浅谈海外工程材料采购管理

浅谈海外工程材料采购管理 摘要：海外工程具有很强的地域特点，工程管理风险较大，对于工程管理水平要求较高。材料采购直接影响工程的进度、质量、成本的控制目标，海外工程实施中对于材料采购的管理提出了更高的要求。笔者总结几点海外工程材料采购的管理经验，供读者参考。 关键词：材料；采购；管理 Abstract: The overseas engineering has the characteristics of strong regional feature, big engineering management risk, higher requirements to the engineering management level. Material purchase directly influences the progress, quality, cost control target of the projects, to whose management the overseas implementation puts forward higher request. The author summarizes some experience about overseas engineering material purchasing management, providing reference for the readers. Keywords: materials; purchasing; management 中图分类号：F406.5文献标识码A 文章编号 重视材料采购管理，把握海外工程采购的特点。 对于国内工程的采购，各施工企业已经轻车熟路，形成一套自己的管理方法，在国际工程采购中仍然按照国内工程采购管理方法，将会出现很大风险，需要施工企业更加重视，加强管理。 由于海外工程所在国家地区的政治经济环境不同，材料采购过程中出现的问题也各有区别。相对国内工程采购，作为海外工程的材料采购主要存在以下几个特点： 一、工程设计施工采用的规范标准不同，对于材料的技术参数和质量标准要求不同，对于材料进场验收条件不同。 二、 根据材料来源地不同，材料采购的周期不同。国外采购的周期为30-100天，或者更长。 三、国际项目材料采购的价格受到所在国的政治、经济、金融政策以及法律规范的影响，同时受国际市场的影响，特别对于建筑材料依赖进口的国家和地区，所受影响更大。 四、工程所在国建筑市场不发达，采购周期较长，采购地和施工地距离较远的情况下，材料补换货、调试、维护成本较高。 采取有效控制措施，降低采购风险。 针对海外工程采购的特点，可以采取以下控制措施，降低风险。 一、熟悉规范标准，早做准备。 项目采购和技术人员需要熟悉工程规范要求、技术标准，掌握验收程序和验收标准，在选购材料时有的放矢，重点选择。做到熟悉规范标准，一方面要求熟悉合同条件，了解工程需求，一方面要与工程管理、监理等方面的人员进行沟通协调，在采购之前做好准备。海外工程多采用当地、法国、英国、美国等不同于国内的规范标准设计施工，材料进场前需要提供供应商的资料、产品质量证书、检测报告等内容，对于混凝土的骨料、水泥等的配合比等进行检测报批，对于影响建筑效果的装饰装修材料需要确认样品并封样等。 二、制定合理的采购计划，周密安排采购工作。 相对国内工程，海外工程的延期会造成施工人员成本增加、扣除保函、罚款等重大损失，因此海外工程的工期目标的实现，是海外工程赢利的重要保障，其中材料采购能按时到场是前提条件。 根据工程的计划进度目标和现场施工计划，结合材料加工周期、运输周期等制定出一个合理的采购计划，指导采购工作的开展，是海外工程采购管理的重要环节。 制定采购计划以前，需要做好如下准备工作。 1根据工程图纸和技术要求，出具材料采购清单，包括品种、规格、数量等，并列明材料到场时间要求。 2进行市场询价，确定材料的加工周期、运输周期等。从材料来源地划分，海外工程材料采购可以分为当地采购、中国国内采购和国外采购三种。三种采购的方式的采购周期不同。根据材料的技术要求，价格，供货周期等方面的比选，确定材料的采购地点和采购周期。如果条件不允许，无法对三种采购地点的材料全部进行询价比选，即可用最长的采购周期列入采购计划，在实际采购过程中进行调整。 海外工程的材料在不同程度上均存在使用时间的配套问题，在材料采购计划制定后，需要考虑不同材料的使用顺序和品种配套问题。采购部门应与相关部门共同分析研究，根据工程材料的接口关系，施工顺序，分清轻重缓急，合理衔接，统筹规划，避免材料积压和断档，减少成本。 三、把握市场行情，精打细算，降低采购成本。 在材料采购计划定制阶段，即需充分搜集了解市场信息，制定一个有弹性的采购计划。在采购阶段随时掌握项目施工进度，材料需求计划和市场行情。在选择供应商时，进行多家招标或比选，从价格、质量、渠道、付款方式、服务等方面择优筛选。尽量通过生产厂家直接采购，减少中间环节。选择一个有经验、有实力、成熟、专业的制造商，可以从源头上降低可能出现的交货风险。 在合同签订时，要充分考虑到技术规格、交货、付款、质量、检测、验收、售后服务以及索赔中可能出现的情况，签订一份完备周密的采购合同，可以很大程度上有效控制和防范风险。海外工程材料采购合同除要在和合同中约定材料规格、数量、价格、交货时间、地点、运输方式、付款方式、时间、金额等，还需要注意的是，要注明包装方式，检验时间、方式、标准，补货规定等，交货时间要考虑船期，供应商提供的资料要考虑报关等要求。 四、国内工程材料采购过程中出现材料技术规格不符，材料质量较差的情况，可以及时与供货商进行调换，供货商可以比较方便的到现场进行安装调试的指导工作，一般不会影响工程质量和工期。海外工程由于部分材料采购地距安装地点较远，材料的退换货、补货、解决安装调试中出现的问题，均会对工程成本和工期造成影响。 对此，在材料采购阶段，除了选择有诚信、有经验的供应商外，还需要采购人员和相关部门做好如下工作： 1.材料采购清单尽可能的详细准确，对于材料的技术参数、型号、大小形状、安装条件等的要求尽可能的列明，必要时附上样品照片、色卡、备用方案等。对于材料的辅料、备品备件等也要详细注明。 2.对于重要工序使用的但价值不是很大的材料在满足施工需要条件下可以多做一部分备份。同时从保证施工考虑，每种材料的配置数量要比国内同类情况稍留有富余。 3.同类的材料设备最好采购同一型号、同一品牌或同一系列配置，这样对后续的现场管理、故障排查、配件采购都会带来便利。 4.对于关键性施工部位一定考虑采购市场占有率高、用户评价质量可靠、售后服务有保证的品牌，价格可以作为次要考虑因素。 5.对于技术含量不是很高，可以通过一段时间的培训完成安装调试任务的，与厂家协商，在工人出国前完成培训，或者提供安装调试光盘。对于必须有厂家派人安装调试的材料，需要与现场施工相配合，安装条件具备后要求厂家到场安装，并为厂家提供方便条件，争取在最短的时间内完成，以减少成本。 海外工程采购的流程管理 材料采购计划制定完成后，采购人员根据计划开展采购工作，根据海外工程的特点，采购流程相对国内采购方案稍有不同。 根据上述流程，仅对与国内工程材料采购不同的环节进行阐述。 一、询价阶段，确定材料来源，了解运输成本和周期 在市场询价阶段除了需要了解厂家信息、材料报价，还需要了解加工周期、运输时间、采购成本等，以确定材料采购地。一般在满足采购计划的条件下，选择采购成本较低的产地。在采购成本基本相同的情况下，选择比较了解情况的产地，有过合作关系的产地。对于采购计划给出的采购时间较短，必须在不熟悉的当地采购或周边国家采购情况下，需要采购人员多做调研，借鉴当地其他项目的经验，货比几家，确定供应商。 在询价阶段，还需要对货代公司进行市场调研和询价，主要是对货代的能力、报价、服务、付款等进行了解。海外运输费用、周期是采购成本和周期的重要组成部分，影响采购方案的确定。 二、选择货代公司和运输方案，加强材料供货和海外运输之间衔接的管理。 相对国内工程采购，海外工程采购过程中非常重要的环节是运输。运输方式可以有空运、海运两种，空运价格较高，运输周期短，运输能力较小；海运价格较低，运输周期长，运输能力大。一般选择海运的方式，只有严重影响工期，数量较少的料采用空运的方式解决。海运方式，还要考虑快船、慢船、船运公司是否可以在到达港直接办理清关手续等因素。 选择海运的出海港口也是一个很重要的环节。一般选择出海港口距离所采购材料的生产地较近，陆地运输成本低，采购成本相对较低的港口，或者选择相对陆地运输成本和采购成本，能够通过海运费价格差弥补的港口。 材料供货和海外运输之间的衔接很重要，海外工程材料采购中往往出现材料加工完成后，由于船运事宜未办理好，货等船或未赶上船期的情况，造成成本增加和采购周期的延长。这些问题需要采购人员了解海运特点，合理调配，严密安排。在签订采购合同时，要考虑加工周期和船期的要求，并在交货前了解产品的重量、包装、体积、数量，提前预定船位和运输车辆。在供货商交货后，满足装船要求，及时办理报关手续。为了避免船运工作按照预计要求安排完毕，供货商产品不能及时交货的情况，需要采购人员在材料加工过程中进行跟踪、验收，发现问题，及时与供货商进行沟通解决，如出现交货时间无法满足要求的情况，做到提前发现，重新安排货运问题。 对于材料零散，单份材料无法装满货柜的情况，需要协调拼柜的问题，可以采用将不同厂家的材料运至一个集中地点进行装柜，或货柜分次到厂家