办公室管理及岗位责任制度.ppt

办公室管理及岗位职责,天津塘沽海洋高新区滨都公用设施绿化工程有限公司,办公室管理,目录,办公室岗位职责,办公室管理,办公室定位,日常办公事务的管理及作业程序,办公室定位,牢树服务至上意识，突出优质服务主题,办公室本职定位,努力做到“六事”、“六不让”,“六事”,马上就办不压事分工合作不误事多思多想不漏事注意方法不坏事规范服务不乱事廉洁自律不出事,“六不让”,不让领导布置的事情在自己手里延误不让领导批件在自己手里中断不让正在办理的文件在自己手中积压不让各种差错在自己这里发生不让来办公室办公的同志在自己这里受到冷落不让公司及办公室的形象在这里受到影响,办公室日常办公事务的管理及作业程序,（一）记录及整理工作：会议纪要、电话、邮件、电报、传真、网络,会议纪要要求-快、全、准。电话记录：遇到重要内容的电话，均应做好电话记录，准确掌握电话内容。,办公室日常办公事务的管理及作业程序,（二）人力资源管理,办公室日常办公事务的管理及作业程序,（二）人力资源管理,办公室日常办公事务的管理及作业程序,（二）人力资源管理：辅助人员录用程序1、由部门提出申请递交公司。2、由公司领导及办公室负责招聘。3、新聘人员试用合格才试录用，试用期为三个月，期满合格者方予以录用。4、员工在试用期内品行和能力欠佳不合适工作者，可随时停止试用。5、员工录用前应办理报到手续，并按规定时间上班。,办公室日常办公事务的管理及作业程序,（二）人力资源管理：,员工培训管理制度第一章 总则 第一条 为了加强教育培训工作，提高公司全体员工的整体素质和专业技术水平，以适应企业的快速发展，结合公司的实际情况，特制订本规定。 第二条 本规定适用于公司所有与教育培训管理方面有关的各项工作。第二章 教育培训机构 第三条 公司办公室负责公司员工教育培训工作。 第四条 公司办公室负责日常教育培训管理工作。第三章 工作程序 第五条 培训计划的拟定 1、部门依照培训实际需要，拟定“培训计划上报表”，送办公室审核，作为培训实施的依据。 2、办公室应就各部门所提出的培训计划汇编“年度培训计划汇总表”，呈报领导审核。 3、各项培训课程主办单位应于定期内，填写：“培训实施计划表”，呈报审核后，通知有关部门及人员。 4 、临时性培训课程，也需要填写“培训实施计划表”，呈报审核后实施。 第六条 培训的实施 1、办公室应依“培训实施计划表”按期实施并负责培训的全盘事宜，如培训场地安排、教材分发、教具借调、通知讲师及受训单位等。 2、如有补充教材，所请讲师应于开课前一周将讲义原稿送培训中心统一印刷，以便上课时发给学员。 3、各项培训结束时，应举行测试，由办公室或讲师负责监考，测试题目由讲师于开课前送交主办部门。 4、各项在职培训实施时，参加受训学员应签到，办公室应确实了解上课，出勤状况。 5、受训人员应准时出席，因故不能参加者应办理请假手续。 6、办公室应定期召开总结会，以评估各项培训课程实施成果，并纪录，送交各有关部门参考予以改进。 7、各项培训的测试缺席者，事后一律补考，补考不列席者，一律以零分算。 8、培训测试成绩，列入考核及升迁的参考。 第七条 培训成果的呈报 1、每期培训结束后一周内，所请讲师应将学员的成绩评定出来，登录于培训测验成绩表，连同试卷送办公室，以建立个人完善的培训资料。 2、办公室应于每期培训结束后一周内填报培训结报表及“讲师费用申请表”，连同“成绩表”及“培训评估表”，递交领导审批，凭以支付各项费用及归档。 第八条 培训的评估 1、每期培训班结束时，办公室应视实际需要分发培训评估表，供员工填写后与测试卷一起收回，并汇总员工意见，作为以后再举办类似培训的参考。 2、办公室应对各部门评估培训的成效，定期分发培训成效调查表，供各单位主管填写后汇总意见，并结合业绩分析评估培训的成效，做成书面报告，并呈核后，分送各部门及有关人员作为再举办培训的参考。 3、外派培训对因升迁、储备需要，于任职前可集中委托培训中心办理相关培训，但以每年二次为限。 第九条 附则 1、另有因为工作需要参加外部培训的员工，应尽量以不影响工作为原则，正确处理工作与学习的关系。在职员工经批准后学习培训期间，要妥善处理好工作与学习的关系，不能因学习影响和延误工作。造成不良影响者，按公司有关考核办法处理考试时间时，在保证完成工作任务前提下，有部门负责人同意给考试时间；部门负责人考试时间，由经理批准。（参加考试时，凭准考证由主管领导准假。） 2、在职员工自费参加业余进修学习，公司可考虑给予一定奖励。 3、所有受训人员的成绩及资历，可提供给人力资源部作为年度考核、晋升的参考。 4、部门组织结构变动或引进新技术使工作流程等变化时，办公室应配合实际需要修改培训规范。,办公室日常办公事务的管理及作业程序,基本工作程序： 培训项目实施程序： 办公室根据年度培训计划，调整确定月度培训方案 培训实施前1周，培训小组向各部门下发 培训项目、培训方案及报名通知书 员工接到通知安排好工作，准时参加培训 培训实施： 培训结束，学员填写讲师评价表 办公室进行学员培训记录登记 办公室将学员培训情况反馈各部门主管 外训工作流程： 公司委托外培是指公司根据工作的需要选送员工参加的外培项目及外部的专项认证，这类培训的实施 程序为： 培训需求 到办公室填写培训申请表 办公室审核、总经理批准 办公室负责课程的选择与联络 到财务部申请培训学费第四章 天津塘沽海洋高新区滨都公用设施绿化工程有限公司公司培训体系 培训是一种全方位的立体培训体系。系统划分为：工作现场培训、集中培训二大类。 1、工作现场培训 工作中上级（或老员工）对下属（或新员工）的日常培训即为工作现场培训。就是通常所说的“师傅带徒弟”。 2、集中培训 集中培训就是短期脱离工作的培训，它几乎囊括了传统意义上的所有在职培训。其中包括： 新员工入职培训； 公司内部组织的其它集中培训，包括： 培训中心组织的全公司的公开培训； 各部门组织的专项技能培训； 部门之间的业务交流； 专项外培、公司委托外培。 3、培训流程第五章 考核与奖惩 第十条 公司员工有参加培训的权利，同时参加培训也是每个员工的义务。员工对于参加的每项培训，都需要认真对待，按时参加，公司也会进行严格考核。 1、考勤要求 公司安排的各类培训，受训人员一经确定，须按时到场，因故不能参加者，必须提前请假，经部门长同意后，以书面形式通知办公室，获批准后方可缺席。如果没有按照规定程序请假，将按旷工处理。 公司统一组织的培训项目，由办公室负责考勤，参训人员按要求在考勤表上签到。 对各部门组织的培训项目，由部门负责考勤，培训结束后将培训出勤情况向办公室通报。 2、考核要求 培训结束后，视实际需要进行培训效果考核，受训员工按照要求独立完成测试，达不到要求者给予相应处理。受训人员按要求填写培训评价反馈表，并进行培训总结。 对于参加外派培训的员工，返回公司后1周内应提交培训资料和培训报告。,办公室日常办公事务的管理及作业程序,（二）人力资源管理：员工考核制度,1.目的为进一步调动公司员工的工作积极性、主动性和创造性，出色地完成工作任务，特制定本办法。2.范围公司除总经理外的所有员工均适用本办法。3.职责31 公司办公室负责本办法的制定、修改和实施。32 总经理负责本办法制定、修改和实施的批准。4考核办法41 考核每季度进行一次，与本人月薪酬挂钩；全年累积分，年终与年薪酬挂钩。42 考核按以下三方面进行，即：工作态度、工作能力和工作业绩。43 考核时每一方面根据实际实际情况又分为四个等级，即：,44 季考核采用百分制，即合格（B）为100分，其他等级按以下的评分标准在合格（B）等级标准分100分基础上，上下浮动。45 评分标准,办公室日常办公事务的管理及作业程序,46 考核细则461 工作态度4611 工作态度合格（B）标准a)出勤率达100%，无旷工、迟到及早退现象，有事先请假，离岗先打招呼，无一次例外。b)按时（每月28日）提交下月工作计划，且基本符合实际。c)工作遇到困难，能按规定做到请示汇报，无一次例外。d)遇到接口问题，能及时相互沟通，工作未搁置，无一次例外。e)能作好工作日志，小结自身工作，并客观自评。4612 优秀（A）标准a)出勤率达100%，无旷工，迟到及早退现象，为完成任务常加班加点工作，从不计较报酬。b)按时（每月28日）提交下月工作计划，计划有创见并可行。c)工作积极主动，能出色地做好本职工作，又能主动协助相关部门人员做好工作。d)遇到困难不回避，能主动承揽。e)能认真做好工作日志，小结自身工作，客观评价自己。4613 工作态度良（C）标准a)出勤率达96%以上，无旷工、迟到及早退现象，有事先请假，离岗先打招呼，无一次例外。b)按时（每月28日）提交下月工作计划，工作计划基本符合实际。c)工作遇到困难不请示汇报，有一次延误工作。d)遇到接口问题不沟通，有一次延误工作。e)基本能做好工作日志，小结自身工作，自评偏差不大。4614 工作态度差（D）标准a)出勤率95%以下，无旷工现象，迟到、早退每月超过了3次及以上，事先不请假，离岗不汇报超过3次。b)工作计划拖延3天以上或提交的工作计划不符实际。c)工作遇到困难不请示汇报，延误工作2次以上。d)遇到接口问题不沟通，延误工作2次以上。e)不认真做好工作日志和小结自身工作，自评偏差大。462 工作能力4621 工作能力合格（B）标准a)根据岗位职责，能完成日常工作，无一次例外。b)有贯彻主管指令或建议能力，无一次例外。c)有互相配合，协调工作的能力，无一次例外。4622 工作能力优秀（A）标准a)根据岗位职责能创造性地完成工作任务。b)能解决工作中出现的异常问题和困难。c)有良好的横向沟通能力。,办公室日常办公事务的管理及作业程序,4623 工作能力良（C）标准a)根据岗位职责，有一次不能履行职责。b)基本能贯彻主管的指令或建议。c)基本能互相配合，合作共事。4624 工作能力差（D）标准a)根据岗位职责，有三次以上不能履行职责。b)主管的指令或建议，有一次完全不贯彻。c)沟通有障碍，发生二次以上。d)不熟悉公司制度或规程，有一次以上违反。463 工作业绩4631 工作业绩合格（B）标准a)能按时完成下达的月度工作计划90%以上，100%完成提交的月度工作计划。b)按时完成主管临时交办的工作。c)相互沟通配合通畅。4632 工作业绩优秀（A）标准a)100%按时完成月度工作计划，成效明显。b)能及时解决遇到的异常困难和棘手问题，成效明显。c)能协助配合他人完成任务。4633 工作业绩良（C）标准a)完成下达月度工作计划85%以上，完成提交的月度计划90%以上。b)基本上能完成主管临时交办的工作。c)基本能相互沟通配合，偶有贻误工作的现象。4634 工作业绩差（D）标准a)完成下达月度工作计划80%以下，完成提交的月度计划的85%以下。b)有一次工作失误，造成较大损失。c)有二次以上因沟通原因，贻误工作，造成损失。47 奖励和处罚471 奖励a)提出合理化建议或小改小革有成效，为公司改进工作或提高质量、效率作出成绩，奖励1020分。b)克服较大困难，解决较大难题，创造性地完成任务，奖励1020分。c)在重大工作任务中，做出突出贡献，奖励1020分。472 处罚a)不按公司规章办事，造成损失的，处罚10-20分。b)不请示汇报，擅自作主，贻误工作造成损失的，处罚10-20分。c)因失职造成重大损失的，处罚10-20分。48 上述奖励和处罚条款只与薪酬挂钩，不取代造成经济损失的赔偿，因不按公司规章制度、规定和程序办事造成经济损失的，直接责任者承担直接经济损失的1-3倍赔偿；因其他原因造成的经济损失，主要责任者承担0.11倍直接经济损失赔偿，相关人员酌情赔偿。49 考核采取“自评”、“主管考核”和“领导评定”方式进行，主管即被考核者的直接上级，领导评定即由总经理或管理者代表进行评定。奖罚以领导评定为依据。,办公室日常办公事务的管理及作业程序,（三）招聘员工体检规定第一条 目的招聘新员工时，依据本规定进行体检，以为单位聘用身体健康的职工，同时为以后的单位内部健康管理打下基础。第二条 体检项目根据具体从事的工作及所在岗位由医生建议提出。第三条 健康表依据体检结果，要填制健康证明表，并下发健康通知书予以员工本人及家属签字，交由办公室一并存入员工档案。第四条 健康评价健康评价的唯一作出者是单位承认的体检医生。,办公室日常办公事务的管理及作业程序,（四）文件收发程序1、邮件的收发、传阅：分类登记 分送。2、收文办理程序 3、发文办理程序,办公室日常办公事务的管理及作业程序,（五）办公用品申请、领用规定及程序 1、核定常规办公用品申请 每月25日前，由各部门负责人根据本部门员工办公用品需求情况填写办公用品采购表，经总经理审批。 2、办公用品领用 为方便查阅员工领用办公用品情况，办公室建立员工办公用品领用登记表，详细纪录员工领用办公用品的情况。同时对于易耗品的领用（比如笔、纸等）予以一定时限的限制。 3、非常规办公用品 对于部门申领的非常规办公用品，部门长签字后交总经理审核，经过批准的方能执行。为防止仓库内没有货品，非常规用品的领用需提前1周申请。 4、各部门所领办公用品计入部门经营成本，对成本的控制将列入对部门经理的考核指标。,办公室日常办公事务的管理及作业程序,（六）档案归存及借阅程序,办公室日常办公事务的管理及作业程序,（七）行政文件上报程序1、需上报的行政类文件必须经过总经理审阅，同意方可上报。2、上报文件需在行政上报登记簿上进行登记。3、上报文件交由收文单位后，对方需在行政上报登记簿签字。4、上报文件要及时、准确送达相关部门。,办公室日常办公事务的管理及作业程序,（八）、公司公章使用管理制度及规定1、公司经理 负责公章、合同章的使用审批工作。 2、部门长 负责授权范围内的公章的使用审批工作。 3、办公室公章管理员 1）、负责公章的保管。 2）、负责设立公章使用登记台帐。 3）、负责公章使用的审核工作。 4）、负责制定所保管公章的使用程序。 规定 1、公章的保管 1）、公章、合同章由办公室管理专人负责管理。 2）、专项业务章（财务章、各部门用章等）由各专业部室指定专人负责管理。 3）、经理（法人）工作用个人名章，分别由公司指定专人负责管理。 2、未经公司经理批准，任何单位和个人不得擅自刻制本部门的公章。 公章的刻制，必须符合国务院颁布的有关公章刻制的规定，并经天津市公安局备案。 3、公章的使用由各保管人员设立使用登记台帐，严格审批和登记制度。 4、公章一般不得携带外出使用，如遇特殊情况，需携带公章外出，必须经领导批准，并由公章保管人携章随同。 5、公章使用（公司红头文件除外），文件必须经总经理或部门长批准后公章管理人员方可盖章，公章管理人员应严格履行登记手续，因使用公章不当造成损失的，应追究其相应责任。 6、以公司名义签定的合同、协议、订购单等，由各专业人员审核，公司领导批准后方可盖章。 7、私人取物、取款、挂失、办理各种证明，需用单位介绍信时，由办公室严格审批，符合要求后办理并执行登记制度。 8、任何公章管理员不得在当事人或委托人所持空白格式化文件上加盖公章。 9、对已调出、解除、终止劳动关系人员要求出示相关证明的，必须持有效证件材料，经总经理审批后，方可盖章。 10、印章应及时维护、确保公章清晰、端正。 11、公章如有不慎丢失，保管人员及时向主管领导报告，并备案。,办公室日常办公事务的管理及作业程序,1、固定资产标准：1.1固定资产是指公司生产经营中使用期在一年以上，单位价 值在2000元以上，并在使用过程中保持原来物质形态的资产。 1.2除固定资产以外的物质资产，列入低值易耗品的管理。 2、固定资产内容： 2.1土地；2.2房屋及建筑物；2.3机器设备；2.4电子设备； 2.5 2.5运输设备；2.6工具、器具；2.7管理用具等。 3、固定资产管理部门： 3.1人办公室为公司固定资产管理部门； 3.2办公室设置固定资产实物台帐； 3.3办公室设专人负责对固定资产进行分类编号、购建、验收、保管、调拨、出售、报废、定期盘点等有关事项； 3.4办公室对每项固定资产的使用落实到人，并订立相关的使用、交接，丢失、损坏赔偿规定。 4、固定资产核算部门： 4.1财务部为公司固定资产的核算部门； 4.2财务部设置固定资产总帐及明细分类帐； 4.3财务部负责对固定资产增减变动及时进行帐务处理； 4.4财务部协助人事行政部每季进行一次固定资产盘点，做到帐实相符。 5、固定资产的购置： 5.1 固定资产购置，由办公室统一购买（专用固定资产除外）； 各部门填写请购单，送办公室汇总后报总经理批准； 5.3办公室安排专人负责采购，请购单应填写名称、规格、型号、性能、质量等资料以备采购及验收。 5.4依据经总经理批准的请购单到财务部门请款。 6、固定资产转移、调拨： 6.1固定资产在公司内部部门员工之间转移调拨，须到办公室办理固定资产转移登记； 6.2办公室将固定资产转移登记情况书面通知财务部门，以便进行帐务处理。 7、固定资产出售： 7.1固定资产如需出售处理，办公室须申报出售处理固定资产的报告并列出明细表，注明出售处理原因，报总经理批准； 7.2财务部门根据总经理批准的固定资产出售处理报告进行帐务处理，并开具发票及 款； 7.3办公室依据财务开具的发票及收据办理发货手续。 8、固定资产报废： 8.1固定资产报废，由办公室会同相关技术人员检测后提出报废申请报告，送总经理批准； 8.2财务部门依据总经理批准的固定资产报废申请报告进行财务帐务处理； 8.3办公室负责进行实物处理。 9、固定资产盘盈、盘亏： 9.1固定资产盘盈、盘亏由财务部按年盘点后提出固定资产盘盈、盘亏报告，并会同办公室核查落实后，报总经理审批； 9.2财务部门依据总经理批准的固定资产盘盈、盘亏报告进行帐 务处理。 10、固定资产要按规定严格管理、定期维护保养，未经公司总经理 批准不得外借。 11、财务部门每月按各类固定资产规定的使用年限，折旧率计算固定资产折旧，列入有关的成本费用核算。