三project软件项目的规划与任务管理PPT课件

1 第三章项目的规划与任务管理 2 第三章项目的规划与任务管理 项目规划 项目规划就是根据项目目标 运用相关资源 策划并安排在项目中从事哪些活动 拟定项目执行程序 从而实现目标 制定项目规划的步骤 1 确定项目目标项目目标即实施项目所要达到的期望结果 项目目标必须清晰 确切 所有的计划都是从一份记载有项目目标的文档开始的 通常与项目相关的合同就是识别这些项目目标的文档 2 建立工作分解结构 WBS WBS就是为实现项目最终目标而必须完成的一份工作清单 它是进度计划 预算 人员安排 资源分配的基础 一般情况下 WBS将会是一个多层次的树状结构 树的最底层的节点我们称之为 工作包 每一个工作包我们都需要一个负责人 3 3 任务定义WBS的建立使得抽象的项目目标得以初步细化和明确 但从实际操作角度来看 WBS中的每个工作包仍然存在过于模糊和缺乏最终的操作性 因此必须对每个工作包进行进一步的分解和细化 这种分解和细化的结果就是任务 任务是指需要耗费一定的时间 资金 资源 物质来实现的一项活动 这类活动一般所需工时较短 不能够或则不需要进一步分解 4 任务排序在确定了达到项目目标应完成的任务后 分析任务之间的关系以确定它们之间的先后顺序和相互依赖性就是紧接而来的一项工作 这种分析的结果一般应以网络图的形式表现出来 4 5 时间估算 资源分配和费用预算对于每个任务 项目负责人都应该估计要花费多长时间来完成 这个估计值就是任务的工期 应该确定每项任务中将使用哪些资源和物资 并预计成本 资源是指人 设备等不可消耗物 而物资则是指项目中可使用的消耗物 另外 还可以确定任务的相关费用 通过对物资 资源 费用的综合计算 我们可以方便地获取与任务成本有关信息 当然 也可以不进行资源 物资分配及费用的指定 而只是为任务确定一个工期 这样做的代价是对项目中的资源 物资 费用情况的掌握及控制能力将会削弱 5 6 通过不断分析和调整得到项目基准计划通过对项目计划中的进度 预算情况进行各种分析 以确定项目能否在预定的时间内 在规定成本和可用资源 物资条件下顺利完成 如果发现现行计划无法保证这一点 那么就必须采取相应调整措施 如缩小项目范围 增加资金和资源 物资投入 重新进行工期估算 直到建立起一个可行的 现实的项目基准计划 6 设置日历属性Project2010中共有4种类型的日历 基准日历 项目日历 资源日历 任务日历4种 基准日历 该日历一般用于项目和任务 指定一组默认工作的安排和非工作时间的日历 用来确定整个项目的框架安排 项目日历 具体项目所选择使用的基准日历模板 资源日历 该日历是用于为某个资源指定工作时间和非工作时间的日历 它只能安排单个资源的调配与时间安排 任务日历 应用到各项任务具体日程排定与控制的基准日历 通常独立于项目日历或任何所分配资源的日历 默认情况下 所有任务都是用该日历 项目日历和任务日历用于安排任务日程 如果任务分配了资源 那么就应该使用资源日历 7 2 定义常规工作时间 2 1设置项目工作时间通常情况下项目的默认工作时间与项目的实际工作时间不一致 则就需要我们根据项目的实际工作时间重新设置 通过菜单栏设置工作时间 1 甘特图 开始时间 直接更改项目的开始工作时间 8 2 在 项目 属性 中单击更改工作时间 弹出 更改工作时间 对话框 切换至工作周选项卡 单击右侧 详细信息 按钮 9 更改工作时间主要分为三步 1 定义项目的常规工作时间 即为任务选择一个日历模板 project提供了4种日历模板 分别是标准 24小时 夜班和行政日历 这4种都是以工作周为单位设定的 10 系统日历的详细情况 11 2 定以工作周 项目 属性 更改工作周 12 3 设置节假日和倒休修改模板中关于节假日和倒休的设定 以符合实际情况 13 开始日期 在该下拉列表中可以设置项目的开始时间 完成日期 在该下拉列表中可以设置项目的完成时间 但是一般情况下 该选项处于不被选择的状态下 这时 我们需要设置 开始日期 即可 如果需要设置 完成日期 则可以在项目界面中设置完成日期或者设置工期 日程排定方法 设置项目是从项目开始的日期来排定或者是从项目完成日期来排定 当前日期 该选项显示系统当前日期 状态日期 在项目计划的开始 所预估的时间 成本等信息都有可能根据实际的情形而需要修正 此时 项目经理除了进行适当的修正外 还可能想要保留原本预估的信息 以便在后期进行比较使用 因此可以在 状态日期 中输入想要保留的日期 再结合其它功能 便可以跟踪比较同一个项目文件在不同时机点的规划时间 成本情形 14 日历 设置该项目的日历 优先级 该选项可以将多个项目进行整合 当多个项目同时进行时 资源的分配便可能发生不足的情形 当资源在跨越多个项目进行分配时 资源的分配便可能在此设置优先权限 可以输入0 100之间的数字 数字越大 表示任务具有越高的优先权 统计信息 从多个角度一目了然地了解项目的开始时间 完成时间 工期 成本 项目完成百分比 随着项目的进展 了解实际与计划的差异情况 如下图 也可以在 文件 信息 命令中查看项目信息 15 16 17 4 组织任务 Project中默认的任务都是一个级别的 为了方便管理 我们还需要对任务进行分级 任务分级主要包括为任务创建摘要任务与子任务的大纲结构 以及创建用于报告日程和跟踪成本的工作分解结构形式 摘要任务是由子任务进行汇总的总任务 然后通过对项目进行分级建立大钢结构 便于查看和管理项目信息 建立大纲视图的两种方法 自上而下 首先确认主要阶段 再讲主要阶段分解为各个任务 自下而上 即首先列出所有的任务 再将其组合为多个阶段 18 摘要任务又称为集合任务 默认情况是以粗体的形式显示并且升级 让子任务降级在摘要任务之下 另外 摘要任务也可以为其上面其它任务的子任务 摘要任务的具体操作如下 打开一个模板文件 在一个未建立大纲结构的项目中选择目标摘要下的子任务 19 20 切换至 任务 选项卡 单击 日程 中的 降级任务 将该任务降级 使其成为其他任务的子任务 21 创建摘要任务和子任务之后 我们应该注意以下几点 撤销大纲 如果想要撤销大纲的话 可以通过所有子任务与低级别的摘要任务升级 直到所有任务处于同一级别的方法来撤销大纲级别 重排项目阶段 在大纲日程中 我们可以方便地重新排列项目阶段 在移动或者删除摘要任务的时候 系统会自动移动并删除与其相关的所有子任务 删除摘要任务 当删除摘要任务而只保留其子任务时 需要先将子任务升级到与摘要任务相同的级别 大纲数字 在重新排列任务列表的时候 所有项目的大纲数字将会随之改变 移动 添加或者删除任务时 大纲数字便会自动更新 只有在手动输入的自定义编号系统时 大纲数字不会自动更新 22 工作分解结构 工作分解结构是由字母和数字组成的 即WBS代码 主要用来表示相关联的任务在项目层次结构中所处的位置 WBS代码类似于大纲数字 每个任务只有一个WBS代码 而这个代码是该任务的唯一的一个代码 设置WBS代码定义对话框 1 打开一个项目 切换至 项目 选项卡 单击 属性 组中的WBS下拉按钮 在弹出的下拉菜单中选择 定义代码 命令 如图 23 24 2 打开WBS代码定义对话框 如下图 25 对WBS代码定义对话框中各个选项的介绍如下 代码预览 预览所设置代码的样式效果 项目代码前缀 在该文本框中设置项目代码前缀字母 汉字或数字 代码掩码 在该区域中设置WBS代码的序列方式 序列长度与分隔符 其中 序列方式主要包括数字 大小写字母与字符序列 为新任务生成WBS代码 勾选该复选框 可以为新任务生成WBS代码 检查新WBS代码的唯一性 勾选该复选框 可以检查WBS代码是否具有唯一性 26 3 选择 任务模式 列4 单击鼠标右键 在弹出的快捷菜单中选择 插入列 命令5 执行完该命令即可插入一个列 在列的下拉列表中选择WBS选项 27 5 设置任务工期 工期是项目规划中最灵活多变的要素 项目能否顺利进行与完成和工期的安排有着密切的关系 工期安排的好坏直接决定了该项目地进度和资源的利用效率 几种常用的安排任务时间的方法 1 使用甘特表更改任务工期在 甘特图 中选择 工期 列 直接在单元格内输入工期值 2 使用 任务信息 对话框更改任务工期在 任务 选项卡里 属性 下的 信息 中打开 任务信息 对话框 如下图 28 29 在日程表上显示 勾选该复选框 可以将该任务添加到 日程表 中 隐藏条形图 勾选该复选框 可以在 甘特图 视图中隐藏该任务的条形图 总成型任务 勾选该复选框 可以将子任务条形图显示在摘要任务的条形图中 30 3 通过更改任务条形图设置任务工期按住鼠标向左进行拖拽 至合适的长度后释放鼠标 在甘特图表中查看更改后的工期 31 6 项目里程碑 项目里程碑是该项目中的一项特殊的类别 它是一个标准项目中的重要事件 适用于监视项目进度的参考点 任何工期的任务都会自动显示为里程碑 在甘特图中显示为只有头部形状的条形 它通常用于标记项目进行过程中具有特殊意义的任务 32 1 创建项目里程碑打开书中的一个素材文件将其中一项任务的工期设置为0 设置完成后按回车键确认该操作 默认设置当下任务被设置为里程碑后 原来的条形图改变 33 2 使用 任务信息 对话框创建任务里程碑打开任意一个素材文件 选中一项任务 双击 打开该任务的 任务信息 对话框 切换至 高级 选项卡 勾选 标记为里程碑 复选框 34 7 创建周期性任务 周期性任务是只在项目项目进行期间重复发生的任务 在项目的日程安排中 会出现需要在一段时间内多次进行操作的现象 被称为周期性任务 创建周期性任务的步骤 打开素材中的一项任务 在 任务 选项卡里单击 插入 组中的 任务 下拉按钮 在弹出的下拉菜单中选择 任务周期 命令 如下图 35 打开 周期性任务信息 对话框 36 周期性任务信息 对话框中各选项的介绍如下 任务名称 在该文本框中输入该任务的名称 工期 在该微调框中输入任务的工期值 每天 选中该单选按钮 将设置周期性任务的发生频率是按指定的天数或者是工作日来进行显示 每周 选中该单选按钮 将设置周期性任务的发生频率是按照指定的周数进行显示的 并且可以设置具体的显示周日 每月 选中该单选按钮 将设置周期性任务的发生频率是按照指定的月数进行显示的 还可以设置频率发生相隔的日期与具体日 每年 选中该单选按钮 将设置周期性任务的发生频率是按照年进行显示的 并且可以设置频率发生的具体日期 以及每年发生的具体月份与具体周日 37 开始时间 在该下拉列表框中输入周期性任务开始时间 共发生 在该微调框中输入或选择周期性任务的重复次数 到 设置周期性任务的结束日期 日历 用于设置排定任务所用的日历标准 排定日程时忽略资源日历 勾选该复选框 表示在应用日历的时候 该日历不与任务的排定日程相关联 38 在 任务名称 文本框中输入任务名称 然后设置 工期 时间 在 重复发生方式 选项组中选中 每月 单选按钮 设置每一个月的天数为5天 然后设置开始时间和结束时间 39 设置完成后单击 确定 便可为其添加重复周期 40 8 设置任务信息 我们在管理项目的过程中 会依据项目自身的特点来设置与其匹配的任务类型 任务日历与任务限制 确保整个项目顺利进行 我们需要在 任务信息 高级 任务类型 任务类型 固定单位 固定工期 固定工时固定单位 在默认情况下 Project2010中创建的是资源驱动类型的任务 在该项目中 当用户增加资源则可加快进度 相反 则会减慢任务的进度 该类型为Project2010中系统默认的类型设置 固定工期 固定工期是一种工时不受资源数量影响的任务时间安排类型 在该任务类型中 资源的数量并不能影响该任务的完成时间 也就是资源的数量不能够影响到工期的进度 反而会在一定程度上延长任务的工期 41 9 任务的相关性 任务限制把任务与项目的开始日期 结束日期或特定的日期联系在一起 而相关性则将任务与项目中其他任务的时间安排联系在一起 相关性是衡量项目真实长度的关键因素 1 认识任务的相关性在一个任务之前发生的任务是前置任务 而在该关系后发生的任务则是后续任务 一个任务允许有多个前置任务与后续任务 经过链接的任务才是具有相关性的任务 在项目中创建任务之后 需要连接到各项任务以显示它们之间的关系 也就是创建人物之间的相关性 任务的相关性可以直观地显示每个任务的前置任务 开始日期与结束日期 是用来衡量完成一个项目所用实际工期的关键因素 42 任务相关性的类型定义任务的开始和完成之间关系的基本相关性有4种 完成 开始 FS 直到前置任务完成以后 后续任务才能开始 开始 开始 SS 后续任务必须在前置任务开始后才能开始 完成 完成 FF 后续任务必须在前置任务完成后才能完成 开始 完成 SF 前置任务开始后 后续任务才能完成 43 创建任务相关性 使用 任务信息 对话框来完成 1 设置 完成 开始 相关性将鼠标指针放置在前置任务条形图上 此时指针会变成一个4向箭头的形状 确认鼠标当前状态为4向箭头的状态下 拖动鼠标至第二个任务的条形图上 此时 会出现一个信息框 显示该操作为建立 完成 开始 链接 如果对当前创建的链接满意的话 释放鼠标 Project便会自动建立链接 44 2 设置其它类型的相关性我们还可以使用 任务信息 对话框或者 任务相关性 对话框来设置热门货物类型的相关性 可以在 任务相关性 对话框中建立任务之间的相关性类型或设置延隔时间 在 任务信息 对话框中 除了可以建立相关性和设置延隔时间之外 还可以设置前置时间 如果使用 任务时间 对话框来设置相关性的话 打开后续任务的 任务信息 对话框 在 前置任务 选项卡中建立关系即可 45 步骤 a 选择想要作为后续任务的任务并双击 打开 任务信息 对话框 切换到 前置任务 选项卡b 单击 任务名称 下方的单元格 此时该单元格右侧显示一个下拉三角按钮 单击该按钮 显示 任务名称 下拉列表 C 在弹出的下拉列表中选择想要作为前置任务的任务 单击 类型 列 此时会出现一个下拉三角按钮 单击该按钮 在弹出的下拉列表中选择一种相关性类型 D 要想建立一个没有延隔时间或前置时间的相关性 设置完成后单击 确定 按钮 即可 如果想建立一个延迟时间相关性任务 则在该对话框中设置 延隔时间 即可 要想建立一个重叠相关性的任务 只需要将延隔时间设置为负值即可 46 查看任务状态 在创建与链接任务之后 我们还需要根据系列任务的实施状态调整任务之间的关系 拆分任务以及查找与替换任务 1 记录任务对于具有特殊性的任务 可以通过现实任务信息来记录任务 A 在 任务信息 对话框中 切换到 备注 选项卡 在备注文本框中输入想要备注的内容 并为其设置文本格式 B 设置完成后单击 确定 按钮 在 标记 域标题列中会显示一个备注标记 如果想要查看该备注内容的话 只需要将鼠标移动至该标记上即可 C 删除备注任务 选择需要清除备注的任务名称 在 任务 选项卡中单击 编辑 组中的 清除 下拉三角按钮 在弹出的下拉菜单中选择 备注 命令 47 拆分任务 拆分任务是将一个任务分解为两个单独的任务 主要用于中断任务上的工作 A 在 甘特图 视图中 切换至 任务 选项卡 在 日程 组中单击 拆分任务 按钮 将鼠标移动至条形区域中 此时 光标变成了向右的箭头 B 将鼠标移动至需要拆分的条形图上单击 将条形图的后半部分向右拖拽 至适合的位置后释放鼠标 48 对任务进行拆分时应注意以下几点 我们可以对一项任务进行多次拆分 在拆分的时候拖动条形图的一部分 直到与另一部分合并 这样就可以删除任务中的某个拆分 当我们在标识非工作时间的日历上拆分任务的时候 在 甘特图 视图中非工作时间内将不会再显示为拆分任务 在拖动拆分任务的第一部分时 后面的任务也会随之移动 当拖动拆分任务中间部分时 其他任务不变 只能移动该部分的任务 我们还可以通过修改开始时间与完成时间的方法来移动整个任务以及其他与其相关的部分 49 查找与替换任务 查找任务 切换至 项目 选项卡 在 编辑 组中单击 查找 按钮 打开 查找 对话框 在 查找 对话框中输入想要查找的内容 单击 查找下一个 按钮 即可自动选择视图中与其相匹配的内容 50 替换任务 替换任务是根据我们查找后的结果来使用的 使用替换任务 可以以新的任务信息替换现有的任务信息 在 任务 选项卡中 单击 编辑 组中 查找 按钮右侧的下拉三角按钮 在弹出的下拉菜单中选择 替换 命令 打开 替换 对话框 在该对话框中某些选项与 查找 对话框中的某些选项是相同的 选项解释如下 替换为 在该文本框中输入想要替换的任务信息 全部替换 单击该按钮 可替换指定区域中所有与其相匹配的内容 替换 单击该按钮 可以替换当前相匹配的内容 51 在 查找内容 中输入想要查找的内容 在 替换为 文本框中输入想要替换的信息 52 53 删除任务的相关性 在创建完任务的相关性之后 如果对创建的相关性不满意的话 我们可以通过以下几种方法来删除任务的相关性 A 打开后续任务的 任务信息 对话框 切换到 前置任务 选项卡 单击想要断开链接的任务名称按Delete键 B 在 甘特图 中显示 前置任务 列 单击后续任务的 前置任务 单元格 按Delete键删除所有的关系 或者在单元格或输入栏中编辑前置任务信息 C 选择与想要删除的相关性有关的任务 单击