第十二章商洽公文的写法PPT课件

第十二章商洽类公文的写作 第一节函 一 函的概念特点和种类1 函的概念函是 适用于不相隶属机关之间商洽工作 询问和答复问题 请求批准和答复审批事项 的公文 函为平行文 2 函的作用 1 平级机关或不相隶属机关单位之间的商洽性 询问性和答复性公务联系 2 向无隶属关系的业务主管部门请求批准有关事项 3 业务主管部门答复或审批无隶属关系的机关请示批准的事项 4 机关单位对个人的公务联系 如复群众来信等 3 函的特点 1 使用范围的广泛性 函没有机关单位的使用权限的限制 而且涉及的内容比较广泛 2 写作的灵活简便性 函的写法灵活简便 篇幅短小 制作程序 手续一般也较为简易 函是公文中最轻型的一个文种 4 函的种类 1 商洽函 不相隶属机关之间商洽工作的函 2 询问函 向有关机关询问情况的函 3 答复函 针对询问函而制发的函 5 请批函与请示的区别 6复函与批复的区别 二 函的格式与写法标题 主送机关 正文 落款1标题 发文机关 事由 文种 事由 文种2主送机关主送机关即接受公函的机关 复函的主送机关是来函的发文机关 3正文 原由 写明发函的原因 依据 事项 写明商洽 请批 答复的具体内容 结尾 a 有的意完即止 无特殊的结尾标志 b 有的结尾处写上 特此函告 或 盼复 请函复 c 若是复函 则写上 特此函复 4落款正文结束后 在右下角写上发函机关名称和发函的年 月 日 三 函的写作要求 1 开门见山 直叙其事 函一般写得很简短 应简明扼要 切忌空话 套话 或者含糊其辞 不知所云 复函 要逐项回答 不能避答 漏答 2 措词得体 平等待人 函的语言表达要礼貌 得体 尊重对方 一般不用 必须 应该 注意 等指示性语言 四 拓展训练 改错题 关于请 商厦准备经保工作经验材料的函 市商业局 你局 商厦狠抓安全保卫工作 成绩突出 经市综合治理办公室同意 我局准备于12月中旬召开全市经保工作经验交流会 请 商厦在会上介绍加强内部防范工作的经验 请速通知该单位 于12月中旬将此材料报送我局 处秘书科 写作要求附后 此致敬礼 市公安局二0一六年十一月二十日 参考答案 关于商请 商厦准备经保工作经验材料的函 市商业局 经市综合治理办公室同意 敝局12月下旬召开全市经保工作经验交流会 据悉 贵局 商厦狠抓安全保卫工作 取得了突出的成绩 请该商厦在会上介绍加强内部防范工作的宝贵经验 如蒙同意 恳请通知该单位 于12月中旬将经验介绍材料送敝局 处秘书科为盼 市公安局 印章 2016年11月20日 五 写作训练平山供销社于去年11月20日向华康贸易公司订购尿素100吨 合同编号851220 规定今年2月20日前交货 但至今 3月10日 对方仍不履行合同 虽经电话及派人多次联系 仍没解决 现春耕已到 急需化肥供应农民 请写出公文向花康贸易公司催货 参考答案平山供销社请速履行合同发运化肥的函 号华康贸易公司 我社于去年11月30日向贵公司订购尿素一百吨 合同编号851220 定于今年2月20日前交货 但至今未收到货物 现春耕已到 急需化肥供应农民 诚望贵公司履行合同 见函后即速发运化肥 至盼 平山供销社 印章 年 月 日 第二节纪要 一 纪要的概念 特点和种类等1 纪要的概念 适用于记载会议主要情况和议定事项 的公文 2 纪要的特点 1 纪实性 2 概括性 3 条理性3 纪要的种类 1 办公纪要 2 其他纪要 4 纪要的行文方向 可上行 可平行 可下行 可批转或转发 5 纪要的主要作用 沟通情况 交流经验 统一认识 指导工作 二 纪要的写作格式标题 成文日期 正文1标题 1 单行标题 会议名称 文种如 全国农村工作会议纪要 2 双行标题 以正副标题形式出现如 穷追猛打 除恶务尽 市扫黄打黑工作纪要2成文日期 一种写于标题下一种写于正文右下方 3正文 由导言 主体 结尾三部分组成 1 导言 开头部分 写会议的基本情况 会议的名称 目的 内容 时间 地点 规模 参加人员 主要议题和会议成果等 导言需简明扼要 其作用是 让人们读后对会议有个总体的了解 2 主体 按主次 有重点地写出会议的情况和成果 包括 对工作的评价 对问题的分析 会议议定的事项 提出的要求等 主体 一般有三种写法 a 条项式 把主体内容 包括讨论的问题和议定的事项 按主次一条条列出来 条理化 一目了然 例如 关于加速设置广州市公用电话亭事宜会议纪要 的主体分5条写 每一条写一个问题 第1条写电话亭的选点 第2条写电话亭的照明用电 第3条写电话亭的线路安装 第4条写开展精神文明教育 爱护电话亭 第5条写广告收入的处理 内容清楚 重点突出 便于执行 b 综合式 将会议的内容 或议定事项 进行综合概括 分成若干个部分来写 以上两式的排序原则 主要的 重要的内容次要的或一般性的内容特殊的内容 c 摘要式把与会者的具有典型性 代表性的发言要点摘录出来 按发言顺序或按内容性质先后写出 这种写法的好处是 可尽量保留发言人谈话的风格 比较客观 具体 如 某班班会 3 结尾 a 对与会者的希望和要求 b 不写结尾 三 纪要与会议记录的不同 1 纪要以会议记录为基础和依据 表现会议的主要内容 会议记录则是如实记录