档案管理流程.docx

员工档案管理流程编号：版号：1. 流程图2. 流程概述流程目的规范集团相关部门档案管理工作，提高工作效率。适用范围集团本部人事档案管理相关部门。定 义人事档案在流转过程中所通过参与部门流程中承担职责人力资源招聘部1、 转交面试通过储备人员档案至人力资源管理部背调处进行背调。2、 通知背调未通过人员不予录用，核实通过人员入职时间。3、 对办理入职时因档案资料不完整退回资料进行收集。人力资源管理部1. 据人力资源招聘部转入人事档案进行背调；2. 初审档案资料是否完整，填写档案目录明细表。对人事档案已完整人员办理入职手续，档案资料欠缺人员不予办理，并将档案退回人力资源招聘部进行补充；3. 新入职中高层人员入职当日，档案原件交决策层审核；4. 档案管理员最终审核档案必要资料的完整性，对中高层人员档案进行复印，原件转交档案室，并制作档案移交清册。档案室1. 接收转入中高人员档案原件并存档；行政管理中心负责人对上报的办公用品申请单进一步审核，避免重复采购及不必要采购。决策层领导新入职中中高层人员查看档案原件备 注人事档案分类类目人事档案移交清册3、 工作程序3.1人事档案流转3.1.1人力资源招聘部将初步面试通过储备人员档案至人力资源管理部背调处进行背调。3.1.2人力资源管理部背调负责人根据转入档案进行背调，并将背调完成后档案本别转回人力资源招聘部。3.1.3人力资源招聘部在收到背调完成档案后，对未通过背调人员通知不予录用，通过人员核实入职时间，通知入职，并将入职人员人事档案转交人力资源管理部入职负责人。3.1.4人力资源管理办理入职时，首先对人事档案的资料进行审核，并填写人事档案分类目录。对入职人员档案资料不完整的不予办理入职手续，并通知人力资源招聘部补充资料。为人事档案完整人员办理入职手续，并将人事档案转交档案管理员。3.2人事档案存档3.2.1档案管理员在收到新入职人员档案后，对中高层人事档案进行复印，复印件人力资源管理部存档，原件于当日转交决策层审查，审查完毕后将档案原件转交档案室存档，人力资源管理部仅保存中高层人员档案的复印件。3.2.2离职人员档案在人力资源管理部保管一个月后，移交集团档案室永久保存，人力资源管理部不再留存离职人员档案资料。人事档案分类类目姓名： 所属部门： 编号： 序号类别存档记录备注1应聘人员须知原件 复印件2应聘申请表（表1-表4）原件 复印件3面试评估表原件 复印件4面试跟进记录表原件 复印件5专业能力测试原件 复印件6听力测试答卷原件 复印件7自我评价及职业生涯规划原件 复印件8计算机应用评价原件 复印件9入职培训通知书原件 复印件10入职通知书原件 复印件11薪资审批表原件 复印件12身份证复印件原件 复印件13学历证复印件原件 复印件14职称证复印件原件 复印件15执业资格复印件原件 复印件16培训证书复印件原件 复印件17聘书复印件原件 复印件18培训测试试题原件 复印件19担保书原件 复印件20设计成果、荣誉证书复印件原件 复印件21廉政公约原件 复印件22保密协议原件 复印件23服务自愿书原件 复印件24集团员工试用通知书原件 复印件25员工入职表原件 复印件26奖励通报原件 复印件27处罚记录原件 复印件28考核记录原件 复印件29异动记录原件 复印件30员工笔试、入职培训考核成绩单及背景调查一览表原件 复印件31应聘人员相关证件信息调查一览表原件 复印件32应聘人员实地调查一览表原件 复印件33背景调查记录表原件 复印件34员工试用期满述职报告原件 复印件35转正报告原件 复印件36员工转正考核评分表原件 复印件37员工转正审批表原件 复印件38薪资变动单原件 复印件39集团试用转正通知原件 复印件40订立劳动合同通知书原件 复印件41劳动合同原件 复印件42保险附件原件 复印件43人事异动申请表原件 复印件44人员晋升表原件 复印件45员工辞职申请书原件 复印件46集团员工离职（调岗）会签单原件 复印件47任免职文件原件 复印件48解除/终止劳动合同通知书原件 复印件49解除/终止劳动合同证明书原件 复印件50劳动合同变更协议书原件 复印件51续订劳动合同通知书原件 复印件52终止劳动关系通知书原件 复印件53入职须知原件 复印件54声明原件 复印件55原件 复印件56原件 复印件57原件 复印件58原件 复印件59原件 复印件60原件 复印件61原件 复印件62原件 复印件63原件 复印件64原件 复印件65原件 复印件66原件 复印件67原件 复印件备注：人事档案归档时，须将本目录随档案一起装入档案袋。如所存档