采购作业流程

文件号: WIT-PR-01版本号：A上海慧桥电气自动化有限公司 PAGE页数: 5/5DOCUMENT TYPE文件类型: 采购部程序文件TITLE 标题: 采购作业流程 Proprietary Note: The information contained in this document is considered to be confidential material proprietary to Witjoint Company and is solely for information purposes. The information shall not be used by anyone other than Witjoint Company to design or construct any of the items depicted, nor shall it be disclosed, duplicated, or copied for any purpose, nor made available to any third party without the prior written consent of a Witjoint Company.所有权注意事项：本文件的信息属机密信息，仅作信息参考之用，其所有权归慧桥。非慧桥人员不得使用这些信息来设计或建造任何本信息所描述的项目，也不得出于任何目的透露、复制或拷贝这些信息，未经慧桥官方事先的书面许可不得向任何第三方提供这些信息。REV版本PREPARED BY 起草人 INSPECTED BY 核准人APPROVEDBY批准人ISSUE DATE 发行日期A 宫文学 1.0目的为了规范和完善采购作业程序，确保物料的采购得到合理、有效的管控，特制定本作业流程。2.0范围适合所有物料的采购、报关、采购入库及不合格品退货的过程实施。3.0职责与定义3.1副总经理负责付款申请单与其他大金额订单或者合同的最终审批工作；3.2采购部经理负责采购订单、采购合同的最终审批及付款申请单的核准工作；3.3采购专员负责所有物料采购经办、下单、进度跟催及于供方沟通和管理工作；3.4物流部仓库负责物料数量的验收、按指令将不良物料退给供方、对供方交期、交量进行考核、统计工作；3.5工程技术部所有物料的图纸资料及产品BOM资料与材料定额的及时、准确的提供；对采购过程中新开发物料进行样品确认与评估。4.0第三方产品采购作业程序4.1负库存采购专员每周拉出两次负库存，然后根据负库存及销售部下达的相关销售合同进行综合整理，确定物料或者产品供应商，与供应商确定价格、交期、运输方式、付款方式等相关信息。4.2下单采购专员根据负库存和相关销售合同的相关数据，和相对应的供应商签订采购合同，根据采购合同在ERP系统中录入对应的采购订单，同时在ERP系统的采购订单备注栏中备注对应的销售订单号码，最后在部门产品进度表中录入相关数据。4.3采购合同和采购订单审核采购专员把ERP系统中的采购订单打印出来，连同采购合同一起交由采购经理进行审核，并在ERP系统中同时审核。采购合同及采购订单必须进过部门经理审核完签字后方可传给供应商确认，否则视为无效合同或订单。4.4采购合同和采购订单的回传确认采购专员负责把审核完毕的采购合同/订单传真给供应商进行确认，并要求供应商在最短时间内予以签字盖章确认回传。4.5采购合同和采购订单的归档整理采购专员负责把供应商确认回传后的合同/订单进行整理归类，并放入相应的文件夹中按照订单编号予以归档。4.6催货及交期跟踪确认采购专员在交货期间应时时保持与供应商的沟通，确保随时知道产品的最新情况，并且把产品最新交期情况及时通知相关销售，以便销售回复客户。采购部经理定期、不定期对采购专员的跟催情况、文件相符性进行检查，并对异常情况按公司有关规定进行处理。4.7清关报关供应商产品生产完毕后，采购专员索取相关单据后第一时间提供给进出口公司，要求进出口公司迅速报关。报关过程当中应提供给进出口公司比较完整的单据，并且在HS编码归类问题上做好充分协商，既要保证产品顺利报出，又要严格控制我司应缴关税。并且尽量保证正常产品报关清关3-5个工作日，特殊产品和需要查验的产品报关清关5-7个工作日。4.8入库采购专员每周周五之前应该把下一周到货需入库的产品从ERP系统中拉出，做一张下周采购预计进货表，并且在周五之前把采购预计进货表发给物流仓库相关人员，确保产品到库后仓库人员方便在第一时间整理入库。采购专员需对仓管员反馈在收料入库过程中出现的异常问题进行协调与处理，必要时，与供方沟通、处理。4.9发货产品合格入库后，采购专员应该第一时间通知相关销售人员，并且配合仓库人员做好产品的发货工作。4.10直发在产品体积庞大、重量过重或者客户要求交期紧急的前提下需要直发的，采购专员应提前和销售人员确定直发的数量、方式、地址、联系人等相关信息，并且把这些信息第一时间通知到货代或者供应商处，请货代或者供应商安排直发。产品直发送到后，请货代或者供应商把客户签字确认的收货签收单提供给我司，采购专员拿到收货签收单后，把相对应的收货签收单单号录入产品进度表中，并且把收货签收单按照供应商分类归档。4.11付税国外进口产品在报关清关过程中需要交关税和增值税，由进出口公司在第一时间代为垫付，进出口公司垫付完毕后，把复印件传真至我司，采购专员拿到税单复印件确认金额无误后，在2天之内把进出口公司代为垫付的各项税单及时申请款项，付至进出口公司指定账户。然后催促进出口公司及时把关税和增值税正本原单快递至我司，采购专员拿到税单原件后整理统一送至财务部做账或者抵扣，并请财务部门做签收单。付款申请必须由相应采购专员填写，部门经理审核，最终副总批准。4.12结算国外进口产品在报关清关过程中会产生代理费、报关费、运输费及其他各项杂费，这些费用全部由进出口公司统一代为垫付，每个月10日之前采购专员要求进出口公司出具一份上个月结算明细，然后仔细一一核对结算明细各项金额，确认无误后请进出口公司统一开具发票，然后填写付款申请，及时付清进出口公司代为垫付的各项费用。结算工作必须在每个月10日前全部做完，不得拖延。结算付款申请由采购专员填写，部门经理审核，最终副总批准。4.13付汇国外进口产品入库后，根据与供应商签订的付款天数，及时把货款付给进出口公司，然后通过进出口公司及时付汇，进出口公司付汇完毕后必须提供付汇水单凭证，采购专员拿到付汇凭证后及时提供给财务部做账。在付汇过程中采购专员必须在中国银行官方网站上查询当日汇率，然后按照合适的汇率计算出人民币的价格付给进出口公司，每个月10日进出口公司把上个月所付汇的全部款项进行整理，然后提供给采购专员，采购专员根据进出口公司提供的上个月付汇款项，并且结合进出口公司提供的付汇水单凭证，进行多退少补作业。但是必须每个月付汇必须结算一次。付汇申请由采购专员填写，部门经理审核，最终副总批准。5.0 MRO产品作业程序5.1询价采购专员在接到销售部提供的询价BOM时，应与销售部做好及时沟通，确保产品的品名、规格型号及数量的正确及准确，并且保证每个产品至少询三家以上的价格，在询价过程中应与供应商谈好价格、交期、付款方式、运输方式、运费、票据、交货地点等信息。然后采购专员综合考量，把价格最低、交期最短、付款方式最有优势的供应商价格提供给采购部经理，经过部门经理审核后，加上我司的利润点后报给销售部确认。5.2稽核供应商若为新供应商，并且所涉及的采购金额较大，采购部必须组织相关人员对供应商进行稽核，对供应商的硬件软件进行综合考察，例如生产环境、生产能力、生产设备等，并且填写供应商调查表，未经稽核通过供货单位不能列为合格供应商，更不能录入ERP系统。5.3新增供应商新的合格供应商，采购专员必须请供应商提供营业执照、税务登记证复印件和付款信息，然后报部门经理审批，部门经理同意后并在ERP系统中录入相关供应商信息。采购专员应负责把供应商提供的营业执照、税务登记证和付款信息等资料进行整理并且归档保存。5.4下单采购专员根据销售部门的反馈信息，若客户同意我司报价，请销售部门在ERP系统中录入相应的销售合同/订单，采购专员根据销售部门提供销售合同/订单在ERP系统中录入采购订单，下单给确定下来的供应商，并填入价格、交期、付款方式及天数等相关信息，同时在采购订单备注栏中备注对应的销售订单号码，最后在部门产品进度表中录入相关数据。5.5采购订单审核采购专员把ERP系统中的采购订单打印出来，交由采购经理进行审核，并在ERP系统中同时审核。采购订单必须进过部门经理审核完签字后方可传给供应商确认，否则视为无效合同或订单。5.6采购订单的回传确认采购专员负责把审核完毕的订单传真给供应商进行确认，并要求供应商在最短时间内予以签字盖章确认回传。5.7采购订单的归档整理采购专员负责把供应商确认回传后的采购订单进行整理归类，并放入相应的文件夹中按照订单编号予以归档。5.8催货及交期跟踪确认采购专员在交货期间应时时保持与供应商的沟通，确保随时知道产品的最新情况，并且把产品最新交期情况及时通知相关销售，以便销售回复客户。采购部经理定期、不定期对采购专员的跟催情况、文件相符性进行检查，并对异常情况按公司有关规定进行处理。5.9收货入库采购专员每周周五之前应该把下一周到货需入库的产品从ERP系统中拉出，做一张下周采购预计进货表，并且在周五之前把采购预计进货表发给物流仓库相关人员，确保产品到库后仓库人员方便在第一时间整理入库。采购专员需对仓管员反馈在收料入库过程中出现的异常问题进行协调与处理，必要时，与供方沟通、处理。采购员需要求供方按照我公司要求填写规范、完整、准确的送货清单，若为客户急料，采购专员须于供方送货到厂前1小时通知仓库主管做好收货准备工作，若供方晚上送货，采购专员须于供方送货到仓库的当天下午下班前通知仓库主管，以便仓库主管安排仓管员加班收货。供方送货到厂后，由仓库仓管员依据采购预计进货表对来料进行数量点收，对品名、数量、规格型号不对的，不符合包装要求，未标注物料号，没有送货清单的一律拒收。5.10发货产品合格入库后，采购专员应该第一时间通知相关销售人员，并且配合仓库人员做好产品的发货工作。5.11直发在产品体积庞大、重量过重或者客户要求交期紧急的前提下需要直发的，采购专员应提前和销售人员确定直发的数量、方式、地址、联系人等相关信息，并且把这些信息第一时间通知到货代或者供应商处，请货代或者供应商安排直发。产品直发送到后，请货代或者供应商把客户签字确认的收货签收单提供给我司，采购专员拿到收货签收单后，把相对应的收货签收单单号录入产品进度表中，并且把收货签收单按照供应商分类归档。5.12付款产品入库或者直发后，请供应商及时提供发票，采购专员收到发票后，应及时予以整理，按照签单前谈好的付款条件予以按时付款。尽量减少款到发货的方式，以规避公司承担的风险；如果是货到付款或者月结的，由采购专员填写付款申请单，并在付款申请单上写明所付款项对应的采购单号、金额等信息，由采购经理审核，最终由副总批准。6.0 资料保全采购部对工作产生的表单进行归档保管，不得缺失；采购经理和稽核小组不定期抽查，包含但不限于以下表单：供应商资料、询价单、采购订单、收货签收单、采购预计进货表及产品进度表，以备对账时提供给财务人员及其他相关人员审查。7.0处罚规定7.1 对未按本流程规定时间内完成作业的，处罚责任人100元/次。7.2 未办理有效手续进行采购的，处罚采购专员300元/单，若因此而给公司造成经济损失的，按赔偿管理制度处理；确有特殊先采购后补单的，只限小额、少量物料，且当天必须完成补办手续，违者处罚100元/天，直至完成补办手续为止。7.3 对不按照规定流程交上级审核、审批的，处罚责任人200元/单。7.4采购预计进货表未及时下达给相关部门的，处罚责任采购专员100元/单。7.