第一节-工作分析概述PPT课件

2020 4 19 1 1 第3讲 第二章工作分析 2020 4 19 1 2 开篇案例小故事 不拉马的兵 二战的时候 有一位将军去视察军队 每到一处 无不军姿飒爽 军纪严整 将军非常满意 当他走到炮兵团的时候 炮兵进行演习 从填料 瞄准 到射击 每个炮兵班合作得天衣无缝 但是将军发现一个奇怪的现象 在每个炮兵班里 总有这么一个兵 笔直地站在大炮旁 自始至终 一动不动 将军非常奇怪 这个兵究竟是干什么的 他的职责是什么 他为什么要站在这儿 2020 4 19 1 3 将军问炮兵团长 团长回答 报告将军 我们是按照上级的要求设置一个岗位 将军问炮兵班长 班长回答 报告将军 每一个士兵都严格按照上级指示和文件精神进行操练 将军问这个兵 兵回答 报告将军 我是完全按照要求的职责和动作来做的 2020 4 19 1 4 将军对这些回答都不能满意 他又问了很多很多人 半年之后 他终于明白了 在汽车发明前 大炮是用马来拉的 每次射炮时 震天的炮声会惊了马 为了保证战马在射炮时保持原位 不把大炮拉走 设置了这个非常重要的岗位 专门拉马的兵 一个世纪过去了 人类社会飞速发展 车代替了战马活跃在战场上 汽车是肯定不会受惊的 拉马的兵却保留了下来伴随着一次次战役 忠实陪伴在每一座大炮旁 2020 4 19 1 5 发生在我们身边的真实案例1 某公司在某个新品牌第一批次小批量投放市场后 公司销售业代发现商标竟然漏印了生产厂址 公司老总急令停止生产追究责任 公司责成相关部门组成调查小组追究是哪个环节出了问题 2020 4 19 1 6 经查发现 商标设计的习惯做法是 市场部负责品牌策划 一般是市场部先拿出设计稿 技术部审核文字 然后交采购部印小样 市场部 技术部在审核签字后 按需求计划采购 市场部说 商标版面的艺术设计归我们管 文字部分是技术部把关 技术部说 我们只管技术性文字的审核 生产厂址不是技术性文字 应由市场部负责 调查小组十分为难 因为公司没有商标从设计 审核 提交采购计划 印刷的管理文件 责任很难认定 2020 4 19 1 7 发生在我们身边的真实案例2 一日公司领导检查合肥酒店操作情况 发现某酒店公司投放的展示柜陈列的都是竞争品牌的产品 为此要对相关责任人进行处罚 在调查过程发现 该酒店在精酒分部直销业代小A负责的区域内 属于他的直控酒店 销售部促销分部促销员小D负责该酒店 2020 4 19 1 8 对酒店操作管理过程中 直销业代职责 负责区域酒店的开发 拿定单联系送货 收款及产品在酒店的生动化工作等 促销员职责 派驻在酒店 负责向消费者介绍产品 推销产品及产品在酒店的陈列与展示 到底应该处罚谁 2020 4 19 1 9 与岗位职责相关问题总结 1 市场重点 营销方式发生了改变 但不适用的岗位依然存在 2 有些岗位有其名 无其实 形同虚设 3 有些岗位并没有发挥出应有的作用 如管理越位 上级帮下级干活 4 不同岗位之间由于职责界定不清经常出现推诿扯皮的现象 5 工作职责与权限不匹配 导致不能及时解决问题 达不成职责目标 6 部门的职责没有全部分配到员工身上 在工作安排上出现 漏项 7 员工承担的工作职责或任务没有反映在部门职责中 8 有些员工的技能明显不适应岗位任职要求 9 有些员工的技能或综合能力远远优于岗位基本要求 造成 人才浪费 10 业务流程过于烦琐 导致岗位设置冗余或工作量无谓增加 11 岗位工作量分配不合理 或者超负荷 或者过于清闲 2020 4 19 1 10 为什么做工作分析 作用 通过工作分析 我们就可以为每一个岗位确定 清晰的岗位职责 有怎样的职能范围 负怎样的责任 详细的工作内容 具体做哪些工作 所遵循的法规 制度 应有的岗位权限 为了更好的做好工作 权利范围是怎样的 明确的工作关系 确保组织信息 指令传递及时 准确 通畅 使组织成员清晰地知道在整个组织中所处的地位 向谁汇报 和哪些岗位协调工作 共享信息等 确切的岗位要求 岗位需要什么样的人能符合岗位的需要 岗位员工所需的培训及发展途径 现岗位人员需要何种方式的培训来提高自己 满足岗位的需要 岗位员工职业生涯发展是怎样的 2020 4 19 1 11 第一节工作分析概述 一 工作分析的基本概念 2020 4 19 1 12 工作分析是什么 企业和房子 企业和房子 做砖头 砌水泥 建房子 如果企业是房子 一个岗位就是一块砖 各岗位之间的沟通协作就是水泥 对于房子来说 每一块砖都必不可少 对于企业来说 每一个岗位都非常重要 把砖砌在一起 上万块砖就变成一栋房子 一个个岗位通过企业一系列的工作组合在一起 就为企业带来巨大的增值 如果砖头不规则 要浪费大量水泥才能把砖头粘结在一起 如果岗位职责区分不清晰 工作时耗费精力还不一定把事情做成 如果砖头之间没有砌水泥 房子稍遇压力就会倒塌 如果各岗位人员之间没有沟通 理解和团结合作 企业碰到困境会顷刻瓦解 2020 4 19 1 13 企业和房子 的寓意 如果企业是房子 各个工作岗位是砖头 那么 工作分析就是做出规则的砖头 并在做好砖头之后和上水泥 把砖头一块块牢牢地砌在一起 建造成牢不可摧的房子 2020 4 19 1 14 工作分析是什么 工作分析是指对某一特定的工作 岗位 做出岗位调查 岗位信息的收集与分析 岗位评价和分级 并确定该岗位工作职责 权限及任职资格条件等活动的总称 工作分析最常见的结果性文件工作描述 JobDescription 工作规范 JobSpecification 2020 4 19 1 15 二 工作分析的内容 4 W What why when where 1 H how 1 C condition 三 工作分析的作用和意义 2020 4 19 1 16 一 工作分析的的流程 2 2 1工作分析的过程 收集 分析 综合工作信息 确定工作分析的目的和用途 成立工作分析小组 对人员培训并准备 确定工作进度 收集资料及相关信息 人事管理人事决策人事研究 准备阶段 调查阶段 分析阶段 完成阶段 结果运用 编写工作说明书 并进行总结 第二节工作分析的流程与方法 2020 4 19 1 17 工作分析信息收集的主要方法 访谈法问卷法观察法日志法实践法典型事例法资料分析法时间序列分析法 2020 4 19 1 18 1 访谈法 个别访谈法 individualinterview 集体访谈法 groupinterview 主管访谈法 supervisorinterview 访谈法是目前国内企业中运用最广泛 最成熟 最有效的工作分析方法 访谈是访谈人员就某一岗位与访谈对象 按事先拟订好的访谈提纲进行交流和讨论 能够适用各类职位的职位分析要求 而且对中高层管理职位进行深度工作分析效果最好地方法 2020 4 19 1 19 访谈原则及标准 所提问题和职务分析的目的有关职务分析人员语言表达要清楚 含义准确所提问题必须清晰 明确 不能太含蓄所提问题和谈话内容不能超出被谈话人的知识和信息范围所提问题和谈话内容不能引起被谈话人的不满或涉及被谈话人的隐私 麦考米克 1979 2020 4 19 1 20 成功访谈要点 预先准备访谈提纲 与主管密切配合 找到最了解工作内容 最能客观描述工作职责的员工尽快与被访谈者建立融洽的感情氛围 知道对方姓名 明确访谈目的及选择对方的原因 访谈中应该避免使用生僻的专业词汇访谈者应只能被动地接受信息就工作问题与员工有不同意见 不要与员工争论员工对组织或主管有抱怨 也不要介入不要流露出对某一岗位薪酬的特殊兴趣不要对工作方法与组织的改进提出任何批评与建议请员工将工作活动与职责按照时间顺序或重要程度顺序排列 这样就能够避免一些重要的事情被忽略访谈结束后 将收集到的信息请任职者和主管阅读 以便修正 2020 4 19 1 21 访谈法的优缺点 一种被广泛采用进行工作分析的方法 尤其是用来达到编制工作描述的目的 经常被作为其他信息收集方法的辅助 如当问卷填写不清楚 观察员工工作时存在问题等 缺点主要在于 对访谈者技巧要求高 如运用不当可能影响信息收集的质量 不能作为工作分析的唯一方法 2020 4 19 1 22 工作分析访谈示例 请您用一句话概括您的职位在本公司中存在的价值是什么 它要完成的主要的工作内容和要达成的目标 2 请问与您工作联系的主要人员有哪些 联系的主要方式是什么 3 您认为您的主要工作职责是什么 请至少列出8项职责 4 您认为这些职责您是怎样完成的 在执行过程中碰到的主要困难和问题是什么 5 请您指出以上各项职责在工作总时间中所占的百分比重 请指出其中耗费时间做多的三项工作 2020 4 19 1 23 6 请您指出您的以上工作职责中最为重要 对公司最有价值的工作是什么 7 组织所赋予您的最主要的权限有哪些 您认为这些权限有哪些是合适的 哪些需要重新界定 8 请您就以上工作职责 谈谈评价这些指责是否出色的完成的是什么 9 您认为在工作中您需要其他部门 其他职位为您提供哪些方面的配合 支持与服务 在这些方面 目前做得好的是什么 尚待改进的是什么 2020 4 19 1 24 10 您认为要出色的完成以上各项职责需要什么样的学历和专业背景 需要怎么样的工作经验 类型和时间 在外语和计算机方面有何要求 您认为要出色的完成以上各项职责需要哪些能力 11 您认为要出色的完成以上职责需要具备哪些专业知识和技能 您认为要出色的完成以上各项职责需要什么样的个性品质 12 请问您工作中自主决策的机会有多大 工作中是否经常加班 工作繁忙是否具有很大的不均衡性 工作中是否要求精力高度集中 工作负荷有多大 2020 4 19 1 25 2 问卷调查法 2020 4 19 1 26 基本调查内容包括 p33 2020 4 19 1 27 3 观察法 工作写实之一 观察法就是岗位分析人员在不影响被观察人员正常工作的条件下 通过观察将有关工作的内容 方法 程序 设备 工作环境等信息记录下来 最后将取得的信息归纳整理为适合使用的结果的过程 利用观察法进行岗位分析时 事先确定观察的内容 观察的时间 观察的位置 观察所需的记录单等 做到省时高效 2020 4 19 1 28 2020 4 19 1 29 4 工作日志法 工作写实之一 工作日志法 是由任职者按时间顺序 详细记录自己在一段时间内的工作内容与工作过程 经过归纳 分析 达到工作分析的目的的一种工作分析方法 2020 4 19 1 30 2020 4 19 1 31 5 工作实践法 实践法是指工作分析人员从事所研究的工作 由此掌握工作要求的第一手资料 例如为了了解工人的工作状况 优点 可于短时间内由生理 环境 社会层面充分了解工作 如果工作能够在短期内学会 则不失为好方法 缺点 不适合须长期训练者及高危险工作 32 6 典型事例法 典型事例法是对实际工作中特别有效或无效的工作者行为进行描述的方法 优点 1 针对员工工作上的行为故能深入了解工作的动态性 2 行为是可观察可衡量的 故记录的信息容易应用 缺点 1 须花大量时间收集分类资料 2 不适于描述日常工作 2020 4 19 1 33 7 资料分析法 又