ZHYDGAS-CG-01土建材料采购流程.doc

珠海盈德气体有限公司土建材料采购流程文件编号ZHYDGAS-CG-01版本/次A/0页次6 / 1.目的为规范集团公司土建部采购管理工作，推行采购工作“标准化、规范化、程序化”，统筹材料采购工作，提高工作成效，特编制本流程。2.范围 适用于集团公司所有建厂工程项目，包括公司新建、扩建、改建等工程项目的土建材料采购。3.权责3.1土建预算：负责材料之请购。3.2 土建采购 : 筛选和评定合格的供应商，询价、比价，根据采购计划制定采购合同，采购订单的下达及跟催。3.3 项目部库管:负责购进材料的验收及入库。3.4 土建财务：负责供应商发票、送货单、入库单等原始凭证核对和按时付款。4.定义（无）5.内容5.1 请购作业5.1.1土建预算提前根据实际材料的需求，提前将材料请购单给项目经理审批（审核时间需在3天内），如审核不通过需及时让土建预算重新提交。如审核通过，提交采购经理和总经理审批签字后提交至采购人员。（备注：金额5万元的需经总监审批后方可交采购部订购。）5.1.2 土建预算员需在请购单中准确填写所要请购材料的名称、规格型号、单位、数量、计划到货时间等。5.1.3对于请购材料必须符合XXX标准的须在请购单上注明完整，必要时可附有说明、图纸等，以作为采购和验收时的标准。5.1.4请购单上的文字、数字、字母等需填写清晰，特别是易混淆的字母（如C、O）、数字（1，7）等，要保证他人可以辨认清楚。5.1.5土建预算员在请购单上签字后应注意空余部分是否注明“以下空白”或钭杠。5.1.6请购单上填写的日期需与提交时的日期一致。5.1.7请购单一经总经理签字后，则不得涂改或加入新的内容。5.1.8对于特殊紧急情况，请购部门可以直接填写请购单，并在请购单“备注栏”中说明原因，经总经理签字后，交付给相关人员执行采购。5.1.9请购单上的到货期限需符合采购周期（各种材料的供货周期详见附件）。5.1.10请购计划变更5.1.10.1若请购部门变更计划时，对于材料已采购到位的，则需与供应商协商退货；若无法退货的，则请购部门要承担所造成的损失。5.1.10.2若请购部门变更计划时，若材料还未采购到位：a.已签订合同的，须总经理批准后方可以书面形式更改计划。b.对于没签订合同的，项目部土建预算员需以书面形式更改计划，采购期限顺延。5.1.11 各审核环节需在24小时内完成，如审核不通过需及时让各项目申请人重新提交。5.2询价、比价、议价、定价作业5.2.1询价应以原来供应本公司且有能力,有信誉,有经验之合格供应商作为优先询价对象。并要求对方提供以下资质证明：营业执照、税务登记证，代理商须提供代理证书和材质证明。营业执照及税务登记证必须盖有公司的红章，并有年审章。5.2.2比价、议价5.2.2.1采购人员在合格供应商中选择厂商（两家以上）进行询价，以利于比价作业进行，并从中选择在品质、价格、交期与服务等方面符合公司要求的厂商。采购人员与厂商商议后，将比价、议价结果作一份询价汇总表报采购经理及总部相关人员审批。5.2.2.2议价过程必须明确交货周期、品质标准、价格条件、包装要求、货款支付周期等。5.2.3定价：采购经理与总部相关人依据议价结果选择合格的供应商，签订采购合同经（采购经理、律师、财务部、总经理）批准后实施。5.4采购实施5.4.1 采购合同需相关负责人审核，总经理或代理人核准后方可安排采购。5.4.2 项目材料的采购需向合格供应商订购。5.4.3 项目急需材料，采购员可安排紧急订购，紧急订购可以放松供应商选择要求。5.4.4 采购单价确定后，采购员拟制采购合同，由商务助理走OA审批流程经领导审批后盖公章合同章后生效。采购合同内容包括：合同编号、币种、材料编码、材料描述、单位、 单价、金额、交货日期、交货地点、运输方式、付款条件等。5.5采购合同5.5.1 合同编号采用四级编号方法，如下：（公司简称YDGASNS+项目简称XXXX）（分类xx）-（年份2011XX）（流水号XXXX）,例如：盈德气体珠海南水工程采购钢材合同，该合为盈德2012年签订的第1份合同，则合同编号为：YDGASNS-CG-2012-0001。5.5.2 采购合同应清楚的说明采购材料的名称、产地、品牌、型号/规格、技术要求、价格、交货时间、交货地点、交货方式、付款、检验与违约索赔条件等内容，并规定采购的材料不合格时，供货方应承担的义务。5.5.3 所用合同文本必须是我司颁布的标准版本，不得随意更改。5.5.4 买卖双方单位名称要做到“四一致”（乙方单位全称、落尾、图章与营业执照）。5.5.5 若因技术、质量约定条款较多无法在主合同上表述清楚时，要单独以合同附件的形式签订。5.5.6 合同上所有栏目都必须认真填写，若有些栏目不需填写时可用“/”代替。5.5.7 “合同材料清单”中单位栏的填写应符合现行国家计量标准，不能以“捆、扎、堆、斤”等模糊或不规范词语填写，合计金额栏应用规范的大写文字填写。5.5.8 所谈对方是个体户时，乙方名称中必须填写对方身份证号码，并附有身份证复印件和家庭地址。5.5.9 除合同外，还须和供应商签订单独的承诺书，作为合同附件一起存档。5.6 采购资料合格供应商资质、合格供应商报价单（需有供应商的签字/业务章）订购合同、请购单统一由采购事务员统一保管。5.7采购材料的跟催采购人员需根据“采购订单”上双方协定的交货期跟催。5.8采购材料的进场验收与入库材料送达项目现场后，必须进行品质检验，并填写材料进场验收单，验收合格后，仓管员再核查送货单与实物材料名称、规格、件数与采购合同是否一致，确认OK后在供应商的送货单上盖本公司的“收货专用章”并及时办理入库手续。确认不合格，需立即通知采购员并拒收此批材料，让采购员同供应商协商解决。6.付款 6.1 采购员负责采购材料的付款申请，按流程进行申请，经相关领导审批后，然将发票、入库单一起提交财务部。 6.2