采购员岗位职责规定-采购员岗位职责.docx

采购员岗位职责规定:采购员岗位职责一、负责编制采购合同，进行物资采购。1、根据采购计划单和询价单，起草采购合同，传真给供方，进行合同审批。2、供方盖章确认回传后，根据采购管理办法进行合同审批。3、采购合同审批完毕，方可正式盖采购合同章后传真给供方，并电话通知供方查收。1、合同审批程序按照物资采购管理办法要求执行。2、在与供方沟通中若发现交货期不能满足我方要求的，一定要与供方确定最快的交期，并上报延误给部门主管。3、合同订出后，在交到货前采购员必须进行合同货物催交，在催交过程中发现的异常要第一时间上报部门主管。二、物资到货后，报检入库。1、物资到货后，采购员确认到货物资，将其采购合同转换成报检单，然后打印，一式三份。采购员签名，将报检单及有关技术协议分发给原材料检验员检验，若紧急需在报检单上注明“紧急”字样。2、检验员检验完成签字，一联检验员留存，二联灯具仓库留存对账，三联交由当事采购员，采购员将报检单和合同附在一起将合格物品交由仓库入库，不合格物品给供应商进行退换。3、仓管对合格物资办理入库手续后，报检单、合同及入库单交由采购员签字确认，仓库最后将手续办理齐全的黄联入库单、报检单与采购合同返还给采购员，采购员登记台帐后将合同和报检单附一起存在采购合同档案中，入库单按供方整理存放。三、负责采购发票的催交。1、票货同行的，在物资入库后，采购员立即核对入库单和发票是否一致（供方名称、单价、总价、税率、数量、规格型号）。2、款到发货的，要求在货到十天内发票要上交到财务；货到月付的，要求货到二十天内欠票金额不能大于欠款金额；对于不能够及时到的发票，要及时打电话催用户开发票，确保发票的及时到位。3、收到发票的三日内采购经办人完成发票的审验工作，核对一致的发票确认签收；采购经办人将已审验合格的发票附入库单一起在个人发票登记本上登记，并在KIS系统“采购发票”模块中将本次发票和入库单核消之后交财务部，由财务部成本核算会计签收。4、采购经办人对及时全额收回所采购物资的发票负全责，若发生发票缺失、毁损，采购经办人应负责赔偿。四、负责对采购的不合格物资进行退换。1、市内采购的物资在进行入库检验时发现的不合格品（未办理入库），直接通知供方，由供方拉回退换或返修。2、对于在报检环节反馈的不合格物资，由采购员核实后反馈给供应商进行更换和退换手续的办理。五、负责采购台帐的登记。采购员每周集中在台帐登记表上记录本周内入库的元器件明细（供方名称、入库金额、入库单号）、付款金额、订出合同的录入、到货情况。六、整理供方资料，编制价格月报。1、适时填报物资采购现行价格表（补充）和常用器件新供方明细表（补充），经部门主管、经理，经营副总和总经理审核批准后下发给相关部门。2、每月依据上月物资采购现行价格表和本月下发的物资采购现行价格表（补充）编制、更新物资采购现行价格表,全面反映公司所用原材料的最新价格。经供应服务部审核、报总经理批准后，抄送相关部门。七、填写供方办款申请报批。1、本地办款一月一次，为每月25日。由采购经办人整理汇总每月付款供方和金额，上报部门经理审核确认，再交由总经理确认办款厂家和金额，逐级签字确认后，交财务部出纳安排付款。2、外地办款分货到月付供方和款到发货的，货到月付供方每月25日办款，款到发货逐级签字确认，总经理批准后，交财务部安排付款。所有需办款的供方由采购员书面申请，