Access初中级培训PPT课件

Access2007初中级 Instructor 董瑞营Mail service officechina org Access2007CoreCatalog 单元1 Access初步单元2 表的设计单元3 数据表关系单元4 简单Access查询单元5 窗体设计单元6 创建报表 单元1 Access初步 Access2007 2010引入了几个新的文件扩展名 ACCDB用于新的OfficeAccess2007 2010文件格式的文件扩展名 取代MDB文件扩展名ACCDE文件删除了所有VisualBasicforApplications VBA 源代码 ACCDE文件的用户只能执行VBA代码 而不能修改查看这些代码ACCDT用于Access数据库模板的文件扩展名 界面介绍 Theribbon Contextualcommandtabs QuickAccessToolbar NavigationPane Tabbeddocuments Statusbar 了解Access系统对象 Access数据库 accdb表查询窗体报表数据访问页 表 Table 存储数据 记录 字段及字段名 记录浏览器 back 查询 Query 查找和检索仅满足指定条件的数据 更新或删除多个记录或对记录进行计算汇总操作 back 窗体 Form 便于直接在表中查看 输入和更改数据 back 报表 Report 以一定的打印方式分析数据或表现数据 back 数据访问页 Page 在Internet或Internat上使用数据以实现交互方式的报表 输入数据或分析数据 back 创建数据库文件 新建数据库的方法使用向导不使用向导打开数据库 创建对象时的视图 表数据表视图设计视图透视表视图透视图视图 查询数据表视图设计视图透视表视图透视图视图SQL视图 创建对象时的视图 窗体窗体视图设计视图布局视图新增的 布局 视图允许您在浏览时进行设计更改 布局视图堆叠式布局和表格式布局 创建对象时的视图 报表报表视图打印预览视图布局视图设计视图 单元2 表的设计 使用设计器创建设计一个表从EXCEL中导入 建表的规则 第一个原则是 避免重复信息 冗余数据 第二个原则是 信息的正确性和完整性非常重要表格之间要有联字段良好的数据库设计应该是这样的 将信息划分到基于主题的表中 以减少冗余数据向Access提供根据需要联接表中信息时所需的信息可帮助支持和确保信息的准确性和完整性可满足数据处理和报表需求 创建表格的方法 方法 自定义表格创建表的结构 指表格的字段 输入表格的记录由EXCEL直接导入导入到一张新表格导入到已存在的表格中 使用设计器创建设计一个表 字段名称 数据类型 主键字段属性表属性 主键 使用唯一标记 名为主键 来标识表中的每条记录 如同车牌号码标识了每一辆车 主键唯一地标识了记录 设置主键 主键标志 数据类型 参考 数字类型数据大小 参考 一般属性 下拉列表的制作字段大小显示格式有效性规则与有效性文本字段规则 and or表的规则 设定默认值必填字段 使用输入掩码 掩码用于设置字段数据格式 并可对允许输入的数值类型进行控制掩码向导在帮助中查阅掩码规则 从Excel中导入表 向已有表中导入数据将数据导入到一张新表中Excel表格的满足条件每一列表示字段 每一行表示记录在EXCEL表格中每一列一定要有一个标题在EXCEL表格中不能出现合并单元格Excel表格的标题中不能存在以下符号 句号 惊叹号 左右方括号 左单引号如果只想导入部分数据 一定要给EXCEL单元格区域命名 不能以数字命名不能以地址命名命字中间不能有空格命字输后要enter确认每一列数据类型要保持一致 data texttocolumn next next 从Excel中导入表 导到已有的Access表格中要导入的EXCEL表格中一定要有标题Excel中字段的名子一定要和Access表格中的字段名完全相同Access已有表的字段一定要全部包含EXCEL中的字段要导入的EXCEL数据不能与已有的ACCESS数据冲突 有冲突的数据无法导入 从已有 accdb文件中导入数据 链接表 链接到ACCESS的链接表通过链接表来链接到数据源在ACCESS中对数据所做的更改将会反应到数据源中 反之亦然链接到EXCEL的链接表对EXCEL中的数据所做的更改 将反应在链接表中无法从access内更改数据源 数据表的格式控制 字体背景色网格线色单元格效果行高列宽列顺序隐藏列 冻结列 对表格记录进行筛选和排序 筛选器按符号 表示多个字符 表示单个字符 表示数字 1 5 1 5 like 选定内容筛选排除筛选按窗体筛选高级筛选简单排序 常用快捷键 Tab选择下一个字段F2在 编辑 模式 插入点显示的状态 和 浏览 模式之间进行切换END移动到单行字段的结尾HOME移动到单行字段的开头CTRL HOME移动到多行字段的开头CTRL C将选定范围复制到 剪贴板 CTRL X将剪切选定范围并复制到 剪贴板 CTRL V在插入点粘贴 剪贴板 的内容ESC撤消在当前字段或记录中所作的更改CTRL 分号 插入当前日期CTRL 冒号 插入当前时间CTRL ALT 空格插入字段的默认值CTRL 单引号 插入与前一条记录相同字段中的值CTRL 加号 新添记录CTRL 减号 删除当前记录Shift f2空格在复选框或选项按钮中的值之间切换alt downarrow f4 单元3 数据表关系 关系的种类 一对一 主键对主键 一对多 主键对外键 多对多 需第三张表 关系的作用 显示一个表中的列与另一个表中的列是如何相链接避免多余的数据 一对一关系 包含的关系可以实施关系的完整性例如 假定需要记录某种特别的补充产品信息 此类信息很少需要使用或仅适用于少数产品 由于并不经常需要此信息 并且在 产品 表中存储此信息会导致不适用此信息的每个产品出现空白 因此请将此类信息放入单独的表中不包含的关系不可以实施关系的完整性 一对多关系 在数据库设计中表示一对多关系 请获取关系 一 方的主键 并将其作为附加的一列或多列添加到关系 多 方的表中 多对多关系 创建简单关系 在关系视图中添加表将某一表中的某一字段拖动到另一表中相应的字段如果仅有一个相关字段是主键或唯一索引 则创建一对多关系如果两者的相关字段都是主键或唯一索引 则创建一对一关系 主键与外部键 在大多数情况下 建立关系的字段是表中的主键 且对于每一记录提供唯一的标识符 并且在其他表中有一个外部键例 产品与产品类别表之间的关系 设置参照完整性条件 主表中的匹配列是一个主键或者具有唯一约束相关列具有相同的数据类型和大小两个表属于相同的数据库多的一端表格中被关联的字段一定要来源于一的一端表格的主键一的端表格中被多的一端使用的记录 不能随便删除 参照完整性 一对多的关系有用 参照完整性是一个规则系统 能确保相关表行之间关系的有效性 并且确保不会在无意之中删除或更改相关数据如果在相关表的主键中没有某个值 则不能在相关表的外部键列中输入该值 但是 可以在外部键列中输入一个null值如果在相关表中存在相匹配的记录 则不能从一个主键表中删除该记录例如 如果在 订单 表中有订单分配给某一雇员时 不能在 雇员 表中删除此雇员的记录如果主键表的行具有相关记录 则不能更改主键表中的某个键的值例如 如果在 订单 表中有订单分配给某个雇员时 不能在 雇员 表中更改这位雇员的雇员号 创建参照完整性关系 双击关系线下拉列表来实现完整性打开一对多关系中多的一端的表格切换到设计视图下定位光标到要设置下拉列表的字段 单击lookup选项卡 添加索引 索引可以加速排序 查询 但是也可能减缓记录的更新方法字段的索引属性索引对话框 单元4 简单Access查询 依据准则或查询条件抽取表中的字段和记录对一个数据库中的一个表或多个表中存储的数据信息进行查找 统计 计算 排序 查询类型 选择查询选择 单表 多表 记录 字段计算 根据字段产生公式 分类汇总排序动作查询 修改表中记录 生成表查询追加查询更新查询删除查询交叉表查询运行SQL特定查询 联合查询 使用查询设计窗口 添加表选择字段查询的准则与排序改变查询列标题 新列名 字段名或表达式 选择查询 选择查询选择表格选择字段设置条件设置排序设置显示 在查询中创建新字段 将表达式输入到查询设计网格中的新 字段 单元格新字段名 表达式使用生成器产生表达式 ccur 转化为货币类型 选择查询中使用合计 合计查询 有条件的分类汇总 分类 Groupby汇总 sum avg max 条件 where show要取消 记录不能修改 函数 year field Month field Datepart Interval field date 返回当前日期Datediff interval date1 date2 date2 date1Int number 取整数IIf expr truepart falsepart Dateserial year month day InStr start string1 string2 compare Left right mid lenFormat expression format Interval year yyyymonth mQuarter Qweek WNumofWeek WWdays d 查询 查找重复项查询向导 可以帮助用户在数据表中查找具有一个或多个字段内容相同的记录交叉表查询 以表的形式显示出摘要的数值 如同数据透视表 交叉表查询不能与参数查询共存 行标题 可以有多个字段列标题 只有一个字段数据 只有一个字段 创建参数查询 如果您希望查询在您每次运行它时都提示您输入值或模式 可以创建参数查询在要作为参数使用的每一字段下的 准则 单元格中 在方括号内键入相应的提示不能与交叉表查询共用例 两表的匹配项查询 不匹配项查询可以两表可以查询与表查询与查询修改查询的关系线 查询 运行SQL特定查询联合查询要联合的两个表或查询中只能联合公共性的字段Select Field1 asnewname field2 from table1 unionSelect Field1 asnewname field2 from table2 可以为两表的操作 也可为两查询的操作产生一个联合记录的查询 不生成表 动作查询 除生成表查询 该查询创建新表 外 所有动作查询都会更改基础表中的数据 这些更改无法轻易撤消 例如 按Ctrl Z无法撤消这些更改在运行动作查询之前 应始终确保您拥有基础数据的最新备份 动作查询 只针对表操作 生成表查询生成的表的名字不能与已有查询已有表的名字冲突生成表查询制作完后 要双运行才会生成新表格追加查询只追加记录 不追加字段对行的追加不会产生合计运算更新查询在updateto中输入更新后的表达在criteial输入要更新条件要更新哪个字段就添加哪个字段 与之无关和字段不要添加如果用两表更新 一定要确保两项都为表格删除查询只删除表的记录 不可以删除字段要级联删除相关联表中的内容 一定要修改一关系的完整性只能有一张表为数据源 数据的导出 Externaldata exportExcel保留格式没有格式WordTxt 数据透视表分析 Pivottable 需求分析Filterfield指定显示特定项的字段 明确条件内容的 Rowfield显示类别 不会有重复 的字段Columnfield显示类别 不会有重复 Totalfield汇总计算的字段 数据透视表分析 Pivottable 添加汇总删除展开折叠汇总组合 row column 日期 自动组合 手动给合 按选择的内容组合 数值 数据透视表分析 Pivottable 筛选操作 showtop bottom显示隐藏行汇总 选择行 右击取消subtotal更改显示方式 百分比显示 添加计算字段 是原表格不存在的 对明细记录的计算对汇总后内容的计算iif 条件 条件成立的表达式 条件不成立表达式 数据透视表分析 Pivottable 数据透视表图表制作更改图表类型设置图表动态化 透视图与透视表的对应关系 由多行多列数据产生的图X ROWY TotalLegend column下拉列表 Filter由单列数据产生的图 饼形图 Legend Row下拉列表 Filter扇区大小 Total 单元5 窗体设计 功能 数据的显示与编辑数据的输入信息显示和数据打印应用程序流控制 使用向导创建窗体 按向导提示操作 基于表或查询快速创建窗体 FormSplitForm分割窗体是MicrosoftOfficeAccess2007中的新增功能 可以同时提供数据的两种视图 窗体视图和数据表视图 这两种视图连接到同一数据源 并且总是保持相互同步MultipleItem 用设置视图创建窗体 选择表或查询 找数据源 哪些字段 向窗体中添加字段 如何布局移动标签文本框两项都动选择这字段SHIFT 单击框选大小设置对齐设置间距相等窗体的标题 窗体设计环境 工具箱字段列表窗体设计窗口主体区窗体页眉页脚页眉页脚窗体标题标尺和网格 控件格式 控件属性窗体属性滚动条记录选择器分隔线导航条边框样式字段属性背景样式特殊效果字的格式边框的格式背景格式工具箱中的基本控件选项卡文本框 使用计算字段 控件属性 数据 控件来源 表达式生成器在窗体或报表的表达式中 可使用控件的名称或记录源字段列表例 在产品窗体中显示库存总价值多记录的总计值 不可以在Sum函数中使用该控件的名称 窗体条件格式的使用 单元6 创建报表 打印和拷贝数据库管理信息的最佳方式 使用报表向导 选择数据源及字段需要分组吗需要汇总吗选择布局与样式 报表设计视图 工具箱 字段列表