质量体系认证咨询的实施.doc

质量体系认证咨询的实施 IS09000系列标准是一个科学、严密的指南，但它并不要求愿意采用这一标准的组织完全照搬它的条文，而是要求组织根据自己的实际情况和需要(如最低的质量成本)，按其推荐的质量保证模式，选择一种或一部分，作为组织贯彻IS09000系列标准的质量目标。当一个组织决定推行IS09000系列标准，建立健全质量体系时，会遇到许多困难，如对标准的确切含义不甚了解、体系要素选择不准、如何编制既符合标准要求又适合本组织情况的质量体系文件、怎样进行内审、如何选择认证机构和申请认证等，咨询机构正是要为组织提供上述服务，帮助组织建立、完善质量体系。为此，咨询机构应为组织讲解、说明以下内容并实施下述步骤。第一节 建立质量体系的原则 指导企业贯彻质量管理和质量保证标准的关键是建立、实施、保持、完善质量体系并使之有效运行。一个组织首先要使用G)3T19004123一ISO 9004123作为指导，去建立一个质量体系，为适应顾客的要求和认证的需要，还要采用GBT 1900123一ISO 900123中的某一适用标准，作为质量保证模式，以证实质量体系的适宜性、符合性。组织只有建立、健全一个完善的质量体系，才能确保与质量有关的各项活动处于受控状态。在策划企业的质量体系时，要注意以下几点。(一)继承性 任何一个组织，只要它能够完成自身职能，能生产产品，客观上都存在一个质量体系,所以,在策划组织的质量体系时，要注意它的继承性。贯彻IS09000系列标准的目的不是重新建立一个全新的质量体系，而是按照该系列国家标准的要求来改造、完善原有的质量体系并使之规范化、标准化、国际化。所以要收集原有的质量管理文件，摸清现行的做法，将其整合、补充、修改、完善。(二)唯一性 在我们咨询过的企业中往往发现，在企业内有关质量管理的有几个体系在同时运行，这是不允许的。对于一个组织来说，质量体系只能有一个，对质量体系描述的文件也是唯一的，对同一活动，绝不允许在不同的文件中作出相互矛盾的规定。在一个组织内，一个质量体系可以覆盖多个类型的多个产品，但不需建立几个体系。(三)适宜性 组织应结合自身的特点建立具有自身特色的质量体系，而不是模式化的质量体系。因为，国家国际标准规定的质量体系的要求虽然是唯一的，但满足要求的方法不是唯一的。正如GBT190001一ISO 90001标准中所述，ISO 9000族标准描述了质量体系应包括哪些要素，而不是描述某一具体组织如何实施这些要素，对如何达到这些目标没作规定，而把这一选择留给了企业的管理者。所以要编制适宜本组织的质量体系文件，要具有可操作性，文件中的规定都应保证在实际工作中能完全做到，要有利于本组织所有职工的理解和贯彻。(四)兼容性 质量体系既要满足内部质量管理的需要，考虑成本和风险等组织内部的利益，又要充分满足外部质量保证的要求、顾客的利益，使两者尽量一致、兼容。(五)一致性 形成文件的质量体系要系统地描述质量体系，使与质量有关的各项活动都处于受控状态。质量体系文件与其他管理文件要相互协调、一致，质量体系文件之间、各层次之间要相互协调、一致，同一质量活动，在各层次文件中的描述必须一致。要处理好文件之间的接口，避免职责不清。第二节 企业质量体系的策划 帮助企业建立的质量体系必须考虑三个方面的需求： 可以通过第三方认证； 适合企业的实际情况； 注重实效。 为此，应认真帮助企业正确选定质量保证模式；确定工作目标、要求；确定和分配质量体系要素；合理调整组织结构；适当补充和调配资源等。一个完善、有效的质量体系必须从以下五个方面进行策划。一、必须建立一个完善的质量体系结构1明确职责和权限 根据质量体系要素的要求，确定本企业所需开展的质量活动。分析企业原有机构各部门/人员的职能，依据质量活动的内容，明确各部门人员的职责和权限。应包括对质量有影响的所有管理、验证和执行人员的职责和权限，尤其是对独立行使职权的人员，如检验员、计量检定员、采购员、销售合同人员、评审员、内审员等。职责和权限的确定应考虑以下几点：依据什么？可操作吗?可证实吗? 职责和权限一经确定就应形成文件，并互有承诺和批准的签字，以使各部门、各类人员都能明确在质量体系中的影响和作用。 2必须建立一个保证质量体系有效运行的组织结构 其表现形式就是“二图一表”，即：组织结构图、质量管理结构图、质量职责分配表。 由于不同组织的规模、产品的复杂程度及行业特点不同，使各组织的结构、机构设置差异很大，在分配质量职能时，原则上是一件事只有一个部门负责，一个部门可负责多项职能。也就是说：一个要素最好只有一个主管部门，其余是配合部门或实施部门，而一个部门可同时负责多个要素。无论如何设置机构，如何分配职能，都必须做到： 职责权限明确； 隶属关系清楚； 联系渠道通畅， 3建立文件化的工作程序 文件化工作程序的结构和详细程度必须与组织成员的需要相适应，与组织人员所具备的技能和资格以及对程序文件使用的方法和培训要求相适应。一般来说，人员素质技能培训得好，程序文件可简明，反之程序文件需详细。 程序文件通常应规定活动的目的和范围： 做什么、由谁来做； 何时、何地、如伺做； 应使用什么材料、设备和文件； 如何对活动进行控制和记录，文件化的程序可以引用如何完成某项活动的作业指导书o 4配备足够、适宜的资源 资源要保证管理、执行、验证活动的需要，它包括人、物质；设备、设施、资金、方法和技术。即： 策划、管理、执行、控制和验证的人员； 标准、程序和其他必要的文件化惯例； 对设计、开发和生产活动进行策划并给予充分的实施时间；培训和资格评定；设备和过程，包括新设备或新技术的获得；查阅质量记录的方法。5技术状态的管理 质量体系应包括适当范围的技术状态管理程序文件。即对整个产品寿命周期，从设计、开发、生产和使用各个阶段的技术状态和技术性能进行控制。使管理者能在产品寿命周期内清楚地掌握文件和产品状态。 技术状态管理可以包括： 技术状态标识。包括确定产品结构、选择技术状态项目。 技术状态控制。包括提出更改申请；明确更改依据；评介更改后果；做出是否批准更改的决定；实施并验证更改效果，处理偏差。 技术状态记实，即技术状态的记录和报告。技术状态审核。一是是否具有了要求的功能，二是实物技术状态审核。有效运行。企业在这些方面应该制订的标准是大量的，其中包括管理标准和工作标准。管理标准和工作标准直接影响到质量体系能否有效运行。 前些年，我国许多企业下了很大功夫进行企业标准体系的建设，制订了相当数量的管理标准和工作标准。现在企业推行田3T19000族标准，需编写质量体系文件，那么对以往的管理标准和工作标准怎么处理呢?应该把企业标准体系与质量体系的建立密切结合起来，在采用GBT19000族标准建立质量体系的过程中，如能充分利用已形成的一整套标准，对照GBT19000族标准的要求予以适当选择。对原有的能发挥很好作用的管理标准和工作标准直接在质量体系程序文件中引用，这样可以避免大量重复性工作，收到事半而功倍的效果。 4质量手册的编写要最后进行 有一个非常普遍的现象是，IS09000管理者代表在开展认证工作时总会把编制手册放在第一步。虽然这种方法看似合理，但这将会延误整个过程。质量手册是法律性文件，这对那些不熟悉ISO 9000标准以及这一标准将如何对企业特别是其每一具体工作产生影响的人来说更是如此。首先编制和发布手册总会如同开展一场战争那样制造恐慌或是使员工们感到极度不安。然而，若是所有的程序文件已经就绪，那么，员工们将发现质量手册并不可怕，手册中所阐述的内容正反映了他们已经干着的工作。先从编写质量手册入手常常会使ISO 9000认证工作延误六个月，因为管理成员出于某种策略上的考虑，往往会过早签署实施。 由于质量手册是对质量保证体系的概述，所以当所有其他文件都已就绪时，编制质量手册便很容易了。因为，把程序文件的突出思想转化到质量手册中并不很难。 ， 5要注意让职工积极参与 目前，有些企业在贯彻G)BT19000族标准、编制质量体系文件时，常常请国内外的质量管理专家，或企业内部少数几个质量管理人员组成编制质量体系文件的小组，专门负责质量体系文件的编制工作，而不注重让企业内部的职工积极参与，这样不利于质量体系文件的编制和编制后的贯彻实施。 我们知道，编制质量体系文件最重要的事是要能够实施，而质量体系文件的实施是企业内部职工的事情，所以在质量体系文件的编制过程中，应倾听企业内部全体职工的意见，充分发挥其积极性和创造性。其实，我们过去有些很好的管理方法，值得继续发扬。比如“两参一改三结合”即是一例。所谓“两参一改三结合”是指干部参加劳动、工人参加管理；改革不合理的规章制度；技术人员、工人、干部“三结合”的简称。在企业编制质量体系文件时，应当发扬职工参与管理和“三结合”的优良做法，让职工参与意见，以充分吸收广大职工在长期实践活动中所形成的宝贵经验和实践知识，这样可以保证所编制的质量体系文件具有很强的操作性。领导、专家、职工三结合编制质量体系文件，可以保证质量体系文件的科学性、操作性和有效性。同时，编制质量体系文件的过程也是上下沟通、形成共识，建立共同奋斗目标的过程。这对企业形成内部的凝聚力，增强竞争力是大有好处的