52号 物资采购管理办法.doc

冀水涞字201152号关于下发物资采购管理制度的通知各部门（分厂）：涞水冀东水泥有限责任公司物资采购管理制度已经制定，现予以下发，请按办法规定认真贯彻落实：1、总则 为了实现高效廉价质优的采购目标，进一步适应市场经济条件下水泥行业日益激烈的竞争环境，建立统一集中有序的采购市场，完善物资采购机制，形成批量优势，降低采购成本，规范采购行为，维护企业利益，确保供应质量，提高经济效益，特制定本办法。2、适用范围 本办法适用于涞水冀东水泥有限责任公司大宗原材料及相关物资的采购全过程管理。3、释义3.1物资需求(采购)计划的分类3.1.1月度物资需求计划3.1.2紧急物资需求计划3.2、采购的方式分类3.2.1招标采购3.2. 2固定厂商、长期报价采购3.2 .3、即时询价采购4、程序4.1物资需求计划及发放程序4.1.1需求使用单位根据生产经营管理需求每月25日前填写月度物资需求计划。对于确实急需不能列入月度物资需求计划的物资，物资需求使用单位可随时及时已书面形式请示经主管领导批准。4.1.2月度物资需求计划或物资紧急需求计划经本单位负责人审核，所需物资主管部门的审查，公司分管领导批准后，提报至物资供应部门。4.1.3供应部根据所需物资的库存情况出库发放物资。4.1.3.1库存数量充足的，先行部分发放或随时发放。4.1.3.2库存数量不足的，执行物资采购审批程序后发放。4.1.3.3库存数量充足但发放后库存数量不符合物资基准库存量规定的库存基准量的，先行全部或部分发放后执行物资采购审批程序。4.2物资采购审批程序 供应部计划员根据汇总的月度物资需求计划或物资紧急需求(采购)计划，结合物资基准库存量明细和目前物资库存情况进行汇总，确定应采购物资的品名、数量形成采购计划，经供应部部长审查，总经理批准后实施物资采购实施程序。 4.3物资采购实施程序 4.3.1物资采购部门采购人员接到经批准的物资采购计划，先核对采购内容，查阅物资供应商登记台帐和其他有关资料后，确定采购方式，根据采购物资的缓急程度，参考市场行情及过去采购记录或厂商提供的资料，除经批准的紧急特殊情况外，必须精选三家以上的供应商进行询价。 4.3.2对于厂商的报价资料进行整理后，采购经办人员应深入分析，拟订议价方式及各种有利条件，和经批准的采购方式向厂商议价。 4.3.3采购经办人员询价、议价以及对有关物资的质量、付款方式等内容洽谈完成后填写物资采购询价比价表，经供应部部长审核后，报审计部进行合同签订合同审批程序各级审批后再进行采购，紧急批准的特殊情况在采购经办人员填写物资采购询价比价表经供应部部长审核后先行购买并报审计部。4.3. 4召开采购领导小组会议审议批准。5、采购物资验收入库工作程序5.1采购物资到厂后，供应部采购人员提请采购物资的专业部门和库房管理人员对采购物资进行检验或验证。5.2检验或验证合格后，由供应部采购人员填写各类物资入库单，经检验或验证人员和库房管理人员签字后物资登记入库。6、采购物资付款工作程序6.1采取预付款方式的采购物资，由采购人员凭采购合同填写借款单，经财务审核，总经理批准后办理预付款手续。6.2采取除预付款方式之外的方式付款的采购物资，在采购物资到厂入库后，由采购人员凭采购合同和入库单，以及购货发票根据公司财务报销的有关规定经总财务部审核，总经理批准后办理报销付款手续。7、规定与标准7.1物资需求(采购)信息传递规定 7.1.1物资需求使用单位必须在月度物资需求计划或紧急物资需求计划上将所需物资的相关要求说明，特别是品种、规格、型号、供货日期以及对采购物资的其它特殊要求。 7.1.2所需物资需试用后方能结算付款的，物资需求单位应月度物资需求计划或紧急物资需求计划上注明相关事项。 7.1.3物资需求使用单位也要及时掌握所需物资的市场信息情况，如有需要在月度物资需求计划或紧急物资需求计划上将所需物资的估计单价和金额情况列明。7.1.4物资需求使用单位需要对所需物资的规格或数量进行变更时，必须立即通知供应部，双方协商积极配合处理好有关事宜。7.2物资采购规定7.2. 1物资采购部门必须按照“质量第一”和“公开、公正、公平”的原则，以“降低成本、保障生产经营”为目的，切实做好物资的采购供应工作。7.2.2物资供应部要严格遵守供货商评价制度，通过“同等条件，质优优选、价低优选、近处单位优选、老供货单位优选、直接生产单位优选、信誉好单位优选”的方式，综合考虑“质量、价格、交货期、售后服务”四个方面的内容，在“重质量、遵合同、守信用、看服务”的前提下，做好物资供应商的考察选择工作。公司主要采购物资必须保证各有3-5家“资质完备、质量可靠、诚信度高、服务周道”的备选供货商。7.2.3凡采购单价在5万元以上的物资，必须采取公开招标的采购方式，由招标小组确定相关事项。7.2.4若厂商报价的采购物资规格与物资采购计划所列的规格略有不同或属代用品者，采购经办人员应列出资料在物资采购计划上，经主管审核后，物资需求使用单位或物资主管部门签字同意后方可采购。7.2.5若因缺货等原因无法按需货日期完成物资采购，采购部门应及时通知物资需求使用单位，双方积极协商处理好有关事宜。7.3、采购物资验收入库、出库规定7.3.1采购物资到厂后，必须经物资主管部门组织使用单位检验或验证合格后方可入库。7.3.2对于经检验或验证不合格的采购物资，采购部门必须与供货商进行协商，采取退货、换货或索赔措施。7.3.3各类物资主管部门要对所有采购物资的质量标准和检验验证方式方法进行规范和明确。7.3.4各需求单位在物资验收合格后按需求单位使用情况办理出库手续。7.4、采购纪律规定7.4.1、各物资需求使用单位应根据生产经营管理需要，本着“节约、降本”的原则提报物资需求(采购)计划，对任何乱报计划、铺张浪费甚至违规违纪提报物资需求(采购)计划的行为进行严肃处理。7.4.2、物资采购经办人员必须牢固树立企业主人翁思想，尽职尽责，坚持原则，秉公办事，切实维护公司的利益，保障公司采购成本的最低化、采购质量的最优化、采购效率的最快化。7.4. 3、采购人员都必须遵守公司规章制度的规定，按照规定的程序和标准采购，任何人不得私自订购和盲目进货。7.4.4、采购人员必须做到廉洁自律，秉公办事，不谋私利。任何人不得在物资采购过程中私下收受回扣或酬金。对实际出现的回扣或酬金必须在三日之内上交。7.4.5、采购人员必须树立服务意识，急生产经营所急，想生产经营所想，任何人不得无故积压或拖延采购及相关工作。7.4. 6、为掌握瞬息万变的市场经济商品信息，如价格行情等，采购人员必须经常自觉学习业务知识，提高业务工作的能力，以保证及时、保质、保量地做好物资供应工作。 8、售后服务 对于采购物资，供应部在签定购买合同时，要明确服务约定。 8.1采购物资在投用前需厂家进行现场指导的，由物资供应部门负责联系。