物资管理系统使用须知(13-01-15).doc

物资管理系统使用须知 第一、 各单位系统管理员须知期初准备工作：在使用系统前，需要先录入本单位的各项基础数据：部门结构、员工信息和仓库位置、MAC地址管理、供货商信息、立项项目信息、物资信息共7项工作。1. 部门结构 录入时请用规范的用语，即：单位名称+部门名称（或是三、四级部门名称），要显示出来各级的隶属关系。例如：铁通昆明分公司网络业务部 铁通昆明分公司安宁经营部 铁通大理分公司冰川维护队2. 员工信息 一般情况下，录入系统的用户名是员工姓名第一字的全拼加后面的简拼。例如：姓名为 “赵明”的员工登录名是：zhaom。登录的初始密码是：123。员工完成初次登陆后可以修改。注：录入员工姓名后还必须指定他（她）的所在部门。如果员工在本单位内部各不同部门之间进行调动，可以点击“所在部门”来调整员工的部门。如果员工的调动导致了所在单位的变更，那么需要由省公司来完成对此员工的部门变更。3. 仓库位置 仓库位置定义了本单位或各部门使用的仓库位置名称。各单位独立维护自己的仓库位置定义数据。录入时请用规范的用语，即：单位名称+部门名称（或是三、四级部门名称）+仓库。 例如：铁通云南公司南站新村仓库、华尔顿仓库铁通昆明分公司中心仓库铁通可能分公司牛街庄通信站仓库铁通昆明分公司安宁经营部仓库 铁通大理分公司冰川维护队仓库4. MAC地址管理 MAC地址是计算机的物理地址，就如同我们身份证上的身份证号码，具有全球唯一性。员工在初次登陆时会产生一个自己使用的计算机的MAC地址，（见下图所示），员工将此MAC地址告知各自单位的系统管理员，添加后即可使用。5. 供货商信息供货商信息用于录入合同时选择供货商，各单位自行采购物资时，必将要使用合同功能，那么必须先录入供货商的信息。注：各单位之间的供货商数据是独立的，但省公司使用维护的供货商数据可以被所有分公司或三、四级部门使用。6. 立项项目信息立项项目信息泛指工程建设项目、一切成本科目（即：维修费成本、代维成本、业务宣传费成本等）。根据公司建设工程管理相关文件规定，凡一、二、三类建设项目的信息由省公司综合部依据公司计划建设部提供的立项批复建立、录入并维护。各单位负责建立并维护本单位的成本科目。注：各单位可以看到或引用属于自己公司的，由综合部建立并维护的项目，但不能修改这些项目的数据。7. 物资信息物资信息用于定义物资的名称、类型。物资信息由省公司综合部统一建立并维护。各单位或三、四级部门只使用，物资的规格、型号自行添加录入。第二 三、四级部门使用须知1、形成物资库存的两个途径：根据公司物资采购管理相关文件规定，三、四级部门不得进行物资采购，所需物资均由上级部门采购后发至需求部门或是需求部门领用。 由上级部门采购后，调拨至三、四级部门使用，系统自动生成入库单，点击确认后形成库存（有单价、金额）。 使用“分公司期初”模块“分公司期初入库”，将物资逐项录入，若不知道单价，可以填写成“0元”，如此形成库存。注：也可以用此方法来区分库存里的帐内和帐外物资，即单价、金额为“0”的归为帐外物资。2、入库工作考虑到目前大部分三、四级部门人员配置不齐，为简化工作流程，就不设立“管库员”角色，仅需由1个角色就可完成操作。上级部门调拨来的物资，系统自动生成入库单后点击确认就可立即入库，不需要进行库管确认。若发现有错误，点击作废操作即可。3、出库工作同样，三、四级