费用报销制度.doc

编制：戴南枝 审核：批准：行文单位： 涉及范围：全公司费用报销管理制度生效日：2011年5月1日类别：内部控制制度共8页第 8 页 共 8 页一、目的为保障公司的健康、持续发展，加强公司的内部控制，以提高经济效益。特制定本制度以供参考执行。 二、 管理方法1、采用预算管理方法1.1.定义：预算管理包含：资金预算，是指各项目、部门事先向财务部提出下期本部门所有需支付的资金费用计划。额度预算，是指年初各项目、部门按公司整体运行目标和结合自身运营状况与总经办、会同财务部、运营中心制定的各类收入、费用、利润的目标值。1.2.具体实施1.2.1.资金预算，各项目、部门每月25日制定下月资金需求预算。1.2.2.额度预算1.2.1.1目前公司对所有费用分年度预算和月度预算。1.2.1.2年度预算是指各项目、各部门在每个会计年度末提出下年度本部门可预见的所有收入、费用，报总经办讨论、审核，批准后，确定各项目、各部门下年度各项收入、费用的预算总额，列入总预算。1.2.1.3月度预算是根据年预算指标分解而成的。1.2.1.4.报销的费用都严格按照预算管理来执行，在预算额度之内的费用按正常报销流程报销。1.2.1.5.符合预算管理方法的费用有：交通费、通讯费、招待费、办公费、项目维护维修固定费用（能动用物维基金的除外）、广告费、培训费、会务费等。1.2.1.6.超预算的费用原则上不予以报销，特殊情况经总经办审批同意后方可报销。三、 费用报销流程费用产生 收费内勤收、交单财务经理审核运营中心经理签字副总经理审核总经理审核经办人填单部门经理签字审核不符合标准符合标准主办会计收单、审核初审不合格审核合格采购费用出纳付款主办会计汇总董事长签批初审合格四、费用报销准则1.费用内容及管理分类费用项目费用内容费用单据费用科目招待费招待客人的餐费、礼品、娱乐活动、旅游景点门票等接待申请单、费用报销单管理费用-业务招待费（总部）主营业务成本-业务招待费（项目）通讯费因工作需要而实际已支付的通讯费及宽带服务费费用报销单管理费用-通讯费（总部）主营业务成本-通讯费（项目）办公费日常办公支出，如购买纸笔、印制名片等费用报销单管理费用-办公费（总部）主营业务成本-办公费（项目）差旅费出差的在途车费、住宿费宿、市内交通费、出差生活补贴交通费报销单、差旅费报销单管理费-差旅费（总部）主营业务成本-差旅费（项目）会务费参加各种会议而列支的费用费用报销单或者付款申请单主营业务成本-会务费装修费办公场地、仓库等的装修费用付款申请单待摊费用长待摊费用培训费参加各种培训费用报销单、付款申请单职工教育经费-培训费佣金支付的代理费用付款申请单主营业务成本-其他广告费支付媒体广告；宣传用资料、小礼品、展示摊位费等付款申请单销售费用员工生日或者喜丧礼金支付的员工生日和或者喜丧礼金领款凭证福利费客户押金支付之前收到的客户押金付款申请单其他应付款-押金2、费用报销周期内容时间节点执行人备注交单每周四上午12:00之前各项目收费内勤单据要附件齐全、数据无误、无涂改初审每周五上午12:00之前主办会计根据预算执行并核对票据的真实性复审每周五17:30之前财务经理核对预算、审核费用的合理合法性。审核每周二上午12:00之前运营中心经理采购费用的审核。审核每周二下午17：30之前副总经理审批每周三下午17:30之前总经理付款每周五下午17:30之前出纳每周四支付现金部分，周五支付网银部分。3、费用报销授权明细管理费用支出类业务内容制表/申请审核审批办公费用采购经办人财务会计、财务经理、运营中心经理副总、总经理招聘费、培训费行政经办人运营中心经理、财务会计、财务经理副总、总经理通讯费行政经办人运营中心经理、财务会计、财务经理副总、总经理招待费经理以上经办人运营中心经理、财务会计、财务经理副总、总经理固定资产购置采购经办人运营中心经理、主办会计、财务经理副总、总经理税金类支出业务内容制表/申请审核审批营业税、城建税、教育税附加财务会计财务经理财务总监企业所得税财务会计财务经理财务总监成本类支出业务内容制表/申请审核审批水、电费工程主管项目经理、财务会计、财务经理副总、总经理设施设备维护费工程主管项目经理、财务会计、财务经理副总、总经理工程材料采购费工程主管项目经理、财务会计、财务经理、运营中心经理副总、总经理社区文化活动费客服主管项目经理、财务会计、财务经理副总、总经理保安类费用保安主管项目经理、财务会计、财务经理副总、总经理保洁、绿化费用环境主管项目经理、财务会计、财务经理副总、总经理招待费项目经理财务会计、财务经理副总、总经理通讯费收费内勤项目经理、财务会计、财务经理、运营中心经理副总、总经理办公用品费收费内勤项目经理、财务会计、财务经理、运营中心经理副总、总经理以上所有费用遵循以下原则：1、经办人必须提供相关的费用依据，对提供的资料真实性、准确性负责，财务会计必须掌握各项费用的预算标准、计算方法，对核实的金额负责。2、各授权人在授权范围内承担责任和行使权利，各授权人必须按照业务发生的实际需要，本着节约的原则，申请和审核各项支出。五、费用报销细则1、单据的填写要求：1.1.需填制凭证的日期； 1.2.需填制凭证的单位名称或经办人的姓名或盖章； 1.3.需仔细填制经济业务的内容；1.4.需填制经济业务的数量、单价和金额，大写与小写必须相符；1.5.须用黑、蓝色墨水笔书写。2、票据的要求：2.1.各种发票、收据必须符合中华人民共和国发票管理办法和实施细则的规定。从外单位取得的原始凭证必须盖有填制单位的公章；从个人取得的原始凭证，必须有填制人员的签名或盖章；2.2.附件必须用胶水粘贴，不得使订书针、大头钉、回形针串别；2.3.报销单据的金额前必须加人民币符号（￥）；每张单据必须有合计数，并正确使用大写数字；最小单位到角时，必须在数字后面加写“整”。大写数字万、仟、佰、元等单位前为零时加：“”标注（比如：合计大写为捌佰零壹元时，则需在仟、万前面标）；而大写数字万、仟、佰、元等单位中数据为零时，则不得标“”，必须写 “零” （比如：合计大写为捌佰零壹元，则需在壹前面写“零”不得标“”）；单据的空白列必须用笔划线；2.4. 购买实物的原始凭证，必须有手续完备的验收证明。需入库的物资，必须填写出入库验收单。2.5.凡凭证内容不全、字迹模糊不清、与经济业务本身内容不符者，财务部有权退回，重新补正符合要求后方可报销。3、费用种类的报销细则3.1.招待费1.1.经理级以上才拥有招待费报销权，招待费的报销额度根据全面预算管理执行。1.2.招待费的使用范围仅限于与公司利益密切相关的政府部门、水、电、税务等部门；因工作需要的特殊招待需报总经办审批方可报销。1.3.招待费标准1.3.1.招待费不得超过全年主营收入的4并结合预算管理的招待费额度执行；其中总部不得超过全年主营收入的1.5，各项目不得超过全年主营收入的2.5.1.3.2.单次费用1000元时，必须提前书面请示总经办。请示的内容包括：招待的事由、参加的人数、职务、联系电话、预计发生金额等。1.4.招待费的报销1.4.1.必须单独填列招待申请单，并在规定的项目栏内简要列明：事由、参加人数、职务、联系电话、费用金额等，否则在报销时财务部门作退回处理。 3.2.通讯费3.2.1通讯费的标准严格按照预算的额度执行，具体如下：（单位：元）项目部门电话号码标准项目部门电话号码标准总部总经理室8289157660房产大厦客服部82891002480总部副总经理室8289398860房产大厦客服部82891000总部运营中心82827787260房产大厦客服部84471881总部运营中心82827702房产大厦工程部82891006总部运营中心82891577房产大厦监控室82891955总部财务部82827789120浙商会所预留预留待定总部财务部82891003浙商会所预留预留麓谷坐标客服部88946997540浪漫满屋客服部88271116450麓谷坐标客服部88946998浪漫满屋客服部88271118麓谷坐标工程部88946995浪漫满屋工程部88271117麓谷坐标监控室88946946浪漫满屋监控室882710743.2.2.通讯费的按项目的总预算金额执行，超月度总预算的从项目经理当月的工资中扣除。3.2.3.项目经理有权对本项目通讯费超支的使用责任人问责，证据确凿的可以直接从该员工工资中扣除超支部分。3.3.3.若确因业务所需通讯费超过当期额度，责任人可申请对超额部分进行核实报支，但应附通话清单，并分别列出业务通话与私人通话的实际金额，报总经办审批。 3.3.4.严禁员工公为私用，一旦发现，及时当月通讯费每月超过预算额度，也不予以报销。3.3.交通费3.3.1.市内交通费报销，原则上以公交车为主，无特殊情况不得乘坐出租车；3.3.2. 以下情形可以报销出租车费：各部门项目经理参加公司会议；无法派车情形下的大宗采购；经部门经理确认的员工加班至21:00之后回家的费用；出纳携现金、其他人员因公外出办事携公款（超过10000元）或重要文件须确保安全的；外出办事地点交通偏远，无公交车到达；陪同重要客人外出无法派车的；执行特殊业务或夜间办事不方便的；突发事件的紧急情况。3.3.3.公交车费必须在单张票据背面写明，起止地点，所坐车次等详细信息。3.3.4.出租车票时间必须是正常上班时间内，并在背面写明，起止地点。特殊情况需注明。3.4.办公费3.4.1.办公用品的采购权仅限于公司总部运营中心。3.4.2.办公用品分类3.4.2.1.办公设备，主要包括：打印机、复印机、传真机、白板、展示架、考勤机、碎纸机、电话机、装订机、塑封机、保险柜、验钞机、铁皮柜、U盘、移动硬盘等单位价值2000元的物品。3.4.2.2.电脑耗材，主要包括：各种原装以及品牌硒鼓、墨盒、色带、鼠标、鼠标垫、键盘等。3.4.2.3.低值易耗品，主要包括：办公用纸、笔、本子、计算器、印章、胶水、订书机、文件栏、文件夹等一系列单位价值100元的物品。3.4.2.4.其他办公用品，主要包括：公司专用票据的印刷、发票的工本费、邮寄费等。3.4.3.办公用品的报销3.4.3.1.总部办公费用按实际采购金额由运营中心采购经办人实报实销，报销单据须附出、入库单。3.4.3.2.项目办公费用按实际采购金额由项目收费内勤实报实销，报销单据须附出、入库单。3.4.3.3.所有办公费用运营中心经理需签字认可，方可报销。五、费用支付