建设项目档案工作.ppt

建设项目档案工作广东省档案局监督指导处 一 建设项目文件形成的质量要求及注意事项二 建设项目竣工图的编制三 建设项目文件的整理编目四 建设项目电子档案的存储格式五 建设项目档案的验收 一 建设项目文件的归档要求及注意事项 1归属原则2施工阶段文件的形成要求3文件归档中应注意的事项 一 1归属原则 建设单位 设计单位 施工单位 综合档案馆 部门档案馆 专业档案馆 国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范 da 2822 2002竣工图一般为两套 由建设单位向生产 使用 单位移交 在大中城市规划区范围内的重点建设项目 应根据 城市建设档案归属与流向暂行办法 第五条的规定 另编制一份与城市建设 规划及其管理有关的主要建筑物及综合管线竣工图 一 2施工阶段文件的形成要求 质量证明文件 水泥 钢筋 预制混凝土构件 新材料 产品鉴定证明 新材料应用还要注意 ma 国家技术监督局的认证标志 字样 质量标准 使用说明和工艺要求 检验记录使用说明试验报告 三 3文件归档中应注意事项 归档文件的质量要求 内容要真实 建设过程直接形成的 准确有效 耐久易读 档案员检查文件的主要内容 项目名称 工程部位 规范 签署 结论 表头填写 单位工程 分部工程 按项目划分确定的名称填写 分项 单元 工程名称 部位 填写该分项工程名称 部位可用桩号 高程等表示 施工单位 填写与项目法人 建设单位 签订承包合同的施工单位全称 表尾的填写 施工单位由负责终验的人员签字 如果该项目由分包单位施工 工序表尾由分包施工单位的终验人员填写分包单位全称 并签名 重要隐蔽工程 关键部位的分项工程 当分包单位自检合格后 总包单位应参加联合小组核定其质量等级 文件的原件归档要求 凡是建设单位产生的文件归档时应收集原始手稿和打印稿 盖章签字方可归档 凡建设单位作为直接收文单位 其文件归档时应收集正本保存 有些文件如发至上级主管单位 建设单位作为间接接收单位 且没有抄送字样时 其文件归档时可保存复印件 施工单位移交给建设单位的文件除原材料质量证明单和个别材料试验报告可用复印件外 其余施工文件均应移交原始文件 供建设单位归档保存 建设单位需向城建档案部门报送项目档案的 文字部分有原件的交原件 没有原件时交复印件 竣工图为未使用过的新图纸 接收范围按 城市建设档案归属与流向暂行办法 执行 二 建设项目竣工图文件的编制 竣工图文件基本的编制要求 五 1编制的基本要求 时间要求 为确保竣工图编制的质量和验收时间的要求 竣工图编制的时间要求要做到竣工图的编制与工程进度同步 以保证竣工图的准确性 一般来说 竣工图绘制与工程交工的时间差 应不大于一个单位 分部 工程的施工 内在质量的要求 竣工图必须符合实际 反映工程竣工的最终状况 包括 新增加的施工应适当补充新的施工图 没有施工图 但实际进行施工且已竣工的工程 必须编制竣工图 对施工质量事故处理及设计文件的更改 包括文字 数字 图形的改变 必须在竣工图上有所反映 被取消的施工图 不应编制竣工图 但必须将取消的依据纳入竣工说明中 竣工图的签字手续要完备 各有关责任人 编制人 审核人 承担施工的技术负责人 驻地监理 要在竣工图上签字 以示对竣工图的质量负责 如有关责任人以盖章代替手签 应附有关责任的书面声明 外观质量要求 竣工图必须是新图 图纸质量要规格统一 图面整洁 字迹线条清晰 耐久 标注位置合理 二 2竣工图文件主要的编制形式 建设项目竣工图与施工图有密切的联系 从施工图演变到反映实际施工最终状况的竣工图 分为几种不同的情况 施工图没有变更 施工图只有一般局部变更 施工图发生重大的变更 施工图被取消 原设计没有 施工中新增加的内容等 因此 对竣工图的编制形式有几种不同的要求 凡按设计图施工没有变动的 施工单位 包括总包和分包的施工单位 下同 可以用加盖 竣工图章 的原施工图 必须是新图 竣工图章应使用不褪色的红印泥 代替描制竣工图 并经有关责任人审核签认后 作为竣工图 竣工图章应使用不褪色的材料 盖竣工图章的部位在蓝图的右下角的设计图标上方或尽量靠近图标不压盖图形 文字的地方 凡在施工过程中 对原设计做一般性设计变更的 可以将原施工图加以修改补充作为竣工图的 可不重新绘制 由施工单位在原施工图 新图 上修改 并注明变更依据 如变更设计通知单 洽商会议记录等文件编号 逐张加盖 竣工图 章 凡图形 标高等没有变化 但工程数量与原设计工程数量不同的 需列出竣工工程数量 原设计工程数量仍应保留 经有关责任人签认后 作为竣工图 凡施工中有结构形式 工艺 平面线型布置 项目等改变以及其他重大改变 或因其他原因造成重大修改而图面变更面积超过30 的 应重新绘制竣工图 重新绘制的竣工图应保留原设计图图标的内容并增加 竣工阶段 编制人 施工单位技术负责人 驻地监理 等栏目 少量重绘图按原图编号 全部重绘图者 重新编号并附与原设计图号对照表 施工图被取消 包括设计变更取消或现场未施工的 不需要编制竣工图 但应在原图中注明 取消 并将原图作废 由于某种原因 新的施工内容在没有正式施工图的情况下进行施工的 一般情况下 这是不允许的 应按实际施工最终状况 由施工单位绘制竣工图 经设计单位签署意见并补充修改依据后方可作为竣工图 重复的标准图 通用图可不编入竣工图中 但必须在目录中列出图号 指明该图所在位置 并在编制说明中注明 由设计单位编制竣工图的 可在新图中采用竣工图标 并按要求签署竣工图标 竣工图标内容格式按行业标准要求 重新出图时 将 设计说明 改做 竣工说明 叙述施工变更情况 按最终的情况绘制竣工图 二 3修改的技术要求 利用施工图修改的竣工图 凡修改处都要标注修改依据 标注修改依据应按设计变更 洽商记录等文件名称 编号 条文号 产生日期 其所在案卷号和页号的先后顺序填写 所有设计变更文件中的变更内容 必须不遗漏地在施工图中全面反映 即每项变更内容 不但要在文件所指的竣工图上反映 而且要在所有涉及到的每张竣工图上反映 修改后的文字和数字位置要与被修改部分的位置大致相对应 凡有关施工技术要求或材料明细表等文字有更改的 应在修改变更处进行杠改 当内容较多时 可采用注记说明的方法 文字说明 变更后图样上各种引出说明应与标题栏平行 引出线不交叉 作为竣工图的蓝图必须是图面清晰的新图纸 更改应用黑色墨水或碳素墨水 二 4图纸修改方法 杠改法 1 对于少量的文字和数字的修改 可用一条粗直线将补修改部分划去 在其上方或下方 一张图上要统一 空白行间填写修改后的内容 文字或数字 如行间空白有限 可将被修改点全部划去 用线条引至空白处 填写修改内容 2 对于少量线条的修改 可用 号将被修改的线条划去 在适当的位置划上修改线条 如有尺寸应予标注 利用施工图改绘竣工图的作法 为避免描图过程中产生差错 可利用设计单位原底图或用蓝图重新复制二底图后晒蓝图 设计变更与竣工图修改对照一览表 设计变更与竣工图修改对照一览表 计算机图型的更改 在计算机上直接更改竣工图时 不必保留原设计痕迹 只需将变更依据在标题栏上方标注 竣工图章有关的责任人签署栏目可以分解在设计图标上方或左边 竣工图章有关的责任人签署栏目分解在电子档案后不必加盖竣工图章 竣工图章的使用说明及编制竣工图注意的问题 1 变更通知单的附图 应作为竣工图的补充 若绘制质量不合格应重新绘制 2 属于改动图形的变更文件 而内容超出其相应施工图的范围应补充绘图 3 重复变更的图纸 应按最终变更的结果绘制 并列入相关的竣工图中 4 绘制管线工程竣工图 所需数据必须是合格的竣工测量成果 5 采用标准图作为竣工图的 只需要把有改动的图纸按要求绘制竣工图 其余不再绘图 6 无论采用何种绘制竣工图的方法 均需要保留原设计单位的图标 7 完成竣工图的编制后 应制作设计变更与竣工图对照表 作为检查竣工图修改与否的检索工具 8 外国方承接的工程也必须编制竣工图 三 建设项目文件的整理1 文件整理的步骤2 文件组卷原则和要求3 文件组卷方法4 文件的编目 三 建设项目文件的整理 1 整理步骤项目档案材料的整理主要分以下几点 1 划分阶段 凡是归入建设项目档案的文字材料 图表 图纸 按立项 设计 施工 竣工四个阶段归类划分 不同形成阶段的文件材料不能混淆在一起 2 鉴定 按建设项目档案归档范围对收集整理的文件材料进行鉴定 剔除不属归档范围及重份的文件 以确保项目档案的完整性 对计划任务书的批复 项目任务书的上报 征地权属证书等材料 应将原件归入项目档案 3 划分单位 分部 单元工程 同一单项工程的文件先按单位工程划分 同一单位工程再进一步划分分部 项 工程 同一分部工程的文件再按不同单元分别排列 4 组卷 根据文件的形成阶段规律和查找利用规律分别组卷 如 管理性文件按问题 时间组卷 图纸按单位工程 专业组卷 施工文件按形成阶段 工序 组卷 原材料 构件的出厂证明 试验报告可按结构或批量分类组卷 质量检查 评定记录按单位 分部 单元工程分类组卷 5 卷内文件排列 如果图纸 文字性文件分别组卷时 图纸的排列可按图纸目录的顺序进行 文字性文件则应遵循反映同一问题 同一结构的文件排列在一起的原则 同一案卷中有若干个问题时 按问题的时间顺序或重要程度排列 同一案卷中既有文字性文件 也有竣工图文件时 反映同一个问题 同一工作进程的文件排列 应文字性文件材料在前 竣工图文件在后 2 组卷原则和要求 组卷要遵循项目文件的形成规律 保持案卷内项目文件的有机联系 便于档案的安全保管和提供利用的原则 组卷时应注意 1 案卷内文件要准确反映项目建设活动的真实内容 2 案卷内文件要齐全 完整 破损的文件修复后才能组卷 幅面不一致的文件必须折成或裱成一致的幅面 鉴于项目建设过程中参与单位多 文件使用的纸张有l6开和a4两种规格 允许在一个案卷内两种规格纸张存在 对于其他规格的文件 小于16开规格应用白纸托裱 文件右边和下边分别与托裱纸右边和下边靠齐 托裱时 不可将文字图表和数据掩盖 签署意见在装订线以内的要粘贴补宽订装部分 3 卷内文件材料的制作和书写材料必须益于长期保存 不能用热敏纸 传真纸 文件 不能有铅笔 圆珠笔 复写纸书写的文件 4 案卷内文件的保管期限应基本一致 三 3项目文件的组卷方法 1 综合管理性文件的组卷方法 立项申报与审批文件 征地拆迁材料 合同 协议 招投标 来往文件 竣工验收文件 项目建设管理性文件组卷时 应注意签发稿的归档 合同支付未委托监理业务的 组卷时应将支付申请月报和监理审核意见及批准支付材料同时归档 2 设计基础文件按阶段 专业 结构 图纸在组卷时可按设计图纸目录的顺序进行排列 若反映同一单位工程的图纸数量少可组成一卷 卷内图纸的排列按原设计图纸的目录进行 若图纸的数量较多 可在同一单位工程内按不同专业组成若干案卷 同一专业的图纸数量不一 组卷时应适当分卷或合并为一卷 3 施工文件的组卷方法来往文件施工记录文件 土建 设备 厂家随机材料 现场安装 检验 测量 试运行 质量证明文件 钢材 进场材料审批 合格证 焊接力学性能试验记录 力学性能试验记录 水泥 进场材料审批 合格证 出厂水泥质量检验报告单 水泥物理力学性能试验记录 产品质量合格证细则表 材料申请单可代替此表 质量证明文件汇总表工程名称 施工单位 公章 制表 监理单位 公章 监理工程师 施工中遇到的非正常情况记录及对工程质量影响分析 施工中如发生质量事故 经处理补救后达到设计要求的认可证明材料应注意归档 重大的质量事故处理要单独组卷 拟写案卷题名要注意问题的专指性 避免拟写过简或雷同的题名 要在充分了解案卷内容的基础上 通过拟写案卷题名 准确揭示出案卷的特定内容 案卷题名是对案卷内文件材料内容的概括 应包括项目名称 卷内文件的针对内容 拟写时既要符合工程术语 同时又不违背档案用语 项目名称是批准文件中的准确的项目名称的全称 卷内文件的针对内容 重大的项目档案材料数量多时 案卷题名层次可包括 项目名称 单位 分部 项 工程名称和文件材料名称等工程具体内容 例如 例如 惠州蓄能电站输水管道lo 690 l1 850混凝土拌和质量评定 试件抗压强度 抗渗检验 例如 惠州蓄能电站办公楼建筑竣工图惠州蓄能电站上库施工总结惠州蓄能电站档案专项验收文件 4 设备文件 来往文件 监造文件随机文件 安装文件 设备引进部分文件材料可单独立卷 已独立成册并编有页码的可保持原状 不需再编页码 5 竣工图文件 1 竣工图必须是新图纸 2 图面整洁 字迹线条清晰 耐久 3 修改到位 标注位置合理 如果一张施工图由若干单位施工 建设单位要指定汇总人 各施工单位完成自己负责的部分后交有关单位汇总 竣工图与施工图数量不一致 有增加或减少 时应重新填写目录 同时保留原施工图纸目录 6 工程变更文件的组卷方法以一个单项工程 单位工程为单位 把涉及该单项 单位 工程的所有变更通知单集中起来 前面附上该单项 单位 工程的变更通知单目录 如修改通知单数量少可组成一卷 卷内可按文号顺序排列 如数量多 则要按文号或专业 标段或单位工程 分别组卷 若一张更改通知单涉及多图多处修改 图纸又不在同一单位工程的 应将复印件附在有关卷册中 或在备考表中说明 若一张图纸有多张修改通知单修改的 这些修改通知单应集中顺序排列 在施工过程中的工程联系单也可按文种组卷 做法与修改通知单相同 7 监理文件 依据文件 工作文件 来往文件 抽检文件 8 科研文件 立项 合同 结题 推广应用 9 特殊载体档案材料的整理 采用数码照相机拍摄的照片组卷1 采用数码照相机拍摄的照片 应用a4大小的相纸把图象打印出来 是否需要打印可按照项目法人的要求 并在图像下方标注其编号 填写事由 人物 背景 摄影者 也可在分组说明中体现 等要素 形成的记录可多张为一组 例 东深供水改造工程凤凰岗 窑坑输水管道照片 总说明东深供水改造工程c ii标段为凤凰岗 窑坑输水管道 总长3420米 其中管道长度3325米 包括二次过河倒虹吸段 一处理穿东深公路段 以及进出口渐变段 匣室段和两座检修泵房 检修公路及征地范围内围墙 排水系统及绿化等项目 管道形式为浅埋现浇环向后张法无无粘结预应力有压双条并列的大直径薄壁混凝土涵管 管内径4800mm 混凝土底部管有厚200mm的素混凝土垫层 管线若干软弱基地段需经换垫处理 设计基地承载力为180 200kpa 预应力管标准管节长15m 376节 和11m 36节 共412节 总长6036mm 4根钢绞线并列为一束 每束中居因受力不同分251 298 325 356mm四这种 每跟钢绞线用7丝 5高强钢丝扭成 外涂防腐油脂及pe层外套 锚具槽离底部混凝土垫层以上454mm处 通长开槽 锚具为四孔扁锚 二分式锥形夹片 管壁内外层配置普通构造钢筋 纵向不设预应力筋 预应力涵管混凝土强度c40 杭渗w10 设计最大水头 30m 涵管过水能力为2x45立方米 秒 预应力管每延米混凝土量约10立方米 米 钢绞线平均力量300kg 米 普通钢筋力量770kg 米 本项目大型预应力薄壁混凝土涵管为国内首次应用 其特点是相应的钢模台车 高性能混凝土配置和脚筑 环向预应力钢绞线张拉和锚固 涵管内壁喷涂卫生型防腐涂料等 现将主要工程项目照片汇集成册 本工程于2001年6 10月在建筑物旁侧倒进行穆尼原型管道1 1试验段施工 管道混粘土于2001年11月中旬开始浇筑 2003年3月中旬浇完 历时16个月 2003年5月27日试通水 6月28日正式投入运行 试验段1 土石方开挖 边坡保护 基础换填 垫层素混凝土 钢模台车 钢筋 钢绞线 管道混凝土 预应力张拉 弯管段 非预应力段 埋穿东深公路地段 检修排水梆泵房 过雁田水 竹塘水河段 进出口渐变段及检修闸 回填土 管道接头压水检验 缺陷处理 管道内壁卫生型涂层 检修道路 围墙 排水沟 绿化 生活区及生产区 2 把数码照片刻录在耐久性好的只读光盘上 光盘附有目录 目录应填写档号 案卷题名 照片说明 照片编号 照片标题 与电子文件的文件名相同 等 3 光盘照片目录格式 4 照片电子文件格式基本与归档的纸质打印的内容相一致 三 4项目档案的编目编目是固定文件在一个案卷内的位置以及每个案卷在整套项目档案中的位置工作 其目的 一是能清楚地提示出文件的整理成果 达到固定排列顺序 反映案卷内的成份和内容 二是能确切地反映案卷的特征和统一使用的名称 术语 符号 编目工作可分为 编制页号 档案号 卷内目录 备考表 案卷封面和档案索引目录等 1 编页号 编页号的目的是为了巩固卷内文件的顺序和确切地统计案卷内文件材料的数量 确保其完整性 装订的案卷一律依序编制页号 顺序均从 1 开始 一页一号 正面在右下角编号 反面在左下角编号 卷内目录备考表不编页码 每一卷 册 一个序号 均从1开始 不能若干本一个序号 有些技术说明书 如果已经是装订成册的出版物并原已拥有目录序号 可以不重新编页号 只需在备考表中说明此卷号的总页数 案卷采取不装订形式时 案卷内的文件材料要按卷内目录的次序依次编号 散件文字材料和a3图纸一般应装订成册 2 编写卷内目录 卷内目录是对案卷内的每一份文件 图纸有关事项确切登记的表格 其内容包括 序号 文件编号 责任者 形成文件单位 合同是二个单位形成的 应写签章单位 文件材料题名 日期 页次 备注 如果文件形成时对工程名称填写不准确的 编制卷内目录时要纠正 若会议纪要 变更通知单中每一份文件没有题名的要拟卷内题名 揭示会议主题 修改内容等 某些图纸原来已有图纸目录的 应保留其目录 目录与卷内文件一致的可不再另编制卷内目录 如果图纸目录与图纸内容不相一致时 应当保留原图纸目录 并重新予以编制卷内目录 原图纸目录作为一份文件处理 在其首页加盖档号章 档号章由接收单位加盖 3 编制案卷目录建设项目档案案卷目录是案卷的名册和提交利用档案的工具 它是以案卷为对象进行编写的 内容包括 档号 题名 编制单位 编制日期 页 份 数 期限 备注 起着固定整理的成果 4 编制备考表备考表是说明案卷内文件状况的表格 填写分两部分 上半部分在归档时由整理人员填写 说明卷内文件材料的数量 完整 准确的程度 下半部分在归档后填写 填写管理中需说明的情况 对于项目法人而言有关工程投入使用后的变化情况 也应在这部分有所反映 5 编制案卷封面 编制案卷封面直接揭示案卷文件材料的内容与成份 内容主要包括 档案号 缩微号 案卷题名 编制或立卷单位 编制日期 保管期限 密级等 案卷题名是对案卷内文件材料内容的概括 应包括项目名称 卷内文件的针对内容 拟写时既要符合工程术语 同时又不违背档案用语 项目名称是批准文件中的准确的项目名称的全称 卷内文件的针对内容 重大的项目档案数量多时 案卷题名层次可包括 项目名称 单位 分部 项 工程名称和文件材料名称等工程具体内容 例如 汕尾发电厂主厂房 地下结构 4号桩基础施工记录 质量检验评定 汕尾发电厂主厂房地下结构4号桩基础 20 10米施工记录 质量检验评定 拟写案卷题名要注意问题的专指性 避免拟写过简或雷同的题名 要在充分了解案卷内容的基础上 通过拟写案卷题名 准确揭示出案卷的特定内容 编制日期 填写案卷内文件材料形成的起止日期 编制日期不是整理日期 保管期限 填写其划定的保管期限 一般分为 永久 长期 短期 密级 依据保密规定填写 大多数项目没有密级 6 案卷的装订 装订的案卷卷内文字材料为16开型和a4型标准 图样统一折叠为a4型标准 成本的a3图表可装订 不单张折叠 竣工图采用装订和不装订两种形式 a3规格的竣工图装订成册后对折叠成a4规格入盒 大于a3图幅按gb10609 3 8 技术制图复制图的折叠方法 的规定折叠成a4入盒 并在折叠好的图纸右上角加盖 档号章 文字材料一律用线装订 装订采用三孔一线方法 孔距8cm 装订线距纸边1 25cm 装订孔在案卷左侧 具体要求为 装订前应去除原用于装订的金属物 以免锈蚀纸张 检查案卷封面 案卷目录 卷内目录 备考表等是否符合gb t11822 2000规定的标准 每卷厚度 文字材料一般以2cm为宜 图表案卷一般不超过4cm 如同类材料数量较多 可分成几卷 但每卷有各自的卷皮 目录和备考表 每卷内容排列顺序为 案卷封面一卷内目录一文件材料一备考表 如图所示 原设计图题名 江中高速公路第一合同段k10 230大桥竣工图 分解后的竣工图题名 江中高速公路k10 230大桥上部构造竣工图 江中高速公路k10 230大桥下部构造竣工图 封面 封面字体的大小可参考原设计图纸 江中高速公路k10 257大桥下部构造竣工图广东省中铁二十五局2006年11月3日 若设计图纸大于a3规格的 应采用单张折叠的方式 折叠后加盖页号 竣工图图幅应gb t10609 3要求统一折叠 图纸内折 图标外露 采用手风琴式折叠 竣工说明的一般要求 标题 原施工图纸上的施工说明字样改为 竣工说明 竣工说明中包含的内容 1 设计依据 施工执行情况 2 采用的技术规范和标准 3 概述 4 主要技术标准 5 施工说明 6 工艺简介 7 施工中遇到的问题及解决措施 8 质量事故处理 9 变更情况 竣工图章 竣工图章的颜色 采用红色不褪色印泥 竣工图章的签字 手写 竣工图章的位置盖到标题栏上方 若图面没有盖章位置 可盖在反面 案卷目录 参考 文件内容备考表 楼房建筑项目档案案卷题名模拟 办公楼立项报批文件办公楼征地 拆迁文件办公楼招投标文件办公楼合同文件办公楼竣工验收文件办公楼工程地质报告及附图办公楼初步设计及附图 办公楼建筑施工图办公楼结构施工图办公楼玻璃幕墙施工图办公楼给水 排水施工图办公楼智能建筑施工图办公楼电气安装施工图办公楼通风空调施工图 办公楼建筑竣工图办公楼结构竣工图办公楼玻璃幕墙竣工图办公楼给水 排水竣工图办公楼智能建筑竣工图办公楼电气安装竣工图办公楼通风空调竣工图 办公楼施工管理 测量 验收文件办公楼建材质量及结构试验文件办公楼地基与基础施工 记录 文件办公楼主体部分施工 记录 文件办公楼给排水施工文件办公楼电气安装施工文件办公楼通风空调安装文件办公楼电梯安装及验收文件 办公楼建筑设计变更文件办公楼结构设计变更文件办公楼玻璃幕墙设计变更文件办公楼给排水设计变更文件办公楼电气设计变更文件等 编制日期 填写案卷内文件材料形成的起止日期 编制日期不是整理日期 保管期限 填写其划定的保管期限 一般分为 永久 长期 短期 6 案卷的装订 装订的案卷卷内文字材料统一为16开型和a4型标准 图样统一折叠为a4型标准 a3图纸可不折叠 竣工图采用装订和不装订两种形式 a3规格的竣工图装订成册后对折叠成a4规格入盒 大于a3图幅按gb10609 3 8 技术制图复制图的折叠方法 的规定折叠成a4入盒 文字材料一律用线装订 装订采用三孔一线方法 孔距8cm 装订线距纸边1 25cm 装订孔在案卷左侧 具体要求为 装订前应去除原用于装订的金属物 以免锈蚀纸张 检查案卷封面 案卷目录 卷内目录 备考表等是否符合gb t11822 2000规定的标准 每卷厚度 文字材料一般以2cm为宜 图表案卷一般不超过4cm 如同类材料数量较多 可分成几卷 但每卷有各自的卷皮 目录和备考表 每卷内容排列顺序为 案卷封面一卷内目录一文件材料一备考表 汇总汇总有两个含义 一是对一套图纸分成二个或多个单位施工的 应进行该套图的文字和数据汇集 二是对全线各施工单位形成的档案进行有序排列 编制临时档号临时档号编制规则 第一个字母表示合同段编号 第二个字母为类别代号 1 设计文件 2 土建施工文件 3 机电工程文件 4 监理文件 第三个字母表示流水序号 举例 a 2 1第一个案卷施工文件合同段 根据工程项目档案形成特点 需要建设单位在接收施工 设计 监理单位移交的项目档案后 进行案卷的汇总整理 汇总整理的要求 把各单位移交的文件按阶段理顺 把各施工单位移交的档案按单项 单位工程理顺 根据本单位的分类编号方案 给已理顺分类排列顺序的项目档案逐卷编制档案号 使用了计算机打印的目录和全息数据 应同时向建设单位移交三套电子档案 一套日常利用 一套备份 一套异地保存 光盘每三年进行一次抽查 如发现问题应及时处理 10年内需对光盘进行转录 以保证光盘存储数据的可靠性 小结 完整 准确 系统 完整各类归档文件材料是否齐全 记述和反映建设项目的提出 调研 可行性研究 评估 决策 计划 勘测 设计 施工 设备安装 调试 试运行及竣工验收的各阶段的基本情况 各种文件原件齐全 能反映建设活动的过程和结果 能够重复再现使建设项目 准确 归档文件的数据是否准确 施工文件尤其是竣工图文件能真实记述和准确反映建设过程和竣工时的实际情况 图物相符 技术数据可靠 签字手续完备 系统 各类文件的分类 排列 组卷符合形成规律 并保持相互间的有机联系 分类科学 组卷合理 小结 1 综合部分主要的文件材料是否完整 有序 1 前期文件 立项 招标投标 2 竣工验收文件 3 特殊载体文件等 前期文件 综合性文件主要是指在项目准备阶段形成的涉及范围广泛的文件 如 立项申报与审批文件 可行性研究报告征地拆迁材料 报建材料 合同 协议 招 投标设计和施工阶段形成的文件 竣工验收阶段形成的竣工验收文件 这类型文件的立卷应按先问题后时间的顺序进行 如立项 征地拆迁 报建是几项不同的工作 形成的文件也自然分成几个问题 可把反映不同问题的文件分开 项目建议书 项目申请有关文件 项目建议书批复 可行性研究报告 可行性论证意见 项目评估文件 环境预测 调查报告 计划任务书及批复 与项目有关的领导讲话 批示等各种载体材料 涉外项目文件材料 征用土地申请报告 征用 调拨用地通知或建设用地规划许可证 用地范围图 土地管理局批文 土地使用权属证明 征地 拆迁补偿协议文件征地权属证书等材料 应将原件归入项目档案 开工报告 施工许可证 环境保护三同时申请报告及审核通知 招标书 投标书 标底 评标结果 中标协议 竣工验收 各专业的单项验收文件 环境保护 劳动安全卫生 消防 人防 规划 审计 档案等 竣工验收证书 评优申报 批准证书等 在竣工验收阶段应将验收委员会对项目的评价材料及评分表一同归档 建设单位就项目建设管理性文件组卷时 应注意签发稿的归档 合同支付未委托监理业务的 组卷时应将支付申请月报和监理审核意见及批准支付材料同时归档 特殊载体 照片 总说明