实用货币资金内部控制制度—(集团)国际控股.doc

实用货币资金内部控制制度(集团)国际控股 XX(集团)国际控股有限公司货币资金内部控制制度第一章总则第一条为加强对货币资金的内部控制,保证资金的安全,提高资金的使用效益,特制定本制度。 第二条本制度所称货币资金是指公司所拥有的现金、银行存款和其他货币资金。 货币资金业务主要包括: (一)现金收支; (二)银行存款收支; (三)其他货币资金收支; (四)现金盘点及银行存款余额对账调节; (五)票据及印章管理。 第三条本制度所要实现的控制目标包括: (一)货币资金业务的职责分工与授权审批设置明确。 (二)货币资金业务流程合理、完整。 (三)货币资金业务都经过适当级别的批准。 (四)货币资金业务的确认、计量和报告符合相关会计准则的规定。 (五)货币资金业务的会计记录真实、完整和准确。 (六)保证货币资金的安全,账账相符,账实相符。 第二章岗位职责及授权批准第四条货币资金业务不相容岗位应当相互分离、制约和监督,同一部门或个人不得办理货币资金业务的全过程。 货币资金业务不相容的岗位包括: (一)货币资金支付的审批与执行; (二)货币资金的保管与盘点清查; (三)货币资金的会计记录与稽核; (四)票据的保管与印章的保管。 1 (五)出纳人员不得兼任稽核、会计档案保管和收入、支出、费用、债权债务账目的登记工作。 第五条货币资金业务的相关岗位职责与授权审批:第三章货币资金的收支控制第六条货币资金收支包括现金、银行存款及其他货币资金的收支。 严禁未经授权的部门或人员办理货币资金业务或直接接触资金。 第七条货币资金收款货币资金收款分为销售资金收款和其他资金收款,分别按照以下规定和流程办理: (一)销售资金收款 1、当发生现销业务时,销售部开具销售出库单。 销售出库单一式三联,销售部留存根,客户持“财务记账联”、“仓库联”前往财务部和仓库办理交款及提货。 销售部开出销售出库单后应立即通知出纳向客户收款。 2、出纳核对客户提交的销售出库单“财务记账联”、“仓库联”,检查销售是否符合公司的销售及定价政策,各联次内容、数据是否一致,是否完整,检查无误后收取款项,并向客户开具收款收据或销售发票。 收款收据应载明客户名称、产品品名及规格、数量、单价、金额等,并加盖“现金收讫”或“银行收讫”印章及出纳个人印章。 收款收据连续编号,一式三联,分别为存根联,客户联和财务记账联。 3、客户持收款收据“客户联”或销售发票的相应联次,以及销售出库单“财务记账联”、“仓库联”,前往仓库办理提货手续。 4、收回应收账款时,销售部应及时通知财务部办理收款。 出纳收取款项后,向客户开具收款收据。 5、出纳将收到的现金(超出库存现额的部分)和支票于当日交存银行,财务经理每日下班前进行检查。 (二)其他资金收款其他资金收款是指销售资金收款以外的各类款项的收取,如股东出资款、对外借款等。 当发生其它资金收款时,相关部门应根据收款的业务性质,按照相应的内部控制制度办理相关审批手续,并向财务部说明相关情况。 出纳审核相关单据、凭证无误后办理收款,并向交款方开具收款收据。 第八条货币资金付款各公司每月按照批准的月度资金支出计划表办理各项资金付款,发生资金支出计划表以外的支付事项时,应采取一事一议的原则,由公司总裁审批。 货币资金付款的申请、审批和支付应按照以下程序进行: (一)资金支出计划表的编制与审批 1、各部门于各期末(月末、季度末、年末)向财务部提报下期(下月、下季度、下年)资金支出计划(包括支出事项、预计金额、预计用款时间等)。 2、财务经理汇总编制各期(月度、季度、年度)资金支出计划表,报总经理审核。 3、总经理审核各期(月度、季度、年度)资金支出计划表,签字后上报公司总裁审批。 4、公司总裁审批各期(月度、季度、年度)资金支出计划表,同意后签批(年度资金支出计划表需经董事会审议批准)。 5、签批后的资金支出计划表由财务部留存,财务部据此监督本公司的资金支出情况。 (二)用款申请与审批 1、各部门按照批准的资金支出计划表用款时,由经办人提出资金支付申请,填制费用报销单或用款通知单,注明款项的用途、金额、支付方式等内容,并附有效经济合同协议、原始单据或其他相关支付证明等,用款部门负责人审核签字后报财务经理审核。 2、财务经理审核各部门提出的资金支付申请,用款金额在1万元以下的(含1万元),由总经理签批,总裁每月复核并签字;用款金额在1万元以上的,总经理审核签字后,报总裁签批。 子公司各部门提出的资金支付申请,由各子公司总经理签批,季度结束后由总裁指定人员对该季度所有单据进行复核并签字。 3、当发生已批准的资金支出计划表以外的支出申请时,无论金额大小,由公司总裁签批。 (三)复核与付款出纳应当对批准后的费用报销单或用款通知单进行复核,复核资金支付申请的批准范围、权限、程序是否正确,手续及相关单证是否齐备,金额计算是否准确,支付方式、付款单位是否妥当等。 复核无误并签字后,办理款项支付,并加盖“现金付讫”或“银行付讫”印章及出纳个人印章。 对不符合规定的现金付款,出纳员应拒绝办理,并将相关单据凭证交有关人员重新办理。 对在现金结算中发现的重大问题,要及时向财务经理汇报。 第九条登记现金或银行存款日记账出纳应根据当天发生的现金和银行存款收付业务,审核原始凭证并转交财务会计,会计及时按出纳提供的单据编制现金和银行存款收付凭证,经财务经理审核点击财务软件“审核”后,会计点击财务软件“记账”生成现金日记账和银行存款日记账。 第十条编制货币资金周报表出纳应根据每周资金的收支及结余情况,编制货币资金周报表,经财务经理复核签字后,报送总经理。 货币资金周报表一式两份,报总经理一份,财务部留存一份。 第四章现金管理第十一条现金开支范围及开支限额 (一)备用金,通常不超过1万元。 (二)出差人员必须随身携带的差旅费; (三)2000元以内的采购用款及零星支出。 不属于上述现金开支范围或超过现金开支限额的业务应当通过银行办理转账结算。 第十二条现金管理规定 (一)出纳负责现金收付结算、现金收付相关原始凭证的审核以及现金保管工作,但不得兼管稽核工作。 (二)出纳必须将现金日清月结,及时审核财务会计编制的货币资金收付款凭证,并点击“出纳签字”,不得以白条抵顶现金库存,不得跨月处理账务。 (三)出纳必须将当天收到的现金(超出库存现额的部分)和支票及时存入银行,不得坐支现金。 (四)出纳从银行提取现金,必须履行相关程序,不得将签发的现金支票转交他人或异地保存。 (五)出纳应认真鉴别收取的现金,防止收取假币,对发现的假币,应予以没收,上交银行,并开具没收证明。 (六)现金使用或出借必须执行规定的审批程序,严禁出纳擅自挪用、借出现金。 原则上,除必要的差旅费和小额支出外,不允许向个人借出现金。 (七)财务经理应不定期的对库存现金进行监盘,并与现金日记账、总账核对。 对现金清查中发现的长款或短款,要认真核实,查清原因,并及时向公司总经理报告,必要时向公司董事会报告,经批准后处理,不得隐瞒不报或自行处理。 (八)出纳因故离开工作岗位需短期性替代或工作变动,必须办理交接手续。 出纳请假一天或一天以上的,凭现金日记账清点库存现金,交接双方清点核对相符后,在清点核对表上签字。 出纳员同时移交收、付讫图章,接替人在工作时使用自己的名章。 财务经理负责安排交接人员,并监督交接双方的交接工作。 第五章银行存款管理第十三条银行开户及账户管理 (一)各公司的银行开户及账户管理应当符合相关法律法规的规定。 (二)各公司银行账户的开立,由公司总经理批准。 (三)各公司银行账户只能用于各公司规定业务范围内的银行结算,不得出租、出借,不得用于个人结算。 (四)使用网上银行业务的,由财务经理和出纳员共同完成操作程序,不得有一人完成网上银行业务的全过程。 1、出纳办理网上银行业务时输入操作密码并输入业务信息。 2、财务经理输入授权密码,并审核业务信息,审核无误后付款。 (五)各公司严禁开设储蓄账户办理结算业务。 (六)各公司应每季度对银行账户进行清查、清理,非正常使用的账户要及时进行清理销户。 撤销银行账户时,首先由出纳对该账户发生的所有账务事项进行核对清查,提交书面销户申请并注明原由,依次经财务经理、总经理批准后,方可按银行规定办理销户手续。 第十四条银行存款管理规定 (一)出纳应按照开户银行及账号设置银行存款明细账户,以反映不同开户银行和不同存款账户银行存款的收入、支出和结存情况。 (二)会计应按照经济业务发生的先后顺序,审核相关原始单据,编制相关记账凭证。 记账凭证经财务经理审核后,由财务会计点击“记账”生成银行存款日记账,以准确反映各银行存款账户当日的收支及结存情况。 (三)出纳应按月与开户银行对账,取得银行对账单的相关资料,编制银行存款余额调节表,并须经财务经理复核签字,签字后的银行存款余额调节表由会计保存。 (四)财务经理应认真复核出纳编制的银行存款余额调节表,对于长期未达账项或不符事项,财务经理应进行调查和报告,签字后,报公司总经理请示处理意见,财务经理根据批示意见对长期未达账项或不符事项进行处理。 (五)必要时会计应编制对账调整分录,经财务经理复核签字后调账。 (六)出纳因故离开工作岗位需短期性替代或工作变动,必须办理交接手续。 出纳请假一天或一天以上的,应将银行存款日记账与银行存款余额核对,交接双方清点核对相符后,在清点核对表上签字。 出纳员同时移交收、付讫图章,接替人在工作时使用自己的名章。 财务经理负责安排交接人员,并监督交接双方的交接工作。 第十五条票据结算业务 (一)支票结算 1、支票结算是付款单位签发支票,通知开户银行从其存款账户中支付款项的结算方式,分现金支票和转账支票两种。 现金支票只可用于从银行提取现金,转账支票只能用于转账,不能提取现金。 2、各公司收到支票时,出纳应审核支票签发是否规范,包括签发时间是否逾期,内容填写是否完整,字迹是否清晰,大小写是否相符,用途是否合理,支票签发单位是否与付款单位名称相符等;对背书转让的转账支票要审查背书是否符合规定。 审核无误后,应将支票及时填写送存簿,送存银行。 3、各公司签发支票时,出纳应按照以下规定签发支票: (1)签发的支票一定要记名; (2)签发的支票起点为100元,付款期限为10天,遇到法定节假要顺延,不得签发远期支票; (3)必须使用碳素墨水填写,双联式支票可以复写; (4)签发支票必须由收款人在支票存根上签字; (5)不得签发空头支票; (6)不得由收款单位代签支票; (7)使用支票打印机签发支票的,应按照规范的操作程序签发支票。 4、出纳应建立支票领用登记簿,按支票编号顺序签发,并在登记簿上进行登记。 对发出的支票要及时清查,督促支票领用人及时交回逾期支票或办理销账;对作废的支票要与支票存根一起妥善保管,不得任意撕毁或丢弃。 (二)电汇结算 1、各公司可以根据需要选择使用电汇结算方式完成业务结算,电汇结算不受金额起点限制。 2、各公司汇出款项,出纳要在“电汇”凭证上详细填明汇入地点、汇入银行、收款单位或收款人名称、银行开户账号等。 3、各公司对收到的汇款,要认真查明款项和对应的业务活动。 4、电汇业务结算应及时进行相关账务。 (三)银行承兑汇票 1、商业汇票结算是付款人以商业汇票向收款人结清应付货款的一种结算方式,商业汇票分为商业承兑汇票和银行承兑汇票两种。 商业汇票的签发和接收必须按照银行票据法的相关规定办理。 2、采用商业汇票结算时,必须注意以下问题: (1)商业汇票的开具必须基于真实的交易,严禁签发没有真实交易的虚假商业汇票。 (2)采用商业汇票结算,只适用于根据购销合同进行的商品交易,签发、承兑和使用商业汇票的,必须是在银行开立账户的法人。 (3)商业汇票一律记名,可以背书转让和贴现,商业汇票的期限由双方商定,但最长不超过六个月,如属分期付款,必须一次签发多张不同期限的汇票。 (4)建立承兑汇票备查账簿,分别详细地登记签发或收到的承兑汇票的承兑人、收款人、承兑期限等内容。 (5)对于签发的承兑汇票,要在到期前核查其银行账户存款情况,积极筹措资金,以便到期承兑。 (6)对于收到的承兑汇票要妥善保管,并在到期日及时填写进账单,连同承兑汇票和解迄通知一起送交银行办理收款。 (7)承兑汇票贴现必须由总经理审批同意后按银行有关规定进行办理。 第十六条其他货币资金业务 (一)其他货币资金是指公司除现金、银行存款以外的其他各种货币资金。 根据存放地点和用途不同分为外埠存款、银行汇票存款、银行本票存款、信用证存款和保函押金。 (二)其他货币资金业务应遵照银行存款业务的规定办理。 第六章票据及印章的控制第十七条各种货币资金结算票据(支票、汇票委托书等)由出纳员向银行购买,并妥善保管。 已签发的支票和空白支票如果遗失,应及时向开户银行挂失。 第十八条货币资金结算票据和相关印鉴不能由一人兼管,应分别两人进行管理。 货币资金结算票据及预留银行印鉴的公司财务章由出纳保管,个人印章由财务经理保管。 第十九条各公司财务部门应建立严格的支票领用、注销手续,领用支票人必须在“支票领用登记簿”上签字。 第二十条财务经理每月末盘点一次承兑汇票的库存金额,查看支票、收据当月已使用的截止编号及其他有关单证,检查相关账务处理是否及时、准确和完整。 第七章监督与检查第二十一条公司各级财务管理机构及人员,应当按照规定的职权范围,加强对货币资金业务的监督检查,监督检查的内容主要包括: (一)货币资金业务的岗位分工是否合理,是否存在不相容职务混岗的现象。 (二)货币资金业务的的业务流程及授权审批是否完整明确。 (三)货币资金业务的原始凭证和记账凭证审核是否严格。 (四)货币资金的管理是否安全,相关对账、