一的材料管理计算机系统工作未完成以前，各单位暂按原来使用的材料管理系统进行操作）。2、利用公司统一集中采购资金和数量上的优势，与材料生产厂家、高级代理商建立合作关系，确保采购价格低于即时的市场价格。3、在正常情况下要做到材料的零库存，如市场材料价格出现较大变化和公司工程有需要囤集材料时，应向公司领导报告并得到批准后方可实行。4、统一采购时以资金管理中心为资金平台，按材料采购中心与材料需用单位确定的付款方式和时间由资金管理中心直接划转，经营单位帐户在约定付款时间资金不足时自动转为向资金管理中心借款，在资金管理中心的借款按资金管理中心有关规定执行。自动转为向资金管理中心借款后，资金管理中心必须即时通知借款单位。当借款达一定额度时（预警额度），资金管理中心应分别汇报和通知有关领导、材料采购中心、材料需用单位；当借款额达到借款红线时通知材料采购中心暂停该单位的材料供应工作，并向有关领导和部门做出报告（可在计算机管理系统中实现上述要求，预警额度、借款红线由资金管理中心按不同项目条件设立）。四、考核与监管1、对材料需用单位的要求和考核A、要求材料需用单位提出采购计划（由材料采购中心提出采购需用时间表供材料需用单位参考，材料需用单位应在要求时间内编制好计划），由材料采购中心统一采购。采购计划的要素：材料需用量、质量标准、需用时间、使用项目、需用单位的市场询价情况、付款计划、材料目的地、接收人及联系方式。及时验收。B、考核对采购计划要素的完整性、及时性和准确性进行考核。对同一项目同种材料追加计划次数进行考核（次数另定）。2、对材料采购中心的要求和考核A、要求在完成采购计划中的量、质、时间要求的同时，采购价必须比分公司所询的材料价格（或预算价格）低。紧急采购要及时反应，做好服务工作。协助进行经营单位剩余材料的调拨和结算工作。及时向资金管理中心申报资金使用计划。材料采购中心每批采购除需用单位的询价外还必须同时在采购计划上附上当时市场价以备核查。材料采购合同的分发。B、考核对材料采购的价格、质量、时间、报表、合同的合规性进行考核；对信息反馈、追踪（含合同的分发、采购信息的跟踪）的及时性进行考核。C、奖励材料采购中心与公司签定责任状，完成考核指标后按责任状约定进行奖励（考核指标在责任书中确定）。3、考核部门A、公司成本领导小组负责收集、核实供需双方的意见，对照考核细则，向公司考核会议提出考核建议，由公司考核会议进行考核。（考核细则按上述工作要求另定）B、公司工程管理处负责市场材料价格和材料采购后使用情况的调查和收集，向公司成本管理领导小组提供考核意见。C、公司财审处负责对采购和需用单位的资金管理提出考核意见。4、其它A、分包项目的采购不计入材料采购中心的考核范围。B、项目部的零星和应急采购应得到分公司经理的批准，并且必须每月将报表分送公司工程管理处和公司材料采购中心，对报表的及时性和准确性进行考核。C、各经营单位要正式向材料采购中心材料请购批准人名单，材料采购中心按各经营单位授权名单核定采购计划。D、各经营单位要按公司下达的计划审批流程指定相应的机构和人员，并报材料采购中心备案。E、材料采购中心成立后按公司管理体系的有关要求迅速建立和完善内部管理制度并报公司企划领导小组审批。F、公司工程管理处原有的材料管理职责不变。G、各经营单位的仓库管理职责仍由各经营单位负责。材料采购中心物资采购目录表一黑色金属类二电器类三焊接材料四油漆、化工类五气体类1普通钢板1软电缆1电焊条1酚醛调合漆1氧气2镀锌板2电力电缆2不锈钢焊条2酚醛磁漆2乙炔气3花纹板3屏蔽电缆3铝焊条3酚醛防锈漆3二氧化碳气4合金板4控制电缆4塑料焊条4清漆4氮气5容器板5补偿电缆5生铁焊条5醇酸调合漆5氩气6锅炉板6配电箱6铜焊条6醇酸磁漆7等边角钢7动力柜7不锈钢焊丝7各种专用油漆8不等边角钢8电流互感器8不锈钢氩弧焊丝8其他油漆9工字钢9过滤器9埋弧焊丝10槽钢10变压器10二氧化碳焊丝11扁钢11氩弧焊丝12普圆钢12铝镁焊丝13碳元13焊粉14铬元钢14焊剂15方钢15埋弧焊剂16六角钢16防飞濺剂17H型工字钢17不锈钢气焊熔剂18C型钢18棒材19螺纹钢20镀锌C型钢21镀锌元钢22镀锌扁钢23镀锌角钢24镀锌槽钢25结构无缝管26中低压锅炉无缝管27高压锅炉无缝管28输送流体无缝管29焊管30热镀锌焊管31螺旋焊管32方管33合金管34不锈钢板35不锈钢无缝管36不锈钢氩弧焊管37不锈钢有缝管38不锈钢元钢39不锈钢扁钢40不锈钢角钢41不锈钢槽钢附件一附件二广西建工集团第一安装有限公司材料请购流程流 程岗 位职 责时间要求考核目标汇总审核经营科审核基地仓库核对库存财务科项目科批准分公司经理项目部审批录入成本管理系统施工采购计划施工员施工员根据施工进度，核对现场仓库存料，编制材料请购单(注1)根据进度提前不少于7天及时性、负责库存核对工地材料员将请购单录入成本系统(注2)接单当天完成及时性、准确性项目部预算员汇总、审核工程材料请购单及时性、准确性，直接责任项目经理（或授权副经理）在工程材料请购单上签字确认并上传分公司领导责任经营科负责人（或指定负责人）按工程预算及进度在工程材料请购单签字确认准确性基地仓库保管员负责核对库存情况（注3）及时性项目科负责人（或指定负责人）工程材料请购单签字确认（注4）及时性财务科负责人（或指定负责人）对付款条件的可行性负责（注5）可行性分公司经理（或授权副经理）批准从计划申报到分公司批准不能超过4天领导责任注1：施工员根据施工进度，将需要采购的材料负责到项目部仓库核减库存后，做出材料请购计划，并按工程材料请购单的要求对申请单位、工程名称、工程所在地、材料名称、型号规格、材质、偏差要求、用途、请购数量、单位、计划需用日期进行填写，如工程或业主有特殊要求的或指定某个品牌的要注明生产厂家。注2：项目部材料员系统录入并填写项目部仓库联系人及联系电话。注3：基地仓库保管员核对库存物质，库存栏上填写库存。注4：项目科对基地仓库库存材料核减后确定需采购量,预期价格栏填写当前市场价格或者是可接受的价格，计价方式是理计还是磅计。注5：财务科在请购单付款条件栏上填写付款条件的可行性。附件三广西建工集团第一安装有限公司材料采购流程流 程岗 位职 责时间要求考核目标询价、对比合同分送审 批采购中心接到请购单材料验收采购/运输审 核材料中心接单员按材料中心流程展开工作当天及时性采购员采购员对需采购的物资进行询价、对比后确定供应商，同时留下记录,起草合同及时性、经济性采购中心经理对采购合同的符合性、合规性进行审核及时性、经济性公司领导对采购合同进行审批材料中心接单员将生效的采购合同分送到相关部门（注1）及时性采购员按已生效的合同与供应商办理相关的验货、提货手续，根据项目部或分公司的需要运送到指定地点按合同要求按时采购运到工地（注2）及时性、合规性材料保管员保管员凭请购单、采购合同、供应商的发货清单验收无质量问题货到当天验收并录入成本系统（注3）及时性、合规性注1：采购合同除采购中心保存外，还应在2天内分送（或邮寄、传真）供应商、财审处、分公司、工程管理处。注2:材料中心原则上按接单后采购期限最长不超过：普通材料3天、特种材料20天采购到材料。双方另行约定的按合同约定考核。注3：原始验收单和相关凭证每月25日由项目部材料管理员整理装订送分公司财务科。12附件四广西建工集团第一安装有限公司工程材料请购单编 号： 工程所在地： 联系人： 联系电话： 材质偏差要求用途请购数量单位生产厂家计划需用日期库存数需采购数量预期价格计价方式付款条件备注项目经理： 日期： 经营科： 日期：财务科： 日期： 分公司经理： 日期：附件五广西建工集团第一安装有限公司工程材料采购计划单供应商名称：编 号：材料请购单位：材料目的地：联系人：联系电话：请购单编号材料名称型号规格材质偏差要求单位采购数量单价计价方式生产厂家付款条件备注采