Team Building 建立团队(繁体字).doc

建立團隊引言 建立團隊就是督導人員將下屬組織起來，成為一支隊伍。在這支隊伍中， 督導人員恰當地分配隊員到不同工作崗位，讓每人都能發揮所長。同時在運作上，各隊員互有默契和通力合作，達致整體表現合作符合理想。團隊發展階段 2. 在建立團隊和提高團隊的合作精神的過程中，大致要經過以下數個階段，才能完全發揮其能力：組合期 (Forming)3. 身為督導人員，在建立團隊應付某一項工作任務前，首先要確定這個團隊的目標，以及完成任務所需要的人材及技巧。4. 在挑選團隊成員時，知識、技巧及經驗固然重要，但督導人員亦要考慮他們的合作精神，良好的團隊成員有以下特點：(a) 對團隊目標盡忠，而個人目標與團隊目標又互相吻合；(b) 能夠和他人合作；(c) 願意聆聽他人意見；(d) 擁有專門技巧或知識，和團隊其他人的專門知識可以相輔相承；(e) 樂意稱頌其他隊員的成就；(f) 尊敬團隊的價值和標準，並願意依從；及(g) 可以和其他隊員開放地溝通。5. 在團隊新成立時，隊員之間未必有深切了解，彼此的相對地位又未確立，因而處事可能未有默契。所以在這階段的工作成果和效率一般都會偏低。摸索期 (Storming)6. 雖然督導人員在挑選成員時可以利用上段所提及的標準，但是基於機構/隊伍內有限的人力資源，很可能沒有太多選擇，但督導人員依然要盡力找尋合適的配搭。7. 在摸索期，由於隊員的個人利益關係，隊員之間可能互相競爭，團隊內或會出現小圈子。競爭可能很明顯，也可能受到抑制。8. 這時候，督導人員須採取果斷行動，制訂規則，重申團隊目標，令隊員全情投入。【例如】經過處理一、兩宗案件後，隊員可能發覺彼此間處事的方法，因工作量或角色不同而持有不同意見，繼而產生衝突，此時督導員應坦率及果斷地發表其意見和指示。共識期 (Norming)9. 各團隊成員已成功解決彼此之間的成見，全力工作，遵守規則，以期達到團隊目標。因為團隊成員的投入，團隊的工作成果顯著。【例如】隊員得到清晰明確的指示後，促進彼此諒解，隨工作的配合，使隊員發展合作精神。發揮期 (Performing)10. 隊員之間有了共識後，便會互相支持，全情投入達成整體目標。團隊運作靈活，可以自我管理，工作的成果便會更加超卓。【例如】建立合作精神後，各人員可專注分配到的工作，表現出互有默契，自動自覺，合力完成工作或任務。有效團隊的特質11. 團隊進入發揮期才可以全面發揮團隊成員的才能及合作精神。在到達這階段之前及之後，督導人員都經常需要設法培養、創造和維持有效團隊必需具備的特質。這樣團隊將會在很短時間內從組合期進至發揮期。有關有效團隊的特質詳述如下：8清晰的目標12. 推展工作的第一步，就是確立團隊工作目標。這個目標要清晰，並有激勵性。此外，個別隊員應該以團隊目標為重，不要讓個人目標影團隊目標。13. 督導人員可以幫助成員明白成立團隊的目的，以及隊員的貢獻如何幫助團隊達成目標。14. 為使所有成員都全心全意去達成目標，督導人員可以向他們提出以下問題：(a) 你/妳是否清楚明白團隊目標？而你自己需要怎樣做去達成這些目標？(b) 你/妳是否相信團隊的目標，而願意幫助團隊去完成它？及(c) 你/妳是否明白自己在團隊中的角色及責任？15. 在得到各成員對這些問題的答案後，督導人員便可確定成員是否明白團隊的目標。角色分配清楚16. 要隊員在運作上互有默契和通力合作，一定要明確地劃清各人的工作範圍、合作的對象和扮演的角色及職責。有效的組織結構17. 隊員清楚自己所扮演的角色後，還需要有一個有效的結構(無論對外及對內)，明確顯示出團隊的分工、處事程序等運作上的安排。清楚明確的分工，可避免隊員之間的角色衝突。對外而言，也可以給其他人明白何等事情與誰人接觸。18. 對團隊表現的認同和給予資訊、行政及技術支援，以及器材等資源支援團隊運作也十分重要。坦誠開放的溝通19. 若要團隊發揮成效，隊員必須感到可以暢所欲言，毫無顧忌講出自己的觀感、判斷、感受和直覺，而不會有尷尬或被其他隊員輕視的情況。20. 鼓勵隊員敢於發表意見對團隊討論問題和研究方案非常重要。由於隊中其他成員的壓力，團隊會偏向於達成妥協，不能面對難題，減低思維效率。這現象稱為團體思想(Groupthink)。21. 督導人員若發現有以下情況，便顯示出現團體思想的現象：(a) 團隊自認不敗 大部分團員都有這種感覺，因而令團隊太樂觀，忽 視危機；(b) 不重視相反資訊 隊員不約而同漠視或找理由推翻相反的資訊或意 見；(c) 糾正隊員異見 團隊隊員向提出異見的隊員警告，認為不同的意見 是不全力支持團隊的表現。22. 要避免團體思想，除了督導人員要以身作則、歡迎異見外，還可以經常舉行第二次機會(second chance)會議，讓持不同或非主流意見的隊員有發表機會。這些第二次機會會議最好在比較輕鬆的環境下進行，例如工餘。在這些環境下，隊員心情輕鬆，比較容易接受非主流意見。積極處理異見23. 隊員的處事手法和見解各有不同，透過不同的意見，往往可產生一些創新意念，督導人員應將不同的意見匯集成綜合意見，涵蓋各種見解的優點。互相支持、互相信賴24. 支持並非表面的忍讓與同情，而是真心協助別人，不介意提出負面意見或面對難題。即使個人不認同對方的所有行為，亦給予支持。督導人員需確保隊員明白這些祗是針對事，非針對人。25. 互相信賴需要時間培養，因為隊員的默契是靠彼此同甘共苦的經歷來建立。互相信賴是指任何隊員的行動和決定，得到其他隊員的明白，知道是為整體利益出發。26. 互相支持及信賴可以減少隊員之間的磨擦，避免團隊成員對立，以及隊員花時間在自我保護的消極策略上。良好的對外關係27. 團隊與其他部門之間必須保持良好的關係，因為彼此在日常運作中常常需要互相協調工作。其實大家都是同一部隊的成員，應該抱著共同目標。有了共識後，便不難建立良好的默契，自然樂於互相聯繫，尋求增加合作和交流的機會，加強彼此的關係，使雙方獲益。28. 可惜實際上，部隊/部門/單位的團隊多不勝數，團隊間合作可能產生問題，原因包括:(a) 不知道各團隊的權責；(b) 團隊間的競爭；(c) 團隊互相猜忌；(d) 團隊間欠缺溝通；及(e) 漠視其他團隊的需求。29. 解決這些問題，督導人員應主動取得其他團隊的信任。他們可以採取以下的手段增加其他人對自己團隊的信任：(a) 言而有物，言出必行；(b) 行動保持一貫；(c) 主動分享資訊；(d) 願意向他人求助；(e) 維持誠實態度；(f) 稱讚他人成就；及(g) 向外保持自己團隊的透明度。30. 採用以上手段，可以增進團隊間的互相認識，維持良好的對外關係。有效解決問題31. 上文所述，都是有關團隊如何在正常情況下推展工作的安排。這樣並不足夠，團隊還應該具備一些處理問題的機制。當隊員在工作上遇到問題的時候，他們需要知道怎樣去找支援，或因應問題的性質、所牽涉的層面及嚴重性，而採取適當的措施。分享成果32. 組織團隊的目的是匯集各隊員的能力以完成工作，合作的成果應當比獨力的成果優勝。群策群力的成效，應該大於個人能力的總和。很明顯，團隊需要隊員合作，亦應使隊員從中得益。除實質利益外，還應該兼顧每個人的成長和發展，令隊員感到有幸成為團隊成員，對團隊產生歸屬感。總結33. 正所謂：萬眾一心，其利斷金、眾志