加油站财务管理.doc

广东石油分公司员工达标培训系列教材油站零售类 教材编号LS002（七）加油站财务管理学习目标 财务管理是现代企业管理的重要组成部分，随着经济的发展，财务管理的作用越发显得重要。通过本单元的学习，使加油站经营者、管理者了解财务状况，懂得会计知识，更好地利用财务会计信息为加油站的经营管理服务。工作程序和方法第一环节 加油站的财务管理财务管理：企业财务管理是关于资金获得和有效使用的管理工作。其目的是既要理顺企业资金的流转，确保企业生产经营的顺畅，又要理顺各种经济关系，确保各方面的利益要求得到满足。相关知识链接n 财务管理的重要性：资金是企业的血液；财务信息是企业的决策依据；财务管理是企业管理的核心。n 资金流动：是指资金的循环和周转。n 资金循环是指企业的资金随着经济业务的进行，从货币资金开始，经过非货币资产，最终又转化为货币资金的过程。资金不断循环，构成了资金的周转。不同类型的企业，其资金流动的过程有所区别，商品流通企业资金流动的主要过程如下图所示。上缴资金缴纳税款购进业务销售业务上级投入银行借入货币资金货币资金商品资金还款分利n 资金流动所体现的经济关系主要包括企业与投资方、受资方、债权人、债务人、政府有关部门（如税务部门）、其他经济组织和员工之间的关系。由此可见：l 财务管理的对象是：企业的资金及其流动。l 财务管理的内容是：财务管理对象资金流动的具体构成，包括资金的筹集、投放、耗费、收回和分配。n 财务管理的目标l 不同的财务管理目标，会产生不同的财务运行机制。股东投资的目的在于获得尽可能多的财富，这不仅表现为企业的利润，而且更多地表现为企业净资产的价值。因此，加油站财务管理不能单纯追求目前一个时期的利润而应着眼于加油站未来的获利能力，着眼于加油站价值。由此可见，加油站财务的目标是“企业价值最大化和股东权益最大化”。此目标既考虑了资金的时间价值，又顾及了未来风险；既体现了资产的保值，又突出了资产的增值；既重视当期获利能力，又注重长远发展。l 影响财务管理目标实现的因素。一是外部因素：法律环境、金融市场和经济环境；二是内部环境：投资报酬率、风险、投资项目、资本结构、股利政策，这五个因素影响企业的价值，前两个是直接因素，后三个是间接因素。n 加油站财务管理的特点l 实行全面预算管理。预算是企业为实现长期规划而对未来经营年度的生产经营活动及目标做出的预期安排，是规范企业生产经营活动和提高经济效益的重要手段。实现全面预算管理，就是将加油站经营管理各环节相关要素纳入预算之中，量化指标，下达任务。强化预算的动态管理、弹性管理、目标管理。做到月初有预算、月中有控制、月末有考核。l 实行“资金、债务和会计核算”的集中管理。 资金实行集中管理。为提高资金的使用效率，保证资金安全，降低资金成本，加油站资金实行“收支两条线”管理。 债务实行集中管理。加油站债务主要是应付账款、其他应付款、预收账款等。各加油站一律严禁对外提供经济担保，包括信用担保和财产抵押等。 会计核算逐步实行集中。为了加强会计核算和财务管理，必须减少核算层次和信息流的中间环节，不断优化业务流程和报告流程，逐步实行财务集中核算，实行扁平化管理，统一核算口径、统一核算方法、统一核算模式。相关知识链接n 收支两条线：收支两条线就是收入与支出分开资金运行轨道，上交全部收入款项，由上级部门下拨支出费用，两者互不渗透、各自封闭运行的一种财务管理模式。l “收”的范围包括销售商品的货款、预收货款或押金、记帐销售的回笼款、便利店收入、地磅收入等所有货币资金收入。l “支”的范围包括资本性支出(即收购改造支出)、成品油自采支出、费用性支出及其他支出。n 会计六要素：l 资产：企业拥有或控制的，能用货币形式反映的经济资源。企业拥有的资源有多种，如品牌价值、人力资源、知识资本等，这些目前无法以货币形式准确计量反映的不属于企业的资产。l 负债：是指由企业承担的能以货币计量的需用资产或劳务偿还的债务。l 权益：指企业投资者对企业净资产（净资产指全部资产减全部负债的差额）的所有权，一般来讲，股东权益是永久投资，与公司共存，在公司持续经营下，不能收回投资，但股权可以转让。l 收入：企业经营活动所得，可分为主营业务收入和其他业务收入。l 费用：企业经营活动中各种耗费，按是否与产品有关，分为计入成本与不计入成本的耗费。l 利润：一定时期内企业经营的最终财务成果，是收入与费用配比的最终结果。会计六要素对应关系，体现在两个最基本会计等式中： 资产=负债+所有者权益 反映某一时点财务状况，经营活动静态表现。是编制资产负债表的基础。 利润=收入-费用 反映某一时期（月、季、年）经营成果，经营活动动态表现。是编制损益表的基础。 第二环节 站长资金安全管理工作职责加油站（船）站长对加油站前台资金现场安全管理负直接责任，对后台资金管理负监管责任。具体负责定期抽查分管油站的资金回笼和货款投币及时情况，落实货款的保管、存放、清点和缴存，负责检验、复核当天经营单位的货款是否及时足额送行，遇休假或其他特殊情况不在现场时，必须指定人员按照牵制原则检验、复核款项的清点及封箱，确保资金及时足额送行；负责对发现问题提出考核扣罚意见并跟踪落实整改；负责按照有关规定规范加油站资金管理的内部牵制，不得违反规定擅自指定加油站其他人员代替加油站记账员履行资金管理的全部职责；负责对应收账款、记账押金、预收款等业务进行日常管理；负责定期组织人员学习省、市公司有关资金管理的办法和实施细则；负责强化加油站人员的资金安全和防范风险的意识教育，堵塞加油站资金管理的漏洞。 第三环节 站长资金安全管理工作流程l 账表审核 每日审核各类加油站单据、报表和台账，并签名确认，可根据需要不定期抽查现金回笼情况。每日检查各班组加油站交接班表与销售日报表附表是否相符，检查加油站资金回笼情况表及销售日报表附表现金回笼金额与缴存凭证金额是否相符，检查IC卡预收款日报表中的充值收入是否与记账员缴存数一致；将当日收回记账款与加油站应收账款分类明细账回笼金额进行核对；小额配送货款是否全额回笼，押金、租赁收入、外接水电费等收入是否及时缴存等。资金操作监督 督促班组人员按照规定及时投币，降低资金风险。监督记账员每天将货款资金及时缴存；记账员清点货款及货款封箱、交箱时必须在场（因事外出时须指定人员在场）监督。站长在确认销售收入与缴存银行现金相符后，在缴款回单上签名。密钥保管 建立加油站资金管理内部牵制制度，确保保险柜钥匙和密码分开专人保管。督促站内发生钥匙密码交接人员登记加油站保险柜钥匙（密码）保管人移交表。制度学习 每季度组织人员重点学习省公司有关资金管理和应收账款管理的制度，强化经营部人员的资金安全和防范风险的意识教育，堵塞资金管理的漏洞。站长授权事宜 站长可以根据站内实际情况，将日常资金管理操作工作以书面形式授权给予副站长或领班人员执行，并且必须经过市公司零管和财务部门的书面批复后在站内张贴公示。第四环节 加油站资金安全管理工作流程货款收取与投币1班组人员收找货款时，唱收唱付，当面点清，辨别真伪。加油员在加油时收到的现金应尽快交到收银台或投入保险柜，严禁任何人员坐支现金。2加油站设有专职收款员的，当班组收到的货款现金超过所指定限额的标准后，收款员应将现金包装好并附上投款金额、时间、以及经手人签名确认的纸条，投入保险柜内，并在加油站投币管理系统录入相关数据。油站未设置专职收款员的，由每班班长按以上要求履行收款员职责。站长要督促班组人员按照规定及时投币，降低资金风险。3加油站员工不得与社会人员发生除油品销售业务外的兑换各种钱币业务；不得挪用前一班组的收入现金作为找零备用金。货款交接交接班时，收款员及当班班长清点收银台内的现金，按规定程序在班结前将最后一笔交易现金全部投入保险柜。当班收款员及当班班长将找零备用金移交给下一班的收款员及班长，双方人员清点核实，并在交接台账上签字确认。记账员当班期间的班组交接记账员必须现场监督，当日晚班出纳员不在加油站时，非记账员当班期间的班组交接由站长本人或站长指定人员现场监督。但记账员上班后必须立即再次核对所有交接班数据。密钥保管为确保油站保险柜资金安全性，必须建立加油站内部牵制制度。确保保险柜钥匙和密码分开由专人保管。站长负责保管保险柜密码或一条保险柜钥匙，记账员负责保管一条保险柜钥匙或密码，其他保险柜钥匙由市公司财资部负责保管。货款清点与存放记账员负责每天与站长（正常情况下，必须是站长本人，因客观特殊原因，可由站长指定人员）共同打开保险柜进行清点货款，清点现金时应逐笔核对班组收款员的投款记录，对不规范的投款操作及时纠正。清点完毕应存放在指定的保险柜内，不得擅自存放避免产生资金风险。货款送行1记账员应确保加油站营业款全部缴存银行，不准坐支、挪用现金,不准白条抵库，不准将次日的销售款填充本日销售款。2实行上门收款的加油站，每天的送行款项至少包括昨天押运公司上门收款后至当天押运公司上门收款时间前一小时的货款（包括预收款、押金、赊销款等）及IC卡充值款，以减少在油站过夜的现金量。在站长（或站长指定人员）监督下，由记账员清点好保险柜内的所有现金，填写现金缴款单，一同放入钱箱，锁好钱箱后由记帐员和站长或站长书面指定人员分别在锁的纱纸条接口处和匙孔封口处盖上名章（或签字）后加贴透明胶（或使用卡封管理锁及卡封管理片），并共同在“上门（封包）收款、收单登记簿”上签名，以证明整个过程属实。记账员妥善保管钱箱直至上门收款人员到达。 3自行送行的加油站，在站长（或站长指定人员）监督下，由记账员清点好保险柜内的所有现金，将现金包装后由站长或站长指定人员陪同记账员存入附近的银行。不论当天货款金额大小，不论油站距离银行远近，记账员必须确保货款当天送存银行。登统台账记账员及时登统营业款上交情况台账等各类资金管理台账，动态反映现金的收取、转移、保管和封存情况。站长每日审核各类加油站资金台账，并签名确认。站长授权事项根据站内实际情况，在特定情况下站长可以将资金监管日常工作以书面形式授权给加油站其他人员执行，但必须经过市公司零管和财务部门的书面批复后在站内张贴公示。授权后站长仍是加油站资金管理监管责任人。加油站支票管理流程（一）支票收取与保管1油站人员收取客户支票要与记账员交接，必须两人同时在“支票交接本”签字确认；记账员应认真审核支票各要素是否规范正确，以降低退票风险。对于背书转让的支票要根据市公司有关规定收取。2收取的支票经委派会计背书后由记账员送行办理转账手续，当日未送行的支票要及时投进保险柜，如送行后，银行不予受理的票据要当天带回加油站投进保险柜，不得随身携带。属于退票情况的，应及时通知财资部相关人员，并及时要求客户补票。（二）货款达账跟踪记账员每日通过资金监控系统查询所收取的支票款项是否达账，对不能及时达账的支票款项必须重点跟踪，并上报市公司财资部。 加油IC卡资金安全管理操作流程（一）现金充值每日为现金客户充值前，记账员查询确实充值款已到帐，填写支票达账通知单，交由IC卡营业员进行充值。IC卡营业员审核收款员开具的加油IC卡收款凭证是否按要求填写客户信息，是否按要求分项目填写充值款、工本费、挂失费，大小写金额是否一致。（二）转账充值每日为转账客户充值时，IC卡营业员在加油站资金监控系统-IC卡充值管理模块，查询客户的到账情况，在加油站资金监控系统点击“充值”，然后进入IC卡系统进行充值业务。（三）资金核对1记账员每日抽查充值点加油IC卡收款凭证，检查IC卡收款凭证与当日的所有充值三联单笔数与金额是否一致，杜绝营业员虚拟充值。2记账员每日将销售网点IC卡预收款日报表的充值金额、挂失金额数据和实收工本费金额，与当日回笼资金进行核对，确保实收加油IC卡货款与充值资金数据一致。（四）账表编制与审核记账员每日从管控系统查询并编制加油IC卡销售日报副表、加油站销售日报表，与中控系统IC卡付油数据核对，查看是否存在差异，如存在差异必须查明差异原因，并填写IC卡差异明细表。站长每日监督IC卡充值款及时、足额缴存银行，核对IC卡销售网点各类销售报表，并签名确认。小额配送业务资金安全管理工作流程（一）业务操作流程机出小额配送属于现金销售，货款原则上必须在当日内回笼到公司指定账户。每次油品出站前，需要填制小额配送单，并打印出相应的电脑小票。由站长及当班主管签名确认，客户在配送单及电脑小票上签名确认签收。站长或委派油站人员随车前往收取货款。对库出小额配送要严格按照有关库出小额配送申报审批手续，须经片区经理和委派会计审核。在油库送油到达油站后，由站长及当班主管签名确认，站长及指定油站人员前往送货收款。（二）收款监管记账员应监督加油站发生的小额配送有无及时收款；未能及时收款的，经办人员必须出具货款回笼责任书。超过48小时不能收款的，及时上报委派会计。（三）客户资信监管记账员根据客户提供的相关资料，建立小额配送客户的信用档案。对于记录在案的客户如果出现超信用期限付款或者其他不良记录的，由片区经理、委派会计会签后上报公司取消赊销和优惠资格。（四）登统台账对每笔小额配送完成后，站长，当班班长和记账员需在配送单及相对应的电脑流水小票上签名确认，记账员根据配送单及电脑小票等原始单据，登统加油站小额配送台账，并由经办人、证明人、站长等责任人签名确认。 非油品业务资金安全管理工作流程非油品业务包括便利店销售、场地出租、广告及其他收入。场地出租、广告及其他收入原则上由省公司统一管理和审批，市公司具体操作，收入资金按省公司批复要求执行。（一）业务操作规范便利店严禁赊销，严禁便利店不按规定盘点、私自进货或为其他单位（或个人）代销商品等行为发生。便利店每笔销售货款必须打印销售小票，交接班时，每班须打印出“班结收款小票”，由记账员对各班组之间货款资金进行审核。（二）收入款回笼便利店的现金收入由加油站收款员负责收取，应及时投入到保险柜内。便利店营业款的清点、存放和送行等具体操作流程参照上述加油站现金管理流程。（三）报表登统每日日结后，记账员负责审核便利店交接班表、便利店销售日报表等账表，确保数据无误后签名确认并交站长审核签名。第五环节 加油站信用管理基础知识及应收款项管理n 信用管理基础知识l 信用管理是为适应油品销售市场的激烈竞争，在扩大销售、增加市场份额的同时，合理控制公司信用规模，有效降低赊销风险，减少和杜绝坏账的损失，确保公司实现利益最大化。l 信用管理是通过评估客户的信用，给予客户一定的信用额度和期限。对应收账款、应收票据进行监管分析，采取有效措施催收、追收，处理历史旧账，保持应收账款的回收速度和较低的坏账率。n 客户信用销售及应遵循的原则l 油站客户的信用销售是对客户采取先提后结的销售方式；加油站客户信用销售必须签订加油站记账加油协议。l 信用销售金额是指与客户约定天数内累计已提未结的货款金额。l 油站客户的信用销售期限是指从客户记账加油之日起到油款结清之日止的天数。l 记账销售服务仅提供给政府机关和事业单位以及在中国境内注册的企业单位。l 记账加油必须经区域/市公司批准，并签订合同。l 未经区域/市公司批准，加油站严禁信用销售。l 油站经理（站长）/站长对加油站记账销售负全责。n 加油站客户信用销售流程l 加油站经理（站长）接到新客户时，向客户索取有效的法人授权委托书、营业执照复印件等相关的有效资料，并进行实地调查；根据客户预计用油量和结算时间、方式，填写信用销售审批表。l 加油站经理（站长）详细填列信用销售审批表有关内容，连同法人授权委托书、营业执照复印件等资料上报市公司信用管理小组进行审批。l 由市公司经理与客户签订记账加油协议，要加盖该客户的合同专用章或公章。l 记账加油客户必须填写记账车辆证明，并加盖公章，列清乙方（客户方）记账车辆车牌号码及记账车辆的总数，并预留司机签名式样。记账车辆、司机发生变更时，要在记账车辆证明、记账加油凭证上做相应记录。l 按客户所提供的记账车辆证明上的车辆号牌开设加油站记账加油留存本。l 按记账加油客户台帐及信用销售审批表建立记账加油客户档案；设置记账加油客户台帐并按客户名称开设账页，并在账页上记录每个记账加油客户的信用销售额度、结算日期、保证金金额等情况。l 加油站在开展信用销售业务时，必须经省公司信用管理小组审批同意后，方可执行记账加油业务。否则属擅自赊销行为，公司对这一经营行为是严禁的！加油站应收（预收）款安全管理操作流程（一）应收款项的收取站长负责追收客户应收账款欠款，原则上要求客户直接转账到公司账户，如客户要求以现金还款的，必须由加油站站长和记账员（或其他指定人员）两人同去收取。客户交纳预收款、押金等款项的，由收款员直接收取、清点后投入保险柜，站长不得私下收取。（二）开具收款收据记账员负责保管收据，收据必须存放在记账员专用保险柜。收取客户押金、预收款和应收欠款现金还款时，记账员应先出具一份加油站收取客户款项须知，明确告知客户加油站收取各类应收、预收和押金款项后开具有市公司财务印章的收据，如客户将现金直接交给油站人员或转账到油站个人账户均属于不受公司认可行为，公司不对由此引起的经济纠纷负责。（三）核对与登统记账员在每次交班时核对记账付油量，对当班记账加油凭证进行统计，核对加油站交接班表反映的付油量是否一致。记账员每天根据记账加油卡分客户、油品核对应收账款的数量、金额、回收日期和回收情况，登统加油站应收账款明细账。（四）还款跟踪记账员跟踪客户单位还款情况，督促站长按时清收欠款，并通过电话、函证等形式监督客户还款。一旦发现擅自赊销、超额度和期限赊销等违规行为立即通知站长停止供油，并上报委派会计。相关知识链接购 油 结 算 协 议 书（样式）合同编号 甲方（供货方）：中国石油化工股份有限公司广东石油分公司 乙方（需货方）：为方便乙方车辆加油，配合乙方对其车辆用油加强管理，甲方现同意乙方到其所属 加油站办理车辆记帐加油业务。经双方平等协商，达成协议如下：1.供应品种、数量：0#轻柴油 月供应量： 升，折合 吨；90#高标准汽油 月供应量： 升，折合 吨； 93#高标准汽油 月供应量： 升，折合 吨；97#高标准汽油 月供应量： 升，折合 吨。2.结算价格：按甲方 结算。如遇价格调整，甲方应将价格变动情况及时以书面方式通知乙方，乙方如有异议，应至迟于收到甲方价格变动通知的第二个工作日之前向甲方进行澄清。3.结算数量以乙方签字确认的加油机机出量为准。4.结算时间：每月 日为记帐业务的结算日。乙方应在结算日到期前 工作日内，与甲方核对当期记帐的数量、金额，并按时结清记帐款。5.合同定金：乙方应在签订本协议的当天，向甲方一次性支付人民币（大写） 元作为记帐业务的定金。该笔定金不得用于当期记帐款项的抵扣，而只作为乙方的信用保证金。6.在签订本协议的同时，乙方必须向甲方提供其营业执照复印件、单位法定代表人身份证明书、经办人身份证复印件、法定代表人授权委托书、记帐车辆车牌号码及其他相关证明材料作为本协议的附件，甲方按附件所列的车辆牌号核对加油车辆后进行记帐加油业务。乙方根据自身业务变化需增减记帐加油车辆的，必须以书面形式知会甲方，任何其他形式的通知对甲方不发生任何约束力。对不在附件所列的乙方车辆，甲方有权拒绝其记帐加油业务。7.乙方车辆必须遵守甲方加油站的有关规定，并按照记帐协议的记帐要求，配合甲方加油站做好记帐管理业务。8.在乙方当月累计记帐业务达到 时，或在本协议规定的结算之日起 个工作日内未能付清记帐款给甲方，甲方有权单方面中止乙方的记帐业务，直至乙方付清拖欠帐款为止，同时甲方保留自中止之日起每日向乙方收取其应收帐款余额 %滞纳金的权利。9.在市场供需基本平衡的情况下，甲方保证按本协议第1条的约定，足额向乙方供应其所需的油品，且供应的油品质量必须符合国家标准。如因甲方供应的油品数、质量原因而造成乙方损失的，甲方应予以赔偿。10.协议期内或协议期满，如其中一方要终止记帐业务，须提前一个月以书面形式知会对方，甲方应在本记帐业务关系终止后十个工作日内把定金退回乙方，且不计利息。11.因不可抗力事件（包括但不限于：天灾、水灾、地震或其他灾难，战争或暴乱，油站关停，市场供需矛盾突出，以及其他在受影响的一方合理控制范围以外且经该方合理努力后也不能防止或避免的类似事件）导致本协议延迟履行或未 能履行，受不可抗力影响的一方均不应向本协议之另一方承担延迟履行或未 能履行的责任，但应立即将该事件通知本协议之另一方。12.未尽事宜由双方协商解决，若协商不成，由管辖权的法院裁决。13.本协议一式三份，甲方二份，乙方一份，具有同等法律效力。本协议自签订之日起生效，有效期到 年 月 日止。甲方（盖章）： 乙方（盖章）：单位地址： 单位地址：法定代表人： 法定代表人：签约代表： 签约代表：联系电话： 联系电话：开户银行 开户银行：帐号： 帐号：邮政编码： 邮政编码：签约时间： 年 月 日n 应收账款管理l 应收账款是指加油站因对外赊销油品，应向购货单位收取的款项，是加油站的一项债权。l 在油品零售市场竞争激烈、市场疲软、银根紧缩、资金匮乏的情况下，赊销的促销作用是明显的，但同时赊销会带来风险，也会增加成