ecel培训课件

2011excel培训 王玉廷 简介 MicrosoftExcel是微软公司的办公软件Microsoftoffice的组件之一 是由Microsoft为Windows和AppleMacintosh操作系统的电脑而编写和运行的一款试算表软件 Excel是微软办公套装软件的一个重要的组成部分 它可以进行各种数据的处理 统计分析和辅助决策操作 广泛地应用于管理 统计财经 金融等众多领域 目录 新旧版本的主要差异点 新特点及其他选项卡 公式和函数的运用 Excel使用技巧举例 图表的使用 数据透视表 设置excel2007 新旧版本的主要差异点 菜单界面 功能区 Office按钮 快速访问工具栏 文件格式 扩展名 97 2003 xls2007不带宏的工作簿 xlsx2007带宏的工作簿 xlsm 让Excel2003过渡到Excel2007 微软帮助工具 兼容性 让Excel2007与较早版本完美共存 熟悉Excel2007工作效率提升更科学有效的管理Excel强大的不计其数的功能 让Excel2007与较早版本完美共存 安装 自定义 升级 选项卡 保留所有早期版本 outlook是不用共存的 一个电脑只能安装一个版本 后装2007 默认打开的都是2007版本 2003格式文件用2003打开 2007格式文件用2007打开 2003 帮助 检测并修复 选第一个勾 开始 熟悉使用2003后都用2007打开 office按钮 excel选项 资源 运行office诊断 诊断 设置Excel2007 Office按钮Excel选项 常用 实时预览 字体 字号 包含工作表数 保存 保存格式 新建文件 保存自动恢复时间 高级 按Enter键方向 向右 或先选定输入区域 显示最近使用文档 自定义 新建 打开 保存 另存为 撤消 恢复 页面设置 打印预览 打印 冻结窗格 照相机 资源 运行office诊断 Excel2007新特点 条件格式 单元格样式 处理图片 数据排序 条件格式 令人惊艳的新元素 强大的商务智能功能 条件格式 数据条 色阶 图标集 单元格样式 单元格样式 逐一单元格格式的组合 套餐的形式 单元格样式 逐一单元格格式的组合 套餐的形式 单元格样式 逐一单元格格式的组合 套餐的形式 单元格样式 使用格式刷套用样式 单元格样式 新建单元格样式 单元格样式 新建单元格样式 单元格样式 合并其他单元格样式 单元格样式 合并其他单元格样式 数据排序 数据排序 自定义排序 数据排序 图1 图2 自定义排序 图片处理 删除边缘多余的部分 应用图片样式 28种常用边框样式 调整亮度和对比度 压缩图片 可缩小Excel文件的大小 旋转图片 图片处理 处理图片的方法 提取图片 选中单元格 插入 超链接 找到你要提取的图片 双击到地址 处理图片就要看你是要怎样的处理了 2003版的可以裁大小 调亮度对比度 2007版的功能还要多些 如图 图片处理 其它选项卡 其它小技巧 当前日期 Ctrl 当前时间 Ctrl shift 当前日期 时间 now Alt 41420 Alt 41409M M Alt 178M M Alt 179 删除多余行或列 Ctrl shift 打印内容 整个工作簿 选定区域在同一页打印不连续区域 照相机 选定工作表 Ctrl 工作表重复上一次操作 F4 Ctrl Y身份证号码录入 半角单引号 数字 先以文本格式保存 再录入数字 Excel函数公式 A B 1 圆周率圆周率 excel函数为PI 如 2 PI 6 283185307 2 绝对值Excel绝对值函数为ABS 数值 例如 ABS 2 54 等于 2 54 括号中数据也可以是单元格引用 3 连乘Excel计算连乘积的函数为PRODUCT a b c 例如 PRODUCT 4 3 2 计算结果为24 括号中数据也可以是单元格引用 4 阶乘阶乘函数为FACT 数值 例如 5 的excel计算式为 FACT 5 双阶乘函数为FACTDOUBLE 数值 若 数值 为奇数 则有FACTDOUBLE n n n 2 n 4 例如5 的计算式为 FACTDOUBLE 5 若 数值 为偶数 则有FACTDOUBLE n n n 2 n 4 例如6 的计算式为 FACTDOUBLE 6 其它函数公式 花名册 连加 Excel计算连加的函数为SUM a b c 例如 SUM 4 3 2 计算结果为9 括号中数据也可以是单元格引用 平方和连加 Excel计算连加的函数为SUMSQ a b c 例如 SUMSQ 4 3 2 计算结果为29 括号中数据也可以是单元格引用 Day函数 求出指定日期或引用单元格中的日期的天数 使用格式 DAY serial number 参数说明 serial number代表指定的日期或引用的单元格 应用举例 输入公式 DAY 2003 12 18 确认后 显示出18 INT函数 主要功能 将数值向下取整为最接近的整数 使用格式 INT number 参数说明 number表示需要取整的数值或包含数值的引用单元格 应用举例 输入公式 INT 18 89 确认后显示出18 Excel使用技巧举例 定位到包含数据的任意单元格中 在 开始 选项卡的 样式 组中 选择一 套用表格格式 此时弹出 套用表格格式 对话框 指定表数据的来源 单击 确定 按钮后 就会自动为表格添加标题文字颜色 标题单元格填充色以及隔行填充色等等 以最快的速度让表格变得漂亮 Excel使用技巧举例 Excel使用技巧举例 当您想添加新列时 只需在Excel表格的右侧输入新字段名称 如 合计 按 Enter 键后便会自动增加一列并自动套用适当格式 2 定位到 H3 单元格输入计算合计的公式 按 Enter 键后 会自动将公式填充至列表末尾 计算出所有合计金额 自动创建计算列 显然 上述功能十分有用 如果表格很长 不用像以前那样向下拖拽了 见附件 自动套用适当格式与自动创建计算列 1 Excel使用技巧举例 Excel使用技巧举例 轻松删除重复数据 Excel使用技巧举例 轻松删除重复数据 图1 图2 Excel使用技巧举例 通过渐变颜色直观地掌握数据的整体分布情况 Excel使用技巧举例 此时 股票收益汇总表中的具体数据便按照数据的大小 以不同颜色展示出来 其中 绿色代表最大值 红色代表最小值 黄色代表中间值 如图 Excel使用技巧举例 图表的功能 图表主要用来反映数据的直观表现 使枯燥的数据更直观化和形象化 通过图表可以非常迅速地对数据产生总体上的认识 这正是统计学中最常使用的数据分布的表现方式 图表 柱形图 适合随着日期和时间的变化数据的变化或者按数据的类别进行 图表 堆积柱形图 适合含有两列以上的数字型数据 图表 折线图 也是适合随着时间的变化而呈现的数据变化 图表 饼图 反映的是数据占所有数据的百分比只能表示一列数字型数据 数据透视表 课程内容 概述 了解数据的意义 1 2 3 您的工作表含有大量数据 但是您知道这些数字的含义吗 这些数据能够解答您的问题吗 在这一简明课程中 您将了解数据透视表如何工作以及如何在Excel2007中创建数据透视表 数据透视表提供了一种快速且强大的方式来分析数值数据 以不同的方式查看相同的数据以及回答有关这些数据的问题 处理数据 假设存在一个包含销售数字的Excel工作表 它展示了数千行有关两个国家 地区的销售人员及其每天销售量的数据 1 有大量数据需要处理 这些数据逐行列出并分成多列 您如何从工作表中获取信息并了解所有数据的意义 2 您可以使用数据透视表 它们能够将数据转换为短小简洁的报表 并准确地告诉您需要了解的内容 查看源数据 您可以使用数据透视表 它们能够将数据转换为短小简洁的报表 并准确地告诉您需要了解的内容 1 在开始使用透视数据表之前 请观察一下您的Excel工作表 以确保它为报表做好了准备 2 当您创建数据透视表时 源数据的每列都将成为一个字段并且可在报表中使用 字段概括了源数据中的多行信息 查看源数据 报表字段的的名称来自源数据中的列标题 因此 请确保您具有源数据中工作表第一行各列的名称 1 标题下的其余各行应该包含同一列中的类似项 2 例如 文本应该位于一列 数字在另一列 而日期又在另一列 换句话说 包含数字的列不应该包含文本 等等 查看源数据 最后 要用于数据透视表的数据应该不包含空列 最好不要包含空行 例如 应该删除用于将数据块相互隔开的空白行 开始 此处介绍如何开始使用数据透视表 您可以使用此处显示的 创建数据透视表 对话框 1 准备好数据后 请单击数据中的任意位置 2 在 插入 选项卡上的 表 组中 单击 数据透视表 然后再次单击 数据透视表 将打开 创建数据透视表 对话框 开始 此处介绍如何开始使用数据透视表 您可以使用此处显示的 创建数据透视表 对话框 3 已为您选中 选择一个表或区域 选项 表 区域 框显示所选数据的范围 该范围可根据需要进行修改 4 单击 确定 数据透视表基础知识 这是在关闭 创建数据透视表 对话框后 在新工作表中看到的内容 其中一侧是为数据透视表准备的布局区域 另一侧是 数据透视表字段列表 该列表显示来自源数据的列标题 如前所述 每个标题都是一个字段 国家 地区 销售人员 等 数据透视表基础知识 通过将 数据透视表字段列表 中显示的任何字段移动到布局区域 可创建数据透视表 为此 请选中字段名称旁边的复选框 或者右键单击字段名称 然后选择要将该字段移动到的位置 构建数据透视表 现在您已做好构建数据透视表的准备 您为报表选择的字段取决于您要了解的内容 第一个问题 每人的销售量是多少 要得到此答案 您需要有关销售人员及其销售量的数据 因此 请在 数据透视表字段列表 中 选中 销售人员 和 订单金额 字段旁边的复选框 然后 Excel会将每个字段放置到默认的布局区域 构建数据透视表 现在您已做好构建数据透视表的准备 您为报表选择的字段取决于您要了解的内容 第一个问题 每人的销售量是多少 要得到答案 您需要有关销售人员及其销售量的数据 因此 请在 数据透视表字段列表 中 选中 销售人员 和 订单金额 字段旁边的复选框 然后 Excel会将各个字段放置到默认布局区域 构建数据透视表 图表最左侧的灰色表提供了有关报表如何根据所选字段自动显示的的概念视图 销售人员 字段中的数据 销售人员的姓名 不包含数字 在报表的左侧显示为行 订单金额 字段中的数据 包含数字 正确显示在右侧的区域中 构建数据透视表 在 订购量 字段之前还是之后选中 销售人员 字段旁边的复选框没有关系 Excel每次都会自动将其放到右侧位置 不含数字的字段将位于左侧 含有数字的字段将位于右侧 而不管您选择字段的顺序如何 构建数据透视表 就是这样简单 只需单击两次鼠标 您就可以对每位销售人员的销售量一目了然 刚开始的时候 只回答一两个问题就停下来也是很不错的 报表未必非要很复杂才有用 数据透视表可以提供一种快捷的方式来获取简单的答案 接下来 请不必担心在构建报表时出现错误 使用Excel 您可以轻松地进行尝试并查看数据在不同报表区域的外观 按国家 地区查看销售量 现在 您了解了每位销售人员的销售量 但源数据展示了销售人员在加拿大和美国这两个国家的相关数据 因此 您可能要问的另一个问题是 每位销售人员在每个国家的销售量是多少 要得到答案 您可以将 国家 地区 字段作为 报表筛选 添加到数据透视表中 您可以使用报表筛选来重点关注报表数据的子集 通常是产品线 时间跨度或地理区域 按国家 地区查看销售量 通过将 国家 地区 字段用作报表筛选 可以查看加拿大或美国各自的报表 也可以查看这两个国家的总销售量 为此 请右键单击 数据透视表字段列表 中的 国家 地区 字段 然后单击 添加到报表筛选 并且从该处进行添加 按日期查看销售量 由于原始的源数据具有 订单日期 列信息 因此在 数据透视表字段列表 中有一个 订单日期 字段 这意味着您可以按日期查找每位销售人员的销售量 为了找到相关信息 您需要将 订单日期 字段添加到报表中 然后使用 分组 对话框将日期数据分组并创建更加便于管理的视图 对报表进行透视 虽然数据透视表已经回答了您的问题 但是需要执行