建设项目(工程)档案管理策划提纲(13项内容).doc

建设项目（工程）档案管理策划提纲（13项内容）一、国家、电力行业有关工程档案管理的主要规范、标准1重大建设项目档案验收办法档发20062号2电力工程达标投产档案管理考核标准（2006版）3国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范DA/T28-20024科学技术档案案卷构成的一般要求 GB/T11822-20085电力工程竣工图文件编制规定DL/T5229-20056火电企业档案分类表（69类）总文档200229号7电力企业档案（09分类）规则1991能源办231号8国有企业文件材料归档办法国档发20044号文9.企业档案工作规范 DA/T42-200910照片档案管理规范GB/T11821-200211电子文件归档与管理规范GB/T18894-2002二、概念与定义1. 档案：国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。2. 建设项目档案：经过鉴定、整理并归档的项目文件。包括建设项目的提出、调研、可行性研究、评估、决策、计划、勘测、设计、施工、生产准备、竣工、试生产（使用）等工作活动中形成的各种形式与载体的文件材料。（1）项目文件材料转换成档案需具备三个条件：第一，办理完毕的。第二，有价值的。第三，经过系统整理的(分类-组卷-排列-编号-编目)。（2）档案法第10条明确规定： “ 对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得拒为己有 ”。“ 国家规定不得归档的材料，禁止擅自归档”（杜绝“有文必档”现象）。 三、管理原则 集中统一管理、统一领导、统一制定规章制度的原则，确保竣工档案的完整、准确、安全和有效利用。四、管理组织机构及职能（工作职责）1. 建立档案管理机构。明确分管领导及具体的主管部门，使之更好地做好工程档案各项管理，为建设、生产管理等提供档案的有效利用与服务。2. 档案部门需配备与工程建设规模相适应的人员数量和经过档专业培训，具有相应的档案管理知识和业务能力的专职档案管理人员，并保持相对稳定。各参建单位及建设单位的有关各部门需配备1名兼职档案人员，负责承建项目和实施职责过程中形成文件材料的积累、整理、归档和日常项目文件的利用工作。3. 建立档案管理网络，建设单位需经常组织学习档案的“规范标准”，交流、沟通业务事宜，使文件在承办、运转、积累、收集及整理等质量“一次成优”，避免返工现象。五、管理职能（与管理人员工作职责）1. 管理职能：对各参建单位的项目文件材料形成过程质量及整理归档工作进行有效地监督、指导；2. 统筹规划并负责本工程档案的收集（接收）、整理、鉴定、保管、统计、利用。六、基本管理制度1. 归档制度（工程档案管理实施细则含：归档时间、范围、质量要求，确保归档工作的措施）2. 档案利用制度（借阅、保密制度）3. 档案库房管理制度（安全保管、保护）4. 电子等其他载体档案的归档及保管、保护等管理制度（参照纸质档案）七、考核标准依据“中电建协2006版工程达标投产考核标准”。档案五个考核项目如下：（一）档案工作基础管理： 1实行项目法人负责制，明确分管领导和项目档案管理体制和工作程序。确保档案管理与项目建设同步进行，做到按期归档。即“三纳入”、“四参加”、“五同步 ”。（1）“三纳入”：A 纳入工程建设项目各项规章制度、工作计划及流程。 B 纳入工程建设参建各方项目日常管。C 纳入工程建设项目的岗位责任制、经济责任制。（2）“四参加”： A 参加设备、材料技术协议的洽商。B 参加设备开箱验收或引进项目接收。C 参加建设项目的验收及评价。D 参加建设项目工法、专利、科技成果、QC成果、“四新”成果的积累、开发。（3）“五同步 ”：A 下达计划任务与提出文件材料的归档要求同步。B 检查工程进度与检查文件材料积累同步。C 工程验收、评价与文件材料归档同步。D 科技成果等评审与文件材料归档同步。E 项目移交生产与项目文件材料完成归档同步。2）基础设施建设、设备配置：具备档案安全保管、保护和现代化及各项管理的条件及配置必要的设备。（二）归档时间：做到“随办随归”，及时收集、整理，并按期（45天）移交归档。（三）归档范围：（含21个工程建设的合法性证明文件）按照（国家重大建设项目文件归档范围和保管期限表、电力企业档案分类表（69类）等规范、标准的要求，确定本工程的“归档范围”，依法维护归档文件材料的齐全、完整。 （四）归档文件及案卷质量：项目文件材料字迹、载体，整理质量符合科学技术档案案卷构成的一般要求、电力企业档案分类规则（6-9类）、国有企业文件材料归档办法等国家及电力行业规定的要求。1. 归档一般要求：国有企业文件材料归档办法国档发20044号文（1） 归档文件：应为原件。因故无原件的，可归具有凭证作用的文件材料。（2）文件材料归档后不得更改。（3）非纸质文件：应与其文字说明一并归档。（4）永久、长期的电子文件：必须形成一份纸质文件归档。（5） 文件载体、字迹：应符合耐久性要求。 （6） 归档分数：一般一式一份。重要、利用频繁、有专门需要的适当增加份数。 （7） 两个以上单位合作完成的项目：主办单位存全套文件，协办单位存相关正本文件（若签订合同、协议的，应按其规定执行）。（8）重要项目的文件材料移交时应编写“归档说明”，与移交清册一并归档。2. 档案管理现代化建设：自工程建设开始即实现计算机档案信息现代化管理，避免重复录入数据等工作，以满足档案各项管理及利用的需求。（五）上级主管单位预检：（依据“达标投产考核标准”进行预检）。八、对部分项目文件的编制要求（一）竣工图1设计单位编制竣工图：依据DL/T 52292005“电力工程竣工文件编制规定”。竣工图审核应由竣工图编制单位负责。对于“DL/T 52292005标准”规定，不再编制的四级图、五级图的，业主应以有效方式明确要求,由设计单位编制，还是施工单位编制。 2施工单位编制竣工图：依据DA/T28-2002中有关“竣工图的编制规定”。3引进项目、国外设备的白图与电子签署问题，应在技术合同中明确。竣工图，按规定应由外方签字确认。可由外方工代或出具委托函委托有关单位签字确认。不得使用复印图归档。（二）竣工图章1设计单位编制的竣工图，按照DL/T5229-2005的要求，图中标识了“竣工阶段”，且图标中已有各级责任者的签署。则不需再按DA/T28标准中的竣工图章式样加盖。 因为图标中既有“竣工阶段”、“图号”等标识，又有各级责任者的签署，已起到了标识和追溯的作用。这也符合DA/T28标准中“行业主管部门规定由设计单位编制竣工图的，按要求签署竣工图标”。2施工单位编制的竣工图，应按国家档案局DA/T 282002标准的“竣工图章”式样加盖。签署及审核手续要完备，不得代签。竣工图章应使用红色印泥，盖在图标栏上方的空白处。（三）监理文件、设备出厂质量证明文件，工程建设监理规定、“制造行业对出厂质量” 规定的移交范围与DA/T 282002“归档范围”有矛盾时，应以国家档案局DA/T 282002要求的“归档范围”移交。九、归档文件有效性的鉴别与要求（一）“原件”问题：凡是承办的、主送、抄送本工程的文件材料均应有原件，其他可有复印件。（二）厂家的“原材料质量证明、试验及检验报告” “钢材质保书”为复印件时，应盖有供应商的确认章和（经手人签字），物资部门应盖验货（入库）检验章并经手人签字。（在其案卷的备考表中说明，或在“归档说明”中注明）。十、个别类目文件材料组卷处理（以“火电分类表”为例）：为了保持项目建设档案的专业性、成套性、系统性，使组成的案卷便于查找利用。因此建设过程中形成的文件材料组卷时应首先按专业、再按单位工程或分部、分项等工程的事由文件进行组合（同项目、同类号的文件可组成若干卷。主要视文件数量的多少而酌情进行组合，组薄卷为宜）。示例如下：（一）8041（热力系统建筑）、8051类目（锅炉设备管线施工安装文件）等类目，按单位工程“综合性文件”进行组合。如：开工及竣工验收报批、施工方案、（专业施工组织设计）、图纸会检、作业指导书、技术交底等，同时视文件的数量及页数可组成一个或若干个“综合卷”。单位工程或分部或分项工程的施工质量验评、施工记录等文件，应相互对应地进行组卷。（二）8047类目、8057类目（原材料证书、材料出厂证书），可按材料的种类、型号等相对应的文件进行组卷（如：钢筋、水泥、砂石、混凝土、焊条等“材料及构件出厂证明、质量鉴定、复验单”等）。编制的“材料使用跟踪记录一览表” （含：种类、型号、用于的具体部位），可在案卷的“备考表”中注明“材料使用跟踪记录一览表”的档号（避免重复归档）。（三）8048土建（设计变更、工程联系单）、8058安装（设计变更、工程联系单、材料代用单）等类目，需按专业分别进行组卷。编制的“设计变更执行情况一览表”（含：变更单编号、图号、执行情况实为统计表），可在其案卷的“备考表”中注明“设计变更单”的档号（避免重复归档）。（四）补充个别类目“注释”中的内容：8045类目（电气系统建筑：含景观、事故（安全）、标识等照明及通信、智能化建筑）8046类目（交通、运输，生产辅助建筑：含消防、火灾报警、电梯等建筑）8054类目（暖通及其它系统设备、管线安装：含给水、排水）8055类目（焊接试验记录、试验报告、施工检验、探伤记录）8064类目（电气其他：含事故、设备、景观等照明）以上类目需在“分类表”的相应“类目号”中添加“注释”（即进一步说明所含内容），并在其案卷的“备考表”中注明使用的“类目号”。（五）为了避免相同文件重复整理（分类及组卷等），监理签审的文件由文件“闭环”即“关闭事由”的参建单位进行组卷为宜。如：施工及管理等文件（施工方案、安全措施，质量验评、事故及缺陷处理等）。 （六）避免按“文种”进行组卷。如：8031类目：与设计、施工、制造、调试、监理等单位签定的合同、协议，应遵循组卷原则及要求。不能按文种形式将所有合同、协议组合在一起，不便利用。十一、常见问题(一）自项目文件的形成、积累等过程管理到归档文件整理及工程档案管理咨询工作滞后。（二）编制的工程档案管理实施细则制度，其结构、内容指导性、操作性不强（互相照搬其他工程的制度现象较多）归档措施力度不够，造成文件材料归档不齐全，整理欠规范，返工现象较多。（三）档案整理标准不统一（参与业务指导的及档案人员对现行标准不熟悉），验收前突击整理所致。（四）个别文件无原件、签字、盖章不完备，因而形成无效文件。（五）复印件字迹不清晰。十二、保证措施的实施与落实（检查与考核） 成立由建设单位档案部门、有关职能部门及参建单位组成考核小组。定期对项目文件形成、收集、积累等过程的质量控制、归档责任制执行及落实情况进行检查与考核。根据检查结果，按照“责任制”的要求，对有关人员分别给予奖惩。十三、预验收、专项验收（一）建设项目档案按工程规模大小分为预验和复验两个阶段。复验应在项目竣工验收3个月前完成。（二）预验收应在达标投产复查前完成。预验收一般由建设单位上级主管单位组织，各参建单位参加。（三）专项验收：1. 依据国家档案局、发改委档发（2006）2号重大建设项目档案验收办法规定。2. 验收组织，依据全国建设项目档案工作座谈会会议纪要（2006年12月）规定：“一些中央主管部门的建设项目，同时又是地方重点项目，原则上档案验收组织由中央主管部门负责，地方参与配合”。 21项工程建设合法性证明文件目录（各专业通用）档 号 类目名称文件名称发文单位最终的审批单位8000-011项目核准报批、开工报批（1）1关于工程项目核准（项目建议书）的请示、批复2开工报批文件（发改委不再审批：“发改办能源2004）1717号 ”发改委、项目建设单位2规划许可证规划许可证、关于建设用地（计划用地）意见（上报国土资源部预审）（其中6个内容）地方规划管理部门3土地使用证（2）用地报批文件 （其项目：国有土地使用权出让合同、协议、红线图等)国土部门4水资源报批取水许可申请、批复（输变电、风电除外）水利部门5水土保持专项验收证书1关于对工程水土方案的评审意见2对水土保持方案报告书的批复水利部门6工程概算批复关于工程初步设计及概算批复1发改委对可行性研究报告书的批复2对初步设计的审查意见项目立项审批部门（规划院）7招投标程序符合“招投标法”规定的证明招投标程序符合招投标法规定 “证明”上级主管单位8质量监督注册证书及规定阶段的监督报告1项目质量监督申报表、质量监督注册证书2各阶段的监督报告 1建设单位向质量监督中心站提交2质量监督中心站签署9锅炉压力容器运营证（火电）号炉及启动锅炉登记使用证地方技术监督部门10建设项目安全设施竣工验收工程安全设施竣工验收意见工程安全设施验收评价报告（备案的函）地方安全生产监察部门11建设期未发生较大安全事故的证明（3）工程建设期未发生四级（含四级）地方安全生产监察部门12环保专项验收（4）工程环保验收意见（验收组成员签字单）国家环境保护部门13消防专项验收（5）（不含输电）工程消防专项验收意见书（消防验收合格意见）消防部门（地方）14劳动保障专项验收工程劳动保障验收合格地方劳动保障部门15建设项目职业卫生专项验收工程项目职业病防护设施竣工验收批复（有关职业病危害控制效果评价报告书审查意见）地方卫生部门16档案专项验收（6）关于工程档案专项验收意见（档案验收申请表、验收组成员签字单）上级主管单位组织（地方档案行政管理部门参加）17移交生产签证书（7）机组启动验收交接书、机组移交生产交接书启动验收委员会18竣工决算书工程竣工决算书的批复上级主管单位19竣工财务决算、（8）审计意见书（报告）工程竣工决算审计报告有资质的第三方会计师事务所20工程竣工验收（整体）（9）工程竣工验收意见立项审批部门或受其委托单位组织（上级主管单位）的由安全等各专项验收的有关单位参加）21无拖欠工程款、农民工工资证明工程无拖欠农民工工资款的证明上级主管单位 中电建协：陈秀菊电力企业档案管理规范操作指南目录电力书店第一章 电力企业档案管理概要第一节 名词术语第二节 管理概要第二章 电力建设项目（工程）档案管理第一节 管理概要第二节 档案验收一、 验收意义二、 验收组织三、 验收内容第三章 电力建设项目（工程）档案整理第一节 项目竣工文件编制一、 文字材料二、 竣工图第二节 项目竣工文件的收集一、 归档要求二、 归档责任三、 归档范围、保管期限四、 工程合法性证明文件及诠释第三节 项目档案整理程序一、分类二、组卷三、排列四、编号 五、编目