办公管理制度.doc

办公管理制度一、证书、证件及印章使用管理规定公司的证件证书及印章指定专人负责管理。印章使用前应经分管领导批准，并办理印章使用登记手续后，方可使用；证件、证书使用前须呈报分管领导批准后使用，使用后应及时归还。二、会议室规定公司二楼会议室由办公室负责管理，如部门需要在会议室组织会议，由部门经理提出申请，办公室核准后方可使用。三、办公用品领用管理规定各岗位需领用办公用品，由部门经理提出申请（填写材料采购领用申请单），并指定专人到办公室领用，员工离职时，应将剩余办公用品或劳保用品退回办公室 。借用电脑等大件公司物品时，应经分管领导审批后，递交办公室办理领取手续，结束使用应及时归还。四、办公礼仪规范文明用语：您好，对不起，请稍等!请问您找谁？请跟我来，让您久等了，谢谢，谢谢合作，再见文明举止：遇到同事微笑招呼并点头；遇到客人微笑招呼稍弯腰；与人交谈应直视面对；指点方向用手掌；站姿坐姿应端正。上班时间穿着应端庄，男士不得穿短裤、拖鞋；女士不得穿袒胸露背、无袖装及超短裙或拖鞋上班。五、办公纪律1、不要迟到或早退，哪怕一分钟。2、身边电话响，应帮忙接听，首先问好，后找接听人；使用电话，应保持音量适当，文明通话，不得大声叫嚷、争吵或说粗话。3、不要搬弄是非，传播是非。4、上班着装应端庄整洁，不许光膀、翘腿、穿拖鞋。有发放工作服的员工，上班时间必须穿着制服。进入需要配戴安全帽的场所，必须配戴安全帽。5、不打听、翻阅、查看不属于自己工作范围的事情和文件。6、心平气和处理事情，不争吵，严禁打架斗殴行为。7、与上司在工作上有不同意见，可以陈述，但不可不尽力工作，更不可使反力。8、上班时间各部门办公室应保持清静。不得在办公室谈天、说笑、打闹。9、上班时间不得随意到其他部门办公室走动串门。10、接待客户或部门之间协调工作应到指定的接待处，说话音量应适当，不影响他人工作。11、各部门办公室应随时保持整洁。12、上班时间不得翻阅与工作无关的报刊、杂志、书籍。不得做与工作无关的其他事情。13、应及时完成上级交给的工作任务，如遇特殊情况无法完成，应及时报告，不得无故拖延时间。14、部门之间需要配合、协调的工作，不得推萎或借故拖延办理时间。15、违反上述纪律规定，每次罚款50元，严重者按公司有关规定处理。六、会议规定1、准时到会。如有人迟到，按：迟到的时间（按分钟计算）与会人数2元=罚款金额。2、有外单位人员参加会议，应提前5分钟到席。3、会前应把工作处理好，会前5分钟应将手机调整至静音状态以维持会场的安静有序。4、开会时，应严肃庄重，认真听讲，不许交头接耳，小声说话。5、做好会议记录，领会会议精神，会后做好传达工作。6、会后应应将所坐桌椅放回原位且主动协助整理打扫会场。7、违反上述规定，每人次罚款50元，严重者按公司有关规定处理。七、公司传真、电子邮件、普通信件收发规定1、传真件、电子邮件、普通信件原则上由专人接收，特殊情况由他人接收，均应当即将文件送交收件部门或收件人。2、发送任何文件前，必须经主管领导同意后方可发送。3、收发文件经办人员必须对文件内容予以保密，不得外传。4、公司任何员工，未经领导同意不得擅自收发、查看、翻阅公司传真件、电子邮件、普通信件。八、复印机、电脑使用规定为保证设备安全正常运行，提高工作效率，延长设备使用寿命，本着爱护设备、合理节约的原则，对复印机、电脑的使用特做如下规定1、各部门如有需要复印材料，应交由办公室统一复印，不得自行复印。特殊情况，应经办公室同意，且经办人能自行复印操作的，才能交由该经办人处理。2、公司电脑应用于处理公事，私人事务应先经部门经理同意方可上机，未经许可不得使用公司电脑。3、公司的U盘、硬盘等电子配件由办公室统一管理。各部门需要上述物品时，应经主管领导批准后方可到办公室领用；在使用保管过程中，应做好防尘、防压、防潮、防磁场；来历不明或私人电子产品不得插入公司电脑。4、除自己的文件以外，不得擅自修改、删除电脑存储的其它文件。5、电脑操作中出现问题无法解决时，不要随意按键，应及时请教其他熟悉电脑人员；电脑使用完毕，应按关机程序退出使用。九、员工外出请假制度员工离岗外出，必须向部门经理说明事由及去处，经同意后方可出行；部门主管应做好员工外出记录，以便备查；部门经理外出应经领导同意；所有人员请假必须要有请假单，经主管领导签字报办公室备查；具体要求按公司行政规章制度请假条例执行。十、文体活动规定1、为增强员工体质，提高企业凝聚力，公司定期开展文体活动。活动形式多样，以体育活动为主，休闲活动为辅，活动中应注意活动的安全与健康。2、公司统一组织的活动由办公室组织安排。十一、办公环境规定1、不随地吐痰，不乱扔纸杂物。2、不在办公区域聊天或大声喧哗。3、个人办公区域不张贴悬挂与工作无关的图片及物品。4、工作场所应保持整洁，有序，办公桌椅、电话机、电脑等办公用品表面不得有灰尘，桌面物品应摆放整齐。5、不在办公区域（含会议室、洽谈室）内用餐。6、应及时将废纸、废物（包括剩水、剩茶）放入指定设施。7、爱护卫生设施，便后应冲水，不将卫生用品等杂物扔入马桶内。9、使用会议室、洽谈室、活动室后，应将桌椅恢复原位，及时清理桌面物品。10、违反上述规定，每次每人罚款50元，并纳入员工个人年终考核依据。给公司造成经济损失的，除照价赔偿外，视情节轻重，罚款50-500元，并按公司有关规定处理。十二、电话礼仪规范1、外线电话：接听电话时应清楚报出公司及部门：您好！振祥混凝土公司。2、内线电话：接听电话时应清楚报出部门和姓名：您好！部。十三、电话管理规定 1、本公司电话，主要作为方便与外界沟通、方便开展业务之用，不能用公司电话办私事。2、员工打电话，用语应尽量简洁、明确，以减少通话时间。3、严禁员工在公司挂私人长途电话。部门员工因工作需要要挂长途电话的、因何业务通话等，并经该部门负责人签字同意后方予挂拨。负责人不在的，应有领导签名同意，部门负责人及办公室均不在，又确因业务需要长途电话的，通过公司领导同意可先行挂拨，但事后三日内补办审批手续，逾期不补办者视为挂私人电话，电话费由其本人双倍负责。5、员