公路工程建设项目文件材料立卷 PPT课件

1 公路工程建设项目文件材料立卷归档要求及档案整理规范省交通厅办公室程玲028 8552524513980898802 2 公路工程建设项目文件材料立卷归档依据标准 收集范围 1 关于贯彻执行公路工程竣 交 工验收办法 有关事宜的通知 交公路发 2004 446号 分类整理 1 公路工程竣工文件材料立卷归档管理办法 交办发 2001 390号 2 四川省交通重点建设项目竣工文件编制及档案整理规范 川交办 2002 245号 3 归档范围 详见交公路发 2004 446号 关于贯彻执行公路工程竣 交 工验收办法 有关事宜的通知 凡是在公路工程建设过程中围绕项目立项审批 设计 准备 施工管理 竣工验收活动产生的 对工程管理养护及明确责任具有查考利用价值的各类不同载体文件材料 都应收集齐全 归入公路工程建设项目成套档案 4 立项阶段 可行性研究报告的审批 包括可研报告形成过程的相关文件 环境影响报告书 水土保持方案及审批文件 5 立项阶段文件材料收集 项目建议书阶段文件材料的内容 编制项目建议书委托函 项目建议书 环境影响评价委托函 环境影响评价大纲及其批复文件 项目建议书评估报告 项目建议书批复文件 包括审批意见 请示 审查意见等 6 可行性研究阶段文件材料的内容 编制可行性研究委托函 可行性研究报告 可行性研究评估报告 有些项目有预评估报告 可行性研究批复文件 包括审批意见 审查 请示意见等 环境影响报告书及其批复文件 包括环境影响报告书 请示 审查意见及审批文件 水土保持方案及其批复文件 其他文件材料 包括国防 文物保护 保护区 铁路等请示及回复文件 7 设计阶段 目前公路建设一般采取两阶段设计方式 即初步设计及施工图设计及相关审批文件 设计文件主要产生于这两个阶段 另外在施工过程中经常会发生设计变更的情况 应特别注意这方面文件的收集 8 设计阶段文件材料收集 初步设计 包含勘察 招投标文件 包括资格预审文件 招标文件及其评审报告 投标文件 评标文件 合同协议书 初步设计外业验收审查意见 初步设计图纸 包括地质勘察和设计图纸 初步设计概算审查报告 初步设计评审 预评审 意见 批复文件 施工图设计 包含勘察 招投标文件 包括资格预审文件 招标文件及其评审报告 投标文件 评标文件 合同协议书 施工图外业验收审查意见 施工图设计图纸 包括地质勘察和设计图纸 施工图设计概算审查报告 初步设计评审 预评审 意见 批复文件 设计问题回复 修改 单 是设计代表对现场设计问题处理的书面资料 是施工图的补充 设计监理相关资料 9 工程准备阶段 用地申请及批准文件 红线图及土地使用证征地拆迁 补偿批准文件及协议书征地拆迁图表 土地 建筑物 管线 青苗等及拆迁红线图 招投标工作申报施工许可及质量监督申请 10 征地拆迁 征地批文 占地图及土地使用证 征地拆迁合同协议 征地拆迁管理文件a 指挥部办公室征地拆迁协调工作文件b 征地拆迁补偿办法 补偿方法c 征地拆迁协调工作总结 征地拆迁图表a 征用土地数量一览表b 拆迁建筑物数量一览表c 拆迁电力 电讯及其他管线一览表d 征地青苗补偿一览表e 征地拆迁红线图 11 招投标文件材料 招标申请 批准文件 资格预审文件及其评审报告 招标文件 招标公告 投标文件 评标文件 包括清标报告 有关呈批 上级批复及评标报告 合同协议书 12 施工阶段开工报告 施工组织设计 施工方案及审批文件 施工定位测量记录 图纸会审及技术交底 工程设计变更文件分部分项开工申请及批准文件原材料及构件出厂证明 原材料试验报告工程检验申请批复单 检验及评定文件施工原始记录施工日志 大事记各类观测记录 事故处理报告及缺陷整改记录隐蔽工程验收记录交工验收文件监理工作大纲 日志监理独立抽检资料 包括试验 检测文件材料 各单位 分部 分项工程独立抽检文件材料 包括质量检验及相关试验资料 竣工图科研 新技术运用施工过程中各方围绕质量 进度 费用控制方面产生的管理性文件 会议纪要 各项指令等 13 竣工验收阶段竣工验收工作文件及竣工验收鉴定书设计 施工 监理工作总结项目质量评定文件各类专项验收文件项目评优报奖申报材料 批准文件及证书 14 一般行政文件与工程管理文件的区分 公路工程管理文件材料是在公路工程建设活动中产生 全面记录和反映工程立项审批 工程准备 设计 施工过程质量 进度 费用控制及竣工验收工作内容 对建成后的工程项目进行管理 养护及改扩建具有重要查考价值的各种不同载体形式文件材料的总称 这些文件材料需由有关参建单位按一定规范进行系统化整理 并经建设单位向有关单位单位移交 一般行政文件是指在工程建设过程中反映各参建单位在日程行政和党务活动中产生的文件材料 这些文件按文书档案整理要求进行整理 不需要向建设单位及运营管理单位移交 15 收集责任分工 交通主管部门及项目法人单位 负责立项目审批阶段 工程准备阶段及竣工验收阶段以及在工程施工管理过程中项目法人单位就工程质量 进度 费用控制方面召集有关会议 印发的有关管理性文件材料的收集和整理归档工作 设计单位 负责设计阶段 包括初步设计及施工图设计 形成工程勘察设计文件材料的收集和整理归档工作 施工和监理单位 负责施工阶段各自承包内容施工过程中形成竣工文件材料的收集整理和归档工作 16 公路工程文件材料收集要求 原始性 项目法人单位在工程竣工的时候应收集一套完整的反映工程建设过程的原始记录文件 一般情况下应是原件 完整性 收集齐全 记录全面 记录内容和数据应能反映抽查频率和质量指标 真实性 现场记录 同步进行 准确性 施工原始记录数据准确 竣工图编制规范 图物相符 规范性 实验检测表格填写应按规范进行 自检意见 监理意见应明确 签署手续完备 字迹清晰 复印清楚 字迹材料应能满足长期保存需要 17 收集要求 同步开展首先 在签订合同的时候就要明确竣工档案同步收集整理的要求以及编制规范 工程开工时 同时建立文件材料收集归档制度并定期进行检查 每一工序完工 应及时收集相关竣工文件 并分类整理 在合同段交工验收时 应同步完成该合同段所有竣工档案的收集整理工作 18 整理要求 整理的基本原则 遵循公路工程文件材料的自然形成过程和成套性的原则 分类科学 收集系统 编目规范 便于保管和利用 19 项目档案整理要求 遵循文件材料的自然形成满足项目基本程序符合工程施工流程分类科学 应按工程文件材料的自然形成过程进行分类 首先是要按照项目基本建设程序的不同阶段 其次按照工程的自然进展过程 最后是结合文件材料自身的实际情况 收集系统 应保持归入同一案卷的文件材料间的有机联系卷内文件材料的排列要系统案卷排列要系统编目规范卷内文件标题拟写及编写案卷题名拟写及目录方便保管和利用 20 公路工程竣工文件材料整理基本步骤 系统收集卷内文件系统化排列卷内目录编制卷内文件目录及备考表的填写案卷封面填写案卷系统化排列案卷目录编制 21 系统收集 划清阶段 按公路工程基本建设程序所反映的不同阶段 即立项审批 工程准备 设计 施工 竣工验收阶段 不同阶段形成的文件材料应分别收集归档 22 立项及设计 工程准备阶段文件材料的收集方法 立项和准备阶段 先按文件材料的不同形成过程 再按问题 结合时间收集 设计阶段 按照设计的不同阶段结合设计文件的具体内容 23 施工阶段文件的系统收集 分清单位分部分项工程内容 依据单位 分部 分项工程划分情况建立施工阶段竣工文件材料平时收集的类目 并据此确定相应文件夹 将同一类目下施工过程产生的文件材料归入相应文件夹内 同一单项工程先分清单位工程 同一单位工程再进一步分清分项工程 在同一分项工程中再按不同工序和专业进行划分 24 合同段施工文件材料的收集方法 综合性文件的收集要求 合同段的总体开工报告 施工组织设计 施工方案 图纸会审及技术交底 设计变更 施工日志交工验收及工程总结可以合同段为单位按问题集中收集 原材料及产品合格证明文件 如是合同段共用的 可集中收集 如果是某一分部分项专用的 应归入相应部位 整个单位 分部及分项工程质量评定表及分项工程统计表可集中收集 分项工程质量评定文件及分项工程各种工程质量检验报告单 实验检测报告按分项工程收集 各分项工程质量评定表可排列在各分项工程施工记录及质量检验报告之前 25 施工原始记录文件的收集要求 以各分部分项为单位分别收集 不同分部分项的施工记录文件不能交叉收集 26 施工单位与业主 监理的往来文件 应按问题所针对的相关单位 分部和分项工程分别归档 27 卷内文件系统化排列 卷内文件系统化排列基本要求 依据卷内文件之间的有机联系 结合问题的重要程度进行排列 一般是批复在前 申请在后 开工申请批复 试验 检测和评定文件及施工原始记录除单位 分部及分项工程质量评定表及分项工程统计表可集中组卷外 均按照施工工序依次排列的系统化的排列方 就质量问题往来文件及专用原材料质保文件应归入相应部位分别整理 公用的原材料可按原材料类别集中组卷 竣工图可按设计图纸目录确定的顺序进行排列 页号 在右下脚用阿拉伯数字依次编写 28 卷内目录 29 卷内目录 30 装订 三孔一线装订 蓝图可不装订 逐张加盖档号章 31 案卷题名拟写 包括项目名称 桩号 单位 分部 分项 工程名称及文件名称 以上述分项工程形成的两个案卷为例 卷一的标题应为 隧道工程左线行车及服务隧道 ZK6 540 600 明洞浇筑分项开工申请批复单卷二的标题应为 隧道工程左线行车及服务隧道明洞浇筑 ZK6 540 600 分项工程检验申请批复单及混凝土开盘鉴定证书 32 案卷的系统化排列 按照立项审批 设计 工程准备 施工和竣工的建设基本程序顺序进行系统化排列 其中施工阶段的案卷依路线进行方向 按照路基 路面 桥梁 隧道 交叉工程和沿线设施等单位工程顺序进行排列 在每一单位工程即合同段中 案卷的系统化排列一般是按照综合类 总体开工报告 技术交底 施工日志 共用的原材料质