企业行政公文的写作格式及报送程序ppt课件

行政公文的写作格式及报送程序 XX公司XX 简要说明 公司不同于政府机关 常用文件类型较少 且较为固定 主要涉及请示 决定 通知 公告 通报 报告 意见 函 说明 会议纪要 方案等 一 关于公司常用文体格式要求 一 标题 准确简要地概括文件的主要内容 并标明文件种类 使用2号标宋体字 剧中排布 两行以上的标题 回行时要做到词义完整 排列对称 间距恰当 公文标题中除法规 规章名称须加书名号外 一般不使用标点符号 二 主送机关 指公文的主要受理机关 要使用全称工者规范简称 统称 在标题下空1行 左侧顶格用3号仿宋体字标识 多个主送机关中间用顿号 最后一个主送机关名称后标全角冒号 会议纪要 非公文类文件不需标注主送机关 三 正文 在主送机关名称下 每自然段空2个字 回行顶格 使用3号仿宋体字 数字 年份不能回行 正文行距为固定值28磅 四 结构层次序数 第一层为 一 使用3号黑体字 第二层为 一 使用3号楷体字 加粗 第三层为 1 使用3号仿宋字 作为标题时加粗 第四层为 1 使用3号仿宋字 在只有两层结构的情况下 可使用 一 1 两个层次 五 附件 指对文件具有补充 说明性的附加材料 要在正文之后 成文日期之前注明附件顺序和名称 其位置在正文下空1行 左空2个字 用3号仿宋体字标识 附件 其后标全角冒号和附件标题 附件标题后不加标点符号 附件顺序号使用阿拉伯数字 六 公文在落款处不署发文单位名称 只标识成文日期 非公文类文件落款处需署发文单位名称 并标识成文日期 成文日期以发文单位领导签发的日期为准 联合行文以最后一个领导签发日期为准 会议纪要以会议召开日期为准 成文日期一般右空四字编排 使用汉字 并标全年 月 日 零 写成 O 七 请示 决定 通知 公告 通报 报告 意见 函 会议纪要等公文要套红头 除会议纪要外 其他公文要加盖公章 说明 方案 制式表格等非公文文件不需套红头 但需加盖公章或有主管领导签字 联合上报或者下发的公文 发文机关都应当加盖印章 主办单位印章在前 横排 用印要上不压正文 下压成文日期 印章用红色 当文件排版后所剩空白处不能容下印章位置时 应当采用调整行距 字距的方式处理 必须使用印章与正文同处一页 不得标识 此页无正文 等字样 八 主题词 公文要标注主题词 词组不超过5个 不少于2个 在公文的抄送栏之上顶格标注 主题词 使用3号黑体字 居左顶格标识 后标全角冒号 词目使用3号标宋体字 接排于冒号之后 词目之间空一个字 不加标点符号 九 抄送机关 指除主送机关外 需要执行或者知晓公文的其他机关 要使用全称或者规范简称 统称 抄送机关一般使用4号仿宋体字 在印发机关和印发日期之上一行 抄送 二字加全角冒号和抄送机关名称 回行时与冒号后的首字对齐 最后一个抄送机关名称后标句号 抄送机关依据实际需要可写可不写 如需主送机关 除将 抄送 二字改为 主送 外 编排方法同抄送机关 既有主送机关又有抄送机关时 应当将主送机关置于抄送机关之上一行 之间不加分隔线 十 发文机关名称和印发日期 公文要标明印发机关名称和印发日期 印发机关名称和印发日期平列于一行 使用4号仿宋体字 左右各空1行 位于抄送栏机关之下 无抄送机关的 在主题词之下标明 印发日期使用阿拉伯数字 十一 印发人数 位于印发时间之下 使用3号仿宋体字和阿拉伯数字标识 十二 文字从左至右横写 横排 必须使用规范简化字 十三 文件用纸一般采用国际标准A4型 长297毫米 宽210毫米 页边距为 上25 4毫米 下25 4毫米 左28毫米 右26毫米 页码使用4号半角宋体阿拉伯数字 数字左右各放一条一字线 如 3 文件左侧上下三分之一处装订 双面打印 十四 正式报送的文件 需注明签发人 二 报送程序 一 XX集团办公室为文件综合管理单位 负责接收各单位报送的各类正式文件 二 各部室设置专人负责文件管理和报送 各子公司由综合办公室负责文件管理和报送 除特殊情况外 各部室非指定人员 子公司其他部门不得直接向XX公司办公室报送文件 三 文件报送前 报文单位要对文件进行全面审核 对文件格式及内容负责 审核的重点是 行文是否确有必要 是否符合行文规则 内容是否符合国家法律 法规和其他有关规定 涉及其他部门的事项是否已协商 会签 文件使用 文件格式是否规范等 四 涉及需征求其他单位意见的事项 报文单位负责 需征求相关单位意见 取得一致意见后 再行上报 凡是报送到XX集团综合办公室的文件 视为已征求相关单位同意 五 报送文件必须严格执行单位内部文件签批程序 经主管领导审批或审签后上报 报送到XX集团的正式文件一律视为已完成报文单位内部审批或审签程序 如出现问题 由各单位自行负责 六 上报XX集团董事会 班子会审议的文件要严格按照XX集团 三重一大 决策制度实施办法 及 董事会议事规则 班子成员办公例会议事规则 的规定 履行内部决策程序 需报请班子会成员例会审议的议题 由各部室 子公司负责 在XX集团班子会召开2日前 将需审议的议题文件和报文单位集体决策依据文件 如报文单位班子成员例会会议纪要等 提报至XX公司办公室 需报董事会审批的事项 在XX集团班子会成员办公例会审批通过后 由责任单位负责 于1日内将董事会议案 本单位会议纪要 相关事项的请示