金利矿业开发公司办公室管理制度.doc

金利矿业开发公司办公室管理制度 金利矿业开发公司办公室管理制度 一、办公室综合管理制度 二、会议管理制度 三、每周例会制度 四、办公室保密制度 五、档案管理制度 六、工作汇报制度 七、传真管理制度 八、安全卫生管理制度 九、宿舍管理制度 十、空调使用管理制度 十一、员工工服管理办法 十二、邮件管理制度 十三、值班制度 十四、清洁卫生管理制度办公室综合管理制度为了规范办公室管理，提高工作效率，依据公司行政管理规范制定本制度 (一)上班时着装整齐、服装统 一、坐姿端正。 树立良好的公司形象和个人形象。 (二)上班时穿工装（或工作服），不能穿超短裙与无袖上衣及休闲装，不要在办公室化妆。 换装工装时间为830以前，1730以后，不允许在上班时间更换。 (三)凡本公司员工上班要戴胸牌，参加和举办各类大型技术、研讨、交流会议要戴工牌。 (四)上班时间不允许在办公室用餐。 (五)办公室杜绝吸烟、严禁大声喧哗，吵闹、严禁闲聊。 应营造良好的工作环境。 (六)禁止使用公司电话打私人电话或用公司电话聊天，包括打入的电话。 接拨电话应该言语尽量简洁，做到长话短说。 (七)员工电脑专人使用，并有保密措施。 上班时间不得使用电脑练习打字、玩游戏、上网浏览与工作无关内容。 (八)公司电脑及网络统一由专人维护保养，任何个人不得私自带盘上机操作及安装。 (九)做好保密工作。 尊重别人隐私和公司制度。 做到不听、不问、不传。 (十)下班时应好自己的办公桌。 关闭空调，关窗，断电，锁门，拔各种充电器（除公司数码相机及摄像机电池有充电需要外）。 （十一）请保管好各自的贵重物品。 会议管理制度总则（一）为减少会议、缩短会议时间，提高会议质量，解决工作中出现的根本性问题，特制订本制度。 会议分类及组织（二）公司级会议公司员工大会、公司年会、公司各技术交流会，报请总经理批准后，由各部门分别负责组织召开。 （三）公司项目会议经由总经理批准，项目总负责人负责组织。 （四）部门会议由各部门主管召开并负责组织。 （五）部门(小组)会报请部门主管批准后，由小组组长负责组织召开。 （六）业务会议(业务洽谈会、客户座谈会等)一律由办公室受理安排，有关业务对口部门协作作好会务工作。 会议安排（七）例会的安排。 为避免会议过多或重复，全公司正常性的会议一律纳入例会制，原则上要按例行规定的时间、地点、内容、组织召开。 例行会议安排如下1.总经理办公室研究、部署行政工作，讨论决定全公司行政工作重大问题。 2.周、月、年工作会总结评价上月各部门工作情况，计划下月工作。 3.员工大会总结上季(半年、全年)工作情况、部署本季(半年、新年)工作任务，表彰奖励先进部门、个人。 4.晨会制定一天的工作计划5.下午会总结一天的工作，重点讨论和解决突发事件和难点。 会议的准备（八）所有会议主持人和与会人员都应分别作好有关准备工作。 (包括拟好会议议程、提案、汇报总结提纲，发言要点、工作计划草案、决议决定草案、落实会场、备好坐位、茶具茶水、奖品、纪念品，通知与会人等)。 （九）参加公司例会的人员无特殊原因不能请假，如请假需经会议主持人批准。 周例会制度（一）部门管理人员例会每周举行一次，由总经理主持，副总经理及各部门经理级人员参加。 （二）会议主要内容为1.总经理传达主管有关文件及会议精神。 2.各部门主管汇报一周工作情况，以及需提请总经理或其他部门协调解决的问题；3.由总经理对本周各部门的工作进行讲评，提出下周工作的要点，进行布置和安排；4.其他需要解决的问题。 （三）会议参加者在会上要畅所欲言，各抒己见，允许持有不同观点和保留意见。 但会上一旦形成决议，无论个人同意与否，都应认真贯彻执行。 （四）严守会议纪律，保守会议秘密，在会议决议未正式公布以前，不得私自泄露会议内容，影响决议实施。 办公室保密制度（一）凡属上级下发的绝密文件、资料，未经批准，不得扩大阅读范围。 绝密件的收发、传递，由办公室秘书管理，专柜存放，未经发文单位批准不得复制、摘抄。 绝密件，阅后应当天交还。 严禁携带绝密件外出。 不得将绝密事项转告他人。 （二）对机秘、密级的文件、资料要加强管理。 办公室秘书要严格收发、传阅制度，未经批准不得复印，因工作需要复印，应办理登记手续，阅办后应及时将复印件交回。 销毁不同密级的文件要按上级规定办理，不准向废品收购站出售秘密文件、杂志或资料。 （三）不准在私人交往和通信中泄露公司秘密，不准在公共场所谈论公司秘密。 （四）需要保密的各种会议，应根据会议内容确定到会人员，选择具有保密条件的会议场所，并采取安全保密措施。 （五）做好计算机信息保密工作。 凡秘密级以上的信息，严禁上国际互联网。 （六）涉及秘密的电话、函电，要执行明电明复，密电密复的规定，确保通讯秘密。 不准通过普通邮政传递属于公司秘密的文件资料和物品。 档案管理制度（一）档案是公司的宝贵财富，档案人员必须提高警惕，加强档案管理，做好档案的保密、保卫工作，不向无关人员泄漏档案内容，不带无关人员进入档案室，确保档案的保密与安全。 (二)档案室严禁堆放易燃易爆物品和其他杂物，保好“七防”，并定期检查，消除隐患，防止事故发生。 （三）档案室要适时通风，保持适宜温、湿度，要经常打扫卫生，保持案卷的整洁、美观，对纸质老化、字迹褪色的档案要积极采取补救措施。 （四）非档案人员，未经许可不得入库房。 （五）保存的档案要进行科学分类、排列、编号，做到管理系统化、科学化。 （六）对借出的案卷应及时催还。 同时，要准备有关资料的收集、科学化。 （七）积极改善档案的保管条件，不断提高管理水平，维护单位档案历史真面貌。 （八）定期督促各部门将有关档案材料及时上交档案室保管。 工作汇报制度（一）工作汇报坚持“逐级汇报”制。 即各部门主管向办公室主任提交，办公室主任向主管领导汇报，一般情况下不得越级汇报。 （二）汇报内容主要是各部门工作的进展情况；领导安排的临时性工作完成情况；外出参加会议、培训的情况；各部门目标实施情况及存在的问题，对工作的看法及建议；其它需要汇报的内容。 （三）一般情况下，各部门主管应每月主动向主管领导汇报一次全面工作。 根据需要，也可随时召开会方议，以便了解情况，安排工作。 上级会议精神的汇报最迟不得超过上班后三日。 （四）每天晨会由会议记录员先汇报前一天下午的工作问题。 （五）每年的7月中旬、11月中旬，各部门主管要对上半年工作和年度工作进行总结和计划；每月的28日提交月工作总结和计划。 （六）凡因工作不汇报，造成影响和损失的，将追究当事人的责任，并视情节轻重做出相应处理。 传真管理制度（一）传真机指定1人管理，负责收发及传递工作。 （二）传真机管理人收到所传真应及时有效的传递给相关负责人，不能自行判断是否有用然后二次利用。 （三）合同类传真相关负责人用完后，全归到办公室存档。 （四）业务类传真各相关负责人可以自行保管，以备后用。 （五）培训、会议类传真进行分类和保存。 （六）其它传真其它传真办公室（档案室）保留至少三天方可进行筛选，把无用传真归到传真机管理人那进行二次利用。 安全卫生管理制度（一）办公室负责对卫生、安全、防火工作进行检查、监督、管理。 （二）公司各部门的安全由各部门主管负责，各部门应严格按照安全制度规定存放与使用易燃、易爆、易腐蚀等物品。 危险品、有害物品必须由专人负责保管，使用人员向保管人员领用，并做好领用手续。 （三）公司各部门应经常检查水管、水池是否堵漏，一经发现立刻清理，防止室内无人出现漏水等严重的突发事件。 如出现事故一经发现，由部门主管负全责。 （四）公司各部门强化用电安全管理，不准超负荷用电，定期检修用电设备设施。 （五）禁止在公司吸烟、喝酒、聊天、打瞌睡，不得做与工作无关的事。 （六）各部门要保证室内清洁，物品摆放整齐；每天上班前5分钟要完成清扫、工作，并注意卫生保持；室内不得存放与工作无关的物品，不得在室内张贴悬挂各种物品。 （七）总经理办公室卫生由办公室指派专人负责。 责任人每天上班前5分钟完成清扫，室内物品摆放整齐，饮用水保证供应。 如责任人有事，应提前向办公室主任报告，避免出现漏岗。 （八）会议室卫生由办公室指派专人负责。 责任人每天上班前5分钟完成清扫，室内物品摆放整齐。 如责任人有事，应提前向办公室主任报告，避免出现漏岗。 （九）办公室指定人员负责每天淋植物和花，保持好植物和花的正常生长。 （十）要增强安全意识，严禁在走廊及办公室私接电源、使用明火。 （十一）最后一个离开公司的工作人员必须随时负责关闭所有办公设备，锁好门窗，关闭电源、水闸。 （十二）上班期间，室内存放的贵重物品责任人自己保管；下班及节假日不得在办公室内存放钱款及贵重物品。 如有丢失自行负责。 宿舍管理制度（一）为使员工宿舍保持良好的清洁卫生，整齐的环境及公共秩序，使员工获得充分的休息，以提高工作效率，特制定本办法。 （二）公司员工因个人无适当住所或住所到公司的交通不便且不具有不良嗜好的，可以申请在公司集体宿舍住宿。 （三）本公司为员工提供住宿（住宿人员为公司现编制内人员），若员工离职（包括自动离职、被解聘或除名）时，必须于员工离职之日起三日内迁离宿舍。 （四）员工宿舍设立管理员，其工作任务如下1.监督管理一切内务，分配清扫，保护整洁，维持秩序，水电煤气及宿舍人员管制。 2.监督值班人员维护环境清洁及门窗关闭。 3.有下列情形之一者，应及时通知公司主管；1）违反宿舍管理规定，情节重大。 2）宿舍内有不法行为或外来火灾。 3）员工身体不适以至病重，同时应通知其亲友并及时送医。 4）其它特殊情况，管理员无法及时处理时。 （五）宿舍员工必须按时就寝，休息时间不得大声喧闹或发出大的噪声。 （六）宿舍员工不得擅自调换房间内公共财产物品。 宿舍员工离开住所必须关好门窗，锁好房门或大门。 （七）宿舍内不得擅自加装使用电量大的电器，禁止使用电炉，不私接电路；不得在公共走廊、楼梯及其他公共场所堆放物品，不得随地吐痰、乱倒垃圾，不得在室内饲养牲畜，严禁将杂物剩饭等倒入厕所及排水管道，严禁向窗外泼水、乱倒杂物。 （八）集体宿舍建立值日制度，值班者负责责任区公共卫生、水、电设备状况。 注意宿舍安全，严禁携入易燃易爆物品，及时排除安全事故隐患。 （九）宿舍员工注意搞好宿舍卫生，起床后被单要叠放整齐；必须爱护房内所有公共财产（物品），如房内公共物品被人为损坏的，必须明确责任人，否则将由现住人员共同承担赔偿责任。 （十）员工不得留宿非公司人员，特殊情况须报公司备案并获批准后方可留宿，不得在宿舍内有酗酒、赌博、色情、吸毒或其他违反国家法律法规的不良行为。 对违反管理规定的人员，及进批评教育、提出警告；对多次不改者，公司可予以处罚，乃至逐出宿舍。 （十一）员工离开宿舍或晚上睡觉时，必须关好门窗及煤气、水、电等，做好防火、防盗等安全防范。 如因疏忽公司财产被盗或毁损的，相关责任人照价赔偿，责任不明确的由现住人员共同承担赔偿责任。 （十二）离职员工迁离宿舍时，必须做好移交工作，如有物品丢失或损坏的照价赔偿。 （十三）员工宿舍，公司领导将不定期巡查，任何人不得拒绝并必须听从指示。 （十四）注意处理好与小区群众以及门卫的关系，不与他人发生冲突，保持公司良好对外形象。 空调使用管理制度为了切实贯彻节约用电，降低能耗，按需使用原则，也为更科学合理地使用空调设备，延长使用寿命，切实保障空调能发挥其应有的作用，更好地为广大员工提供良好的办公环境，现将公司空调的使用规定如下（一）空调使用实行“专人负责制”，各部门指定空调使用的负责人，主要负责掌握空调的使用时间，管理所属空调的正确使用，避免人为损坏，以保证空调能发挥其应有作用。 （二）夏季室内温度在28以上，可使用空调，空调温度应设定在2528之间，有电扇的办公室同时开启电扇（夏季室外最高气温达到33以上可以开启制冷，由于公司没有室外温度计，以室内温度28为限，超过28可以打开空调，据有关部门确认，一般室内温度与室外温度大多是5度的温差）。 上午930以前不得打开空调，每天下班前30分钟要及时关闭空调和电源，坚决杜绝开窗使用空调现象，其余时间（晚间、阴雨天等）不得开启空调。 （三）冬季室内温度在1以下，可使用空调，空调温度的设定最高不能超过18。 （四）夏季使用空调器时室内机应选择接近水平方向送风，冬季使用空调器时应采用向斜下方送风，这样有利于使整个房间的温度尽量达到均衡。 （五）由于办公室内电脑数量过多，造成温度持续升高，控制在26是最佳温度，延长电脑使用寿命，提高工作效率。 （六）任何人不得因个人的所处办公室的位置不同或者个人的冷热情况干涉空调的开启温度或者是关闭，违者根据办公室管理规定处理。 （七）在规定的空调开启温度以外不准使用空调。 （八）由于空调的使用开启不当，造成空调损坏或不能正常运行，要追究其使用者的责任。 （九）全体员工必须增强节约用电、安全用电意识。 任何人不得随意开启空调外壳，不得私自拆装空调及电源开关，不得随意在空调线路上乱接线，不得让外来人员随意开启空调。 员工工服管理办法为规范管理，体现公司的整体形象和员工的精神面貌，凡是本公司聘用的员工，公司为员工配发一套工作制服。 （一）制服的管理1.凡公司员工一经试用满一个月后，公司为其定制一套制服；2.上班时间没有穿制服（工作服）上岗者每发现一次，罚款10元，累计计算，每月由办公室报财务部从其工资中扣除；3.制服一经发放，即归个人永久使用，员工离职时公司按时间收回部分折旧费；4.试用期员工着装须与公司制服相似，最好穿着正装。 （二）费用支付员工制服购买费由员工个人和公司各承担一半费用，一年后公司退还员工个人支付的制服款。 （三）员工离职制服折旧办法1.员工在公司工作未满半年，申请离职的，其制服不计算折旧费，从其工资中扣发公司支付的制服款；2.员工在公司工作满半年未满一年，申请离职的，其制服按月计算折旧费；3.员工在公司工作一年以上，申请离职的，不扣发制服款；4.由于公司原因解聘的员工，离职时不扣制服款。 （四）本制度从下发之日起执行，解释权归办公室。 邮件管理制度（一）邮箱管理公司邮箱由指定人员管理，负责每天于9: 00、11: 00、14: 00、17:00四次定时查看和保存。 1.如遇特殊情况应适当增加查看邮箱的频率，以保证工作效率。 2.现阶段公司主要对外邮箱xatzmining120.，xatianzhousohu.。 3.培训部邮箱由培训部部长负责管理。 （二）邮件管理对收发邮件进行详细的时间、类别划分，建立文件夹保存在邮箱管理人电脑里（注意重要文件的保密工作）。 1.对重要邮件、特殊邮件要及时查看并反馈给相关收件人员。 2.不能确认的邮件应及时提交办公室进行确认。 3.对于收到的有效邮件必须进行回复，以便对方得到邮件到达确认。 4.对于发送的邮件，一定要确认对方收到为止。 5.对于收到邮件对方有明确时间要求答复的，邮箱管理人员一定要跟踪到底，保证答复及时。 （三）严格按照邮箱管理流程图处理。 （四）未经允许，不可私自将邮箱用户名和密码告之其他人员。 （五）定期备份邮件至安全位置。 值班制度（一）值班人员不迟到不早退，下班后按要求关闭所有电源，锁好门窗。 对整个公司进行安全检查，注意防火防盗。 凡由于工作失误造成损失者，将严肃处理。 （二）值班时间不得离岗，不做私事；非工作人员，末经许可不得进入公司。 （三）请使用指定计算机工作。 （四）要登录网上