事务类文书的写作(董) PPT课件

第一节计划第二节总结第三节调查报告第四节简报第五节述职报告第六节规章制度 事务类文书 第一节计划写作一 文种常识二 格式扫描三 写法指要四 写作须知五 写作训练 一 基本概念 导入语 计划是前进方向上的 路标 是一切行动的先导 也是实施目标的手段 古人云 深计远虑 所以无穷 凡事预则立 不预则废 概念 机关 团体 企事业单位或个人对一定时期的工作预先作出设想 打算和安排 计划的别称 计划的种类 特点 二 格式扫描 结构格式 标题 正文 落款 成文日期写作模式 表格式 在生产计划中运用较多 大多将生产的目的 指标 措施 任务 进度等内容填入表格即可 一目了然 十分清楚 条文式 分条列项阐述计划的目标 任务 指标 措施等 多采用序数或小标题 往往层次鲜明 眉目清晰 文件式 用文字依次叙述 把计划的目的 任务 指示 时限等形成文字后再来加以说明 三 写法指要 标题 计划制定者 计划期限 计划内容 文种 正文 内容三要素 目标 措施 步骤1 目的和依据 为什么做 依据什么做 能不能做2 目标和任务 做什么 做到什么程度3 措施和步骤 怎样做 什么时候完成4 结尾 执行要求 希望 号召落款 单位名称和日期 上报或下达时要加盖公章 四 写作须知 要调查研究要切实可行要具体明确要有预见性 几个计划类文种的区别 计划是总的名称 相关的有 安排 打算 规划 设想 意见 要点 方案 等 都是对今后所进行的工作或活动做出的部署和安排 因而均属于计划这个范畴 区别体现在 内容的详略和时限的长短上 规划 跨越时间较长 涉及面较广 内容比较原则概括 只指出长远设想或粗线条要求的计划 一般在5年以上 如 上海市2000 2009年经济发展十年规划 安排 对未来短时间内的某项具体工作提出要求 规定任务的一种计划性文书 如 国庆期间值班安排 凡召开各种会议 开展各种活动 突击完成各项任务等需要分工负责的日程性工作 都必须事前进行安排 如 学校里的教研工作 教务工作 文体活动 课外活动 党团活动 考试工作 实习工作 论文指导与答辩工作 寒暑假或节假日值班工作等 都要有专门具体的安排 打算和设想 打算 与安排类似 但安排是已确定的既定稿 而打算只是一种考虑 一种设想 甚至是一个念头 尚未深思熟虑 还可变通 有待进一步斟酌修改的未定稿 设想 初步的 粗线条的 不太成熟的 提供参考的计划 方案 一般是单项工作的 专业性比较强的 比较周密具体的计划 它对某项工作 从目的要求 方式方法到具体步骤都作出全面部署与安排的计划 如 2010年信息系乒乓球比赛活动方案 要点 内容比较概括的计划 一般只订出未来一段比较短的时间内工作的主要点 有时它是进一步制定详细计划的写作提纲出现的 有时它是以详细计划的摘要形式出现的 如 信息科学技术学院2010年第四季度工作要点 五 写作训练 选择一个你一直想去的地方 然后拟一份出游计划 无论你的愿望最终能否实现 这份计划一定要有可操作性 可行性 内容包括 具体地点 概况 行程安排 食宿安排 费用概算 注意事项 准备物品 预计收获等 1000字以上 通过本章的学习 必须明确计划的目标 任务措施 安排 回答 做什么怎么做分几步做何时做做到什么程度 本节小结 第二节总结 一 什么叫总结 二 总结的种类三 总结格式和写法 总结就是回顾和检查一个阶段内的工作 生产 学习任务的完成情况 进行分析研究 找出经验教训并形成文字的应用文 一 什么叫总结 总结的目的是对上阶段的工作或任务加以分析研究 探求事物的发展规律 把它上升到理性认识 以指导下阶段的实践活动 总结与计划的关系 总结与计划有着密切的 不可分割的关系 从总结的角度来看 总结是计划执行的结果 做总结既要以计划为依据 也要对计划做全面的检查 从计划的角度来看 计划是上阶段总结的发展 订计划要以上阶段的总结作为依据 又是为下阶段工作作准备 二 总结的种类 一 工作汇报性质的全面性总结 二 介绍经验的专题总结 三 科学实验 生产技术总结 四 个人学习 工作 生产体会的小结 三 总结格式和写法 总结的格式主要有三部分 一 标题 二 正文 三 具名和时间 1 标题 全面工作总结的标题包括单位名称 时限和文种名称 南京农业大学信息系2005年工作总结 其他总结的标题写法比较灵活 有的突出中心 科技立厂人才兴业 有的概括内容 范围 除草膜对棉田除草的效果试验总结 有的还加副标题 单位名称 时限 文种名称 2 正文 第一部分 概括情况 情况概述 简要交代时间 背景 取得的主要成绩 效果等 让读者了解全貌 总结的正文大体上包括以下几部分几内容 概括情况 分析情况 结论和意见 第二部分 分析情况 主要做法 经验和体会 此为总结的重点 写法没有固定的格式 可先写做法 再讲体会和经验 也可以把总结的内容分成若干个问题 逐一地讲做法 写体会 还可以把这一段时间分成几个阶段 按时间顺序来写情况 谈体会 第三部分 结论和意见 存在问题和努力方向 可以写得比较简略 但应中肯 切实 明确 单位名称已经在标题出现的就不再具名 需要具名的就写在标题下面或正文之后右下方 3 具名和时间 示例一 中学高三 班班委会工作总结一学期来 我们班委会在学校和班主任的正确领导和热情帮助下 带领全班同学在德 智 体 美和劳动技术方面开展了一些工作 取得了一定的成绩 归纳起来有以下几点 一 明确学习目的 争取全面发展进入高三 很快就要毕业了 不少同学在家长和社会的影响下 对集体活动不够关心了 一心只想学好书本知识 争取升学 有部分同学自己感到基础差 升学无望 就自暴自弃 学习松散 针对这种情况 我们召开了 一颗红心两种准备 广阔天地出人才 等主题班会 班级黑板报连续办了十期 开展 四化在召唤 的问题讨论和笔谈 并请了一些校友来班介绍自己的感受 通过这些活动 全班同学端正了学习目的 激发了学习积极性 一致体会到 没有正确的 学习目的和学习方法 是不可能成为 四有 人才的 由于正确处理了就业与升学之间的关系 原来学习不认真的同学树立了为四化而学的信心 我们班委会又及时组织干部对思想不正常的个别同学进行帮助 与他交心通气 共同提高 立志成为祖国最需要的人才 二 人人争当班级主人 新的班风正在形成过去 我们班同学自己顾自己的现象比较严重 班级工作班主任推一下动一下 班委缺乏主动性 本学期 我们在全国经济体制改革热潮的影响下 配合学校提出的要做合格毕业生的要求 我们班委会反复讨论 大家一致认为 合格的毕业生要具有主人翁的思想 要使自己成为建设四化的合格人才 必须具备一定的工作能力和组织能力 因此 我们班委会在班长带领下 工作主动积极 凡是学校布置的工作和班级日常事务 如反映教学情况 填写教学日志 打扫卫生 体育锻炼等 都先由班委会讨论研究 集体订出措施 再征求班主任老师的意见和帮助 经老师 同意后 便分别由班委进行工作 每次工作告一段落后 在班委会集体讨论小结 由于我们班委吃苦在前 以身作则 在同学中间了解情况 与同学打成一片 全班的团结气氛很浓 要求进步的同学越来越多 一大半同学写了入团申请书 六名同学光荣入团 并成立了团支部 后来 我们班委研究 认为应让每个同学都成为班级主人 于是每天请一位同学值日 值日生可行使班长的职权 在这一天内对班级负责 先由一些迫切要求进步 关心集体的同学值日 再带动大家 人人经受锻炼 人人凶做主人 我们的做法得到学校的肯定 我们班委会被评为先进集体 三 加强锻炼 增强体质我们班同学 一向热爱体育 寄宿生每天坚持早锻炼 全班同学认真上好每周两节体育课 两节锻炼课 坚持两操 课间操 眼保健操 一学期来 基本上没有同学请病假 运动会夺得了全年级总分第一名 班级还组织了得得篮球队 足球队和乒乓球队 全班有80 的同学达标 但一学期来班级工作还存在不足的地方 第一 班委会与团支部工作配合不够 有时互相重复 有时互相依赖 第二 班委中各个委员的工作情况不平衡 有的做得多些 有的做得少些 第三 班级活动还不够丰富多采 以上成绩 我们决心在新学期里发扬 不足之处一定努力克服 我们一定要在校领导和班主任的指导下 把班委会工作搞得更好 回答问题 1 按性质和内容分 这是篇什么总结 2 这篇总结的正文各个部分写什么 工作汇报性全面总结 正文各个部分所写的内容是 概述情况部分 概括叙述了一学期来班委工作所取得的成绩 分析情况部分 分条分点具体说明班委工作所取得的成绩和收获 结论和意见部分 分条分点说明班委工作还存在的问题 有待今后改进 师范学校第九届艺术节总结 市 师范学校第九届艺术节于2010年5月7日至18日举行 历时12天 本届艺术节在全校师生的共同努力下取得了圆满成功 主要表现在以下几个方面 一 思想统一 组织有力 为搞好本届艺术节 我校在3月12日即专门成立了以校长为组长 各部门负责人和各班班长为组员的筹备小组 经过广泛深入的宣传 本届艺术节 高品位 高质量 高效益 的目标成了全校师生的共同追求 保证了各项工作都能及时落实到位 二 内容丰富 推陈出新 本届艺术共设有六项内容 包括开幕式暨音舞组教师专场演出 迎香港回归演讲比赛 童话剧专场演出 学生 弹 唱 跳 画 四项技能综合比赛 师生书画作品展 闭幕式暨学生文艺汇演 这些内容涉及到音乐 舞蹈 书法 美术 演讲 表演 创编等很多方面 筹备小组成员积极发扬创新精神 注重内容的推陈出新 本届艺术节的内容有一半是新创作的 譬如 音舞组教师专场演出 学生 弹 唱 跳 画 四项技能综合比赛 童话剧专场演出等三项活动在我校艺术节中均属首次举办 示例二 三 参与面广 质量高 经初步统计 全校师生不仅人人参与 而且直接参与本届艺术节六项重大活动的就高达近两千人次 平均每人要直接参与三项活动 参与本届艺术节的人数和人次在历届艺术节中均是最多的 节目质量高 精彩纷呈是本届艺术节的又一重要特点 例如 同学们自编自演的十个童话剧经录音剪辑后在市人民广播电台 红蜻蜓 节目中逐一播出 童话剧 森木编辑部 还被市电视台选中参加了市 庆六一 文艺晚会 这些固然与师生们思想重视 准备充分有关 同时也说明了我校艺术教育的质量上了一个新台阶 四 宣传力度大 社会影响好 为了做好本届艺术节的对外宣传工作 筹备小组组织了艺术节宣传报道班子 市电视台 市人民广播电台 晚报 社等新闻媒体也对艺术节给予了极大的关注和支持 进行了跟踪报道 使本届艺术节产生了前所未有的社会影响 得到了社会各界的一致赞誉 学校知名度也因此有了较大提高 在本届艺术节取得圆满成功的同时 我们也清醒地看到了两个方面的不足 一是学生软笔书法水平还不尽如人意 书法教学有待进一步加强 二是设置的活动项目过多 师生承担的任务过重 对这期间的课堂教学略有影响 这些应在以后的艺术节中注意克服 我们深信 本届艺术节的成功经验一定能成为把我校艺术节越办越好的重要基础 勇于创新的 师范人一定会在以后的艺术节中收获更多的成果 2010年5月20日 写总结的几点注意事项 一 忌片面 二 忌冗赘 三 忌笼统 四 忌夸张 五 忌矛盾 堂上练习 下列说法如有不对 请作解释 1 写总结只须反反复复强调观点就可以了 2 总结应详细写清楚过程 如记流水帐 错 写总结应有充实 正确的内容即要有材料 材料和观点统一 错 总结需写清楚过程但亦应有分析和概括 既要全面 又要有重点 3 写总结应报喜不报忧 便于以后工作 4 为了全面和清楚 总结应多用材料 尽情地写 错 总结是工作的全面回顾 不能只谈成绩和经验 不谈缺点和问题 错 写总结对材料应有选择和取舍 数字 举例不在多 而在能说明问题 写一份个人上半学期的学习总结要求 合于总结的写作要求 要有切身体会 要概括出规律性 600字左右 作业 五 相关链接 计划与总结的区别 计划事前制定 总结在事中或事后进行计划是 一般将来时 总结是 一般过去时 计划是工作蓝图 总结是对计划实践的检验计划要阐明 做什么 怎样做 做到什么程度 总结要阐明 做了什么 做了多少 做得怎样 通过本章节的学习 明确总结必须写明做了什么做了多少做得怎样计划和总结的区别是本章的难点 本节小结 第三节调查报告一 文种常识二 格式扫描三 写法指要四 写作须知五 相关链接 一 文种常识涵义 是机关工作常用的一种应用文体 是根据特定目的 运用辨证唯物主义观点 对发生的事件 问题与现象深入调查 分析 研究 将其结果写成的报告 类型 经验性调查报告 问题性调查报告 论证性调查报告 说明性调查报告 综合性调查报告 反映某一地区或某个行业的政治 经济 思想 文化各个方面情况的调查报告 特点 全面而细致 把一个地方各个方面的情况都要反映出来 因而篇幅长 调查任务重 写作难度大 但能反映事物的全貌 专题性调查报告 针对某一专门问题展开调查研究 并将这类调查研究的成果反映出来 就是专题性的调查报告 如 企业亏损面面观 来自辽宁10家亏损大户的报告 特点 主题专一 所反映的问题不论涉及多少个单位 多大范围 其主题只能有一个 它只对某一问题作深入细致的探讨 与之关系不甚密切的其他问题都应在回避之列 新生事物调查报告 反映现实生活中的新发现 新发明 新创造 新思想 新作风 新方法等 要写出这种事物产生的背景 发展的原因及过程 要全面地 完整地反映新生事物的特点 同时还要指出它的作用 意义 揭示它的发展规律和发展方向 如 寒极 开始解冻 来自清远 扶贫开发试验区 的报告 总结经验的调查报告 在对某些单位或个人的典型事迹进行周密调查的基础上 经过细致地分析 从中总结出具有普遍指导意义的规律性经验 用调查报告的形式加以推广 以求在更大范围内被人们学习和应用 特点 往往采用横式结构进行剖析 展现几个闪光点 也常用对比方法 可和事物本身的历史状况作纵向对比 也可和同类事物作横向对比 在比较中显出经验的价值 如发展有农村特色的乡镇企业 关于桃林砖瓦厂的调查报告 揭露问题的调查报告 以披露社会生活中某些带有倾向性的不良事件或危害性较大 性质严重的特殊问题为主题 从而引起有关部门或社会舆论的关注 特点 要实事求是 证据确凿 事实清楚 在数量上 性质上 范围上 程度上都不可扩大或缩小 拔高或降低 要十分注意语言的准确性 通常要用精确的数字和百分比来说明问题 如 青少年违法犯罪现象透视 典型调查报告 是对发生在特定的环境 特定的单位或个人身上的特有事件进行调查研究而形成的文字成果 典型有好有坏 因此 与总结经验的调查报告在性质上截然不同 典型是指个体 某一单位或某一个人 因此与反映 揭露问题的专题性调查报告在范围上又有区别 因此 它的最大特点在于反映事物的个性 特殊性 当然 这些个性和特殊性又具有一定的代表意义 社会心理调查报告 专门反映人们对某种社会现象所表现出的种种不同心态的调查报告 深入地剖析面对某种社会现象所产生的各种心态 从思想深处挖掘某种社会现象所赖以存在的心理基础 特点 关键是要进行深入细致的调查研究 把握不同的人们面对同一问题所持的种种不同的态度 要对面临同一问题的人群作心态上的分类 找出她们心理因素当中的细微差别 然后进行排列对比 反映出种种千差万别的心态来 调查报告的特点 真实性 针对性 深刻性 特点 新颖性 二 格式扫描 三 写法提要 标题 公文式标题 文章式标题前言 简介式 概述式 提问式 议论式主体 1 经验性调查报告 成果 具体做法 经验2 问题性调查报告 问题 原因 意见 建议3 论证性调查报告 情况 问题 意见4 说明性调查报告 情况 成果 问题 建议尾语 1 总结全文 深化主题2 提出问题 启迪思考3 充满激情 鼓舞人心 标题的写作 一 调查的对象 调查内容 文种 调查 调查报告 考察等 如 关于返城知青就业状况的调查 340名大学生公德状况的调查研究 哈尔滨中学生心理健康状况调查 用一简明 醒目的短语概括调查报告的主题 主要内容 基本观点 主要结论 作为主标题 再用一副标题进行补充说明 如 为改革开放创造良好的社会环境 苏州市加强精神文明建设情况调查扬长避短 发挥优势 关于杨河乡发展乡镇企业的初步调查事在人为 来自一个穷山村脱贫致富的调查报告 标题的写作 二 新闻式 也称通讯式 这类标题通常不写调查报告 考察报告等字样 只点明文章主题或调查对象 与一般文章标题样式相同 如 爱滋病在中国的传播 标题的写作 三 主体的结构 一 顺序式结构 按事物发展的时间顺序来组织安排材料 如 离婚案与五百元 这篇调查报告 在揭露 先交五百元 再领离婚证 这一事件 作者就是按结婚 离婚 判决 判决后果等事件本身顺序结构文章的 横式结构 并列式 即把材料按各自的内容性质划分为几个部分 或按事物内在矛盾的各个侧面划分为几个部分 各部分之间呈并列关系 组合起来就是事物的整体 如 关于南京市家用笔记本销售情况的调查 从几个方面进行调查 一 南京市场历年销售情况 二 当前社会保有量 三 市场销售趋于稳定的原因 第一 第二 第三 四 今后的销售趋势 主体的结构 二 把不同情况进行对比 在对比中认识事物 主体的结构 三 结尾 要求干净利落 不能拖泥带水 更不能画蛇添足 四 写作须知 调查报告的写作要求 1 认真调查 充分占有材料2 科学分析 揭示事物规律3 叙议结合 观点材料统一 调查研究的方法 一 1 观察法 在组织的调查目的的指导下进行 需制定周密的观察计划 2 访谈法 调查者与被调查者采用对话 讨论等面对面的交往方式 3 文献调查法 4 问卷调查法 它是社会调查中最常用的资料收集方法 常用于大规模的抽样调查 调查研究的方法 二 5 普遍调查法 即普查 在一定范围内 对所有的对象进行全面的调查 以获得完整 系统的资料 其优点是资料全面 准确 误差小 6 抽样调查法 即在需要调查的客观事物的总体中抽取一部分进行调查 依此来推断总体情况 其优点是省时 经济 五 相关链接 调查报告的写作过程 1 明确调查目的 确定调查方案2 深入细致调查 广泛占有材料3 分析研究材料 从中提出观点4 合理安排结构 拟写调查报告 通过本章的学习 明确调查报告的结构和写法 运用所学知识 能写较为规范的调查报告 本节小结 第四节简报一 文种常识二 格式扫描三 写法指要四 写作须知 一 文种常识涵义 是用来下情上报 上情下达和互通情况 交流信息的文书 简报也叫动态 信息 情况反映等 特点 简报的种类 简报的种类 动态简报 工作简报 会议简报 二 格式扫描 三 写法指要 简报的结构 尾语 标题 导语 概括 总揽全文主体 类似于新闻的写法 先在开头 导语 部分对主要内容进行概括 包括时间 地点 人物 事件等 然后具体叙述 结语 视内容而定 概括简报内容 揭示反映问题的意义 主题 正标题揭示文章主题 思想意义 副标题补充文章范围 四 写作须知 要真实准确要短小精悍要快写快发要生动活泼 五 相关链接 关于简报的按语 简报编者及有关领导审查文稿后 对文稿的内容性质所作的说明性和评论性 简报与新闻的区别 1 内容取材不同2 报道范围不同3 使用媒介不同 简报的特征是沟通情况 交流信息 在理解概念 作用 特点的