费用报销管理办法.doc

台州阳春机电有限公司文件编号YC-WI-004-008版本/修订A/0费用报销管理规定生效日期2014年4月15日页 数 共 3 页1目的和适用范围1.1 为规范公司各项管理费用管理标准，明确公司各项管理费用报销制度，强化员工成本意识，特制订以下费用报销管理规定。1.2 本规定适用于台州阳春机电有限公司各部门和全体员工。1.3 本规定中的管理费用指除原材料费用外的管理运营过程中产生的所有费用。2. 内容2.1差旅费限制标准2.1.1员工因公出差分“市内（指温岭市和台州市椒江、路桥、黄岩三区）”、“外省、市（台州市以外的省、市，含台州的玉环、仙居、临海、三门）”和“国外”。2.1.2“外省市”和“国外”因公出差必须填写出差申请单，部门经理以下员工出差申请由本部门经理批准，部门经理(含）以上员工出差申请由总经理或总经理授权人批准，出差员工可以根据公出时间和标准适当借支差旅费，报销时填写差旅费报销单。2.2交通工具限制2.2.1市内：中层干部以下员工因公出差，以公共交通工具为主或由公司派车，原则上不得报销出租车费用，因特殊原因必须乘坐出租车的，事先请示行政部经理经同意后方可乘坐，报销时本人和行政部经理在出租车发票背面签名；中层干部及以上因公出差由公司派车或自行根据需要乘坐出租车或公共交通工具；因公司车辆紧张而急需因工外出而使用私家车的按每公里一元补贴油费。干部职级对照表称 谓包含岗位职级高 层董事长、总经理、副总经理、董事长助理、总经理助理中层干部部门经理、部门副经理、部门经理助理基层干部车间主任、线长、班组长、仓管员、技术员、会计、文员、司机等一般员工除上述人员以外员工2.2.2外省市长途：人 员 交通工具 高层中层干部基层干部一般员工飞 机按实报销经济舱火 车按实报销硬卧、二等座硬卧、二等座二等座轮 船按实报销二等舱三等舱三等舱汽 车按实报销按实报销按实报销按实报销2.2.3外省市短途应尽量选择公共交通工具，但交通欠发达的地方经行政部经理同意后可乘坐出租车，报销时出租车车票背面需注明起迄地点,本人和行政部经理签名。2.2.4高层和中层干部出公差因工作情况需要乘坐飞机的经总经理批准后以乘坐经济舱为原则；乘坐火车，从晚上八时至次日晨七时之间，在车上过夜六小时以上或连续乘车十二小时的，可乘坐硬卧。2.2.5国外（含港澳台）：以尽可能节约为原则，选择适宜交通工具。2.2.6观光旅游门票：凡因公出差的观光旅游门票一律不得报销（公司批准的陪同客人和集体活动不在此限）。3.1住宿费、伙食补贴限制标准限3.1.1住宿和伙食费补贴标准 3.1.1.1 市内因公外出伙食费自理、不做报销。 3.1.1.2 因公出差外省市的按下表标准报销，超出部分自理，内销业务员和外贸员出差住宿和伙食补贴按本部门出差规定执行。 人员内容高管中层干部基层干部一般员工住宿费（元/晚餐补贴（元/餐） 10101010中餐补贴（元/餐） 30252015晚餐补贴（元/餐） 30 252015合计250210150120 3.1.1.3 出差北京、上海、杭州、深圳按以上标准上浮30%，出差其它省会城市含副省会城市上涨20%。3.1.1.4出差人员报销了招待费的不享受该餐餐补(含公司陪同人员)。3.1.1.5受邀参加各种会议、培训或组织活动的，如举办单位统一安排食宿，且费用已经纳入会议费或培训费的，按财务部审核后的票据据实报销，不再享受出差伙食补贴，或统一安排了食宿，但费用未归于会议费或培训费中而自理的，经审核后据实报销，举办单位未安排食宿的按以上标准报销，超出部分自理。3.1.1.6两人以上一起出差，按同行高阶级别标准报销餐补和住宿费，但同性别员工两人同住。3.1.1.7驾驶员接送客人或正常情况不需在外住宿而因特别情况须在外住宿，根据实际情况据实报销，但需本人和行政部经理在住宿发票背面签字确认。 3.1.1.8长期驻外人员（含国外业务人员）由公司统一安排食宿的，不再报销住宿费、伙食补贴。 3.1.1.9不同部门共同出差，费用报销单由牵头部门合并填写。3.1.1.10出差具体日期按天分别在报销单上分行填写报销金额，不得合并计算。3.2招待费限制标准3.2.1一般招待：一般外来维修人员或第二方一般员工来公司办事在公司食堂使用工作餐，工作餐标准为10元/人/餐，汇报行政部在公司食堂办理登记手续，每月由行政部集中结算。3.2.2特殊招待：3.2.2.1 凡属于外贸客户或客人的招待安排由外贸部经理助理汇报总经理或董事长批准，属于签单无需现金结算的由财务总监统一结算，需付现金的须填写费用报销单。3.2.2.2 属于公司接待政府、企事业单位、审核验厂第三方等领导客人的由行政部负责组织接待，接待标准须向总经理请示批准后结算报销。3.2.2.2属于招待费用的报销单应填明招待时间、招待单位、招待人数、陪同人数、名单、金额等。3.2.2.3 费用报销时，必须附正规发票（非机打发票或收据的须附当次就餐菜单）。3.2.2.4 提倡节俭办事，凡招待部门和经办人尽量把招待标准控制在申请金额范围内。4.1 非原材料现金采购报销限制标准4.1.1 劳保用品、办公文具、办公设备周边耗材、电工材料由生产系统和行政部按计划用量申请采购，由采购部采取网购和固定供应商送货签单，原则上不允许现金采购，因急用需临时采购的由部门经理申请经总经理批准后方可采购结算报销。4.1.2 生产系统用设备零配件，品质部用检验量器具或零部件，技术部用测试、工装制作等非标材料、零部件等急用物品采购由各部门经理向总经理申请，经批准后报采购部零星采购后结算报销。4.1.3 除4.1.1、4.1.2 条外的零星急用物品采购由行政部向总经理申请，经批准后报采购部零星采购或行政部自行安排采购并做好结算报销。4.1.4 所有非原材料的零星现金采购收据或发票必须齐全，发票和收据上须有供方名称、电话和地址，否则不予以结算报销。5.1 基建、维修、第三方审核、广告制作等劳务费用报销限制标准5.1.1 公司厂区厂房基建修缮、车辆设备维修保养、第三方审核、广告制作等由相关部门提交行政部核准后向总经理申请，经批准后产生费用由行政部和第三方结算报销。5.1.2 相关部门与第三方发生劳务费用时，应向行政部经理或总经理报告费用金额，得到批准后方可接收第三方服务。6.1 所有的费用报销均需有年度预算，没有预算的或预算不够的，填写预算调整申请单,经行政部审核后报财务经理核准、总经理审批执行。7、费用报销流程7.1费用报销必须填写费用报销单，差旅费报销须填写差旅费报销单，报销必须及时（原则上有合同的按合同规定报销，没有合同规定的在当月25号以前发生的当月内完成报销，当月25日后发生的费用，可于次月内完成报账，否则不予以报销），报销时手续齐全，必须有合法有效的发票或收据，所有附件为原始凭据，并有本人签字和部门经理或行政部经理签字,报销单上的金额与所附原始凭据金额相符且不得涂改；业务人员差旅费报销还需附出差申请单。7.2员工个人借款应按期归还，前笔不清后笔不借，逾期未还，财务有权在工资中扣除。7.3 票据粘贴7.3.1 票据粘贴需整齐，可以先用剪刀修剪整齐。整体不超过费用报销单范围。7.3.2 粘贴原则是：大的单据在下，从右向左依次按层次粘贴，相同金额相同类型的票据粘贴在一起，数字不能遮住，不得用金属装订（如订书针，别针、大头针）；不得散放一起。7.4 报销流程示意图行政部经理审核部门负责人审核报 销 人财务部门执行总经理批准财务部经理核准8、 其他说明8.1 单据填写要求：时间、内容、数据必须真实、完整和清晰，不得涂改。8.2 必须注明原始单据张数。8.3 所有费用报销必须真实合法，若有弄虚作假的，一经查实，经济上按作假部分的3倍处罚，并移交公司行政部处理。8.4 未在2.1至6.1费用内容中说明而产生的其它特殊费用报销一律按费用报销流程办