饭店接待预定系统PPT课件

第六章预定接待系统 一 FoxHIS预定接待系统简介 二 散客操作 三 团体操作 四 其他功能 FoxHIS软件的预订接待系统功能强大 集成了预订 接待 查询 公关销售等功能 是FoxHIS系统中操作步骤最为复杂的一个模块 一 FoxHIS预定接待系统简介 1 客人的预定信息可以直接成为入住信息 减少等待时间2 设置宾客联房 可以多人一起结账3 自动识别回头客 存档客人信息4 提供实时房态表5 快速的检索功能 建立操作日记 二 散客操作 二 三 四 新建散客预定 散客登记 散客信息查询 散客其他操作 一 二 三 四 预定接待系统的主菜单总共包括七个部分 散客 团体 房类 房间 辅助 报表 其他 本系统所指的散客是一般零星客人 长住户客人的总称 二 散客操作 散客的基本操作有散客的预订 登记 信息查询与修改等 一 新建散客预定 一张散客工作窗口 也称客人主单 包含三部分的内容 主单信息 客人信息及附加信息 1 主单信息 反映了客人的姓名 证件 性别 单位地址以及该主单的来源 房类 房态 房价等主要信息 A区 B区 C区 输入界面说明 通过选择Alt 阿拉伯数字可快速将光标定位至屏幕的相应位置 单击 处或按F1键可得到帮助 单击日历样图标可编辑日期 灰色显示的输入栏为不可编辑栏 其内容由系统自动赋予 A区 客人主要信息栏 可输入当前客人的 姓名 证件 性别 单位 地址 等主要信息 1 标识 是第一次保存客人资料时电脑自动生成的客人流水号 别名 即客人的其它称呼 当你输完客人姓名后 按回车 系统将自动生成一个别名 若输入的姓名在特别提醒档案 当前客人档案或客史档案中出现 系统将自动在屏幕中显示 按回车键可将其证件 单位地址等信息自动弹出 以已达到快速入住的目的 2 证件 要求输入各类证件的代码 如身份证 护照等 编号 该证件的号码 如果输入的是正确的身份证编号 则客人的籍贯 性别 生日等项将自动显示 如有记录 提醒 输入有误 系统将提示 身份证不正确 VIP 本系统可事先设置多种VIP类别 本项设定后在查询客人信息时即可通过相关的指示灯识别其为VIP客人 保密 选择该项后 在查询客人信息时也可通过相关的指示灯识别其为保密客人 注意 客人信息输入出现下列情况之一 则该客人离店后其信息将不进历史档案统计 姓名 为空值或 NONAME 编号 与 证件 同时为 或空值 单位 与 地址 同时为空 5 来源 客人的来源代码 用于统计 客人来源表 单位号 若当前入住客人为协议单位客人 则可在此选择其单位号 选择正确的单位号后 屏幕将自动弹出单位名称及相应的协议号 6 到达 特要 本主单的特殊要求 有别于附加信息中针对于单个客人的特要 7 房类 房间类型代码 由最多三个英文字母组成 房号 客人入住的房间号 点击问号得到 客房简报 窗口 预订方式 及 预订单号 针对预订客人可设置相应 8 定价 系统自动弹出所选房类的门市价 A 实价优惠 如给一客人300元 间 在第一个输入框内输入300元 B 百分比优惠 如为8折 在第二个输入框内输入0 2 即优惠20 系统会自动显示8折后的房价 若该主单为协议单位客人并已选择相应的单位号时 系统将自动显示该单位可享受相应房类的协议价 优惠理由 如有优惠 则此项必须输入 且不可以超过该理由的最高权限额度 2 附加信息 可记录客人的另名 民族 职业 事由等以及专门针对境外客人的签证日期 有效期 签证机关 入境时间 地点等公安境外管理需要的其它信息 还有主单的类别 付款方式 订房人等附加信息 类别 独占房 一般的散客用房方式 一个房间对应于一个客房帐号 共享房 即拼房 也即按床卖房 每个房间可对应多个客房帐号 同一房间的不同散客或成员间帐务需要独立核算时应选择该项 长包房 常租房或长期包房时应选此项 在房态表中长包房的代号为 L 自用占房 宾馆内部用房可将类别设为该项 在房态表中代号为 Z 加床 若主单有加床 则必须选中该复选框 框内 符号出现后 才能输入加床的价格 删除预订信息宾馆可能因客人要求 客房紧张 或者操作失误等情况 需要删除客人的预订单 本系统提供以下几个功能 1 批量删除预订单 散客 中的 删除超时预订 功能 系统不删除预订状态为 或者已交订金的预订客人 该功能必须在每天晚上六点之后才可以操作 一般在房间比较紧张时才需使用 删除预订信息 2 单个删除预订客人 通过散客信息查询查找到需删除的预订单 执行工具栏中的删除功能即可 3 在夜间稽核时 系统自动把所有到达日期小于或等于今天的预订客人变为 未到客人 改状态为 预订确认如一个客人已预交了订金 或饭店内部人员对该客人进行担保 就必须把该预订客人的状态改为确认状态 C 以免因客房紧张 或者操作失误等原因 被饭店批量删除 具体方法是找到该预订主单后 选择 状态 下的 确认 功能来进行预订确认 预订客人转馆如果一客人已经预订 但由于客人要求或者饭店方面没有空余的房间来分配 而介绍他去另一饭店 则可选择 状态 下的 转馆 功能来处理 即把客人的有效预订状态改为 最好先在 备注 处记录下他新去的饭店名称 这样 如果他人要查询该客人的信息 饭店就可告知他的新地址 饭店方以后在有房间的情况下也可把他接回 注意 如果该客人已交预订金 则须先到收银处退还订金后才能转馆 预订恢复系统可以把已取消 已转馆的无效预订主单恢复为正常预订状态R 方法是找到无效预订主单后 选择 状态 下的 恢复 功能并确认即可 散客预定实际操作 1 执行 散客 新建散客预订 2 在 散客工作窗口 中 输入 客人姓名 王小二 回车 系统自动产生一个别名 如果此客人是本酒店的 历史客人 回车的同时系统自动调出王小二的 历史档案主单 双击图中的蓝色部分 系统将自动把历史档案中的有关信息录入到 散客工作窗口 如果王小二不是酒店的历史客人 则在A区手工输入有关信息 二 散客登记 散客的入住方式多种多样 有直接登记 先预订后登记 回头客入住等 若该主单有多位客人入住 则可通过工具栏中的 增加新客人 删除客人 另存为一新客人 等按钮进行编辑 三 散客信息查询 四 散客的其他操作 1 宾客留言具体包括留言 记事 备注 去向等四类内容 留言一般用于记录给客人的留言 记事一般用于输入饭店为客人服务的记事 如几点接机 几点送餐等 备注用于记录饭店对该客人的备注信息 一般情况下该信息不让客人知晓 去向用于记录该客人的去向 便于他的亲朋好友寻找 若该主单有多位客人 则需指定其中的某一客人 如果已经把该留言转告给客人 请在留言上按 T 传达 键 这样留言的内容就不能再修改了 同时对传达的时间进行记录 一旦留言成功 在查询客人信息栏中 标志中的留言灯会点亮 直接双击留言灯可查看相应的留言内容 2 联房设置联房设置方便收银员在最后结帐时的一起结帐 以及方便查找客人 一旦联房成功 在查询客人信息时 其联房灯会变亮 直接双击联房灯可以查看联房情况 3 拼房也称共享房 在输登记单时 其类别需选择共享房 这样就可以再为该房间登记另一张主单 即实现拼房 4 换房就是修改他的房间号码 在本系统中有两种方法进行换房操作 找到客人主单信息后 修改他的房号 在排房表中选择该房号按右键 选择 换房 功能直接操作 团队操作其设计宗旨是尽可能方便 快捷 完整地记录团队及其成员的各种信息 团体 子菜单的情况 如图所示 三 团队操作 一个完整的团队信息包含了两类帐 团体主单帐与各成员主单帐 成员主单界面与散客界面基本一致 散客中的各种操作在成员主单中也可完成 一 新建团体 会议预定 1 团体主单工作窗口介绍与散客一样 系统提供团队预订 登记 修改以及成员信息输入 批量修改等功能 一个完整的团体信息主要应包含这几个部分 主要信息 附加信息 预留房信息 团体成员信息 团体付费及记帐情况 会议室预留信息等 1 主要信息 记录了团名 国籍 到日 离日 人数 房价 来源 类别 是否允许记帐等基本信息 其中 人数 团体成员的人数 不包括陪同或导游的人数 房数 团队的总房间数 房价 是指团体中各种房类中最高的价格 代号 此处可输入该团在实际操作中的编号 来源 根据酒店销售统计需要可事先对团队来源进行设定 类别 有会议团 旅行团 散客团等 单位号 若当前团为协议单位消费 则可在此选择其单位号 选择正确的单位号后 屏幕将自动弹出单位名称及相应的协议号 是否允许记帐 可从界面中的指示灯看出 红色 禁止记帐 灰色 部分允许记帐 绿色 全部允许记帐 2 附加信息 记录了团队的预订人 电话 预订方式 预订号 来地 去地 抵离班次 挂帐帐号等其它信息 3 预留房信息左下方为团体的预留房信息 反映了团体各种房类的预留数 房价 排房情况等信息 无论是预订团体 还是直接登记的团体都须包括此信息 点击 明细 项 则可看到预期住店各日预留数与排房数等信息 预留房操作 点击功能键 预留 或选择Alt U或F6键 可进入图所示窗口完成预留房操作 房价定义 考虑到相同的房类也可能收不同的房价 例如导游的房价就可能比团体成员的房价要低 这时可修改相应房间的成员信息的实际房价 在具体分房前不能处理 点击功能键 房价 或选择Alt U Ctrl J 可进入图窗口完成房价定义操作 排房操作 点击预留房功能键 排房 或选择Alt P或F7键 可进入下窗口进行快速排房操作 直接分房 主要的排房方法 第一步 选择排房的日期范围 第二步 选择相关房类 双击相应的房类后 将列出该房类的满足房间列表要求的所有客房 第三步 选择客房 双击可选中该客房 按住Shift键再双击可选中一批房间 第四步 执行 自动排房 系统将自动生成相应数量的客房主单及客人信息 分别列于成员列表中 4 成员信息团体成员的许多信息 例如到日 离日 国籍 特殊要求 到达信息 离开信息等 一般情况下和团体主单一致 系统将在排房时直接取用主单的信息而不必再输入 当然 操作员也可修改这些信息 例如当团体成员的到日或离日与团体主单不一致时 就得修改该团成员的到日或离日 成员信息的输入主要通过三个功能来实现 快速排房 成员批量处理和宾客信息编辑 成员的原始信息在快速排房时即自动生成 双击某一成员可进入团队成员工作窗口进行查询可修改操作 团队成员工作窗口与散客工作窗口基本一致 5 团体付费及记帐团体付款设置可灵活定义团体应为其成员支付哪些款项 是自动转帐的一种 选择主菜单 其它 下的 付费 一项 如图 付费定义可细化到每一个营业项目 例如 可定义国内电话由团体主单支付 而国际电话则由成员自己承担 2 会议室预留与会议备要系统为会议团专门设计了会议室预留与会议备要记录两个辅助功能 选择工具栏中的 会议室预留 项 在系统的主菜单中 还提供了查询所有会议室预留情况的动态窗口 选择主菜单的 辅助 栏下的 会议室预留情况 屏幕如图 团体会议详细资料备要 窗口主要用来记录该团对会议室的要求 服务注意事项等情况 一旦输入了备要 则在每次进入该团主单时屏幕将自动弹出备要窗口 二 团体登记 团体登记一般有团体直接登记和预订团体登记入住两种情况 一 预定团体入住的具体操作步骤 1 F3进入 当前团队列表 界面中找到该预订团队 2 团体主单信息可能需要修改 如 提前到达 修改到达日期 所有该团队的预留房会提示将自动调整 推迟离开 手工个别地修改晚离期间的团体预留房和成员的离开日期 3 选择Ctrl C登记功能 完成团体入住 此时团体主单的状态由 R 改为 I 二 团体直接登记标准流程 1 选择主菜单 团体 中的 团体直接登记 输入团体主要信息与附加信息 2 F6预留房操作 3 Ctrl J房价定义 4 F7排房操作 5 选择相应的房间入住 三 团体信息查询系统同样提供了多个界面进行团体查询操作 其中主要有 当前团体列表 与 团体主单一览表 两种 一 散客成员转化在实际操作中经常会遇到团队未到而某一成员先期到店上 或团队已走仍有成员滞留的情况 为了方便此类操作 系统专门设计了 散客成员转化功能 可执行主菜单 散客 散客成员转化 如图 四 其他功能 宾客入团必须注意该客人的离开日期不能大于团队的离开日期 一旦转化成功 则该客人就成为团队成员 如该团队已定义团体主单付房费 则从转化成功开始该客人所入住房间的房费会自动滚入团队主单帐务 成员出团主要处理团队成员迟于团体主单离开的滞留问题 它必须在团队主单结帐前执行 一旦转化成功 就切断了成员与团队之间的联系 而变成一般的散客 注意 成员出团后其房价将自动变为门市价 二 宾客档案管理从某种意义上说 宾客档案是饭店的一种财富 宾客档案对稳定客源 吸引回头客 搞好客人的个性化服务等方面具有非常重要的意义 为此 系统提供了一整套完善的宾客档案管理功能 主要在 宾客历史档案列表 宾客历史档案统计报告 团体历史档案列表 等界面中实现 宾客历史档案列表选择 散客 历史宾客住店档案 功能 进入 宾客历史档案列表 凡曾预订或登记的所有散客 成员或其它类型档案 不管其是否曾经入住 也不管客人信息是否输全 在变成无效状态的第二个夜审后 均进入历史宾客住店档案 宾客历史档案统计报告选择 散客 宾客档案统计 功能 进入 宾客历史档案统计报告 与历史档案住店列表不同 不是所有的客人离店后都能自动进入历史