Office PPT 2007 使用教学

亞洲大學 蒲公英計劃 OfficePowerPoint2007使用教學 資訊發展處潘信宏 蔡季甫分機3511 認識多媒體簡報投影片的製作概念 投影片的製作概念 製作流程 構思題材及預備工具 搜集材料 編輯材料 製作多媒體演示 播放多媒體演示 構思大綱 文本 圖形 聲音 音樂 影像 動畫 多媒體簡報演示 1 2 3 4 5 構思 製作 播放 投影片的製作概念 搜集各項材料文字 準備文本 以鍵盤或手寫板輸入 從網上下載 從其他文件擷取 掃描印刷品配合光學字元識別技術 4 投影片的製作概念 搜集各項材料圖形及照片 準備圖形 照片 以圖形處理軟件繪畫 從網上下載 數碼相機拍攝後輸入 以掃描器把印刷品輸入電腦 5 投影片的製作概念 搜集各項材料準備聲音 音樂 準備音樂 聲音 自行錄音 如旁白 從網上下載 使用投影片製作工具的聲音範本 從光碟唱片擷取 6 投影片的製作概念 搜集各項材料準備動畫及視像 準備動畫及視像 自行製作 如動畫 從網上下載 用攝錄機拍攝影像 用影像擷取卡擷取 7 小憩片刻 有問題舉手發問唷 充分運用PowerPoint2007認識新環境 功能區 這個帶狀區域稱為功能區 也是您建立簡報的控制中心 索引標籤 插入 索引標籤這裡包含所有您可能想要放在投影片上的項目 從表格 圖片 圖形 圖表以及文字方塊 到聲音 超連結 頁首及頁尾 一應俱全 設計 索引標籤您可以在這裡選擇投影片的整體外觀 包括背景設計 字型及色彩配置 然後您可以自訂外觀 動畫 索引標籤所有的動畫效果都在這裡 您可以在這裡輕鬆地加入清單或圖表的基本動畫 索引標籤 投影片放映 索引標籤您可以在這裡選取畫筆的顏色 或選取要工作的投影片 錄製旁白 完整放映投影片 以及進行其他的準備工作 校閱 索引標籤這裡有拼字檢查和參考資料服務 讓您的工作小組使用標註來檢閱簡報 然後再檢閱這些註解 檢視 索引標籤您可以在這裡迅速地切換至 備忘稿 檢視 啟用格線 或是排列視窗中所有開啟的簡報 需要時才會出現的索引標籤隨著您的工作進行 您會在功能區上發現不同顏色的彩色索引標籤出現及消失 這些稱為關聯式索引標籤 其中包含特殊的格式設定工具 供圖片和圖形等項目使用 顯示圖庫 當PowerPoint的某個項目中 例如圖案樣式 文字藝術師類型或動畫效果 提供許多選擇時 功能區上只會顯示其中的一些 1 功能區上會顯示一些切換效果 2 如需更多效果 請按一下 其他 按鈕 3 就會顯示完整的切換效果庫 指向其中任何效果 即可在投影片上進行預覽 按一下就可以套用此效果 使用進階選項 因為指令和選項的數量繁多 無法全部放在群組裡 因此 只有最常用的指令才會顯示出來 1 在群組中看不見您所要的選項 例如這裡所顯示的 字型 群組 時 請按一下角落中的箭號 2 提供更多選項的對話方塊隨即開啟 變更檢視 您必須經常在PowerPoint中變更檢視 而您過去是使用按鈕的方式輕鬆地進行變更 1 檢視按鈕和從前一樣 只是在視窗中變換了位置而已 2 拖曳縮放滑桿以放大或縮小投影片的檢視 按一下減號 和加號 按鈕 也可以達到相同的效果 3 按一下這個按鈕 在縮放之後重新調整投影片 以配合視窗大小 快速鍵 功能區的設計使用新的快速鍵 這種設計的兩大優點是 現在每一個按鈕都有快速鍵 而快速鍵所需按的鍵也比較少 1 首先 按下ALT 2 這些字母和數字稱為 按鍵秘訣 這就是出現在 功能區 各個不同部分的指定快速鍵 以白色小方塊顯示 來練習操作嚕 有問題舉手發問唷 充分運用PowerPoint2007開始進行工作 著手製作新簡報 在 新增簡報 視窗中 選擇空白投影片來開始您的工作 或是根據範本或其他簡報來製作簡報 1 按一下 Office按鈕 2 按一下開啟的功能表上的 新增 3 選擇 新增簡報 視窗中的選項 這裡只顯示其中的部分 選擇佈景主題 佈景主題以投影片設計為簡報提供外觀與風格 佈景主題會在您的投影片及投影片元素上套用背景設計 版面配置區的版面配置 色彩以及字型樣式 1 2 將指標放在佈景主題的縮圖之上 這裡顯示的是 流動 3 按一下 其他 箭號 檢視完整的佈景主題庫以及線上佈景主題的連結 自訂佈景主題 您選擇的佈景主題是整體的設計 但是如果不能動手加以修改 就一點樂趣都沒有了 1 使用 色彩 字型 和 效果 圖庫 這些全部都在 設計 索引標籤上 2 檢視其他 背景樣式 這些選擇會使用佈景主題的色彩 3 如果要套用您自己的背景 例如照片 請按一下 背景格式 新增投影片 選擇版面配置 PowerPoint2007中的版面配置比從前更穩定 其中的一些版面配置包括 物件 版面配置區 既可支援文字 也可支援圖形 1 在 常用 索引標籤上 按一下位於投影片圖示下面的 新增投影片 2 按一下版面配置 插入使用該版面配置的投影片 插入圖片 也許您要加入公司主管的半身像相片 或者想要用美工圖案來強調投影片內容 1 如果要插入您自己的圖片 請按一下 從檔案插入圖片 圖示 2 如果要插入美工圖案 請按一下 美工圖案 圖示 插入文字方塊標題 如果要為圖片加上標題 請插入一個文字方塊 您可以在 插入 索引標籤上找到文字方塊 1 繪圖工具 中的 格式 索引標籤提供文字方塊及其他圖案的樣式 2 顯示圖案庫 然後指向其中一個樣式 3 您將在投影片上看到套用至文字方塊的樣式預覽 插入組織圖 SmartArt圖形可以提供組織圖的版面配置 以及PowerPoint2007中其他所有圖表的版面配置 1 組織圖會採取您套用的佈景主題色彩 2 圖表旁邊會出現 文字 窗格 您可以在其中輸入文字 套用簡單的動畫 如果要在組織圖上套用簡單的動畫 請移至 動畫 索引標籤 1 使圖表為選取的狀態 然後按一下 動畫 方塊旁邊的箭號 效果清單便會出現 其中包括 淡出 擦去 以及 飛入 2 選取一個組織圖出現在投影片上的方式 列印 散佈及設定程式選項 如果要使用列印及預覽列印選項 請按一下 Office按鈕 您可以在 預覽列印 中選取列印色彩 並設定頁首及頁尾選項 1 指向 列印 以開啟 預覽列印 2 如果要變更整個程式的設定 請按一下 PowerPoint選項 開啟及儲存現有簡報 相容性檢查程式 對話方塊會列出儲存為舊格式時 會受到影響的項目 按一下 說明 連結 取得 摘要 訊息的定義 快速轉換的轉換指令 您可以在PowerPoint2007中使用 轉換 指令 以新的格式儲存舊版簡報 1 在簡報開啟時 按一下 轉換 以新的檔案格式進行儲存 2 隨即會出現一個訊息 說明 轉換 指令的功能 按一下 確定 完成指令作業 來練習操作嚕 有問題舉手發問唷 建立您的第一份簡報建立投影片 瞭解工作區 這是第一個在PowerPoint中開啟的檢視 稱為 標準模式 您可以在此模式下建立投影片 1 投影片窗格 2 版面配置區 3 投影片 索引標籤4 記事窗格 新增投影片 當PowerPoint開啟時 簡報中只會有一張投影片 您可以新增其他投影片 新增投影片最明顯的方式就是在 常用 索引標籤中按一下 新增投影片 挑選投影片的版面配置 版面配置含有不同的版面配置區類型以及版面配置區排列方式 可支援您所需的任何內容 輸入文字 在之前顯示的萬用版面配置區中 您可以新增圖形元素或文字 1 您可以在項目符號清單中使用不同的文字層級 以便讓次要重點位於主要重點底下 2 在 功能區 上 您可以使用 字型 群組中的命令來變更字元格式設定 例如字型色彩和大小 插入其他簡報的投影片 您可能會需要在簡報中使用其他現有簡報的投影片 1 在 常用 索引標籤上 按一下 新增投影片 旁的箭號 2 在版面配置庫底下 按一下 重複使用投影片 3 在 重複使用投影片 工作窗格的 由此插入投影片 底下 按一下 瀏覽 尋找含有所需投影片的簡報或投影片庫 建立演講者備忘稿 您可以使用演講者備忘稿來詳細闡述投影片上的重點 好的備忘稿可協助您保持對象的參與感並防止投影片上的文字過多 1 當您建立投影片內容時 可以在投影片下方的記事窗格中輸入備忘稿 2 您可以透過拖曳分割軸 放大記事窗格 以便更輕易地進行工作 來練習操作嚕 有問題舉手發問唷 建立您的第一份簡報選擇佈景主題 新增其他內容 佈景主題的優點 佈景主題會決定投影片的外觀和色彩 並且讓簡報具有一致的顯示效果 選擇佈景主題 每份新的簡報都會以稱為 Office佈景主題 的預設佈景主題為起點 1 在此以小型縮圖形式呈現的佈景主題範例會顯示在 佈景主題 群組中 2 若要查看其他佈景主題 請按一下群組右邊的 其他 按鈕 3 當您指向任何佈景主題的縮圖時 就會在投影片上顯示預覽格式 插入圖片和其他項目 圖片 尤其是高解析度的相片 可能會快速增加簡報的大小 1 在版面配置區中 按一下 美工圖案 圖示 2 美工圖案 工作窗格隨即開啟 在窗格的 搜尋 方塊中輸入關鍵字 表示您所需的美工圖案類型 然後按一下 搜尋 變更投影片背景 如果要變更背景樣式 請按一下 設計 索引標籤的 背景樣式 按鈕 1 使用預設背景的 流線 佈景主題 2 實心色彩背景樣式 3 材質背景 使用圖片做為投影片背景 您要製作的是熱帶島嶼假期的投影片 為了替客戶營造度假的氣氛 我們使用圖片做為投影片的背景 而不使用色彩或材質 淡出圖片 現在您已經新增了圖片 您需要將它淡出或刷淡 才不會模糊投影片上的文字或其他內容 1 使用原始圖片做為背景的投影片 2 套用 刷淡 選項後的投影片 儲存為新的佈景主題檔案 儲存自訂的佈景主題之後 只要開啟佈景主題庫 然後按一下 自訂 下方的縮圖 即可套用至新的簡報或現有的簡報中 1 按一下 其他 按鈕以開啟佈景主題庫 2 開啟 儲存目前的佈景主題 對話方塊 您可以在這裡儲存佈景主題 3 您自訂及儲存的佈景主題會顯示在這裡 來練習操作嚕 有問題舉手發問唷 建立您的第一份簡報校訂 列印及準備放映 在電腦上預覽 當您建立放映時 可以隨時在 投影片放映檢視 中進行預覽 這個檢視可讓您瞭解投影片在放映時的外觀和行為 列印講義 最常見的PowerPoint列印成品類型稱為講義 講義的每頁可以含有一張或多張投影片 最多九張 1 在 預覽列印 中 按一下箭號 即可在 列印內容 方塊中顯示清單 2 從清單中選擇其中一個講義類型 列印演講者備忘稿 您已列印要提供的講義 現在 請列印給您自己的演講者備忘稿 以便在展示時參考 1 若要列印演講者備忘稿 請選取 列印內容 清單中的 備忘稿 2 您的備忘稿就會在 預覽列印 中顯示 而且除非您指定了其他投影片 否則會從第一張投影片開始 將頁尾文字新增至講義和備忘稿 當您在建立簡報時 可以隨時設定頁首及頁尾 您可以使用 功能區 上的 插入 索引標籤來開啟 頁首及頁尾 對話方塊 列印的色彩選項 根據電腦所連接的印表機類型而定 您可以使用下列選項來列印簡報 色彩 灰階 或 純粹黑白 封裝簡報 封裝成光碟 功能可以封裝簡報檔案 以及簡報所需的任何其他檔案 並將這些檔案複製到某個資料夾或直接複製至光碟 1 按一下 Office按鈕 2 指向 發佈 然後按一下 封裝成光碟 3 在開啟的對話方塊中 選擇您想要包含在封裝中的項目 然後將檔案複製到資料夾或光碟 來練習操作嚕 有問題舉手發問唷 探索自訂版面配置的強大功能 版面配置與版面配置區 版面配置決定了投影片內容的整體排列方式 而版面配置區則是個別的區塊 您可以將它們排列成您喜歡的樣子 1 標題與副標題版面配置區 虛線框線的方塊 2 已選取的文字版面配置區3 內容版面配置區 可用於本文及投影片內容4 頁首及頁尾配置區 前往投影片母片檢視 在 檢視 索引標籤的 簡報檢視 群組中 按一下 投影片母片 即可開啟 投影片母片 檢視 投影片母片檢視 投影片母片 檢視位於背景中 可以讓您檢視及變更版面配置和版面配置區 1 投影片母片縮圖2 版面配置縮圖3 主要投影片區中的投影片母片投影片 使用自訂版面