酒店内部控制(内部使用,禁止外传)

酒店内部控制 酒店内部控制 第一节酒店内部控制概述第二节酒店客房收入的内部控制第三节酒店餐饮收入的内部控制第四节酒店采购的内部控制 第一节酒店内部控制概述 内部控制的概念 内部控制形成的背景随着企业所有权和经营权的分离 企业之间的竞争更加激烈 在这种情况下 企业为了提高自己的竞争能力 最大限度地获取利润 便在企业内部的管理上采取了种种控制措施 对其所属部门及其业务活动进行组织 协调 制约和考核 以保证其预定的管理目标的顺利实现 内部控制就是西方企业为了加强企业的内部管理 在20世纪40年代末逐步形成的一种管理制度 内部控制的含义所谓内部控制即是企业为了保护财产的安全与完整 检查会计资料的准确性和可靠性 提高企业的经营效率和促进企业贯彻既定的经营方针所设计的总体规划以及所采取的与总体计划相适应的一切方法和措施 内部控制含义解析内部控制的主体是企业内部的经营管理阶层 内部控制的客体即作用对象是企业的各种经营管理和经济业务活动 内部控制的范围更广 涉及到从企业最高领导者到各级管理部门和业务人员的各项活动 区分内部牵制与内部控制内部牵制 就是任何一项经济业务的处理必须由两个或两个以上的部门或人员分别负责 使他们之间存在着相互牵制的关系 以预防工作中发生错误与弊端 一旦发生了错误和弊端也较容易发现 内部牵制的主要作用表现在企业财务会计业务处理过程中防弊纠错 其实质就是合理分工 内部控制的内容不仅包括合理分工 而且还包括授权批准控制 对实物资产进行控制 通过凭证和记录功能进行会计控制和人事控制等 内部牵制只是内部控制的一种重要形式 是内部控制的一个重要组成部分 内部控制的基本内容 法规制度控制指酒店以国家的财经方针政策和有关规章制度为标准 对其经济活动的真实性 合法性进行控制 主要表现在两个方面 酒店直接以国家的财经方针 政策和规章制度为依据进行生产经营活动 酒店间接贯彻执行国家的方针 政策 法令和规章制度 组织机构控制组织机构控制 是指对酒店组织机构设置的合理性和有效性所进行的控制 组织机构控制的内容 主要是根据分工负责的原则 正确合理的划分酒店内部各部门 各环节及有关人员的权限和责任 组织机构控制的主要方法选择合理的组织机构形式建立适当的责任制度 责任制度是以明确责任 检查和考核履行情况为主要内容的 其具体形式包括 部门责任制 即按照酒店各部门各自具备的职能来明确责任 考核责任的制度 实行部门责任制的要求P94 岗位责任制 在酒店合理分工的基础上设置一个个工作岗位 进而按照岗位明确责任 考核责任的制度 岗位责任制的具体要求P94 职务分离控制职务分离控制 是指对不相容职务进行分离所形成的控制 所谓职务不相容 是指互相关联的若干项职务集中于一个人办理容易产生错误和弊端的职务 职务分离控制的内容不相容职务应在组织机构之间进行分离 不相容职务应在组织机构内部进行分离 酒店中具体不相容职务的分离某项经济业务的授权职务应与业务的执行职务分离 某项经济业务的执行职务应与业务的检查职务相分离 某项经济业务的执行职务应与业务的记录职务相分离 财产的保管职务应与财产的记录职务相分离 财产的保管职务应与财产帐实核对职务相分离 记录总帐职务与记录明细帐职务相分离 采购职务应与验收职务 付款职务相分离 人事控制人事控制就是对招收 培训 选用各类人才的过程进行控制 人事控制的一项基本原则是要求职务与能力相称 如何保证职务与能力相称在人员使用上 要任人唯贤 唯才是举 在赋予每个员工适当的职务时 要规定相应的责任 使其知道自己的职责所在 调离不称职的员工 财产管理控制财产的限制接近是减少财产被盗或毁损机会 划分责任 保护财产的重要措施 财产的接近应严格限制在经过批准的人员范围内 需要限制接近的财产 现金 仅限于专职的收银 出纳人员 存货及其他容易转作个人使用的实物 帐单 帐册 财产的保护财产的清查根据业务特点 采用定期盘点 轮盘的方法 清查财产物资的实存数量 妥善处理盘盈盘亏 保证财产的实存数和帐存数相符 授权控制授权控制是指某项经济业务发生之前 按照既定的程序 对其正确性 合理性 合法性加以核准并确定是否让其发生所进行的控制 是一种事前控制 一般授权是指酒店内部较低层次的管理人员 根据既定的预算 计划 制度等标准 在其权限范围之内 对正常的经济业务进行批准 一般授权一旦下达 其授权效力保持较长时间 一般授权在酒店内大量存在 授权给较低层次的管理人员即可 特殊授权是指对象是某些例外的经济业务 一般没有既定的预算 计划等标准所依 需要根据具体情况进行具体的分析和研究 是暂时性的 一旦被授权的经济业务办理结束 其效力随之消失 特殊授权在酒店中较少出现 且无章可依 酒店授权的注意点酒店所有人员不经合法授权 不能行使批准权 酒店的所有业务 不经批准 不能执行 经济业务 一经批准 必须予以执行 经批准的经济业务 在实际执行中 必须按照已批准的方案执行 会计控制建立严密的凭证制度设计合适的凭证格式和传递程序 所有的凭证都应预先编号 对所有的凭证 在入帐前都要经过严格的审核 建立合理的会计处理程序建立严格的日常核对制度 监督体系酒店内部除了上述内部控制外 还需要建立一个上下沟通 左右协调 相互牵制的监督体系 监督体系的意义p98 内部控制的局限性 串通舞弊使得内部控制失效 有意 无意的各种人为因素也会影响内部控制的正常效能 措施控制和程序本身的局限性会影响控制的可靠性 控制的成本效益会限制酒店内部控制效能的发挥 进行内部控制所花费的时间也会影响内部控制的实行 第二节酒店客房收入的内部控制 酒店客房收入内部控制的意义 客房是酒店的主体 酒店销售的最大商品是客房出租 统计资料显示 客房出租收入约占整个酒店营业收入的40 50 客房营业有消耗低 利润高的特点 虽然初期建造成本较大 但后期维护成本较低 加强客房营业收入的管理与控制 对提高酒店的经济效益有及其重要的意义 客房收入内部控制的目的 什么是客房收入的内部控制客房收入是指酒店因提供设备先进 洁净舒适的客房而向客人收取的房租 客房收入的内部控制 是指客房收入为对象 对客房收入的发生 计算 取得 汇总等一系列过程进行管理控制的活动 保证客房收入的合法性确保客人的入住都必须有合法的手续 确保客房租金的计收有根有据 确保客房租金的增加 减免 必须符合酒店管理程序和规定 保证客房收入的完整性所有卖出的客房 即发生的所有客房租金都应一分不漏的全部收回来 入住客人在酒店内的所有消费 包括一些杂项费都应一分不差的收回 保证客房收入的及时性所发生的客房收入应尽快收到并及时入库 暂时收不上来的 应采取措施催收 从而最大限度的减少房租租金的占用 客房内部收入控制的关键环节 客房收入的关键环节就是建立销售 服务 收款相互独立 相互牵制的控制体系 销售p100 由前厅部的接待处负责 服务p100 由客房部的楼层服务员负责 收款p100 由财务部的前台收银员负责 三个部门行使三项职权 每天各自提供一份报告 然后集中在一起进行核对 从而构成一个比较严密的控制体系 在销售 服务 收款相互分离的控制体系中 应建立以前台收银为中心的收入信息系统 这个信息系统包括 建立 健全和妥善包括入住客人的各项原始记录 按房间及住客姓名建立归集汇总费用帐户 建立能准确反映客人各项消费的处理系统 客房收入内部控制的基本程序 登记预收保证金入数结帐交款编表稽核 登记 目的为客人建立档案为防止和减少客房收入的潜在损失住宿登记表的格式p102 操作程序 1 入住登记表一式两联 一般由客人填写 也可代填 但必须由客人签名确认 团体客人应要求导游或领队填写团体客人入住登记表 并签名 2 登记表填好后由接待员核对 确认 客人证件的合法性 以证件确认登记内容的一致性 预收保证金 预收保证金的目的是酒店减少收入损失的一种重要控制制度 预收保证金的做法方法一 只预收房租保证金 其他费用离店时结算 方法二 房租及其他费用一起预收 结算时多退少补 其他 对行李多的客人仅预收房租保证金 对行李少的或无行李的客人预收房租及其他费用保证金 并天天盯住 日日清算 操作程序 1 收银员根据酒店规定收取保证金 开立保证金收据 2 保证金收据格式p103 3 保证金一式三联 第一联交客人 第二联将其内容输入计算机后放到客人的帐卡中 第三联与当日的其他帐单一起交由稽核人员审核 4 保证金预收后 收银员在客人登记表上签名 同时把登记表第一联及有关收据放入房间帐卡里 另一联退还接待处 大堂接待处看到收银员签名后 把房间钥匙给客人 房间帐卡是酒店特制的存放帐单的夹子 通常放在一个固定的盘子或架子上 一个房间一张帐卡 每个帐卡代表一个房间 帐卡数与房间数相同 帐卡上表明房间号码 将客人登记表和其他消费帐单存放在房间帐卡里 便于整理 入数 建立消费帐户收银处应该为每个客人开立一个帐户号码 通常由计算机完成 对团体入住客人 开立公帐帐户和私帐帐户 团体客人一般居住天数不超过三天 私人额外消费较少 只需要开立一个私帐帐户 把所有的私人费用记到一起 及时入数建立消费帐户后 酒店把客人在酒店的各项消费数汇总计入帐户 这就是入数 入数要准确 及时 尤其是把客人即将离店时所发生的费用及时计入帐户更为重要 总台计算机联机 如果无法联机 则要手工入数 只要各营业部送来客人签字的帐单 即应立即输入计算机 以免遗漏 最终 客人帐单应归拢到总台收银处 由总台收银员放入各自的帐卡里 作为客人结算的原始依据 同时总台收银员应认真复核帐单上签字 房号与帐卡里登记的房号 签字的一致性 将入数和收银员职责分离两职分离 入数的原则是客人在什么地方消费就由什么地方负责入数 而总台收银员只负责最后结算的复核收款 结帐的具体工作和程序 当客人付款结帐时 若客人没说明 收银员应主动问一声是否离店结帐 若是离店结帐 收银员应通知客房中心 以便楼层服务员检查客房状况 确认离店结帐后 把客人房间号输入计算机 并指示计算机显示该客人的帐户内容 检查是否客人的全部帐单已输入帐户 帐户内容确定无误后 打印帐单 确认无误交客人 客人如有异议 交收银主管 无法解决交大堂值班经理 收银员不要介入 无栏式帐单帐页式帐单p106 日记 单号 摘要 费用 贷项 结欠额 根据客人在登记表上选择的结算方式结帐 客人离店结帐后 帐单的结欠额栏应为零 即费用栏的总数与贷项栏的总数相抵为零 客人离店后 收银员取出房间帐卡里的全部单据 资料 以便新客人入住 交款编表 每班收银员下班后需要做好如下工作 清点现金 清点当班所收的现金并按照币种分类 装入交款袋密封后投入保险箱 步骤如下 交款袋样式p108 收银员清点现金后填写交款袋 留住备用金 核对装入信封的现金数和自己编制的本班收入报告中的现金收入数额 核对无误后 把现金装入交款袋后封好 找一见证人 让见证人检查交款袋是否填妥 收银员是否已在规定的位置签名 并在见证人的监督下 收银员将交款袋投入指定的保险箱内 见证人在见证登记表上填写见证时间并签名 见证人的责任p109见证人的身份见证登记表的保管与设置次日上班 总出纳员与财会主管或由其他指定的专人一起去收款 整理帐单收银员把已离店的帐单按照现金结算收入 支出 支票结算 信用卡结算等分类汇总 整理 把入住客人的保证金收据等进行分类整理 每一类单据整理好后 计算合计金额 把合计金额的纸带或便条附在每一类单据上面 以便核对 编制收银报告由于收银员在平时入数 结帐操作时 已按照各自的代码将收银情况输入到前台计算机里 因此只要输入自己的代码 计算机便可打印出收银报告 总台收银员报告格式p110 借项 贷项以及差额 核对帐单与收银报告把整理好的帐单与收银报告有关项目核对 具体内容见P111核对现金与收银报告收银报告 其中的 现金收进 与 现金支出 项目的差额为 现金应交额 现金结算收入帐单的合计数数额 现金结算支出帐单合计数数额 现金应交额 送交款项 帐单 收银报告现金核对正确后 将现金装入交款袋封好 找个见证人 按上述程序投入保险箱内 同时将收银报告和帐单整理好 交收银主管或放在制定地方 稽核 夜间稽核 什么是夜间稽核是指夜间进行的核数工作或从事夜间核数工作的人员 为什么需要夜间稽核 P111夜间稽核的工作对象是各收银点的收银员以及各营业部门交来的单据 报表等资料 夜间稽核的工作目标对上述资料进行审查 客房收入的夜间稽核 检查总台收银工作检查所有出勤的总台收银员是否已全部交来收银报告及帐单 如果未交 应把该收银员名字记录在 交班簿 上 检查每个总台收银员交来的每一张帐单 主要检查 房租 在酒店的消费 转帐或挂帐 保证金单据及押金单据等具体情况 将各类帐单的金额与收银员收银报告中的有关项目核对 检查全部帐单的总额与收银员报告的总额是否相符 核对客房出租单据指示计算机打印出一份当天客房租出明细表 P113 核对客房租出明细表与总台接待处报来的接待报告 以确定所有出租的客房是否都已输入计算机 核对客房租出明细表的内容与各个房间客人的登记表 帐单以检查输入计算机的房号 客人姓名 帐号等是否一致 接待处开给客人的房租是否正确 有无折扣 是否合规 房租过帐经过上一步检查确认后 便可指示计算机将新一天的房租自动计入到各房间住客的帐户上 然后让计算机打印出一份房租过帐表p111 并检查各个出租客房过入房租及其服务费的数额是否正确 对那些作了更正的客房尤其注意 核对计算机是否已经接受更正 对当天客房收益进行试算什么是试算 客房收入在输入过程中会发生诸如输错金额 输错项目 重复输入或漏输帐项等错误 因此有必要在当天收益全部输入计算机之后和当天收益全部结帐之前 对计算机的数据资料进行一次全面的查验 试算的步骤指示计算机编制当天的客房收益试算表p114把当日总台收银员及各营业部门交来的帐单 报表按试算表中的项目分别加算 汇总 然后分项检查试算表中的数额是否与帐单 报表相符 把试算表的余额与住客明细帐的余额进行核对 编制当天客房收益结帐表客房收益结帐表一旦编制出来 当天的收益活动便告结束 全部帐项关闭 结帐表的格式与试算表的格式相同 但作用不一样 如果在打印结帐表后再输入数据 只能输到下一个新的工作日 而不能输到刚刚结束的工作日 因此要修改只能在试算表里修改 编制客房收益会计分录过帐表会计分录过帐表是根据客房收益结帐表编制的 是列示当天客房收益分配到各个会计帐户的总表 P116这是夜间稽核人员最后一项工作 这项工作完成后 把结帐表附在后面 整个客房收入夜间稽核工作即告结束 稽核 日间稽核 日间稽核 又称收入稽核 是酒店营业收入的第二次稽核 为什么需要日间稽核 夜间稽核人员在稽核的同时 自己又做了一部分帐单 报表 这些帐单 报表也需要人稽核 有些营业部门的帐单要到第二天早晨才能交上来 需要日间稽核 酒店的帐单 报表繁多 出现差错机会较多 为了确保无误 需要再次稽核 客房收入的日间稽核 稽核房租确保前台接待处的客房状况表 客房部的房间状态报告 夜间稽核的房租过帐表三表一致 稽核客房收益结帐表复核前台收银员的帐单 报告 复核其他营业点交来的帐单 报告 分项核对结帐单 核对结帐表的余额 复核夜间稽核员的会计分录过帐表首先将帐单等原始凭证按照会计分录过帐表中的项目加总复核一次 其次 审核列入每一个会计科目的内容是否合理正确 最后 把会计分录过帐表中的借项数额和贷项数额分别相加 检查其总计是否正确 借贷是否相等 编制每日收益报告包括客房收益 饮食收益以及其他收益 核对现金 第三节酒店餐饮收入的内部控制 餐饮收入内部控制的基本程序 酒店的餐饮收入涉及钱 单 物三个方面 三者的关系是 物品消费掉 帐单开出去 货币收进来 物品是前提 货币是中心 单据是关键 三点两线的原则 是指把钱 单 物分离成三条互相独立的线进行传递 在三条传递线的终端设置两个核对点 以联络三线进行控制 经手物品的人不经手餐单和货币 而仅仅从事物品传递 形成一线 经手餐单和货币的人又将餐单和货币分开进行传递形成另两线 从而形成餐饮收入的三条传递线运作 物品传递线 一般情况下 餐饮物品的传递是 自厨房取出开始 送经餐间至客人消费掉为止 从管理的角度看 餐饮物品被客人消费掉 仍不能看作是物品传递的结束 而应该把这部分物品传到财会成本部门计算出成本为止 这一传递线由代表实物的单据的传递所构成 单据为 取菜单 或 点菜单 物品传递线的步骤餐厅服务员根据入座客人的要求开出取菜单p119 餐厅服务员把一式三联的取菜单交给收银员盖印 收银员留下一联 用于开立或打印帐单 其他两联退回服务员 服务员留存一联取菜单 把第二联取菜单送到厨房或酒吧 厨房或酒吧根据取菜单制作菜品或配置酒水 送菜员将菜品或酒水送到餐台上 每班结束后 厨师或调酒师把取菜单按照餐厅名称及编号顺序整理好交其主管 厨房及酒吧主管将各厨师或调酒师交来的取菜单进一步汇总整理 送交财务部 餐单传递线 收银员将取菜单的内容键入收银机 并把取菜单按照餐台号码的顺序排放好 等待客人结帐 客人结帐时 计结餐单的总金额 根据总金额向客人收款并把结完帐的餐单按照餐单的编号顺序放好 每班结束时 根据餐单编制本班收银员报告 并在收银机上打印出本班的收入情况记录纸带 将此纸带与收银员报告核对后 连同帐单一起交到夜间稽核处 餐单收银员每日报告 收入项目和结算项目 货币传递线 收银员根据餐单向客人结算收款 收银员下班后 按币种 票面清点现金 填写交款单 将现金装进封妥后 投进制定保险箱 总出纳员与监点人一起打开保险箱 点收当日全部收银员投交的现金等 并将现金送存银行 根据银行的回单 编制 总出纳员报告 并把银行回单附在此报告上 送交日间收入稽核员审核 取菜单与餐单核对点 收入稽核人员将厨房交来的取菜单与收银员交来的餐单进行核对 以检查餐单上的项目是否与取菜单的项目相符 即餐单是否完全根据取菜单的内容开立 有无遗漏 如果不符 应追查原因并写出处理报告和建议 餐单与货币核对点 收入稽核人员将根据餐单编制的餐饮收入每日报表中的现金结算数与总出纳员交来的总出纳员报告及银行存款回单等有关单据的数额进行核对 根据核对结果 编制现金收入控制表 并对现金溢缺写出追查结果 有的酒店总出纳员不另编制总出纳员报告 而把清点结果直接填写在现金收入控制表中的实交金额栏 稽核 夜间稽核 夜间稽核的任务是检查各个餐厅及各个营业点 审核各收银员交来的餐费帐单 日报等 清机把当天营业输入存置的全部数据从收银机里清除出来 打印到收银机的纸带上 核查餐厅当日收银工作餐单与取菜单核对p124餐单与收银员报告核对收银员报告与收银机纸带核对收银纸带与清机带核对 编制餐饮收入日报p125关于应酬费的说明编制餐饮收益会计分录过帐表是一份把当天餐饮收益登录到会计帐薄而编制的会计分录表 是根据餐饮收入日报等资料编制的 采取多借多贷的方式 稽核 日间稽核 主要包括三个方面的工作 一是检查餐饮收入夜间稽核的工作 二是汇总编制酒店营业收入日报表 三是控制现金 银行存款的收进 统计上日收益报告p126将上日整个酒店的收益情况统计出来 送交财务总监 供酒店高级管理人员的每天早会使用 属于非正式报告 稽核餐饮收入日报表复核各类帐单的加总 用餐单核对餐饮收入日报表 检查 餐饮收入日报表 本身有无计算错误 编制酒店营业收入日报表汇总餐饮收入和客房收入 编制一份正式的酒店营业收入日报表 由日间稽核员或稽核主管编制 收益日报表编好后 经稽核主管审定盖章 报送财务总监 总经理及其他高级管理人员 检查帐单号码控制情况 检查折扣数核对取菜单核对现金日间稽核员对 总出纳员收款报告 审核后 编制 现金收入控制表 收银机控制程序 餐饮收入控制的第一个重要部位是收款 餐饮款项必须正确无误的全数收进 使用收银机控制的优点一旦帐款 菜点等资料输进