项目七展出现场服务与管理PPT课件

会展实务 作者 张金祥重庆大学出版社 教学支持资源 电子教案 第七章展出现场服务与管理 第一节布展期间的服务与管理第二节开幕式第三节展出现场的咨询服务与协调第四节突发事件管理第五节展品安全管理第六节配套活动的组织第七节撤展期间的服务与管理 第一节布展期间的服务与管理 布展是指展览会开幕前的现场布置与筹备工作 通常在开幕前几天 参展商进入展出现场为自己的展位进行布置与搭建工作 而办展机构对展出现场公共区域进行布置 一般展览会的布展时间在1 4天之间 但展览会规模的大小对布展时间有一定的影响 展览会规模越大 布展时间就越长 不同题材的展览会 布展时间长短也不相同 主要取决于展览会题材及展品的复杂程度 如汽车展和大型机械设备展览会可能需要一个星期的布展时间 而消费品展览会的布展时间通常只需1 2天 一 布展 布展对参展商来说 参展商需凭合同及其它有关证明到展出现场报到 付清各种款项 领取相关证件 办理入场手续后 在办展机构规定的时间内对自己的展位进行搭建 布置和将展品陈列在展位上等展位布置工作 而对办展机构来说 则必须对展出现场环境进行布置和对参展商的有关工作进行全面协调和管理 办展机构是布展期间服务和管理的提供者 二 组织机构提供的服务与管理 在布展期间 展览会组织机构通常有以下几项工作要做 1 办理有关报批手续2 场馆布置3 展位搭建与协调4 现场施工管理和验收5 组织相关部门现场办公为参展企业提供服务6 预展 1 办理有关报批手续 根据我国对展览会的管理规定 办展机构在招展工作启动之前就要向当地工商部门申报 并得到批准 在布展之前则需要向消防部门报批 如果是国际性展览会 需要向海关办理境外展品入关和监管手续 如果展览会需要公安部门给予协助的 办展机构还要上报公安部门 另外 办展机构还需要提前与展览会指定搭建商和展品运输代理进行充分的协调和沟通 共同交流对展出现场环境布宣和展位搭建的创意 意见和建议 及时解决展品运输过程中出现的各种问题 避免出现现场布展格调不统一或展品迟迟未到等现象 如果展馆位于城市中心地带 有些城市还需要办理外地车辆通行证以方便外地企业运送展品到展出现场布展 2 场馆布置 在参展企业进入场馆布展之前 办展机构根据各参展企业租用展位的数量 面积和位置等具体情况 将展位平面图交给展位搭建企业 搭建企业在规定的时间内将标准展位搭设完毕 同时还要制作参展企业的楣板 并将其安装在准确的展位上方 如果是国际性展览会 参展企业楣板要用中英两种文字 这样方便国外参展企业查找自己的展位 另外 对那些只需要空场地的 办展机构按照各参展单位租用的场地面积和具体位置 划出每一个参展单位的租用的场地面积和具体位置 这项工作涉及到每一家参展企业租用展位的具体位置和面积的大小 办展机构要认真仔细 一丝不苟 要按照事先对参展商的承诺如实办理 任何参展企业都必须在规定的范围内进行布展 不允许挤占公共空间 否则 既不可能顺利通过消防部门的检查与审批 也会妨碍行人通行 3 展位搭建与协调 除了一些特装展位由参展商自己搭建以外 标准展位的搭建则需要办展机构负责 不管是标准展位还是特装展位 办展机构都要监督所有的搭建商都必须按照展览会的规定进行施工和搭建 现在许多大型展览会都对特装展位实行预先审批制 办展机构现场工作人员要随时对其进行监督 检查 一旦发现参展企业在施工中与报批的展位设计图纸和施工方案不符 而且存在安全隐患和影响整体展出效果时 必须及时告知停止施工对新的设计方案进行修改或按原来的设计施工 另外 参展企业在布展过程中随时都会遇到各种问题或困难 并要求办展机构现场工作人员给予协助解决 这时 工作人员要根据参展企业的各种要求 有针对性地提供相关服务 注意协调展馆与参展商在场地 用电以及参展商将展品运抵展出现场时可能遇到的开馆时间 地面负荷限制等矛盾 多个展位同时施工可能出现冲突 办展机构工作人员应该根据展位的位置 参展商的实际要求和施工等情况 公正 合理地协调各方工作 4 现场施工管理和验收 办展机构要派出专门人员管理各搭建商的现场施工 如展位楣板的制作 安装和核对 现场用电 用火 噪声 展位高度控制 电线 电缆或水管的安装和走向 灯光的设计和使用 特装展位材料的防火性能 展位之间通道宽度的控制 重型机械设备的地面承重控制 标准展位的相关设施配置等都要及时进行查验 避免施工现场秩序混乱和出现安全隐患 监督现场清洁和布展垃圾的处理 所有的展位布置完毕以后 办展机构工作人员还要陪同消防和安全部门对所有的展位进行一次全面系统的检查 保证展出现场符合消防和安全要求 彻底清除展出现场可能存在的安全隐患 5 组织相关部门现场办公为参展企业提供服务 一些大型展览会组织机构都会邀请如海关 安全保卫 场馆以及各展览会服务机构进驻现场 以便给参展企业提供及时高效的服务 如果是国际性展览会 海外参展的展品必须办理海关通关手续 对于所有海外参展展品 海关要进行现场开箱查验 并对其进行监管 没有海关的允许 所有海外展品均不得随意带出展览会展出现场 就展品的安全保卫来说 通常情况下 在闭馆到开馆这一时间段的展品安全由办展机构负责 而开馆时间内的展品安全则由各参展企业自己负责 目前 在国外许多展览会都会对展览会就展品和人员安全向保险公司投保 而我们国内 展览会投保还不是很普遍 6 预展 大型展览会 当参展商布展一切就绪 常常会在正式展出前的一段时间或前一天进行预展 政府部门领导和办展机构负责人亲临预展现场做展出前的最后检查 如果发现问题 设法做最后的补救和调整 上述布展和预展工作结束以后 展出现场布置就已经基本就绪 办展机构就可以按计划举行展览会开幕式 对外正式宣布展览会开幕了 如果有党和国家领导人或重要贵宾来参观展览会 还要对整个展出现场进行封馆 任何人不得随意入内 第二节开幕式 展览会开幕式是一个展览会展出活动的正式开始 也是展出期间的一项较为重要的活动内容 是办展机构用一种隆重的仪式向社会各界宣布展览会正式开幕 开幕式效果的好坏直接影响到参展商和观众对展览会的第一印象 因为开幕式涉及到的层面很多 事务也很复杂 需要办展机构事先进行周密地部署和仔细地筹划 1 开幕式现场的检查与安排 开幕式现场的检查与安排主要是对开幕式现场布置和相关设备的最后检查以及对安全保卫与其它活动参与人员的安排和管理等工作 开幕式开始前办展机构工作人员一定要按照开幕式的原定设计方案 对各种设备及参与人员进行详细的检查 确保开幕式的顺利进行 在开幕式开始前要根据邀请嘉宾人数的多少和级别 做好贵宾室的安排 供参加开幕式的贵宾休息之用 贵宾室的数量要以参加开幕式贵宾人数而定 对高级别的贵宾或领导人要单独安排一间贵宾室 在贵宾室内 办展机构要安排一定数量的服务人员分别负责贵宾签到 题词 戴胸花或贵宾签 送茶水和热毛巾等服务工作 另外 还要做好贵宾的迎接与引导工作 在开幕式现场 办展机构还要做好车辆停放 安全 保卫 消防以及开幕式现场气氛烘托等工作 营造出与展览会定位相适应的热烈而隆重的气氛 2 开幕式的时间和地点 展览会开幕式的时间和地点要提前作好安排并通知到有关方面 展会开幕的时间一般不宜太早 太早了不利于参展商进场准备和出席开幕式的嘉宾按时到场 开幕式持续的时间也不宜太长 太长了会让等待进场参观的观众产生厌烦情绪 开幕式地点一般安排在展出场馆前的广场上 这样更方便有关人员在开幕结束后入场参观 如果开幕式上安排有一些表演活动 要注意适当安排好表演的时间和地点 使表演和展会开幕式交相辉映 相得益彰 3 出席开幕式的主要嘉宾 事先落实嘉宾名单 事先做出安排嘉宾台上的位置 展览会开幕式一般都会邀请一些行业主管部门官员 行业协会与商会的领导 外国驻华机构代表以及其它有关人员作为展览会开幕式的嘉宾 一旦他们出席开幕式 办展机构就要派专人负责接待 如有必要 还要配备专门的服务人员或者翻译 4 开幕式的程序 开幕式可以用多种方式来举行 如鸣放礼炮 嘉宾剪彩 领导讲话等 目的是制造气氛 扩大影响 如果是鸣放礼炮 要事先安排好布置礼炮的地点和鸣放礼炮的时机 如果是嘉宾剪彩 要安排好剪彩嘉宾 并安排相应的礼仪小姐 如果是领导讲话 要准备好讲话稿 安排好现场摄影人员摄影 展览会典型的开幕式程序是由工作人员引导嘉宾至主席台 主持人宣布开幕式开始 介绍嘉宾 请有关领导或嘉宾相继致辞 剪彩 开幕式结束后并请各位嘉宾和展览会观众进场参观 隆重的开幕式还有表演 燃放烟花 开幕酒会等节目 5 开幕式讲话稿和新闻通稿 展览会开幕式讲话稿和新闻通稿是办展机构对外宣布展览会正式开幕的 宣言 而新闻通稿则是各新闻媒体报道展览会的主要依据和参考资料 新闻通稿写得好与不好将直接关系到媒体和记者对展览会的印象 也会影响到媒体和记者对展览会进行报道的积极性 所以办展机构要认真准备 6 媒体接待与管理 许多展览会组织机构一般会在展览会开幕前举行一次新闻发布会 向媒体通报展览会的筹备情况 并告诉社会各界展览会将按计划如期举行 展览会开幕前 办展机构要主动与有关媒体取得联系 为召开新闻发布会或邀请媒体记者对展览会开幕现场和展出现场进行采访和新闻报道做准备 办展机构可以引导不同的媒体从不同的侧面对展览会进行连续或跟踪报道 以提高展览会的社会知名度和扩大展览会的影响力 第三节展出现场的咨询服务与协调 展出意味着参展商营销自己产品和宣传自己企业形象正式开始 办展机构作为展览会的组织者一般会在展出现场设立展览会现场控制中心 总体监控和协调整个展览会的进行 以便随时处理各种问题 投诉和突发事件 为参展商提供展出现场的咨询服务与协调工作 展出期间的现场工作很多 也很复杂 涉及面很广 展出现场的咨询服务与协调工作主要由办展机构提供 但各展览会服务机构也参与其中 因此 一定要事先周密布置 仔细安排 确保每一项工作都有专人负责 责任分明 分工协作 共同管理好展出的现场各项工作 一 参展商的展位工作 在展览会正式展出期间 参展企业在自己的展位上主要有以下5项工作要做 1 参展商的展台接待工作2 宣传资料和纪念品的发放3 业务洽谈工作4 展品演示及现场销售5 展台记录和市场调研 二 办展机构的现场咨询服务与协调工作 为了维护展出现场的正常秩序 保证整个展览会各项工作的顺利进行 办展机构作为整个展览活动的主要责任者主要做好以下8项工作 1 专业观众登记2 展览会资料的发放工作3 展览会证件与门票管理工作4 展出现场秩序管理5 开展参展商和观众意见调查 做好信息的收集6 知识产权保护7 闭幕准备工作8 提供其他关联服务 第四节突发事件管理 紧急医疗 火灾防范 卫生问题 自然灾害 恐怖袭击 游行示威 第五节展品安全管理 展览会展出现场人流多 存在许多潜在安全隐患 展品的安全保卫就是其中之一 展出期间的安全保卫工作主要是防止可疑人员进入展出现场 消除各种安全隐患 保护参展商和观众的人身安全 防止展品丢失和被盗 展览会消防安全保护 防止展台记录及其它秘密资料或情报被非法窃取或合法套取 协助参展商处理一些安全保卫方面的工作等 一 配备安全设施和保卫人员 加强充实安全保卫力量 包括聘请足够的保安人员或请求公安部门协助 所有的安全保卫人员不管是专职的还是临时聘用的 不管是有经验的还是缺乏经验的 都应该在会展活动前接受 展前培训 并要了解现场设施 每位安全保卫人员要明确职责 熟悉环境 必须时刻保持高度警惕 注意观察 提防可疑人员 特大型展览会非常需要将观众人数控制到最低限度 因为人越多安全保卫越困难 应尽量控制参观者人数 可以采取分时段 分批次等手段凭胸卡或入场券入场参观 新型展出场馆都安装安全保卫设施 对于规模大 展品价值昂贵的展览会 安装电子监视系统是一个较好的选择 防盗警报和闭路电视效果很好 但是使用投入费用大 所以不少会展活动 由于预算太紧而不能使用电子监视设备 晚间配备警犬巡逻也特别有效 二 展品的安全管理 展品的安全保卫涉及到展品进场布展 展出参观 闭馆和撤展这四个阶段 其中 展品进场布展和撤展是最关键的阶段 因为在这两个阶段 馆内人员多 比较复杂 另外 展品涉及到多次交接和搬运 许多人员有机会接触到展品和工作用品 参展商必须遵守展览会的一系列安全规定 并严格按规定办事 在展出期间 展览会服务机构要有专人负责检查展架 设备状况 随时维护修理 参展企业每天闭馆时要仔细检查自己的展位 关闭电源 这样不仅是为了防止事故 也可保证展位设施的正常工作状态 离开展位一段时间里 参展商必须要有人代替照顾展位 这样 展位便不会出现无人照顾看管的现象 第六节配套活动的组织 展览会相关活动的组织是在展出期间举办的各种展览会辅助活动 比较常见的配套活动的有论坛 新产品推介会 技术交流会 研讨会 比赛 娱乐活动和各种表演等 它们是展览会的有益补充 一般办展机构都要积极安排和协调 以保证展览会取得更好效果 一 开幕式或闭幕式酒会 开幕式或闭幕式酒会是展览会的一项重要公关活动 其目的主要是促进办展机构与参展商 行业领导和其它有关各方面的关系的作用 开幕酒会的时间一般安排在展览会开幕当天中午或晚上 举行开幕酒会 办展机构要事先安排好酒会举办地点 时间 酒会的方式 出席酒会的人员范围 酒会的标准等 一般来说 出席酒会的人员都要包括出席开幕式的领导和嘉宾 办展机构的领导和代表 行业协会和商会的领导 参展商代表 行业主管部门官员 新闻媒体 工商管理部门的代表 有关外国驻华机构代表等 办展机构都要事先对他们发出正式邀请 派专人跟踪落实他们到会情况 闭幕酒会则是宣告展会举办成功和顺利结束 可参照开幕式酒会程序进行 举办闭幕酒会的已不多见了 二 技术交流会或研讨会 技术交流会或研讨会是根据展览会所涉及的