集团公司薪酬管理(论文).doc

行政人事部工作情况分析行政管理的性质决定其复杂性、多变性和强制性，行政管理的目的在于提高办公效率，为企业的良性运作提供后勤保障，建立科学、统一、规范的行政管理体系，从药业公司目前人事行政工作的情况来看，工作滞后，各环节控制不够，在此，将目前的行政人事管理状况作如下分析：一、人事管理状况：1、人员状况分析：药业公司在2004年共计组织3次招聘工作，但均以应届大中专毕业生为主，有工作经验的的应聘人员并不多，需要我们进一步进行培养，即便是悟性较好的员工也需要我们再培养3-6个月，而不能直接开展工作，延长了我们开拓市场及提升管理的时间。截止2003年底药业公司共有员工131人，其中大专以上学历的人员有54人，占全体员工的41.2%，生产工人约38人，但由于薪资水平的限制，有一部分员工提出辞职申请，以设备部为例，目前空调岗位只有一人，而其需控制5台空调机组，工作量之大可想而知，但其工资水平在与同行业比较中是比较低的。再以行政人事部为例，除司机、保安及食堂工作人员外，在办公室工作的人员只有三人，可却肩负着薪资、档案、招聘、考核、办公室管理、日常行政事务管理等诸多职责，工作量相当大，但人事专员及行政助理的工资尚不足800元，严重挫伤了员工的工作积极性。2、人事制度中存在的缺陷：药业公司现行的人事制度目前存在着诸多缺陷，首先是薪资体系的设定，目前药业公司的薪酬体系沿用了内蒙惠丰瑞元的薪酬体系，将员工的薪酬分为三类，即普通员工、管理人员和销售人员，但药业公司与内蒙惠丰瑞元的员工结构不同，瑞元公司以商业零售为主，其员工结构较为简单，只分为两种：即管理人员（总部员工）和销售人员，而药业公司作为产销一体的独立法人实体，其员工结构较为复杂，分别是：管理人员、技术人员、生产辅助人员、生产人员和销售人员，运用现有的工资体系并不能充分体现各岗位所做出的贡献。此外，人事制度中未能明确考核制度的内容，只提出了一些原则性的内容，缺乏可操作性，而且考评的实际效果并不理想，大多数考评结果是以考评者的主观意志形成的判断，从而使考评流于形式。3、人员招聘工作分析：目前药业公司的人员招聘工作属于一种被动招聘，当企业出现人员缺口时，招聘工作才被提上议事日程，使得公司形成了一种越招聘员工，人员流动越快的恶性循环局面，使得我们的管理人员疲于处理各类问题，而不能实现防止类似事情的发生，此外对于新入职的员工工资的确定，未严格按照公司的制度执行，使得一部分员工的工资在现有工资体系上得不到体现。此外，在人员的晋升、任免等问题上均不同程度的存在诸如此类的情况，在此就不在赘述。二、行政管理方面： 、档案管理；目前药业公司的档案管理是由兼职人员在管理，从表面看来也还管得过去，但深入分析，由于一个人的时间与精力有限，负责的事务又多，档案工作就滞后许多。首先，公司每天各部门要归档的文件有几十份，但由于行政人事部门的人员少，工作量大，只得使归档文件积累一段时间后才能抽出时间整理归档，这样文件得不到及时归档，使用文件时给查找工作也就带来了困难；其次，目前档案室留存的档案仅仅是全公司档案的一部分，尚有占公司档案至少三分之一的设备档案、营销档案未列入其中，仍由设备部与营销部分别设专人管理，这些档案严格的要求应该全部归入档案室管理，今后也必然是会朝着这个趋势发展，那样兼职的档案管理员就更无法完成了。而且档案书籍资料也是各部门经常借阅使用的，但却没有一个统一的借阅时间，任何人随时想用就来找档案员，如果是着急的马上要用的这无可厚非，但是一些员工业余时间看的书籍或是一些部门不紧要的档案，却每每是在兼职人员最忙的时候来借阅，给管理员的工作带来了极大的不便。、文件管理： 1）文件的起草：目前药业公司的文件起草工作基本规范，主要是公司内部及行政人事部门发文的起草工作，目前的公文格式虽未与集团的公文格式完全统一，但也已参照集团公文格式做了相应的调整，从发文的编号、格式来看已趋于比较规范、比较完善，而且文件内容也均能简洁明确的反映出文件的主题，能够达到发文的目的。需要加强的就是要求各职能部门严格按照行政部制订的统一的公文格式发文，并考虑是否需要与集团公文格式做完全的统一工作。（不包括局部的公司名称及地址）2）文件的发放：日常的公文发放现在已实现了局域网络发文，各部门都可以通过局域网络的共享文件夹看到文件内容，但一些培训资料即没有电子版的文件，由于使用的不方便，仍然是复印下发。所以虽然是开始了无纸化办公，但尚未达到标准，进行的不彻底，由于大家仍存在以前的打印成文看文件的习惯，加之电脑使用时不方便在电脑上看文件，文件还是打印出来看的居多，这样纸张仍然是大量使用，机器也不断的损耗，也没有真正意义上达到无纸化办公，没有真正的降低成本。3）文件的收取、转达：日常文件的收取，应该按制度要求严格执行登记，有部分相对重要的文件也一直这样执行，但由于日常事务较多，而人员少的问题，这项工作没有能真正的做到事无巨细，全部登记在册，一些政府发文或不十分重要的文件就没有进行登记，用到时就无法查询。3、后勤保障管理1）宿舍管理：目前药业公司的宿舍管理较为规范，有专人负责，并定期检查宿舍卫生，宿舍安排值日，员工对此多数表示基本满意。2）食堂管理：目前药业公司在食堂管理上存在着诸多漏洞，如饭票的管理、食堂卫生的管理、饭菜质量的管理等，虽然近期有所改善，但总体来说还远远未达到预期效果。3）车辆管理：目前车辆管理处于一种无序管理，虽然也履行派车手续，但无法在环节中间控制，中途是否办私事，油耗每月平均多少，车辆维护费用需要多少这些情况均没有记录，使得我在接手工作后无法实行有效管理。4）安全保卫管理：保安人员的缺乏使得厂区的安全保卫工作看似平安无事，但实则暗藏隐患，按制度规定，保安人员每隔一小时须巡逻厂区一次，但由于只有一人值班，巡逻时兼顾不了外来人员的管理，其次，保安还承担着厂区绿化及厂区卫生清扫等工作，根本无法兼顾，故此保安人员的缺乏是安全保卫工作面临的最大问题。4、办公用品管理：目前，药业公司的办公用品每月按部门报计划，由行政部进行审核计划费用是否在控制范围内，酌情增减后汇总报财务部，由供应储运部采购回来后交由行政部门发放，由于现在行政人事部是一人多岗，很难面面俱到，以致于其他部门对于办公用品的领用及发放有意见，此外，在发放过程中，不能保证办公用品的领用部门是否确实需要，这就给办公费用的控制带来了难度。5、外来客人的接待：外来客人的接待工作多数为临时性的、随机性的，而且接待工作又必须做到周到、细致、快速、有效，就目前行政日常事务常设一个人且办公室与来客接待室分别在不同的楼层的情况下，显然既要接待来客、做会议记录还要兼顾接电话、发传真等事务是不可能的，只能是专心干一件事，那么另外的工作就必然的不能继续。我认为可以考虑的解决办法是一方面增加人员，另一方面适当的调整一下办公室的布局，恢复到以前那种格局，这样一般性的会谈可以直接在行政办公室外屋进行，又在同一办公室，既可以接听电话，又能随时照顾关注外屋的接待情况，可谓既省人工，工作又能做到两全其美。三、问题产生的根源：上述问题的产生，我个人认为有以下两方面的原因：第一、制度本身的缺陷：正如我前面所述，目前药业公司的行政及人事制度并不健全，由于考核制度和薪酬体系的不完善，造成了接受考评后涨工资的不满意，没涨工资的更不满意，员工缺乏上升的通道，致使员工流失，我们在分析员工流失的原因时总是在讲员工薪资水平不高是主要原因，但其根本原因在于薪酬体系的不合理，以及在考评时的形式主义，此外，在制度中也未明确各岗位的职责和工作标准，致使在衡量每个不同岗位的员工时采用一套标准，这样的考核和薪酬制度如何能让员工感到企业的发展方向。第二、执行制度时出现了偏差：制度制定出来，在执行制度过程中，由于人为的因素，未能严格按照制度执行，更多是依靠主观的判断，例如部分员工的工资在工资体系中根本无法得到体现，而只是按照所批示的金额发放工资，使得员工对薪资体系不满意，人力资源部门也无法按照制度发放工资，只能以工资实行保密为由来安员工，而实际情况是工资根本无密可保。第三、人员的缺乏造成了工作的滞后，人员的缺乏使得很多工作都处于一种滞后的状态之中，工作的开展受到很大的影响，员工对此感到非常反感，因为有的员工的工作量非常大，一个人要承担三四个人的工作，但工资总额未有提升，无法体现按劳分配的原则和公司以人为本的理念。四、解决问题的方案：1、增加人员；明确公司所需岗位，制定岗位职责，核定该岗位的实际需要人数，作到定岗定编，避免人浮于事的现象出现。2、修订、补充、完善各项制度：针对药业公司目前的状况，在两个月内出台相关制度，补充、完善制度中不健全的部分，出台的新制度主要有：3、严格按照规章制度办事：4、加强行政管理的各个环节控制1）档案管理；）文件管理：对于这项工作今后要在有条件的情况下进行改进，每份来文登记是非常必要的，当然有一些无关的宣传资料可不必登记，但要比以前的工作细致，而且要分类，分为内部来文与外部来文，内部来文包括药业公司各部门及集团和集团各子公司来文，外部来文则是一些政府单位及其他企业的来文登记，这样既有效的管理了文件，不致遗失，又方便了查找，避免混淆。3）后勤保障管理4）办公用品管理5）会议管理：6）外联工作管理：7）计算机管理：8）印鉴管理：5、严格招聘、考核、任免的程序，完善人事管理的内容 一文秘工作管理 文秘工作具体地说即包括文件的起草、发放、收取，传真文件的接收、转达，外来客人的接待等工作。5）卫生管理6）厂区绿化管理 1文件的起草：目前药业公司的文件起草工作基本规范，主要是公司内部及行政人事部门发文的起草工作，目前的公文格式虽未与集团的公文格式完全统一，但也已参照集团公文格式做了相应的调整，从发文的编号、格式来看已趋于比较规范、比较完善，而且文件内容也均能简洁明确的反映出文件的主题，能够达到发文的目的。需要加强的就是要求各职能部门严格按照行政部制订的统一的公文格式发文，并考虑是否需要与集团公文格式做完全的统一工作。（不包括局部的公司名称及地址） 2文件的发放：日常的公文发放现在已实现了局域网络发文，各部门都可以通过局域网络的共享文件夹看到文件内容，但一些培训资料即没有电子版的文件，由于使用的不方便，仍然是复印下发。所以虽然是开始了无纸化办公，但尚未达到标准，进行的不彻底，由于大家仍存在以前的打印成文看文件的习惯，加之电脑使用时不方便在电脑上看文件，文件还是打印出来看的居多，这样纸张仍然是大量使用，机器也不断的损耗，也没有真正意义上达到无纸化办公，没有真正的降低成本。要解决这个问题，就要在各部门内宣传这样节约的思想，更新观念，提高工作效率，从而将成本降下来。 3文件的收取、转达：日常文件的收取，应该按制度要求严格执行登记，有部分相对重要的文件也一直这样执行，但由于日常事务较多，而人员少的问题，这项工作没有能真正的做到事无巨细，全部登记在册，一些政府发文或不十分重要的文件就没有进行登记，用到时就无法查询。对于这项工作今后要在有条件的情况下进行改进，每份来文登记是非常必要的，当然有一些无关的宣传资料可不必登记，但要比以前的工作细致，而且要分类，分为内部来文与外部来文，内部来文包括药业公司各部门及集团和集团各子公司来文，外部来文则是一些政府单位及其他企业的来文登记，这样既有效的管理了文件，不致遗失，又方便了查找，避免混淆。 4外来客人的接待：外来客人的接待工作多数为临时性的、随机性的，而且接待工作又必须做到周到、细致、快速、有效，就目前行政日常事务常设一个人且办公室与来客接待室分别在不同的楼层的情况下，显然既要接待来客、做会议记录还要兼顾接电话、发传真等事务是不可能的，只能是专心干一件事，那么另外的工作就必然的不能继续。我认为可以考虑的解决办法是一方面增加人员，另一方面适当的调整一下办公室的布局，恢复到以前那种格局，这样一般性的会谈可以直接在行政办公室外屋进行，又在同一办公室，既可以接听电话，又能随时照顾关注外屋的接待情况，可谓既省人工，工作又能做到两全其美。二档案管理这项工作如果公司要规范起来，就有必要设专人负责，目前虽是由兼职人员在管理，从表面看来也还管得过去，但纵向深入分析，由于一个人的时间与精力有限，负责的事务又多，档案工作就滞后许多。首先，公司每天各部门要归档的文件有几十份，如果是专职人员就有时间能够当天归档当天录入、当天整理，但由于兼职，只得使归档文件积累一段时间后才能抽出时间整理归档，这样文件得不到及时归档，使用文件时给查找工作也就带来了困难；其次，目前档案室留存的档案仅仅是全公司档案的一部分，尚有占公司档案至少三分之一的设备档案、营销档案未列入其中，仍由设备部与营销部分别设专人管理，这些档案严格的要求应该全部归入档案室管理，今后也必然是会朝着这个趋势发展，那样兼职的档案管理员就更无法完成了。而且档案书籍资料也是各部门经常借阅使用的，但却没有一个统一的借阅时间，任何人随时想用就来找档案员，如果是着急的马上要用的这无可厚非，但是一些员工业余时间看的书籍或是一些部门不紧要的档案，却每每是在兼职人员最忙的时候来借阅，给管理员的工作带来了极大的不便。解决的办法是：一方面尽快有专职的档案管理员，即使是兼职的也不可以再兼职大量工作，只兼一小部分工作；另外，制定档案书籍资料借阅时间规定表，除特殊情况外，一般情况的借阅必须在规定时间内借阅。这样管理按照条例执行，有了秩序，也节省了人力。三打字复印工作1打字工作由于现在各部门都配备了电脑，所以不需要专门的打字人员，行政部也仅负责一些行政文件的打印及总经理交办的其他临时性文件。但由于打印机设置成为了共享打印机，从各部门打印出的文件行政部就不好控制了，经常会出现一些与工作内容无关的网页打印，或是一些批记录或是其它文件在未定的稿的情况下就打印，修改之后又重复打印，这就严重造成了纸张的浪费。解决的有效办法就是既要从行政部做好监督控制工作，一旦查出就要进行严厉的处罚，又要使各个部门负责人主动抓这些事，把这些算在自己部门的成本内，让大家从思想上杜绝浪费意识，从根本上控制浪费。2复印工作：这项工作在行政日常办公工作中占三分之一的工作量，复印量小时还可以继续进行其他工作，复印量大时会连续复印