公文处理及写作知识讲座.ppt

公文处理工作实务,市政府办公室文电科 沈玉莲,简要介绍以下4个方面内容：,一、公文格式二、行文规则三、常用文种的应用四、公文中常见的问题,公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。,公文处理的概念,公文处理的原则,公文处理应当坚持实事求是，精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。,一、公文格式,公文格式的含义：法定公文特有的外形结构的组织与公文各项内容的安排。 公文用纸和幅面尺寸：A4型纸，210mm297mm 公文页边与版心尺寸：天头（上白边）：37mm1mm地脚（下白边）：35mm1mm订口（左白边）：28mm1mm翻口（右白边）：26mm1mm版心尺寸：156mm225mm（不含页码）,（一）公文格式的种类及其规定,1. 文件式格式2. 信函式格式3. 会议纪要格式4. 公告、通告格式5. 命令式格式,格式要素,一篇公文最多有16个格式要素: 份数序号、秘密等级、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、公文标题、主送机关、正文、附件、成文日期、公文生效标识、附注、主题词、抄送机关、印发机关和日期,格式的组成,公文的格式由眉首、主体、版记三部分组成： 置于公文首页红色反线以上的各要素统称眉首，其中红色反线是眉首的一个要素其宽度同版心，即156mm ； 置于红色反线以下至主题词（不含）之间的各要素统称主体； 置于主题词以下的各要素统称版记。,1. 文件式格式,文件式格式分上行文格式和下行文格式 上行文：请示、报告、意见（可做上行文、平行文、下行文） 下行文：命令（令）、决定、通知等,（1）上行文格式,*上行文眉首部分各项目名称、位置和字体字号： 1.发文机关标识（必要项）：发文机关名称“文件”二字组成； 字体字号：小标宋体字，红色。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但最大不能等于22mm15mm 。位置：距离版心上边缘80mm，距离上页边：80 mm37mm；联合行文时应使主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布。,上行文的眉首部分,2.发文字号（必要项）：由机关代字、年份、序号组成，3号仿宋体字; 年份用阿拉伯数码，用六角括号“ ”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。如： 2011第04号（错）应为： 20114号） 位置：在发文机关标识下空两行，左边空1字处。,上行文的眉首部分,3.签发人（必要项）：用3号仿宋体字，签发人姓名用3 号楷体字，平行排列于发文字号右侧，居右空1字。 如联合行文，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与之的距离为4mm。 发文字号与最后签发人的姓名并列。,上行文的眉首部分,4.秘密等级（选择项）：3个等级：绝密、机密、秘密，3号黑体字，顶格标注于版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字，秘密等级和保密期限之间用“”隔开。 5.紧急程度（选择项）：两个等级：特急和急件，用3号黑体字，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。,上行文的眉首部分,6.公文份数序号（选择项）：绝密机密的公文需要标注。公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号,用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。 7.红色反线（必要项）：发文字号之下4mm处印一条与版心等宽(156mm)的红色反线。,（2）下行文格式（眉首部分的各因素及其标注要求）,发文机关标识：基本上同于上行文。位置不 同，距离版心上边缘25mm，距离上页边25mm37mm发文字号：基本上同于上行文。位置不同，发文机关标识之下空2行居中排布签发人：不必标注。秘密等级、紧急程度、公文份数序号、红色反线等标注与上行文同。,公文的主体部分：无论用什么格式，主体部分的要求是相同的,主体部分：由标题、主送机关、正文、附件（选择项）、成文时间、印章、附注（选择项）组成。正文以3号仿宋体字为标准，一般每页22行，每行28个字。每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。,*主体部分各项目标注的要求（适用于各种格式）,1.标 题：位置在红色反线下空两行，2号小标宋体字，如多行排布，回行时要词义完整。如：关于举办全市政府系统办公室业务工作培训班的通知 2.主送机关：标题下空一行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。,主体部分各项目标注的要求（适用于各种格式）,3.附 件： 正文下空一行，左空两字标“附件”两字，其后用冒号，之后书写附件名称。附件如有序号，用阿拉伯数字。 4.成文日期：用汉字，“”不能写成“0”或“零”。位置后面讲解。 5.印 章：后面讲解。 6.附 注：成文时间之下空一行，3号仿宋体，居左空2格用圆括号。,正文格式要求,关于的通知主送机关: 附件： 章 二一一年四月十日XXXX （附 注 ）,附件标注要求,附件属公文正文的一部份。如有附件，标于正文下空1行左空2字用3号仿宋字体标识“附件”，后标全角冒号和名称；附件名称后不加标点符号。有多个附件时，分别用阿拉伯数码标示。如“附件：1. XXXXXX”附件如离开主件装订，应在左上角标出主件文号。,成文日期标注要求,标于公文结尾左下方。用汉字将年、月、日标全，“零”写为“” ，不能写成“0”或“O”。成文日期与正文最末一行之间的距离，以能容下印章位置为准。一般为正文之下空三行居右空4字。,成文日期标注要求,成文日期，以负责人签发的日期为准。联合行文，以最后签发机关负责人签发日期为准。决议、决定，以会议通过日期为准。法律、法规，以批准日期为准。,印章盖法的有关规定,公文除会议纪要和以电报形式发出去的外，应当加盖印章。 *联合上报的公文，由主办机关加盖印章，联合下发的公文，都应加盖印章*印章的位置：距离正文2-4mm；印章加盖要端正、居中，即成文日期之中。成文日期的横向距离是右空4个字；纵向与正文的距离要依据公章的大小而定，标准就是印章加盖在成文日期上，上距正文1行之内，也就是不到位1行的空白。这样要求是为了防止变造公文，因为如果空白过大，就容易被人私自加入其他内容。*公文不能出现“此页无正文”现象：印章必须与正文同处一页.当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决。*单个印章的两种盖法：当下弧无文字时，采用下套方式；当下弧有文字时，采用中套方式。加盖单个印章的成文日期距版心右边缘4个字，印章居中压成文时间，不署发文机关名称。,印章的盖法,*两个印章的盖法：将成文日期拉开，距版心左右各空七字，主办机关印章在前，两个印章均压成文日期。两个印章不能相切、相交，相距3mm左右。可不署发文机关名称。*三个或三个以上印章的盖法：盖在正文和成文时间之间，主办机关在前，每排最多排3个印张，两端不得超出版心。为防止出现空白印章，必须署发文机关名称。成文时间距版心右边缘2字,单个印章的盖法,两个印章的盖法,三个印章的盖法,附注标注要求,位于成文日期下1行左空2字加圆括号标注附注用于上行文时，标注联系人和电话；用于下行文时，标注普发性文件的发行范围等。,*版记部分的项目及其格式要求（适用于各种格式）,版记应置于最后一面（底面），版记的最后一个要素置于最后一行。版记各要素之间均加一条反线。主题词：顶格标识，3号黑体字，词目用3号小标宋体字，词目之间空一字。其作用是便于在计算机网络上存入或检索文件。一份行政文件，除类别词外，最多不超过 5个类属词。标注主题词，必须根据国务院公文主题词表选注，如果随意标注题词，网络不接受，无法检索。抄送机关：主题词下1行，左右各空1字，抄送机关之间用逗号隔开，最后用句号。用3号仿宋体字。无论是上级机关还是平级机关都不能用“抄报”。印发机关和印发日期：位于抄送机关之下（最后一行），并列标注。印发机关左空1字，3号仿宋体；印发日期右空1字。印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉 伯数码。,*版记部分的项目及其格式要求（适用于各种格式）,页码用4号阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线，一字线距离版心下边缘7mm。单页码居右空1字，双页码居左空1字。空白页和空白页以后的页不标识页码。 公文如需附表，对横排A4纸型表格，应将页码放在横表的左侧，单页码置于表的左下角，双页码置于表的左上角，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。 公文如需附A3纸型表格，且当最后一页为A3纸型表格时，封三、封四（可放分送，不放页码）就为空白，将A3纸型表格贴在封三前，不应贴在文件最后一页（封四）上。,2. 信函式格式的有关规定。（信函式格式主要用于平行文，下行文也常用）,发文机关名称：发文机关标识上边缘距离上页边30mm标注，推荐用小标宋体字，红色，字号由发文机关酌定 武文线（上粗下细）：发文机关名称之下4mm处标注，长为170mm，红色发文字号：武文线下1行版心右边处顶格标识秘密等级、紧急程度：武文线下1行版心右边处顶格标识标题：发文字号下空1行文武线（上细下粗）：距下页边20mm标注，红色，线长170mm,信函式格式,3. 会议纪要格式的有关规定,会议纪要的格式可选择：办公会议应当用纪要格式，经验交流会、座谈会、研讨会等纪要可用纪要格式，也可选用其他格式。会议纪要标识（相当于发文机关标识）：由会议纪要名称纪要组成。用红色小标宋字体，字号由发文机关酌定。不用加盖印章。其他格式要求相当于下行文文件式格式。,会议纪要格式,4. 公告、通告格式的有关规定,发文机关名称：红色小标宋体字标题：机关名称之下空2行处标注，2号小标宋体字发文字号：标题下空1行，3号仿宋体字正文：3号仿宋体字条项的序数用3号黑体字,二、行文规则,行文规则是指各级行政机关公文往来时需要共同遵守的制度和原则。 概括起来主要有6条：,1.按机关隶属关系和职责范围行文,隶属关系包括：行政隶属、业务隶属。一般不得越级行文。按职责范围行文。即：行文的内容应是本机关职责范围内的事务。除机关内部事务外，政府办公厅（室）不应向上级政府办公厅（室）行文，即不能代政府行文。,2.授权行文,(1)政府部门经政府同意向下一级人民政府的行文；(2)政府办公厅（室）经政府同意向下一级人民政府和政府各部门的行文；以上在行文时，在文首或文中应当注明“经*政府同意”的字样 (3)部门办公室经部门领导同意向本系统内下级单位行文。,3.联合行文,同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府，政府与同级党委和军队机关，政府部门与相应的党组织和军队机关，政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位等，可以联合行文。必须是同级才能联合行文。联合行文应当明确主办部门，看发文字号。,4.一般不越权行文,政府各部门除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文。（政府各部门依据部门职权可以相互行文和向下一级政府的相关业务部门行文。）部门内设机构除办公室外不得对外正式行文。政府机关不得向党的组织行文；各级政府的行文不应对党委部门提要求、下指示。成立领导小组可以邀请党委部门领导参加。部门之间对有关部门意见未经协商一致，不得各自向下行文。,5.上行文报送规则,请示应一文一事；一般只主送一个上级机关；需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送下级机关。报告不得夹带请示事项。除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人个人报送请示、报告和意见。,6.精简效能,行文应确有必要。属于主管部门职权范围内的事务，应当由部门自行行文或联合行文，不应让政府批转或转发，否则不利于工作。属于主管部门职权范围内的具体问题，应当直接向主管部门行文。,三、常用文种的应用,国家行政机关公文有13种：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要,公文的种类,国家行政机关公文有13种： 命令（令）、决定、公告、通告、通知、 通报、议案、报告、请示、批复、 意见、 函、 会议纪要以行文关系（隶属关系和职权范围）、公文的用途为标准，公文可分为上行文、下行文、平行文: 下级机关的公文报送给上级机关为上行文； 上级机关的公文传送给下级机关为下行文； 不相隶属机关之间公文往来为平行文。,公文的种类,上行文：报告、请示下行文：命令（令）、决定、公告、通告、 通知、通报、批复、会议纪要平行文：议案、函可上可下可平行：意见 （作为上行文，应按请示性公文的程序和要求办理，上级机关应当对下级机关报送的“意见”作出处理或给予答复。作为下行文，文中对贯彻执行有明确要求的，下级机关应遵照执行；无明确要求的，下级机关可参照执行。作为平行文，提出的意见供对方参考。 ）,通告与公告的区别,公告适用于向国内外宣布重要事项和法定事项。通告适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。通告与公告的区别：从内容看，通告用于公布一般性事项，有别于公告公布重大事项或法定事项 ；从对象看，通告只在本行政区域（本系统、本单位）内公布，有别于公告向国内外公布；从发布机关看，通告可以由具有一定权限、一定管理职能的各级行政机关发布，有别于公告只能由地位较高机关发布。,印发、批转、转发类通知,此类通知，主要用于印发本机关，批转下级机关，转发上级机关和不相隶属机关的公文。印发类通知的范围比较广，形式灵活。凡不能单独成文的文字材料都可发印发通知。印发类通知的内容应非常简练。批转类通知通常是下级机关向上级机关的请示、意见等以上级机关名义予以批转。制发的通知主体是上级机关，批转后下级机关的意见即具有上级机关发布的效力。批转类通知的内容是批转机关对批转对象的态度即批示、批语，一般也较为简练。转发类通知都应提出贯彻意见，因此，较前两类而言，此类通知篇幅较长。,命令（令）、决定、通报用于表彰的区别,以命令的形式进行表彰，规格高，仅见中央首脑机关，国务院各部门、地方各级政府较少使用。安徽省人民政府批转省人事厅关于进一步规范行政性表彰奖励工作意见的通知（皖政199649号）明确规定“不再使用令的形式进行表彰”。 决定一般用于本行政区域或本系统内最高规格的表彰，程序严格规范，如省劳模、市劳模，安徽省科学技术奖等。通报使用频率较高，一般性表彰、表扬均可使用。,请示、报告、意见的区别,请示和报告都属上行文；意见可以用作上行文、平行文、下行文，是个较新的文种，2000年国家修订公文处理办法时新增加的。请示产生于事前，不可以“先斩后奏”；报告一般产生于事后和过程中。报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问；意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。 请示和作为上行文的意见都是办件，是需要办理的（上级应及时答复） ；报告就向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关的询问，是阅件，不需办理 （上级可不答复） 。,请示的写作要点,请示适用于向上级机关请求指示、批准。 请示属上行文。请示产生于事前，不可“先斩后奏”。 写作要点：1.请示的语气必须谦恭，不能以决定的口吻说话。在写请示事项时，只能写“拟”怎么办，不