食品有限公司合同管理规范化标准.doc

食品有限公司合同管理规范化标准 合同管理规范化标准第一条:为依法经营管理，树立企业信誉，维护企业合法权益，根据中华人民共和国合同法及有关法律、行政法规及规章规定，特制定企业合同管理规范化标准。 第二条合同管理的总目标机构网络化、制度系列化、行为规范化、经营管理和合同管理一体化。 第三条合同管理由公司财务总监负责管理，各分支机构、财务主管分层管理，合同管理员具体管的逐级管理制度。 第四条安徽中亚食品有限公司合同管理机构的名称、组成和职责。 名称领导小组负责人李总、财务总监成员财务总监、会计、公司办公室、各分支机构财务主管组成。 职责（一）、贯彻执行合同法及有关法律规定，组织有关人员的学习和培训。 （二）、制定合同管理章程、制度，并贯彻实施。 （三）、负责合同签订、履行、变更、转让和终止。 （四）、审查合同，建立合同台帐和档案，管理合同文本，合同专用章、授权委托书，进行合同统计，做出统计分析。 （五）、决定合同会商、评审、审批、登记、备案、咨询事宜；决定格式合同制作、合同鉴证、合同催告、合同撤销事宜；决定合同担保及抵押等事宜。 （六）、协调企业内部和外部合同关系，解决合同问题和处理合同纠纷。 （七）、领导开展“重合同守信用”活动。 （八）、开展合同调研活动。 第五条合同管理原则及其职责（一）、合同管理员应具有一定的文化水平和语言文字能力，具有相应的合同法律、法规知识、懂业务、懂管理，工作认真细致。 （二）、合同管理员除搞好自身的学习外，应对相关业务人员进行合同知识培训。 （三）、参与合同的会商、评审。 根据委托订立合同，进行变更和解除。 （四）、检查合同的订立与履行，办理合同签证，办理抵押物等级等。 （五）、管理合同文本、合同专用章和法人授权委托书并按规定使用。 登记台帐，填报统计报表，建立合同档案。 登记、保管与合同有关的文字、单证材料。 （六）、合同管理员调岗，应认真办理档案、资料移交等手续，经领导同意后离任。 第六条合同订立制度（一）、合同形式。 本公司订立合同，一般应采用合同书或数据电文合同；信件和数据电文应订立合同确认书。 （二）、合同主体本公司对外签订书面合同，对方当事人必须是自然人、法人和其他组织，还须具备下列条件 （1）有核准的经营范围； （2）有履行义务的资格证明； （3）有履行合同的能力。 （三）、订立程序本公司订立合同，应严格按照规定程序进行。 （1）进行可行性调查，了解对方当事人的履约能力。 （2）审查对方要约或向对方发出要约。 （3）等待对方承诺或决定向对方承诺与否。 （4）协商合同的订立。 严禁恶意磋商、隐瞒真实情况，提供虚假情况。 （5）拟定合同，并报合同管理机构审查。 （6）订立合同，遵循平等、自愿、公平、诚实信用和守法原则。 （7）签字和盖章，本公司所订立的合同，署名应符合下列要求之一法定代表人签字和盖章；代理人签字和盖章；授权委托人和代理人签字； （8）按规定报经有关部门批准或登记。 （四）、合同内容本公司订立合同，内容应符合下列要求 （1）合同书主体合格、标的合法、手续完备；条款齐全、意思表示真实、约定明确；文字清晰、语言规范；无矛盾条款、无空白条款。 （2）数据电文合同信息可以由当事人认可，当事人身份、签字、盖章经过可靠方法的鉴定。 （五）、合同的变更和解除本公司变更和解除合同，应遵照以下规定 （1）通知或答复要求变更或解除合同，应在合理的时间内将理由、要求和具体内容通知对方。 接到对方要求变更或解除合同的通知，应在通知收到后15日内做出答复。 （2）双方派员进行充分协商。 （3）签订变更或解除合同的协议。 （4）经过鉴证、备案的合同，变更或解除合同的协议应送原鉴证、备案机关审核存查。 第七条委托代理制度（一）、代理人资格代理人必须参加工商行政管理部门组织的合同法培训并经考试合格发给合格证书，才具有代理资格。 （二）、代理人签订合同，必须经过授权，本公司授权形式如下 （1）职务代理在本公司明确规定的职权内代理。 （2）特别授权按一事一议委托的原则，签署授权委托书。 （3）授权委托证书领取工商行政部门统一制作的授权委托书证书的，在证书填写的授权范围内代理。 （三）、要求代理应在代理期限内，按照代理权限签订合同。 代理人不得将代理事项自行转委托他人代理。 代理人应妥善保管授权委托书，不得转借、转让或出卖给他人。 如有遗失，应登报声明作废。 代理人离岗，应交回有效期限内的授权委托书。 第八条合同文本、专用章、台帐和档案制度。 （一）、合同文本使用制度 （1）本公司使用的合同文本种类有国家工商局颁布的全国统一示范合同文本；本公司自行草拟，由省工商局监制的特殊文本；当事人双方参照示范文本协商拟定的合同文本。 （2）对方当事人拟定的格式合同一般不予使用，除特殊情况（如保险合同）必须使用时，须经法定代表人同意。 （3）合同文本由专人保管、登记使用。 （4）合同文本使用应建立台帐。 （二）、合同专用章制度 （1）合同专用章统一刻制、统一编号、统一保管、统一启用并在所在地工商局备案。 （2）合同专用章专供签订合同使用，严禁外借、转让和利用合同专用章牟利。 （3）使用合同专用章，应获得法定代表人的批准并登记备案。 （4）发生特殊情况，须外带合同专用章的，须经法定代表人批准，并按规定办理登记手续。 （5）合同专用章由专人保管，如有遗失或被盗，除应立即通知有关部门外，还应登报挂失。 （三）、合同档案管理制度 （1）合同档案的管理，应做到规范化、科学化、统一化。 （2）合同档案的内容包括合同（含正、副本）；与合同有关的材料（变更、解除、转让合同的通知；履行情况、验货、交货记录、协商记录；会议纪要；双方往来的信息记录，有关单证等）；合同台帐；合同文本；合同专用章使用登记；授权委托登记；合同学习、培训情况；帮扶情况记录；重合同守信用情况记录；合同纠纷卷宗材料等。 （3）合同档案应装订成册，由专人管理备查。 （4）查阅合同档案需经过批准并进行登记。 （四）、合同台帐制度 （1）合同台帐包括合同登记台帐、合同检查台帐、合同统计台帐、合同法律法规学习与培训台帐、合同专用章使用登记台帐、合同文本领用台帐、授权委托书使用登记台帐。 （2）建立合同台帐旨在通过合同管理，管理公司的生产经营行为，使决策者了解本公司的生产、销售情况。 （3）合同综合管理部门按合同类别建立健全合同汇总台帐，分管单位（部门）应建立健全分类台帐。 （4）合同台帐要及时登记，全面填写。 （5）合同台帐须装订成册，按档案卷宗标准加封面。 第九条合同审查制度（一）、重大合同应经合同管理机构审批。 （二）、一般合同签字盖章前应经合同管理员或合同管理机构审查。 （三）、合同的审查包括 （1）审查合同主体是否合格，内容是否合法，权利义务是否对等，合同约定是否明确，质量要求明确与否，价款报酬约定明确与否，履行地点、履行期限、履行方式的约定明确与否，履行费用负担的约定明确与否。 （2）审查有无格式条款，免除对方责任条款。 （3）审查交付与验收，方法是否恰当，手续是否完备，交付人、验收人是否经过授权。 （4）审查应办理批准、登记手续的是否办理。 （5）审查合同是否设立担保，如设立，审查担保方式是否恰当。 保证人的主体是否合格，担保条款或担保合同的条款约定是否符合担保法要求。 （6）审查合同是否发生变更或解除，手续是否符合合同法规定。 （7）审查履约、违约情况，有关证据是否齐全。 （8）审查是否在预期违约情况并采取相应措施；审查合同履行情况；审查是否具有抗辩性、撤销权、代位权，决定是否行使该权利；审查合同履行是否涉及第三人，并检查履行情况。 （9）审查解决纠纷的方式，是否利于解决合同纠纷。 （四）、审查是否有表现代理情况发生 （1）审查是否使用内设机构印章签订合同。 （2）审查有无加盖合同印章的空白合同书、证明书、介绍信流落在外。 （3）审查有无代理权，超越代理权或代理权终止后仍以被代理人名义订立的合同。 （4）审查代理人离岗是否交回有效期限内的授权委托书并向有关对方当事人发出相应的通知。 第十条合同管理奖惩制度（一）、凡在合同签订、审查、履行以及合同规范化管理工作中做出下列成绩之一的，对有关部门和人员给予表扬和奖励； （1）在订立、审查、履行合同过程中，工作认真负责，为本公司取得较大效益、避免或挽回经济损失的； （2）在合同管理工作中做出成绩，被有关部门评为先进的； （3）在合同管理工作中，提出合理化建议，为本公司增加较大效益，节约较大资金、避免或挽回经济损失的；（二）、凡具有下列情况之一的部门和人员，