办公软件使用规范及管理制度.docx

办公软件使用规范及管理制度（2016年4月试行）一、员工使用办公软件操作行为准则：1、全体同事，自行在手机上设置个人真人头像，不能用卡通和各种图案代替。2、全体同事，只能发布与工作有关信息，不得乱发无关言论图片和链接。二、如何使用办公软件进行外勤人员的外勤考核？1.办公软件在线时间8:2018:40必须在线2.有声音或红点提醒，至少1小时查看一次，及时回应3.有公司指令在规定时间内不回复20元/次处罚考勤（指销售和工程人员）1. 8：3018：30上下班前必须提交考勤签到2.自觉养成习惯3.每月工作日不能遗漏，缺一次20元外出拜访客户考勤1、每到一客户处，使用外勤签到功能，同时关联客户或标注客户名称，选择发送范围为全公司范围可见，并人事和部门经理，拜访几个客户就做几次外勤签到。根据有效的外勤签到来确定拜访客户数。2、只有通过外勤签到定位并拍照发送成功后，核实无误的才能作为一次拜访客户。三、员工如何使用办公软件进行工作日报？当日工作日志 22:00 前完成周工作日志 每周日22:00 前完成月工作日志 本月最后一日22:00 前完成1、当日：将当日工作日志发送给上级，今天到了哪里？做了什么事?拜访客户名称？拜见谁？谈了什么事情？取得什么效果？并相关人员或部门，关联相关客户。2、明日工作计划：按5W1H 原则写，确定明日工作计划。（何因Why）、对象（何事What）、地点（何地Where）、时间（何时When）、人员（何人Who）、方法（何法How）等六个方面提出问题进行思考。计划第二天要拜访的客户，或者要做的事情）3、工作心得体会：通过今天的工作情况进行总结一下自己的看法及体会。4、日志发送范围：可以选择部门或者全公司，必须选择点评人，点评人一般为自己的直属领导。格式： 今日总结 核心数据： 目标（来自于昨天的计划）：？ 完成：？ 重要工作： 1. 2. 3. 明日计划 目标： 1. 2. 3 奖励及处罚措施1、有学习价值的日志，每条奖励5元特别贡献奖。2、每月以日志得分为依据评选月度优秀员工，并给予嘉奖3、每天22:00前发出当天日志，遇特殊情况可延迟到第二日上班前补交。逾时提交日志每月超三次者，每次贡献水果基金20元；4、友情提示，办公软件里有企业内部微信，部门主管可以建立自己部门企信群，在企信群里进行提醒督导。四、如何使用办公软件工作日志进行点评及处罚？一线人员 由 部门主管 在当天24:00前点评部门主管 由 部门总监 在当天 24:00前点评部门总监 由 副总/总经理 在第二天12:00前点评1、日志点评只对管理层进行处罚，身为管理层必须具备榜样力量，身为管理层有责任及时对下属的工作进行点评与支持。2、逾期点评或者不点评， 1 人/次处罚20 元，按后台统计数据为准，叠加多人处罚。及时点评的好处1、主要体现在三点：写的方便、看的方便、点评方便。2、销售人员在见完客户之后，要把全部的沟通过程记录下来，这就需要一个销售日志进行过程记录，通过日志可以得到领导的经验指点。要想得到好的结果，一定要对过程有一个有力的把控，否则结果会有些不可靠，等看到结果一切都晚了。日志是一个很好的过程还原方式。以往的日志效果往往不好，是因为写、看都不方便，反馈不及时，更谈不上大家的协同，形式主义；而办公软件的强大日志，却可以轻松实现销售过程的即时管理。3、从接到公司规定开始所有日志采用办公软件移动端进行汇报。五、如何使用办公软件进行销售协同？发指令1.上级在线对下级进行及时做指令，指令必须写明具体的工作内容和完成的目标。然后必须选择执行人（该指令由执行人执行），可以选择抄送范围（抄送范围内的人员都可以看到指令内容和完成情况），选择完成期限（完成期限前必须汇报结果，若工作完成则汇报完成情况，若未完成则说明原因）。最后发指令人要对执行人的完成回复做点评。可以打分（根据完成的好坏打分）。2.领导派发任务，发出后开始倒计时提醒请给我结果！提交了结果并且领导评价后提醒才消失，办不了也给我个说法责任的闭环管理。发分享1.好的励志、管理类、国学类、心态类、营销类、技术类、好的解决方法、内涵笑话等都可在分享栏发送给全公司同事共享，大家共同激励、相互成长大有好处，在内部微信群可以发遇到工作困难、个人问题、心态问题可愿意分享出来，让大家庭所有成员共同想办法出主意一起探讨解决。2.所有同事收到同事的分享要积极响应回复，结合自身认识体会给予建议或者认同，不要不理不睬，也不要只顾点赞，一句话不说！发审批1.外出人员先发请假审批，注明请假事项以及起止时间；如果是外勤需注明外出事项、地点、时间、联系人、事由。并行政人员（如果是拜访客户，则需要在审批里关联客户）外勤结束返回公司后用手机签到并补