企业合同管理风险及其防范措施分析.doc

企业合同管理风险及其防范措施分析 15管理研究摘要随着市场经济的不断发展，企业在生产经营管理中、开展经济活动中的每一个环节都离不开合同管理，合同管理是企业管理的重要内容，合同管理的水平高低决定了企业管理的成败。 而企业的合同管理又与众多的部门都有着不可分割的联系，比如财务部门、经营管理部门、合同签订部门、法律部门等等，所以说合同管理与一个企业的发展息息相关。 企业在生产经营管理中，会签订各种类型的合同来为企业实现经济利益，合同作为企业经济发展往来载体的重要性已越来越凸显。 关键词合同管理；企业；风险防控；体会企业合同管理是指企业在生产经营活动中制定的在一定范围内适用的规范和约束的条件1，在这种合同管理模式中，对企业对外经济活动有一定的法律效力，当然也会产生合同中的法律风险。 合同管理中流程多而复杂，往往涉及不同的范围，这就要求企业规避管理中的风险。 一、企业合同管理的主要内容合同管理人员。 要对合同管理人员和合同经办人员进行上岗前培训，掌握一些简单的法律、法规知识、合同文本的审查、审核操作。 合同签约方的审查。 首先要对合同的相对方进行资质的审查，确定相对方是否具备相应的签约资质。 其次要对合同的性质、技术和质量的要求、履行期限、支付方式、违约责任等进行明确的规定。 合同制度。 企业在合同管理过程中必须要明确各部门的职责、权力、义务，规范的规章制度和风险的防控机制，做到全程管控。 合同的履行。 合同的履行是一个合同的重要环节和内容，合同管理人员要随时关注，认真落实合同条款的履行，及时做好合同的终结。 二、当前企业合同管理中存在的问题1.缺乏对合同管理工作重要性的认识随着市场经济的发展，企业的经济活动越来越活跃，合同在企业经济活动中占着重要的位置。 合同是一个企业经济往来的命脉，合同管理是对合同过程进行全方位的管理，所以合同管理工作的好坏直接决定了企业的经济效益，影响一个企业的发展。 但是，目前不少企业对合同管理工作重要性的认识不足，比如没有专业的合同管理人员、谈判记录的内容不够严谨、审批流程流于形式、合同签订后对方无法兑现或履行合同中有关义务或责任等2。 2.合同管理的专业人才匮乏随着社会的发展，企业的合同涉及的范围越来越广、专业性越来越强、法律要求越来越严谨，因此，要求企业的合同管理人员不仅仅要掌握一定的合同法等专业知识，还要具备与合同有关的、较宽的知识面。 但是，目前我国企业从事合同管理工作的人员很多都是兼岗或不具备合同管理知识的人员，知识层面掌握的不够宽泛，专业的合同法律、法规方面的知识存在不同程度的欠缺，这样就给企业实现经济效益带来了一定的风险。 3.合同管理体系不完善合同管理体系包括订立、发起、审批、履行的全过程是一个系统性的、动态性的，在合同管理中只有做到有机协调，才能使一个合同向着良性的方向发展。 但目前企业的现状是合同管理工作中存在着较大的缺陷。 比如合同经办人员缺乏相应的合同知识，甚至没有专业的人员而是其他部门兼管；合同的职能部门职责不明确，各个部门之间缺少有效的沟通、交流；合同内容和条款不具体、真实、违反法律或地方法规强制性规定，使得合同在执行中无效或部分无效；合同条款审查不严格，没有采用标准合同文本，违约责任没有规定如何处理，合同中没有涉及的内容在执行中出现如何处理3；合同的形式不符合合同法或其他专业法的相应规定等，这就造就了对合同履行过程的监管而增加了相应的风险。 4.合同管理的监督力度不足一个合同从准备、选商、文本、签约等方面都有一套完整的、严格的管控流程，对合同的全过程进行有效的监督，规避合同的履行过程中各种法律风险，保证企业的发展。 但现实中企业对合同管理的监督不重视，导致出现各种问题，比如选择没有相应资质的相对方承担相应的经营项目；应进行招投标而未招标；文本内容不完善，选用错误，关键性条款不明确；未经授权而进行签约的；在合同执行中出现了新情况，需要变更合同内容而没有及时变更；应当收集证据而未及时收集的，导致一旦产生纠纷，造成证据不足产生法律效力的风险等等，这些监督不到位、力度不足会给企业带来不必要的经济损失。 三、企业合同管理风险的防范措施1.提高合同管理人员的法律意识和责任心企业合同人员法律意识和风险防范意识的提高，有利于减少合同管理法律风险的几率。 合同与一个企业的发展密切相连，合同经办人要本着为了企业的健康发展对合同要有严谨的态度，正确认识到自己的一点点失误会给企业带来甚至不可挽回的损失。 合同管理人员业务素质水平直接影响合同管理的质量、企业的经济效益，企业的法律事务部门对于法律风险较大的岗位人员，要进行不定期的法律知识培训，或开展法律风险防范知识讲座、发放宣传手册等。 使他们不断更新知识，从而减少法律风险的产生，提升重点岗位人员责任意识、风险防范意识和法律意识。 通过不定期的对合同管理人员的培训，使合同管理人员掌握一定的法律知识和签约、谈判技巧。 只有一批具有业务素质强、能力强的专业性合同管理人员，才能将企业合同管理全过程的管理工作做得更有深度，从源头上杜绝合同风险给企业带来的不必要的经济损失4。 2.加强合同相对方资质的严格审查合同签订前，企业应该对合同相对方提供的资料进行严格审查，包括相对方的基本情况、经营范围、经济状况、经营现状等，以此确保对方是否具有相应的资质，建立相对方信息。 对一些合同标的额较小或对企业利益不产生重大影响的合同，主要调查合同相对方的资信情况；对一些涉及企业重大利益的合同，不仅要开展资信调查，还有对合同相对人开展尽职调查；对标的额较大或项目的性质较为复杂的合同，不仅需要合同管理人业务精湛，还需要法律、技术和经济（下转第46页）企业合同管理风险及其防范措施分析张承勤（中国石化集团江苏石油勘探局有限公司社区管理中心，安徽合肥230022）作者简介张承勤（1975），女，本科，主要从事合同管理工作。 万方数据46管理研究管理机制能取得良好的成效，进而实现为企业发展保驾护航的目的，采取了一系列的改革措施。 首先，锐拓集团对自身内部控制管理组织结构进行了审慎的分析，对于冗余部门或组织进行了剔除，同时建立了“点对点”式的高效信息沟通渠道，使整个内部控制管理体系简洁高效，提升了企业实施内部控制管理所带来的积极影响。 3.构建新型人力资源制度基于上述房地产企业实施内部控制管理所带来的相关人力资源问题，企业必须采取有力的人力资源改革制度以达到切实解决的目的3。 首先，企业应减少内部员工的岗位变动，同时对有所变动的员工配置充分的保障性措施，例如加强绩效考核体系，提升员工福利待遇、拓宽员工晋升渠道等等。 充分调动员工的积极性，增加员工的工作热情，使其能以企业为中心，增强房地产开发企业内部的凝聚力，进而达到提升企业内部控制管理效果的目的。 4.建立健全的内部监督审计体系为保障房地产开发企业内部控制管理能长期有效地为企业的发展提供助力，相关的监督及审计体系的建设必不可少。 为了达到加强监督审计的目的，企业应设置独立的监督审计部门，并提升其职能范围，加强监督审计部门在企业中的地位。 使其对企业内部控制管理过程中的薄弱环节以及高风险环节加以有效地保障和监控，确保将风险扼杀在源头。 同时，对于已经发生的内部控制问题要及时统计相关数据，并加以分析，以供企业在改正问题时参考使用。 四、结束语内部控制管理对于房地产开发企业来说是十分重要的，它能使房地产企业在这个竞争激烈的时代站稳脚跟，从容发展。 对房地产开发企业内部控制管理存在问题的相关研究及优化，对于企业来说也十分重要，需要企业全员的通力合作来保障内部控制管理的实施成效，进而为房地产开发企业的生存发展提供良好的内部环境。 参考文献1雍全根.房地产开发企业土地增值税税务风险管理研究以广州M房地产公司为例D.暨南大学，xx.2李露.房地产开发企业内部控制研究以X公司为例D.河南大学，xx.3尹棂檠.Y房地产开发公司涉税风险控制研究D.重庆理工大学，xx.等相关人员组成一个签订小组，由他们代表公司与相对人就合同内容进行谈判。 在合同的履行期间，还要定期对相对方进行动态评价，做到对合同相对方的资质进行及时的更新，从而避免因合同相对方资质因素带来的相关经济风险5。 3.加强对合同的审核这是合同管理的重要阶段，要对合同条款进行认真研究，合同条款是否具有可行性、双方规定的权利和义务是否明确。 不可以有容易产生分歧的条款，如果有要加以明确说明。 合同订立前，要针对合同的性质，如外部合同、内部合同、服务类合同、工程类合同等选择相应的合同文本，文本中是否对重要的条款进行了相应的补充，合同文本的文字叙述是否严谨；谈判相对方要具有合同履行权或经法人授权，委托授权要具有授权委托书；合同谈判记录中是否有法律部门专业人员签字；选商方式是独家谈判还是竞争性谈判，竞争性谈判的各商家是否都具有相应的资质，谈判记录的内容重点要素都是否有详细规定；合同应该进行变更的是否及时变更了等，加强对合同管理的审核，规避合同的法律风险3。 4.完善合同管理机制合同管理机制，要确保合同管理过程中的合同准备、订立、发起、履行的每一个环节都有章可循，建立完善的合同管理机制。 合同主办部门应依法经营、严格落实合同主办部门负责制，坚持“先审批、后签约，先签约、后实施”的原则。 合同的全过程应该有法律部门的参与，严格管理和控制，防止法律纠纷的风险。 5.加强合同履行监控管理合同最重要的环节是合同的履行情况，合同履行就是合同双方按照合同条款中规定的权利和义务共同执行，在履行中合同管理部门要对合同双方当事人进行实时监控，定期或不定期地对合同双方相对人履行合同情况进行抽查。 合同管理人员应及时了解和掌握合同履行情况，建立合同档案和报表制。 合同的履行过程包括对合同的进展、结算、及时付款、及时变更等情况实现全过程、系统化的动态合同管理，实时跟踪；各部门在合同履行方面应相互配合，各自付起各自的职责；建立合同台账制度，对履行现状、是否异常等内容进行登记存档，并实时上报或定期逐级上报，以利于企业领导时刻掌握合同情况，合同履行完毕时要及时进行合同终结。 四、结束语企业的合同管理是市场经济条件下企业健康发展的一项核心工作，而合同管理又是一项牵涉面广、专业强的综合管理。 一个企业在日常的经营管理中，要实现良好的经济效益，就必须高度重视和不断加强合同管理，有效识别各种合同带来的法律风险和科学的评估法律风险。 并且采取有效的科学的防范措施，规避法律风险带来的经济损失，从而实现企业利益的最大化。 参考文献1苗卫林.企业合同管理法律风险的识