档案实操PPT课件

档案实操培训 1 目录 CONTENTS 纸质档案 目录 一 纸质版档案的整理 3 第一步 按年度 机构 保管期限分类 4 目录 目录 归档年度划分标准 当年办结的文件归入文件形成年 开展专项活动形成的系列文件 可按活动阶段归入办结年 跨年度办结的文件 如请示与批复 转发文与被转发文等 归入办结年 跨年度的会议文件 归入闭幕年 没有批复的请示 归入形成年 请示与批复分开归档时 应建立互见 办结 指完成公文办理程序 不是指文件有效期 特别提示 知识拓展 两种分类方法的比较 年度 保管期限 机构 问题 的三级复式分类法 6 第二步 换钉 去掉不符合要求的回形针 订书针 燕尾夹等易锈蚀 易氧化的金属或塑料装订用品 7 第三步文件修补 折叠 一 对破损的文件进行修补 一 页面损坏 修补前 用A4纸进行托补 修补后 8 第三步文件修补 折叠 一 对破损的文件进行修补 二 页面小于A4纸 用A4纸补全 9 二 对比A4纸大的文件进行折叠 大纸张折叠 归档文件盒尺寸是按照A4规格设计的 所以大纸张要进行折叠后才能装入 折叠时尽量减少折数 文件页数多的要单张折叠 第三步文件修补 折叠 10 第四步装订 一 归档文件一般以 件 为单位装订 归档文件装订应牢固 安全 简便 做到文件不损页 不倒页 不压字 装订后文件平整 有利于归档文件的保护和管理 装订应尽量减少对归档文件本身影响 原装订方式符合要求的 应维持不变 11 第四步 装订 二 装订工具 不锈钢订书针 不锈钢装订夹 装订线 12 通过OA送审核的合同 OA会签单既是事项报批审批单也是合同会签单 只要有OA会签单就不需重新补签纸质合同会签 题外 关于合同会签单 13 第五步 编页纸质归档文件一般应以 件 为单位编制页码 单面打印的文件按顺序编页 页码写在右下角 14 第五步编页 双面 正面 背面 15 第六步系统录入 一 将已分类整理好的文件材料 按照类别逐一录入编目 编目应准确 详细 便于检索 责任者 1 填写文件的署名者或发文机关的全称 2 组合件填写本件第一份文件的责任人 者 件号 逐件填写室编件号 1 2 3 文号 1 填写文件制发机关的发文字号 包括机关代字 年度和顺序号 2 组合件填本件第一份文件文号 简报不填 4 题名 填写文件标题 无标题或标题不规范 应自拟题名 自拟题名两端应加方括号 16 17 日期 填写文件的形成时间 组合件填写本件第一份文件的日期 如 2017 3 16 5 6 页数 填写每一件归档文件的总页数 备注 填写对归档文件的简短说明文字 如与其它相关档案的参见号 文件破损情况等 7 第六步系统录入 特别提示 题名十分重要 它是以后查找档案时的最重要的要素 填写方法如下 一 一般应照实抄录 二 来文与复文作为一件 只对复文进行编目 题名后注明 附请示 三 任免文件和表彰文件中本单位人员未列在题名中的 在题名后将本单位人员列出 四 原题名简单的要重拟 这些补充的内容都要加 五 没有题名或题名不规范的 可自拟标题 外加 号 18 二 资料录入完成后 逐一核对目录和文件实体 使目录题名 顺序与文件实体的题名 排放顺序保持一致 第六步系统录入 19 第七步加盖档案号章 并填写相关内容 20 第八步打印目录 21 第八步打印目录 特别提醒 一个类一个流水号 永久 30年 10年分别自1开始编流水号 件号 第二年仍然分别从1开始编号 例 2017年永久 1 2 3 30年 1 2 3 10年 1 2 3 22 第九步填写 打印备考表 备考表的情况说明 正常情况下不填写内容 出现文件收集不完整 破损 文件签署不完整等情况时才要在此处进行说明 归档文件是复制件要说明原件在何处 档案保管中出现移出 增补 修改 销毁等情况时也要在备考表中说明 1 23 盒内文件情况说明 填写盒内归档文件的数量 缺损 修复 移出 鉴定 销毁及对特殊文件的说明等情况 整理人 填写整理该盒归档文件的人员姓名 检查人 填写检查归档文件整理质量的部门负责人姓名 日期 填写归档文件整理完毕的日期 第九步填写 打印备考表 24 第十步装盒将档案目录 文件材料 备考表装入档案盒 将归档文件按顺序装入档案盒 并填写备考表项目 不同年度 机构 问题 保管期限的归档文件不能装入同一个档案盒 25 第十一步填写档案盒盒脊 起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号 起件号填写在上格 止件号填写在下格 盒号即档案盒的排列顺序号 26 第十二步排架 一 归档文件整理完毕装盒后 上架排列方法应与本单位归档文件分类方案一致 排架方法应避免频繁倒架 二 归档文件按年度 保管期限 机构 问题 分类的 库房排架时 每年形成的档案按保管期限依次上架 便于实体管理 27 第十三步打印并装订档案目录 归档文件目录封面式样 28 完成以上13步 文件材料就转为档案了 29 目录 CONTENTS 纸质档案 目录 二 基建档案 视频 31 目录 CONTENTS 纸质档案 目录 三 实物档案 33 34 第一步区分载体 整理时要根据单位内实物档案的具体数量决定分类 数量较少的单位可不分类 直接按时间顺序排列整理 数量较多的单位可按载体种类分为证书 奖牌 奖杯 奖状 锦旗 其他 或证书 奖牌 其他 实物档案的整理 35 第二步清洁修整 实物档案由于载体特殊 容易受损或受污 整理时就要进行清洁修整 奖状 证书破损要进行修裱 奖牌污损要清洁 抛光 保养 尽量恢复原状 其他可根据不同的要求进行修复 实物档案的整理 36 第三步分类排序 实物档案按证书 奖牌 锦旗 奖杯 其他等各类 并给予JB JP ZS 的代码 同一类的实物档案按时间顺序排列 时间相同的可根据其内容按重要程度排序 一个单位的排序方法要相对统一 实物档案的整理 第四步贴标签 标签的贴法采用贴在实物档案的背面左上方固定位置 奖杯 礼品档案标签可贴在底座上 实物档案的整理 装在盒子里的实物档案 盒子内的编号要和盒子外的一致 标签贴在背面左上角 37 第五步编制目录 实物档案目录至少需包括以下项目 序号 档案号 类别 名称 颁发单位 接受单位 颁发或形成时间 归档时间 存放地点 备注等项目 实物档案的整理 38 实物档案的整理 第六步入库上架 2 实物档案在排架时也宜排在档案架的最后部分 1 实物档案排架 按种类分别排放 存放的方式有两种 竖放和平放 39 目录 CONTENTS 纸质档案 目录 一 类别 照片 底片 录音带录像带光盘计算机磁带等类 移动硬盘 照片及底片 41 声像档案一般在形成后一个月内归档 对一些比较重要声像材料 归档时间要灵活掌握 要做到及时跟踪 尽快收集 二 归档时间 42 第三部分声像档案 1 归档的声像档案必须具备可读性 在机器上运转正常 归档文件必须是原件 原版 声音清楚 图像清晰 确保文件的完整性和内容准确性并附有文字说明 2 明确承担声像形成 整理的部门和人员 声像材料的归档应实行 谁主办 谁负责 收集整理的原则 三 归档要求 3 归档的光盘 移动硬盘要检测 包括载体外观检验 病毒检验 数据可读性检验 完整性准确性等 43 一 照片档案的整理 四 归档整理 1 传统感光材料照片 照片 底片 说明 44 一 照片档案的整理 四 归档整理 2 数码照片 数码照片采用年度 组 一次会议 一项活动 一项工程 一个人物等 分类方法 建立数码照片档案文件夹 建立年度文件夹 组文件夹 按每组照片形成时间顺序排列 例如 2017 12017年1月17日北京运通国融年度工作会议 2017 22017年1月20日北京运通国融年度颁奖晚宴 编写组文件夹总说明 总说明是对 组文件夹 内所有照片内容的概括说明 编写出包括事由 时间 地点 人物 背景 摄影者在内的综合说明 字数不超过200字 以Word文档方式附在该文件夹内 45 四 归档整理 二 光碟 1 光盘是电子文件的主要存储形式 一张光盘即自然形成一个保管单位 每张光盘写好文字说明 要按形成年度的顺序流水编号 连续排列 2 编写光盘说明 光盘题名 光盘中存储的数码照片内容 题名结构为单位名称 年度 数码照片 套别 数码照片存储光盘的保管类型 分别用A B C表示 照片起止年月 光盘中数码照片起始年月和终止年月 中间以 相连 保管期限 光盘中数码照片的保管期限 照片张数 本盘中数码照片的总张数 46 照片文件类型 指数码照片的文件格式 JPEG或TIFF 光盘类型 是指光盘类型的参数 分为CD R CD RW DVD R DVD RW DVD RW 制作时间 数码照片存储光盘刻录制作时间 用8位阿拉伯数表示年月日 制作软件 刻录制作数码照片存储光盘使用的软件名称 制作人 刻录制作数码照片存储光盘的人员姓名 四 归档整理 47 三 磁带 一盘录音带 一盘录像带自然形成一个保管单位 可形成时间先后分别进行排列编号 即录音档案一个流水号 录像档案一个流水号 四 归档整理 48 一 照片档案保管要求防光 防潮 防高温 应竖放 不应相叠平放 二 录音 录像档案要求防磁 录音 像 带 磁带分别单个放入塑料盒或专用存贮柜 防磁柜 平放 没有防磁柜的单位可放在铁制档案箱或密集架上 三 光盘放入塑料盒或光盘档案册 四 不能放置樟脑丸等挥发性药物 五 声像档案保管有特殊的要求 49 六 声像档案的收集方法 AddYourText AddYourText AddYourText 声像档案 AddYourText AddYourText AddYourText 集中收集 定向收集 随时收集 AddYourText 直接参与收集 50 目录 CONTENTS 纸质档案 目录 五 大事记的编写 52 目录 档案管理基础知识 AddYourTitle 档案管理工作的内容 收集 整理 鉴定 保管 统计 检索 编研 利用与服务 档案管理工作的内容 企业大事记就是按照时间顺序简要地记述企业在一定时期内发生的重大事件和重要活动的一种档案参考资料 它简洁地勾勒出一个企业在一定时间内的发展轨迹 对实际工作有重要的参考价值 一 大事记的定义 54 二 企业大事记的编写方法 中共中央党史研究室与新华社合作编发的 中华人民共和国大事记 55 二 企业大事记的编写方法 1 题目 单位名称 大事记 时间 2 主体内容 1 年度 2 月 日 3 事件描述 56 大事记的选事范围 一 本企业生产 经营 技术改造 科研成果 重点建设项目的情况 二 本企业召开的重要会议 本企业制定的重要政策和规章制度 以及发布的重要文件 三 本企业成立 撤销 复建情况 四 本企业主要领导人任免 内部机构设置及变化情况 五 重要协议 合同的签订 重要事件 以及重大 恶性事故 六 本企业及职工受奖惩的情况 七 本企业开展的重要文艺 体育 教育活动 八 本企业开展的重要外事 外贸活动 九 上级领导机关和业务主管机关来企业视察 调研的主要情况 十 其他应予记述的重要事项 三 企业大事记的选事范围 57 一 大事记应依据可靠 内容准确 数据和事实要经过核对 持之有据 考之有源 二 编写大事记应做到条理清楚 言简意赅 一事一条 主题鲜明 重点突出 三 编写大事记应客观直述 不加评论 大事记要据实载录 保持材料 事实的客观性 不以编者的观点左右事实记载 也不加编者的主观评论 以求真实地反映历史本来面目 四 企业大事记的编写要求 58 目录 CONTENTS 纸质档案 目录 六 相关概念回顾 60 将归档文件以件为单位进行组件 分类 排列 编号 编目等 纸质归档文件还包括修整 装订 编页 装盒 排架 电子文件还包括格式转换 元数据收集 归档数据包组织 存储等 使之有序化的过程 一 整理 整理就是从无序到有序 从无规律到有章可循的过程 61 二 件 归档文件的整理单位 一 件的构成 归档文件一般以每份文件为一件 正文 附件为一件 文件正本与定稿 包括重要文件的历次修改稿 为一件 转发文与被转发文为一件 原件与复制件为一件 正本与翻译本为一件 中文本与外文本为一件 报表 名册 图册等一册 本 为一件 作为文件附件时除外 简报 周报等材料一期为一件 会议纪要 会议记录一般一次会议为一件 会议记录一年一本的 一本为一件 来文与复文 请示与批复 报告与批示 函与复函等 一般独立成件 也可为一件 有文件处理单或发文稿纸的 文件处理单或发文稿纸与相关文件为一件 62 二 件内文件排序归档文件排序时 正文在前 附件在后 正本在前 定稿在后 转发文在前 被转发文在后 原件在前 复制件在后 不同文字的文本 无特殊规定的 汉文文本在前 少数民族文字文本在后 中文本在前 外文本在后 来文与复文作为一件时 复文在前 来文在后 有文件处理单或发文稿纸的 文件处理单在前 收文在后 正本在前 发文稿纸和定稿在后 63 三 集团统一采用 年度 保管期限 机构 问题 的三级复式分类法 年度 保管期限 机构 问题 64 目录 CONTENTS 目录 2 未经领导审阅签发 未生效文件 一般性文件历次修改 主要领导人亲笔修改和负责人签字的最后定稿除外 3 部门互发的与本部门业务没有直接关系 不需办理的 只有临时性参考作用的文件资料 4 重份文件和重份图纸 1 无查考价值的临时性 事务性文件 可参