文件管理制度.doc

沃森车用机器 （密件/普通）文 件 管 理 制 度目 录第一章总则第二章 职责第三章 文件种类（一）内部文件种类（二）外部文件种类第四章 文件行文规则（一）公司文件的制作格式遵循统一原则。（二）文件格式（三）文件的密级（四）文件资料的急级（五）文件的发文字号第五章 文件的发送与接收（一）内部文件（二）外部文件第六章 文件立卷、归档和销毁第七章 文件的修订沃森人力资源部二零零九年十月二十八日文 件 管 理 制 度页一章 总则为有效的发挥管理体系的功能，使各项文件资料的管理统一化，充分发挥文件在各项工作中的指导作用, 确保公司的各类文件制度更有效地落实执行，结合我公司实际情况，特制定本制度。第二章 职责（一）总经理负责公司决定、决议的承认、审批工作。（二）总经办负责公司所有相关制度的审核与审批工作。（三）人力资源部负责公司人事、行政管理制度的拟制、日常通知拟制发放工作。（四）财务部负责公司财务管理机制的拟制。（五）事业部负责公司业务规范制度及运作的拟制。（六）市场部负责市场规划、渠道管理等相关管理制度的拟制。（七）采购部负责本公司有关采购流程及供应商管理等规范的制定。(八) 技术部负责本公司有关技术规范及技术支持制度方面的制定。（九）仓储部负责本公司有关仓储运输机制的制定。（十）其它通知通告等内部文件由各部门按需出具。第三章 文件种类（一）内部文件种类及审批权限1、公司决定、决议类。（总经理级审批）2、适用于全公司的行政管理制度类。（人力资源部/总办审批）3、部门制定的本部门的管理制度、工作职责、作业流程等。（部经理审批）4、通知通报类：传达及有关部门需要周知或者共同执行的事项。（经理级以上）5、会议纪要类:适用于记载和传达会议情况和议定事项（根据会议内容由经理级以上人员批）。6、报告类:适用于向上级汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，请求指示、批准；答复上级单位的询问。7、其它需要各部门联合办理的文件。（二）外部文件种类1、政府法律、法规文件。2、当地政府的临时发文。3、其它相关联公司来文来函。第四章 文件行文规则（一）文件格式1、公司文件的制作格式遵循统一原则。2、页眉：采用本公司统一样式的台头LOGO，在页眉的右上角标注文件的密级/急级。3、页脚：要以居中格式标注“第*页共*页。（二）文件的密级：普通件、密件、机密件、绝密件。等级描 述处 理 方 式普通件指非机密文件正常文件处理方式密 件只限公司内部指定人员核阅处理机密件只限部门内部部门经理以上人员或指定人员核阅处理绝密件只限承办人，不得向无关人员泄漏公司经营班子成员或指定人员核阅处理（三）文件资料的急级：分加急、急、普通、其它四类，按以下标准处理：等级描 述处 理 方 式一类普通限二个工作日内完成；二类急限一个工作日内完成；三类加急限半个工作日内完成（随到随办）；四类-特殊要求在其它栏中标注。（四）文件的发文字号1、公司决定、决议类。“沃郑办决（2009）*号”（见附件模版1）2、适用于全公司的管理制度类。（见本制度版式）3、部门制定的本部门的管理制度、工作职责、作业流程等。（见本制度版式）4、通知通报类：统一使用通知模版，发文字号为“沃郑发（2009）*号”传达及有关部门需要周知或者共同执行的事项。（见附件模版2-通知模版）5、会议纪要类:统一使用会议纪要模版，发文字号为“沃郑纪（2009）*号”，适用于记载和传达会议情况和议定事项（见附件模版3-会议纪要模版）。6、报告类:“页眉页脚可参照本制度模版”，正文抬头“关于*的报告”落款写上报告人及报告日期即可，如需抄送，可以末页最后一行写上抄送部门或抄送人。(见附件模版4-报告模版)7、其它需要各部门联合办理的文件。（五）发文字号索引1、决议：沃郑办决（2009）*号2、通知：沃郑发字（2009）*号 3、会议纪要：沃郑纪字（2009）*号第五章 文件的发送与接收一、内部文件（一）发送：需发放文件的部门应根据模版要求统排版，或交由人力部排版及编撰发文字号打印，后经相关层级人员签署后方可发至各部门。（二）接收：文件发至各部经理处，经理不在的由助理或经理指定人员签收，签收人应在发文原件背面统一签收，原件由人力资源部归档。文件的签收应使用黑色或蓝色钢笔、签字笔，不得使用铅笔、圆珠笔。（三）公告栏：需在公告栏中张帖的，需经人力资源部方可贴出。（四）文件的发送特别紧急时，有必要注明需送达时间。（五）内部文件发放流程发文人撰稿统一格式排版打印发文人签字/盖章发至各部门签收（发文部门负责）公告栏张帖（人力部负责）原件归档（人力部负责）二、外部文件（一）发送：对外交住与合作中需要提供公司文件资料的，均应经副总级以上人员批准方可，需外送由指定人员或人力资源部送达。（二）接收：外来文件注明接收人的，由文件接收人签收；未注明接收人的，根据文件性质及类型交由部经理签收，前台人员应做好登记工作。（三）政府性质等的相关文件由人力资源部或总经理办接收，后收人力资源部归档。第六章 文件立卷、归档和销毁（一） 文件归档，应当根据公司档案管理制度，按文件相互联系、特征和保存价值分类整理立卷，要保证档案的齐全、完整，能正确反映本公司的主要工作情况以便于保管和利用。人力资源部归口管理公司所有公司决议、规章制度、作业标准书、劳资合同、会议纪要、通知等。其它部门内部文件由其本部内部统一归口管理，但应在人力部备档，以备日后查阅。（二） 存档文件普通保存期为三年，机密文件保存期为五年，对已没有归档和存查价值的文件，经过鉴别和主管人批准，涉及公司规定的保密文件采用碎纸机碎掉，其它文件应盖“失效”或“作废”印章。（三）各部门文件不得随意复制、摘抄、翻阅传递，如其它部门人员需申阅属公司机密性文件，需经部门经理、总经办批准方可。（四）文件发文人、取得人、保管人均对公司各种文件负有保密责任。“机密件”、“绝密件级”必须在电脑中保存的文档设置密码。（六）文件保管员应严格遵守保密制度，不得泄露公司文内容。第七章 文件的修订（一）文件的修订工作，由原作成部门担当。（二）禁止使用铅笔或涂改液修订文件。（三）因急需而不能及时修改的