建设发展部档案信息管理办法(修订稿).doc

建设发展部档案信息管理办法第一条 为做好建设发展部档案信息管理工作，统一工程档案的归档与档案整理的规范，依据安徽华塑股份有限公司档案管理办法相关规定，制定本办法。第二条 本办法适用于公司小额工程范围或不形成固定资产以及一些零星应急抢险工程的竣工资料编制、不实行监理的工程、大型临时设施工程亦适用于本办法。第三条 引用文件（一）国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范(DA/T28-2002)（二）建设工程文件归档整理规范（GB/T 503282001）（三）安徽华塑股份有限公司基建工程档案管理办法（试行版）2011年4月18日印发第四条 术语（一）档案：是指从工程申请、立项、审批、开工通知单（或开工报审表、招投标、直接发包的勘察、设计、施工、监理、以及施工全过程中形成的文字、图表、声像等形式的全部文件.（二）信息：指的是用口头的方式、书面的方式或电子的方式传输（传达、传递）的知识、信息，或可靠的或不可靠的情报。图纸、文字、数字和图像等都是信息表达的形式。( 三 )信息管理：信息管理指的是信息传输的合理的组织和控制。包括信息的获取、存储、编码、检索、处理、分发和交流。信息管理流程见附件一（四）建设工程信息管理:是指通过对各个系统、各项工作和各种数据的管理，使项目的信息能方便和有效地获取、存储、存档、处理和交流。（五）合同：是指两个或两个以上的当事人为达到一定目的，明确相互权利义务的关系的协议。（六）合同管理：是指企业对以自身为当事人的合同依法进行订立、履行、变更、解除、转让、终止以及审查、监督、控制等一系列行为的总称。其中订立、履行、变更、解除、转让、终止是合同管理的内容；审查、监督、控制是合同管理的手段。建设发展部合同管理流程图见附件二（七）合同管理文件：是指工程开工前、施工过程、结束形成的反映工程建设过程的文件包括建设工程咨询、设计合同，建设工程监理合同，建安工程施工合同以及小型工程合同、技术服务协议、补充协议（说明）等。第五条 档案信息管理坚持由建设发展部统一领导与管理的原则，确保工程档案信息的完整与安全，为二期工程建设及生产运营提供有效的服务。第六条 建设发展部综合科建立资料室，对档案信息文件实行集中统一管理,并指定专人负责。第七条 建设发展部职责（一）认真履行公司对工程档案工作统一组织和管理的职能，对工程各参建单位档案管理工作的组织、协调、指导、监督和检查。 （二）按照国家、地方、行业及上级管理部门工程档案信息管理规定、办法，及时适时更新本单位档案信息管理办法。建设发展部档案信息管理办法应坚持每2-3年更新一次。（三）综合科严格按要求认真检查、核对工程各参建单位移交的工程档案文件，检查内容详见施工单位、监理单位工程资料核查意见书，确认符合要求后签字。（四）小额工程（金额50万元）由建设发展部专业技术人员下发工程通知单（通知单必须对施工内容做出文字性描述，无法表达时，可绘制施工图，并对工期、质量、安全做出严格要求），并进行监督、检查工程如专业性较强、较为复杂可向本部门负责人报告,提请华塑设计院进行设计。第八条 施工单位职责（一）负责提交施工、安装全部技术资料（含隐蔽工程及各项功能性检测记录）。（二）负责提交建安期间的工程联系单及竣工工总结。（三）负责提交反映工程施工、安装过程的图纸及影像材料。第九条 设计单位职责（一）参与图纸会审、及时答复施工过程中遇到的各种问题，参与验槽，分部工程验收，参与竣工验收。（二）负责设计变更的下发，及时提供各种变更图纸。第十条 竣工资料编制要求（一）工程施工及调试完成后，施工单位、监理单位(建设单位)应根据合同规定以及建设发展部的要求编制工程竣工资料。（二）竣工资料由施工单位负责编制，建设单位负责审核。竣工资料包含以下内容：1、工程管理类资料：包含特种作业人员资质、分承包商资质，施工现场管理检查记录、项目组织机构组成人员名单，设计修改通知单、各项规章制度等;2、工程过程资料（包含报验申请单、施工记录、工程联系单，、试验记录等）;3、工程质量控制资料（材料、半成品构配件报验单、见证取样复试报告等以上资料适用于一般工程（单项工程造价在20万元-50万元），工程与资料要保持同步进行，竣工验收前十日应进行向建设发展部综合科归档。（四）小型工程（工程造价小于5万元的零星及维修工程）采用验收签证单，验收通过后参与验收人员在验收人员一栏中签字，施工单位报请建设单位各部门负责人签字。（六）项目（单项工程造价100万元）、采用招投标选择的或采用工程监理制度的工程适用于公司相关办法，建设发展部协助档案室将档案文件应向公司档案室归档。第十一条 竣工图编制要求（一）小额、技改工程（限设计院出具过施工图工程）竣工图应完整、准确、清晰、规范、修改到位，真实反映工程竣工时的实际情况，竣工图由施工单位编制,编制完成以后加盖“竣工图”图章, 竣工图章中的内容填写齐全后，报请建设单位审核签字认可。（二）零星及维修工程竣工验收结束后由建设单位或施工单位相关专业技术人员绘制，建设单位最后签字认可。（三）竣工图按GB/T10609.31989技术用图复制图的折叠方法执行， 零星及维修工程竣工图可以采用白图。（四）所有竣工图均应由建设单位相关专业技术人员签字认可。（五）竣工图编制完后的审核，建设单位应督促和协助竣工图编制单位检查其竣工图编制情况，发现不准确或短缺时要及时修改和补充。第十二条 工程各参建单位（建设发展部、设计院、属地单位、审计部、财务部和监理（如有）等单位应在工程项目完成后将经过整理所形成的工程档案向建设发展部的档案部门归档。 第十三条 归档时间：建设发展部、设计院（如有）、审计部、属地单位、监理（如有）财务部等单位在工程竣工个月内归档；移交建设发展部。第十四条 归档套数：施工单位编制的竣工材料移交一式两套（其中一套必须是原件）、竣工图按合同约定的份数提供（无约定的提供两套）、电子版视情况可提供一套。第十五条 建设发展部负责进行或组织对全部工程档案的汇总整理（合同另有明确规定的除外）。第十六条 工程档案的移交 建设发展部与其他有关单位应办理档案移交手续，明确档案移交的内容、案卷数量、图纸份数等, 并有完备的清点、签字等交接手续。第十七条 本办法由建设发展部综合科负责解释。附件（一）同意需上报讨论不需上报信息整理检查报告信息收集工程例会意同不信息发布形成文件需上报审批信息评估信息评估接收文件结束存档信息报告 信息管理工作流程图开始不需上报注：形成的文件包括：业主方与参建方通讯录；业主方之间；业主方与参建方之间的各种业务联系；各种例会、专题会、协调会会议纪要；各种通知、通报、汇报材料及各种影像资料等。附件二 合同管理工作流程图根据华塑公司合同管理办法招标投标管理办法，制作本流程基层各厂提出项目申请，由技术中心或公司分管领导组织相关单位进行论证 建发部组织实施，向采购委员会请示发承包方式，财务部列入预算 发承包方